提升高校二级学院办公室管理效能新思考_罗金光

652013年Vol.28 No.11南昌教育学院学报 高等教育收稿日期：2013-10-19作者简介：罗金光（1978-），男，江苏丰县人，助理研究员，从事管理信息系统研究。

一、转变管理理念，做好办公室工作定位(一)革新管理理念1.以人为本。

高校的各项管理工作都应以人为本，以人的需要为本，不断调动人的积极性和创造性，提升管理质量，实现管理效能及目标。

正确的管理思想才能创造出良性管理行为，只有通过人性化的管理行为才能不断推动建设好高校二级办公室管理环境，让更多人加入管理队伍，为办公室管理出谋划策，实现整体管理、全员参与的效果。

2.科学的管理方法及手段。

除了树立正确的管理理念之外，还应加快推动科学的管理手段与方法的运用。

在高校二级办公室管理过程中，既可以通过建立一整套有章可循的规章制度来实现规则管理，也可以通过完善、健全日常管理工作来实现常规管理，还可以通过设立总目标，再逐级分化目标，来实现总目标、各级分层目标并举的目标管理，由此形成目标管理、平行管理、日常管理相互结合、优势互补的管理方法，推动办公室管理向科学化、人性化、易操作化发展。

(二)重新定位办公室工作高校二级学院办公室管理是实现二级学院管理制度及院长负责制的主要单元。

新形势下的办公室已经完全打破之前的窠臼，突出其为管理事务、参与政务、做好服务为主的职能及管理工作，真正把学校教学、科研、社会服务贯穿起来，同高校其他管理共同构建起垂直管理与平行管理、承上启下相结合的管理体系。

管理事务，即主要是通过院系主任、秘书及办公室其他工作人员参与管理教学、科研等常规性的工作；参与政务，即相当一大部分的行政管理任务由学院、学校直接划分给二级学院办公室，使办公室承担起一定的权责；做好服务，即二级学院办公室建立的初衷就是服务广大师生，切实保护广大师生的利益，解决各种突发事件，协调好师生关系的。

二、求实与创新并举，提高工作效能与质量首先，严格按照上级领导办事，不在未授权的情况下，擅自表态；严格按照程序办事、按照原则办事，明确自身职责；统筹兼顾各项事务，为上级领导出谋划策，妥善处理各项矛盾。

其次，时刻明确自身职责，广纳谏言，创新工作思路、工作方法、工作环境，履行工作职能。

以管理事务、参与政务、做好服务等为主的办公室管理体系相当庞杂，既要积极主动地处理日常事务，又要以现代的管理思维为相关领导出谋划策，还要保持好、协调好师生关系，处理各方面的矛盾，极有可能百密一疏，所以，办公室管理应该充分调动广大师生共同参与，使其提供更多有参考价值的意见和建议，激活管理思路、方法和手段，形成良性互动的管理环境、管理体系。

最后，办公室管理效能是由管理效率与管理目标决定的。

管理效率的实现意味着管理质量的提高，但并不代表管理中的整体目标也已经完全落实。

因此，在办公室管理中，我们应加强管理效率、管理目标的共同实现，真正推动管理效能的提高。

三、完善管理制度，规范办公室管理第一，加强常规管理制度建设。

办公室日常公文接收、会议开展、信息管理、考勤奖惩、财务管理等事务的处理结果最能反应办公室管理的水平，最能发挥校院二级管理的优势，也最能反应办公室制度建设、执行情况。

第二，管理制度充分体现办公室管理的新职能、新任务。

办公室管理联系了校、院、师、生等四大体系，并不断交织，形成一个网络体系，需要处理学校下达的宏观任务，制定及执行学院管理目标，完善师生关系，所以，办公室管理制度要求办公室管理人员要进一步明确权责、方向与目标、职能与任务，不断夯实管理基础、管理水平。

