（采购管理）采购管理规范原创版及培训教材采购管理规范采购前—采购计划的制定及供应商的选择首先，采购计划的制定目的：1、预估所需物资数量、使用期，使采购数量与物资使用时间完全配合，达到适时供应；2、避免库存过多、资金积压、空间浪费，也同时避免因物资短缺而发生的临时性高价采购；3、配合销售计划的顺利达成，增进营运效率、控制成本；4、配合公司资金运转、周转；5、指导采购工作，为相关部门汇编与核准预算数量作参考。
一、采购计划制定所依据的原则1、适时：在最恰当的时候，购回经营所需物品，避免采购延迟或提前，造成库存积压或短缺；2、适质：a、根据申购部门的实际需要，考虑其经济与使用两方面的成本与价值；b、在合理的时间内，以合理的价格获得充足的数量；c、使采购费用继续维持在最低水平，已达到最大经济利益；3、适量：以适量库存为基本要求，仔细计算运营需求、物资损耗、搬运和仓储费用等，制定周密的采购计划，最终确定是一次性采购还是分批量采购，同时督导供应商按预定数量交货；4、适价：在满足数量、品质、使用期的前提条件下，用最合理的价格采购；5、适地：从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性及降低采购成本等方面综合考虑选择最佳供应商和最佳供货地点。
二、采购申请的提出不论是计划内采购还是计划外采购，在填写采购申请时都应详细注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应商（参考）、交货期及送货方式等。
三、采购计划的管理1、采购计划由行支部根据各门店审批后的采购申请表制定，采购计划需由行政部总监、财务总监签字，并呈报总经理批示；2、采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排；3、采购专员应审查各部门申请采购的物品是否能由现有库存满足，或有无可替代的物品，只有现有库存不能满足的申购物品才能列入采购计划；4、申购部门下达给行支部的《采购申请表》，应分类列表，且必须是经过汇总、计划后的物资清单；5、对于无法于指定日期内完成的《采购申请单》，须及时通知申购部门。
6、对于已申请的采购物品，申购部门若需要变更规格、数量或撤销采购申请时，必须立即通知行支部，以便及时根据实际情况更改采购计划；7、未列入采购计划的物品不能进行采购。
如确属急需用品，应填写《工作联系单》或《固定资产申购单》，由部门负责人审核，报公司副总经理核准后才能列入采购范围。
其次，供应商的选择目的：为保证采购物品满足需求，对供应商的资质和能力进行评定，以加强对供应商的管理。
一、供应商信息收集的途径1、通过从现有的供应商中甄选，分析并了解其在品质、使用期、价格及服务等方面是否符合要求；2、通过参加相关行业的产品展示会、展览会、发布会等收集所需供应商信息；3、通过工商名录、黄页等，了解所需产品的种类、价格、订购方式、折扣价格等信息，对供应商作进一步的评价和定位；4、与当地行业协会保持关系，从协会提供的会员供应商名录中，获取所需商信息；5、通过行业期刊、杂志等途径丰富采购人员的信息量，及时了解市场情况，关注可替代物资及更新；6、通过业内人士介绍，了解包括：供应商的地址、分支机构数、从属关系、出售的物料、物资、设备及是否具有良好资信、产品是否满足我公司所需要求等；7、供应商主动通过电话、E-mail向企业传递信息，采购人员应积极搜集这些信息，为寻找合适供应商提供参考；8、利用网络搜索、查询、比对。
二、供应商选择评定的原则1、选择规模和层次与己方实力和所需相当的供应商；2、不断更新评估的标准、标杆对比的对象以及对评估新技术的学习；3、收集约2—3家同类物资供应商，且要有具体明细及主次分类；4、全面深入的了解供应商的生产状况、商业信誉及交货能力等；5、购买常规物资时，所购数量不得超过供应商产能的50%。
三、供应商选择评定的标准1、是否具有合法的经营许可证和必要的资金能力；2、予以按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商优先权；3、对于关键物资，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考察，考查要求包括：a、进料的检验是否严格；b、生产过程的质量保证体系是否完善；c、产品的出厂检验是否符合我公司要求；d、生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好；e、考察供应商的历史业绩及主要客户，检视其产品质量是否长期稳定、合格、信誉较高，其主要客户是否是知名的大中型企业；4、是否具有足够的生产能力；5、紧急订单需能紧急处理；6、有具体的售后服务措施；7、同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近；8、样品通过使用且合格。
四、产品询价是指采购方对三家以上供应商提供的一次不可更改的报价进行比较，以确保其价格具有竞争性的采购方式。
1、采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，对所询价物品的配置咨询要做到准确、详细、规范，严把供应商资格审查关，对一些初次参加询价的供应商应进行考察摸底，审核其经济实力、履约能力、商业信誉及售后服务等内容，避免出现法律纠纷，通过资格审核，可以筛选掉不合乎询价要求的供应商，选择一批符合我公司申购要求的供应商，有利于建立起规范的供应商数据库，从而提高工作效率，确保询价采购效果，最大限度地降低采购成本。
