第六章 差旅安排——商务秘书

领导要去⼴州出差，那么，去⼴州的⽬的是为了什么呢？秘书在为领导草拟出差⽇程表之前，⼀定要弄清这个问题。

不管领导是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书⼀定要事先与对⽅的秘书联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐⽕车去还是乘飞机去？是星期⼀下午动⾝，还是星期⼆早晨动⾝合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟⼀个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据⾃⼰的习惯或爱好，对秘书的⽇程表作些修改。

⽇程表排好后，要多复印⼏份，给领导、给在家负责⽇常⼯作的和有关⼈员各送⼀份。

安排⽇程的时候，在时间上⼀定要留有余地，特别是第⼀次去的地⽅，更是如此。

不过，这个余地也是相对的，不能让领导闲得⽆聊，浪费时间。

如果想游览观光的话，也安排在空闲时间进⾏。

在与对⽅联系的同时，也可以通过其他的渠道，如⾃⼰的⼦公司或者政府主管旅游观光的部门等，了解⼀下对⽅所在地的环境、⽓候、街道等⽅⾯的情况，这些安排⽇程表也有重要的参考作⽤。

如果与对⽅是初次接触，那么，让对⽅在什么地⽅接站，或者什么时候登门拜访对⽅，这些细节问题秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响本公司和领导本⼈的形象。

1、预订车票 在准备预订车票（或机票）的时候，⼀定要查⽤最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留⼼，就会订不上。

各公司对职员和⼲部出差的待遇都有不同的规定，⽐如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的⼈都能乘坐的，因此，秘书在预订车票和机票之前，⼀定要弄清领导出差时能享受哪⼀级的待遇。

出差途中，最⿇烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点，所以能直达的就不要换车。

如果是在⼤站换车，在时间上⼀定要安排的宽裕些。

为了预防意外，在⽇程表上要注明其他交通⼯具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通⼯具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使⽤⽀票，如何兑换外币等等，这样，就能保证⼯作的顺利。

秘书基础：安排上司的差旅事务秘书基础：安排上司的差旅事务安排上司的差旅事务是秘书经常需要面对的工作，下面为大家总结了一些安排上司的差旅事务的相关知识，希望对秘书基础工作有所帮助。

安排上司的差旅事务差旅前的准备工作1.差旅准备的要求根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。

准备订票时一定要查用最新的时刻表。

订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。

平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。

2.制定旅程计划表作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。

了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定。

制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具的运行情况、旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识;需要中转时，尽量选择衔接时间在2～4小时之间的班机，以免浪费时间。

旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了;要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。

安排上司差旅事务的工作程序1.制定商务旅行计划一份商务旅行计划至少应包括以下内容：出差的时间、启程及返回日期，接站安排。

出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。

会晤计划。

交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。

需要携带的文件、合同、样品及其他资料。

上司或接待人员的特别要求。

上司旅行区域的天气状况。

行程安排，约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题。

差旅费用，现金、兑换外币、办理旅行支票。

上司的住宅电话号码。

2.制作旅程表一份周密的旅程表主要包括6项内容：日期;具体时间;地点;交通工具;具体事项;备注。

3.准备上司在不同场合的发言提纲4.办理出国手续撰写出国申请应包括：1)出国事由;2)出国路线;3)出国日程安排，包括出国时问，在国外活动的时间、地点、回国时间等;4)出国组团的人数。

文秘如何做好出差日程安排文秘如何做好出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。

那么文秘应该如何做好出差日程安排呢，一起来看看!(一)国内出差出差前：确定出差目的和日期;确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排(明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。

)确定行程，预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店(选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等)、接/送机人员(明确接送机人的.联系方式);完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)(见范例)。

根据总经理的习惯，准备出差用物品(见物品携带表)。

拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件(财务部等)。

(见范例)出差中在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。

根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况;配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。

根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排;出差后及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展;出差资料整理(包括资料、名片、会谈备忘)，根据需要转发相关人员或存档;向总经理认为有必要的合作方致感谢函。

各种差旅费用报销;跟进业务后续事宜;(二) 国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：根据公司最新业务情况准备PRESETATION (中/英文)，与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。

机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型;注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带;根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物;准备当地的地图及国家风情资料;确认对方还是我方提供翻译服务;回国后向邀请方致谢。

