申请使用会议室流程
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会议室使用申请实施细则
目的:为了充分利用会议室的功能,给公司同仁创造一个良好的工作环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定此会议室使用申请实施细则;
责任:会议室使用管理由公司人力资源中心行政部门负责,并实施监督。
1.会议室使用申请办法:
1.1会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、研究工作的地方,未经允许不得挪借他用。
1.2公司的会议室管理由公司人力资源中心行政部门统一负责。会议室涉及使用的设备由IT部门负责管理与调试。
1.3非参加会议以及培训人员,未经允许不得随意进出会议室。
1.4为了避免使用会议室的时间发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天通知前台,若临时会议则至少提前一个小时通知前台。前台根据会议室预约使用申请依据预约时间的先后统一安排。
1.5会议室安排原则上:已经填写预约申请使用为主且优先使用小会议室,如遇突发急需使用会议室的,申请人应与已预约申请人适当协商解决,并知会前台。
1.6各部门使用会议室时,需要填写会议室使用登记表,明确使用时间、是否使用设备、参加人员等,如需前台协调的事情请提前注明,前台会根据情况做好相关的服务工作。如不提前注明,发生特殊情况请自行解决。
1.7如遇到会议室使用时间发生冲突,要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议,部门会议本着重要性,紧急有限的原则自行解决。
1.8开会期间,请爱惜会议室的设施以及物品,如投影仪、麦克风、电脑等,其他人员不得擅自使用和操作,会议室的相关设备请勿随意带离会议室。
1.9会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器,切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会前台,以便及时报修,保证其他会议的准时进行。