2、当申购特定物资时，采购人员需向初步选定的供应商询问价格，包括所申购物资的产品名称、品牌、材质、规格型号、技术性能及技术图纸、数量及其他基本要求内容等，对于有特殊要求的设备，必须在配置中详细说明其特定要求；3、采购人员填制《采购询价记录表》，将询问得到的价格信息资料进行记录，整理、分析后，分别与各供应商做进一步商谈；4、二次商谈后，采购人员需填制《询价结果一览表》呈报相关人员进行审核；5、采购人员根据审核意见或建议，继续与价格可接受的供应商洽谈质量、售后、结算等细节；6、根据洽谈结果，选择价格最优、相关条件最好的供应商；7、行支部经理和总经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核和审批。
五、产品比价产品比价是在询价的基础上，结合《供应商基本资料表》与《询价结果一览表》中所记载信息，对供应商报价进行全面分析和比较，从而确定一个最优的性能价格比。
比价时，报价的供应商需超过三家，比价的最低价格须低于采购人的预算，同时比价数额不可过大。
1、对于采购重要物资和金额较大的物资，要综合考虑价格、质量、交货期及订货批量等因素，要要求供应商提供所需物资各分类成本的报价，以便公司分开核价后，进行综合成本分析；2、对于必须经常大量购买的物资，成本偏高者、经常发生质量问题者、设计开发比较复杂者，应进行性能价格分析，寻求采购技术的改进，更低价的供应，简化作业方法，引进新材料或替代品等；3、对于大型机械设备的采购，要进行生命周期分析，以采购设备的有效使用期间的总拥有成本为准；4、对于市场垄断、独家代理、专利产品等物资的采购，包括总体采购金额在100元以下的采购，可由采购人员与供应商谈判，获得最合理的价格。
六、实地查证在采购重要物资时，必须在签订采购合同前，明确要求对供应商进行实地查证，并约定实地查证的时间；实地查证的内容包括：ⅰ、机械设备情况：包括机器设备基本信息、使用年限、生产能力、维护状况等。
ⅱ、材料供应状况：包括原材料供应来源、供应渠道是否畅通、品质是否稳定、来源发生困难时，是否具备应变能力。
ⅲ、生产质控能力：包括品管组织是否健全、品管制度是否完善、检测仪器是否配备、运营维护是否良好、原材料检验及成品检验的流程和标准是否规范、品质异常处理是否流程化、品质记录是否系统化及员工熟练程度等。
ⅳ、技术研发能力：包括员工素质、技术人员的研发能力、新产品开发及更新能力等。
ⅴ、管理规范制度：包括工厂组织架构、管理制度是否系统、工作指导规范是否完备、管理人员工作经验是否丰富等；ⅵ、财务状况：包括注册资本、产值、销售额、来往客户、发展前景等。
七、打样封样1、对符合要求的供应商，如需打样，需和供应商确定是否能完全按所需材料打样，如材料不全，报公司确定配件及辅料是否能用替代材质。
2、经公司决定后，行支部需向供应商提供采购物资的技术图纸及质量要求。
3、行支部通知供应商打样或提供建立在报价基础上的样品（视产品具体情况而定）如我公司提供样品，可要求供应商根据样品复样。
样品数量要求充足（视具体产品而定），以便挑选可做封样。
4、确定供应商已收到打样信息，跟踪打样时间，如需开模，跟踪开模时间。
5、收到样品后需做到以下几点：a、由行支部及申购部门根据报价单要求一一对样品的材质、性能、尺寸、品质进行检验，颜色比对色卡。
b、若样品不符合要求，则应立即与供应商沟通原因，根据具体情况选择是重新打样或择其他供应商打样。
c、样品应建立样品管理档案，对样品进行拍照留存，并在吊牌或贴签上注明供应商名称、日期、对应的项目编号等。
注意保留每次样品修改记录。
d、申购部门负责对样品进行判定检验和测试，并将测试结果反馈给行支部。
e、行支部将样品信息记入供应商档案。
f、样品确认无误后，挑选作为封样，封样注意以下几点：ⅰ、封样需用MARKER笔或标签进行标注，以示区分，注意签字及日期。
ⅱ、封样需一式三份，一份返还于供应商，一份留存我公司，一份备用。
g、确定合格供应商名单，报领导审批。
采购中—合同签订与生产管理一、合同的签订（一）供需双方经过询价、报价、议价、比价最后由企业的法律顾问针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，并配合行支部拟定采购合同。
采购合同中所列及的条款须包括：1、数量与品质条款；a、数量条款：即需在合同中明确标注成交物品的数量及计算单位。
当成交物品的数量需以重量计量时，还需明确计量的方法，有时还需规定交货数量的机动幅度；b、品质条款：即需在合同中注明所需商品的名称、规格和等级等，或说明样品的编号和日期，否则采购方有权拒绝收货，甚至撤销合同。
订立此项条款还应注意：ⅰ、根据产品的特性，确定统一的表示方法；ⅱ、用以阐述条款内容的语句须简单、具体、明确；ⅲ、条款内容应符合有关国家或相关国际组织的标准。
2、价格及支付条款；a、价格条款：包括物品的单价和总值两项内容。
ⅰ、单价：由计量单位、单位价格金额、计价货币和贸易术语四个组成部分；ⅱ、总值：指单价与成交物品数量的乘积，即一笔交易的货款总金额。
b、支付条款：即合同中应规定货款的交付方式和结算期限。
货款的交付方式一般包括以下三种：ⅰ、现金采购；ⅱ、月结或年结；ⅲ、预付订金。
3、包装与交货条款；a、包装条款：即物品包装的方式、材料、规格、标志和费用等内容；注：此条款中还需明确包装由哪一方提供，包括由供应方提供、由供应方提供并收回或由采购方提供等；b、交货条款：即注明交货时间、地点和方式；交货方式可为现场交货、工厂交货或采购方自提商品等。
4、检验条款；检验条款包括检验的时间、地点、检验机构、检验证书、检验依据、检验方法、复检等内容。