(三) 陪同出差陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续;并再次确认接车人;到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理;每日及时核对本日及第二天的日程安排;提前设置清晨叫醒，并安排早餐;根据当天的日程安排落实车辆;及时提醒并事先落实各项安排;携带总经理名片、必要的会议资料(报告稿件、会面备忘、采访提纲);注意建立各种客户关系(包括政府领导、合作伙伴、媒体记者)着装要求：大方职业装、着淡装;注意言谈举止;出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。

秘书工作行程安排秘书工作负责领导办公室的日常事务安排及领导的行程安排，下面小编给大家介绍关于秘书工作职责行程安排的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书工作职责行程安排训练目的：以安排王经理出差旅行的行程为载体，训练我们收集信息、制作旅行计划、制订旅行预算以及处理有关旅行方面其他事宜的能力。

二、总体要求：1、对王总经理出差行程做出安排。

2、参照教学内容，根据所设置的情景，按照要求，完成拟写题目。

重点从掌握对旅行过程安排能力和考虑问题的周密程度两方面加强训练。

3、利用电脑录入文图，准确熟练，格式规范;一律采用A4开幅面的纸张;完成稿一式两份，分别为一份文本文档和电子文档。

4、需要的设备有计算机(能够登录互联网)、打印机和装订机。

5、全部任务应在4小时内完成。

三、训练任务与要求任务1：登录互联网查询航班和酒店信息，制订财务预算。

任务2：根据提供的背景材料拟定一份旅行计划。

任务3：为王总经理编写旅行提示单。

任务4：将旅行计划、会议内容、旅行提示单和收集到的必要资料装订成册，准备提交给王总经理。

要求：1、通过互联网收集与本次旅行有关的信息;2、财务预算应充分考虑旅行过程中的各项支出;3、旅行计划完整，能够考虑所有旅行中应考虑的要素;4、装订材料应便于使用。

四、背景材料(略)五、训练过程指南任务1：登录互联网查询航班和酒店信息，制订财务预算。

步骤1：登录互联网收集航班信息，包括起飞时间、到达时间、机票价格。

步骤2：查寻酒店信息，包括房间类型、价格、位置等内容。

步骤3：确定停留时间和其他项目，制订财务计划。

我选择第一个从长沙黄花机场到上海浦东机场，票价便宜，准点率最高，时间也合理。

所以我们选择MU5342机票前往上海，下塌上海航空酒店浦东机场店。

经费预算：机票：往返613元/人*1*2次=1226元住宿：246元/人/天*5天=1230元食(预计)5000元其他：8000元合计：15456元任务2：根据提供的背景材料拟定一份旅行计划。