四、优化人员配置，不断激励工作热情(一)优化人员配置在二级学院办公室人员配置上既要遵循一定的原则，又要掌握一定的方法，才能实现好优化人员配置的目的。

从配置原则上看，二级办公室人员配置要适应学院发展，严格遵循岗位设置的规律，以师生人数、办公室管理的职能为基础，真正做到科学合理、稳定有序。

从配置方法和手段上看，一方面，精简编制，完成既定目标，防止出现一人多岗、人数超编等情况；另一方面，通盘考虑，加强分工合作，明确教学、科研、服务三大职责，梳理办公室历年工作，设计好工作流程，安排好人员配置，协调好党员发展、考试安排等常规工作与其他工作，明确什么人在什么时候做什么事，做到心中有数，忙而不乱。

(二)强化激励机制第一，明确目标。

公开、公平、公正地奖励与惩罚，确定标准，把握好教学、科研、服务等各项工作的竞争机制，努力创造全院积极奋进、良性竞争的局面，不断加强合作，完成既定目标。

第二，物质激励与精神激励并举。

在资金允许的情况下，加大物质奖励力度，激励办公人员的工作干劲。

除此之外，还可以采用适当授权、表扬激励、让教工参与管理、了解教工需要及困难等手段推动精神激励机制的建立与发展。

同时，我们应当明确，物质激励只是一种直接、简单的激励方式，更主要的、更有效的激励手段是精神激励，齐抓共管，物质激励与精神激励并举，共同推动激励机制的发展。

第三，充分引导办公人员产生正确的工作情绪。

面对繁琐、枯燥、棘手的工作，办公人员难免会产生厌烦情绪，甚提升高校二级学院办公室管理效能新思考罗金光（常熟理工学院管理学院 江苏常熟 215500）摘　要：随着我国高校教育规模的不断扩大，高校的校-院二级管理体制开始逐步确立，而作为高校管理的基本单元的二级学院办公室的管理地位也日益凸显出来并不断影响整个学校的管理水平及社会声誉。

本文旨在通过管理理念、工作效率及质量、管理制度、激励体制、人员队伍、服务意识、管理自动化及信息化等方面着力探讨新形势下的高校二级学院办公室管理效能，以期实现高水平、科学化的高校管理范式。

关键词：高校二级学院办公室；管理效能；提升对策中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1008-6757（2013）11-0065-022013年第28卷 第11期罗金光：提升高校二级学院办公室管理效能新思考至有时因个别师生不理解而误会办公人员的工作导致其情绪波动，这就需要不断引导办公人员摆脱不良情绪的干扰，预测工作中的困难，形成良好的工作情绪，具备一定的工作机智，妥善处理工作问题。

五、提升管理队伍水平，服务广大师生首先，树立正确的思想观念。

二级学院办公室人员应该梳理正确的思想观念，充分考虑学生与教师，增强服务意识、统筹意识、组织协调意识和团队精神，以服务广大师生为导向，统筹工作重点和难点，营造良好的人际关系，做好组织协调工作，形成相互促进、相互影响的团结进取精神。

其次，提升业务素质。

二级学院办公室人员应该努力学习理论知识，准确把握国家方针政策，研究新形势下的新问题，为办公室管理积累原始资料；努力提升自身语言表达、内外交流、公文写作、信息技术应用等实战素养。

最后，提高问题意识。

二级学院办公室作为高校二级管理的十字路口，更应该具备强烈的问题意识，从问题入手，发现问题、提出问题、分析问题和解决问题，实事求是，妥善处理各方面的矛盾，培养解决问题的能力。

六、有效利用科学设备，提高办公室办公及管理的自动化、信息化水平随着现代科技的不断发展，二级学院办公管理也随之发生了很大的变化，彻底转变之前的办公模式，转而由网络化、信息化、自动化办公所取代，实现了无纸化办公。

工作人员需要熟练掌握各类常用办公软件技术，对各类信息数据进行筛选、分析统计、综合处理，并不断完善，随时调取，达到无纸化或少纸化办公；利用校园网络，强化信息互通共享管理，减少日常事务工作环节，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效，提高办公效率、管理水平及服务速度。

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此外，在服务与管理工作中，做到“以人为本，因人而异”，提高聘请效益。

(三)广泛开展国际交流与合作。

学校外事部门应该主动积极地寻找机会，努力获取各方面的信息，为学科可能的合作研究牵线搭桥，开辟渠道。