第五章 文书的整理与归档[15页]

文书的整理与归档文书的整理与归档，是将需要归档的文件以"件'为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。

在此，我们着重讲解文书的整理与装订工作，后续环节因与档案管理工作有着更为紧密的联系，其具体内容将在后面的章节中详细讲解，在此只作简单介绍。

一、文件的整理（一）文件的排序要将文件按"件'组成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

（二）文件的修整对于不符合要求的文件，需要进行必要的修整，包括修裱、复制和折叠等。

1.去除易锈蚀的金属物文件上的订书钉、回形针、大头针等易被氧化和腐蚀，从而使文件受到损坏，因此，必须去除这些易锈蚀的金属物。

2.修裱破损的文件对于破损的文件应进行修补和托裱。

修补主要是针对有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸，以加固文件。

3.复制字迹模糊或易蜕变的文件当归档文件的字迹发生褪色、扩散等而变得模糊不清时应当进行复制。

一般来说，使用普通墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等不耐久的字迹材料文件，以及耐久性差的热敏纸传真件都应当复制。

常用的复制是使用静电复印的方式。

4.折叠超大的纸张为方便文件装盒，对于一些纸张幅面较大的报表、图样等文件应进行折叠。

折叠时，应注意尽量减少折叠次数，折痕应尽量位于文件、图表的字迹之外。

文件页数较多时宜单张折叠。

二、文件的装订（一）装订顺序装订的基本顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理单在前，正式文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本或外语文本在后。

（二）对齐方式"件'内的各页应按一定的方式对齐，以便翻阅利用。

文书的整理与归档一、教学目的要求掌握文书整理归档的方法和步骤；认识和区分“件”与“卷”、“案卷”和“案盒”。

掌握文书整理归档的步骤；归档文件的排列；掌握归档文件的排列要求；归档文件编号及归档章的使用二、教学重点件的确定；归档文件的排列；归档文件编号及归档章的使用三、教学安排2课时四、教学设想实物展示、讲解、举例，准备实物文件五、教学步骤导入新课：对于已经确定必须归档的文书，你知道应该按什么方法整理？平时你是如何整理你的图书和资料的？（提问）文书整理归档的基本步骤：一、归档单位－－“件”的确定1、件的具体含义※单份文件，即自然件，一份文件为一件；※特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。

※文件的正本与定稿作为的一件。

过厚时可作为若干件。

※计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。

※文件的正文与附件，作为完整的一件。

如果附件数量较多或太厚不易时，也可以各为一件。

※会议记录应以每次会议作为一件。

来文与复文各自作为一件。

组织关系、工资关系介绍信每份为一件。

※有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。

文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。

※转发件与被转发件应视为一件。

※复制件应和原件作为一件归档。

※关于同样式的表格。

如先进登记、工作登记表等，要求一份为一件整理。

二、文件修整1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易退变的文件3、超大纸张的折叠。

4、去掉易锈蚀的金属物。

主要指永久、长期保存的文件材料三、文件的装订1、装订：归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。

※永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫机在文件的左侧或左上角装订。

※复制字迹模糊或易退变的文件建议装订方式统一使用不锈钢订书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

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