文秘出差管理制度第一章总则为了规范文秘人员出差行为，提高工作效率，保障出差安全，特制定本管理制度。

本管理制度适用于公司所有文秘人员的出差管理。

文秘人员是公司重要的工作力量，他们的出差管理关系到公司形象和效益，必须严格遵守本管理制度。

第二章出差申请1. 出差计划：文秘人员需提前向所在部门负责人提交出差计划，包括出差时间、地点、任务等内容，并经部门负责人同意后方可出差。

2. 出差申请单：文秘人员需填写出差申请单，包括出差目的、行程安排、经费预算及相关证明材料。

出差申请单需在出发前至少三个工作日提出，并经部门负责人审批后方可出差。

3. 出差报销预算：文秘人员需根据出差任务的实际需求填写出差报销预算，包括交通、住宿、餐饮、通讯等费用，必须合理预算，不得超支。

第三章出差行为规范1. 出发前准备：文秘人员需提前做好出差准备工作，包括带齐必要的文件、资料和工具，确保出行顺利。

2. 出差期间：文秘人员需认真履行出差任务，严格按照出差计划执行，不得擅自改变行程或延误工作进度。

在出差期间需服从领导指挥，维护公司形象，不得违反公司规章制度。

3. 出差返程：文秘人员需按时返回公司，并及时报备出差情况，交接工作，做好出差总结，并按规定归还公司财物。

第四章出差安全管理1. 出行安全：文秘人员在出差过程中需注意人身安全和财产安全，遵守交通规则，不得酒驾、疲劳驾驶或超速行驶。

外出时需妥善保管个人贵重物品，确保安全。

2. 信息安全：文秘人员在出差期间需注意保护公司机密信息，不得随意泄露公司关键信息，不得在公共场合讨论公司机密事务，确保信息安全。

3. 突发事件处理：文秘人员在出差过程中如遇突发事件需及时与公司联系，通报情况并按照公司要求处理，确保人身和财产安全。

第五章出差费用报销1. 报销规范：文秘人员需按照公司规定填写出差费用报销单，详细列明每项费用的原因和金额，提供有效的票据和发票。

出差费用报销必须真实、合理，不得虚报或超支。

商务秘书理论与实务某公司出差计划出差计划
尊敬的公司领导:
您好～
现在我就深圳KA卖埸出差事宜，向公司作预期出差计划。

请公司领导审核，并恳请给与指导与帮助。

本计划包括两大部分，一、出差工作计划;二、每日工作计划。

一、出差工作计划:
时间:12月03日起到12月06日止。

计划为四天。

路线: 深圳联锋达其下各进货超市，重点新一佳、人人乐、天虹超市。

主要目的:
1、基本市场调查:
a 我公司产品在市场中的地位。

b 消费主要目标群体其地位。

c 我公司产品在同类产品中的地位。

d 与市场中同类产品品质和营销方法的比较。

e 销售差异是如何产生的。

f 其他产品在当地市场所具有的优势是什么。

2、协助联锋达业务员。

二、每日工作计划:
星期一上午拜访联锋达刘经理，下午跟联锋达业务员跑市埸，掌握销售一手情况。

星期二协助联锋达业务员重点拜访新一佳。

人人乐超市。

星期三重点天虹、百佳、万佳、沃尔玛超市。

星期四上午民乐福、岁宝、新客隆、山姆超市，下午向联锋达刘经理汇报工作，道别。

以上为此次深圳出差计划详细表达。

请公司领导给与指正和补充。

营业部业务员唐??
2007年12月1日
点评:
这是一则业务员在出差之前想公司报上的一份出差计划。

计划主要就两
方面内容进行申请。

一是先交代清楚了四天整体的路线安排和出差目的;二是就每一天的行程安排进行了具体介绍。

内容完整，表达清晰明确，符合计划上报的要求。

⼀、住宿要求上司出差，安排什么样的旅馆，⼀般都要根据他个⼈的喜好和习惯来决定。

有的喜欢住清静优雅的⼩旅馆，不被⼈打扰；有的喜欢住富丽堂皇的⾼级饭店，这是⼀种⾝份的象征；有的喜欢住单⼈房间，单独⾏动；有的则喜欢两⼈合居⼀室，遇事有商量。

如果公务旅⾏的地⽅是第⼀次去，在那⾥有⾃⼰的⼦公司或事务所的话，就请他们为⾃⼰联系安排住处，这样既省⼼⼜省⼒。

如果没有也不要紧张，可以请当地旅游或交通部门介绍，或者⾃⼰联系正规、有信誉的旅馆。

此外，联系住宿时，还要根据上司在单位的级别和地位以及他所能享有的住宿条件来安排 ⼆、预订房间1．信息来源秘书可以咨询公司旅⾏部或外⾯的旅⾏社，他们会根据要求帮助预订旅馆并提出建议。

同时，还可以通过地图和旅⾏⼿册获取旅馆预订的信息来源。

如果上司不熟悉所往城市，也没有指定旅馆，就可以翻阅当地的旅⾏指南，从中选择。

根据旅⾏指南提供的联系⽅式，与旅馆直接联系，得知旅馆的确切⽅位、到机场的距离，以及收费标准、是否有打折等信息，这些初步调查可以为你的上司省⼀笔开⽀。

2、使⽤预订服务公司旅⾏部或外⾯的旅⾏社可以帮秘书办好旅馆预订，秘书还可以通过合适的软件，利⽤络进⼊旅⾏服务。

有些⼤型旅馆有免费电话800，可以提供国内预订服务；有些航空公司既提供飞机票预订服务，也提供旅馆预订眼务。

秘书可以充分利⽤这些途径。

3、进⾏预订进⾏旅馆预订时，要向公司旅⾏部或外⾯的旅⾏社提供住宿者的姓名、抵达时间及⼤概的离开时间、什么样的房间、有哪些特殊要求，加健⾝或运动设施，或者计算机和远程通信设施等。

1．保证预订。

如果预订需要保证或者确定，要事先声明，这样旅馆就会在第⼆天结账之前⼀直把房间留着；如果想取消预订，就要在旅馆结账之前打电话，索要⼀张取消号码存档，否则当天晚上就得收费。

2．结账时间。

询问旅馆的结账时间，在上司旅⾏之前，把结账时间放在备忘录⾥。

如果是直接跟某个⼈联系，就要弄清楚这个⼈的姓名和预订号码，以备需要进⼀步的预订联系。