集团公司关务单证档案管理制度

单证档案管理制度一、总则为规范公司单证档案的管理、保管和利用，保证相关单证档案的安全与完整，提高公司的管理效率和服务水平，公司制定本制度。

二、管理范围本制度适用于公司所有部门和员工在工作中产生的单证档案管理工作。

三、档案管理目标1. 保证单证档案的真实、完整、准确、可靠。

2. 提高公司档案利用率并减少档案管理成本。

3. 加强档案的安全保密工作，防止档案丢失和泄漏。

4. 规范公司单证档案管理程序，提高管理效率和服务水平。

四、档案管理机构公司设立档案管理部门，负责公司单证档案的收集、整理、保管和利用工作。

部门的主要职责包括：1. 负责公司单证档案的收集和整理工作。

2. 负责公司单证档案的保管和保密工作。

3. 负责为公司提供档案管理咨询和服务。

4. 负责定期对公司各部门的单证档案进行检查和核实。

5. 负责管理和维护公司电子档案系统。

五、单证档案的分类和整理公司所有单证档案按照不同的类别进行分类和整理，以便更好地进行管理和利用。

主要分类如下：1. 合同档案：包括公司与客户、供应商之间签订的各类合同和协议。

2. 财务档案：包括公司的财务报表、发票、收据等财务文件。

3. 人事档案：包括员工合同、档案、考核表等人事文件。

4. 行政管理档案：包括公司的办公用品、设备维修记录、会议纪要等行政管理文件。

5. 原始凭证档案：包括公司各类业务的原始凭证，如采购单据、销售单据、入库出库单据等。

6. 其他档案：包括公司的宣传资料、培训资料、技术文献等其他相关文件。

档案整理工作应按照统一的规范和标准进行，确保单证档案的整理工作有序、规范。

六、单证档案的保管和利用1. 单证档案的保管：（1）公司单证档案应存放在专门的档案室或柜中，保证档案的安全性和完整性。

（2）公司应按照规定的保管期限对单证档案进行分类、整理和归档，确保档案的有效利用。

（3）公司应定期对单证档案进行盘点和清点，确保档案的完整性和准确性。

（4）公司应加强档案的保密工作，未经许可不得擅自查阅、复制和外借档案。

集团公司档案管理制度模版一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。

二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。

三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。

四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。

五、文件材料的归档实行随办随归的办法。

六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。

凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。

七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。

八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。

九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。

新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。

十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。

十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。

十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。

身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。

第一章总则第一条为加强集团公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司发展中的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司及下属所有分支机构的档案管理工作。

第三条集团公司档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作的合法性。

（二）科学管理：运用现代档案管理技术，提高档案管理效率。

（三）规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、标准化。

（四）保密管理：严格保密制度，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构与职责第四条集团公司设立档案管理部门，负责集团公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定集团公司档案管理制度，并组织实施。

（二）负责集团公司档案的收集、整理、归档和保管工作。

（三）负责集团公司档案的鉴定、整理、数字化和开发利用。

（四）负责集团公司档案的保密工作，确保档案信息安全。

（五）负责集团公司档案的统计、分析和上报工作。

（六）负责集团公司档案的培训、宣传和指导工作。

第三章档案管理内容第六条集团公司档案管理内容包括：（一）公司章程、规章制度、会议纪要等文件档案。

（二）人事档案、财务档案、合同档案、项目档案等业务档案。

（三）照片、录音、录像、电子文档等声像档案。

（四）实物档案、手稿、奖状等特殊档案。

第七条集团公司档案按照档案性质、内容、形式等进行分类，建立档案目录，便于查阅和利用。

第四章档案收集与归档第八条集团公司各部门应按照档案收集范围，及时收集和整理各类档案资料。

第九条集团公司档案收集范围：（一）公司内部形成的各类文件、资料。

（二）与公司业务相关的政府文件、行业规范、合同协议等。

（三）公司重大活动、重要会议、重要项目的档案资料。

第十条集团公司档案归档程序：（一）各部门将收集到的档案资料整理成册，填写归档登记表。

（二）档案管理部门对归档资料进行审核、整理、编号。

（三）档案管理部门对归档资料进行分类、归档。

公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。

该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。

二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。

2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。

三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。

2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。

编号规则需简单明了，易于理解和操作。

四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。

2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。

五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。

2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。

3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。

六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。

2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。

七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。

2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。

八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。