O f f i c e办公软件学习零
基础总结材料
This model paper was revised by the Standardization Office on
December 10, 2020
Office XP办公自动化软件
Office XP主要包括：字处理软件Word、Excel、PowerPoint等应用程序。它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。
Word是文字处理软件。它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。
Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。
PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿。
一、Word特点
1．对文档提供了多种查看方法；
如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。
2．具有专业级的表格处理功能；
3．使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理；
4．具有功能很强的数学公式编辑器；
5．具有多种类型文件的转换功能。
二、窗口介绍
菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。
注：工具栏的显示与隐藏（视图→工具栏→各种工具栏。）
三、页面设置：“文件”→“页面设置”。
1．纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。）
2．设置页边距：调整正文到纸张边界[2] []大2小。
四、文档编辑
1．建立文档（Ctrl + N）
（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1一段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。
（2）特殊符号录入：“插入”→“符号”或用动态键盘。
（3）显示/隐藏文档中的非打印符号。
2．保存文档
（1）保存（Ctrl + S）
（2）另存为
3．打开和关闭文件（打开：Ctrl + O）
4．文档选择基本方法
（1）拖动选择
直接拖动是移动
Ctrl +拖动复制
（2）选定区（栏）选择
选择一行→单击行首的选定栏。
选择一段→双击段首的选定栏。
选择全文→三击选定栏（Ctrl + A）。
（3）矩形块选择：Alt + 拖动。
5．基本编辑操作
（1）插入：单击定位插入点，直接输入文字。
（2）删除：选中→“Delete”。
（3）恢复、撤消：Word能够撤消100步内所做的编辑操作（Ctrl + Z）（Ctrl + Y）。
（4）移动：选中→直接拖动。
（5）复制：选中→Ctrl + 拖动。
（6）简捷菜单:选中→单击鼠标右键→选择相应的操作。
注：Home/End 光标移到一行行首/行尾
Ctrl + Home/Ctrl + End 光标移到文件行首/行尾
Shift + Home/Shift + End 选中当前光标位置到行首/行尾
Shift + Ctrl + Home/Shift Ctrl + End 选中当前光标位置到文件首/文件尾
Ctrl + F/Ctrl + H/Ctrl + G 查找/替换/定位
Ctrl + P 打印
五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念
1．字体：汉字的体式和风格，常用的字体有(书宋、仿宋、楷体和黑体四种)。
字体同时又是区别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达式。
2．字形：字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。
3．字号：字的大小规格。
4．字模：在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。
在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。5．基线：无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。
例如：中华人民共和国
六、字体字号的选用原则
1．书宋：SS笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使人看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读
条件下，书宋与其他字体相比，阅读最省视力，所以一般书刊
的正文都用书宋体。另外印刷性好，一般书籍正文都用5号字
书宋。
2．楷体：K笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。
一般用于：(1)小学课本及幼教读物，选4号楷体。
(2)中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。
(3)报刊中的短文正文。
3．仿宋：F是古代印刷体，笔画粗细一致。
一般用于：(1)作中、小号标题。
(2)报刊中的短文正文。
(3)小4号、4号、3号字的文件。
(4)古典文献和仿古版面。
4．黑体：H横竖笔画粗细相同，平直粗黑。
一般用于：(1)各级大、小标题字，封面字。
(2)正文中要突出的部分。
5．小标宋: XBS笔画横细竖粗，刚劲有力，笔锋突出，是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。
6．报宋：BS 字形方正、笔画比书宋细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。
7．段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。
（1）段落标记符
（2）调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”→“段落”。
（3）首字下沉：“格式”→“首字下沉”。
（4）缩进（用标尺）：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt”+ 拖动：微移）。
8．页码设置
（1）插入：“插入”→“页码”。
（2）删除：任选某一页页码删除，全部的页码都删除。
9．页眉和页脚：“视图”→“页眉和页脚”。
创建不同的页眉和页角
（1）必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。
（2）在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。
（3）然后才能为该节创建新的页眉和页角。
首页：开始页设置
10．拼写检查：“工具”→“拼写和语法”（F7）。
11．脚注和尾注：“插入”→“引用”→“脚注和尾注”(Ctrl + Alt +
F/Ctrl + Alt + D)。
12．字符加圈：“格式”→“中文版式”→“带圈字符”。
七、表格编辑
五、表格编辑
1．显示“表格与边框”工具栏。
2．单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格。
强迫表格折分：——Ctrl+Shift+Enter
强迫表格折页：——Ctrl+Enter
3．增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。
4．增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。
5．调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。
6．单元格的拆分、合并：“表格和边框”工具栏→“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。
7．单元格内容的调整。
8．更改单元格间距→“选项”→允许调整单元格间距→输入数值 9．绘制斜线表头：“表格”→“绘制斜线表头”或用铅笔画。 10．连续排表题：选择表题行 表格——表题行重复。 11．将表格转化成文本、或将文本转化成表格。
将表格转化成无格式文本：复制—编辑—选择性粘贴—形式 六、分栏与图文混排
1．分栏：选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。
2．图文处理：单击定位插入点→“插入”→“图片”→选择所需的图片。 3．文本框：“插入”→“文本框”。 文本框的链接和断开：
4．艺术字体：常用工具栏→“绘图”按钮→“插入艺术字”。
5．数学公式：“插入”→“对象”→选择“Microsoft 公式3.0”选项。 例： dx x y x a a x s i i
i i i ?∑
--+-=
=78333
10
1
3
注：Ctrl + ← ↑ ↓ → 微移
Shif 强制画正方形、正圆
Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大
Shif + Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方
形、正圆 附加内容
1．水 印：在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。 （1）“视图”→“页眉和页脚”→“显示╱隐藏文档文字”。 （2）插入图片或艺术字。
（3）利用“图象控制”改变图形的颜色，环绕方式设置为“无环绕”。 （4）关闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。 2．邮件合并：“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。 资料1：
成绩通知单
家长：
您好！现将同学本学期学习成绩报告如下，希望您督促同学利用假期复习，温习功课，迎接新学期的到来。
高数：英语：物理：政治：
此致
敬礼
XX大学信息工程学院
2005年11月4日
3．公章（利用绘图工具）
4．制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式”→“制表位”
5．（1）可读保护：（只能看内容不能修改）
“工具”→“保护文档”→选择“窗体”→输入密码→“确定”→再输入密码→“确定”。
解除普通密码：
“工具”→解除密码保护→输入密码→确定
（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）
“工具”→选项→安全性
Excel 部分
一、基本概念
1．工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名为.xls，可以包括若干个工作表。
2．工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列255列。
3．单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。
4．数据类型：Excel中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。
5．字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。
6．数值型数据：由0-9、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。
二、工作表的编辑
1．单元格的编辑
（1）数据的录入、类型的定义（注意：纯数字字符录入）。
输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号
输入数值：数据如果位数过长容纳不下时，会自动进行格式转换。数值型数据：右对齐。
输入日期：2002-4-1或2002/4/1 当前日期输入：“Ctrl+；”
输入时间：a上午；p下午：9：05 P，时间后空一格，21：05：00
当前时间输入：“Ctrl+Shift+:”
（2）数据的修改、删除、复制、移动、自动填充（完成学生名单、成绩单录入）。
自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格——
“Ctrl+Enter”
（3）单元格格式的设置（给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。
（4）自定义序列：“工具”→“选项”→“自定义序列”→“录入新序列”→添加即可。
（5）数据有效性：数据——有效性
(6)相对引用：就是直接使用单元格地址，如：A1、B2、D2，
绝对引用：是在行号和列号前加$符号。如：$A$1 绝对引用不会随公式变化。
混合引用：既有绝对引用又有相对引用，如$A4，B$5 公式的相对引用部分随位置变化，而绝对引用部分将保持不变。
2．单元格的选择
三、基本功能
1．数据处理
（1）数据计算（完成学生成绩、派车单计算）
Sum:求和
Average:求平均
Rand:得到一个（0，1）区间的随机数
Int:取整
Rank:排序（名次）
And :所有条件是都正确
IF:条件格式（=if(b1<60,＂不及格＂,＂及格＂)）
（2）条件格式：选择区域→“格式”→“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。
（3）排序：选择内容→“数据”→“排序”（完成学生成绩单、派车单）。（4）数据筛选：选择内容→“数据”→“筛选”。
（5）分类汇总（派车单）
A、选择所有数据，按分类项进行排序。
B、“数据”→“分类汇总”。
（6）图表（学生成绩单）
2．页面设置：“文件”→“页面设置”或在打印预览设置（派车单）。
3．窗口拆分与冻结窗格
四、表格排版
1．纸张大小设置；
2．完成表格中各项计算内容；
3．加表格线，设置合适的行高；
4．打印预览，查看初步排版效果，并在其中单击“页边距”按钮，对各行宽度及上下、左右边距进行调整；
5．单击“设置”用表标题作页眉，用页码作页脚，使每页都有表标题和页码；
6．斜线设置。