如何做好办公室的文秘工作
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如何做好办公室的文秘工作一、秘书应具备的职业道德和素质秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所应具备较高层次的素质修养和职业道德修养。
这些素质修养和职业道德修养是秘书工作的性质，任务和特点所要求的，素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、解力、心理诸方面的综合素质。
职业道德修养，主要指职业责任、职业纪律、职业情感、职业能力、职业形象、职业言行等方面的修养。
这些是可以通过修炼和积累达到的。
修养是目的，修炼是过程，古语说：“书中自有颜如玉”、“学然后知不足”。
所以说,秘书人员是可以通过长期的学习和实践以及生活磨练丰富自己的综合素质和职业道德。
职业道德是个大众化名词，与人们的职业活动紧密相联,是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。
各行各业都有自己的职业道德。
做人要讲人品做职业则要讲职业道德。
秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。
职业道德要求主要有：忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想,科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
素质是成事之基，是立身之要。
在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。
秘书应具备的政治素养。
坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。
秘书应具备的知识素养。
作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。
二、日常事务的处理办公室是承上启下的枢纽、领导决策的参谋、推动工作的助手、服务部门的后勤，首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是一个单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。
具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。
不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个单位的工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项任务的完成。
一般说来，办公室文秘的日常事务可以分为：1、文字工作。
通常的文字工作包括起草、撰写正式文件、报告、总结、讲话稿、各类信息报道、一般信件、感谢信、邀请函和制作PPT等。
在做好文字工作前，首先应了解行文目的、收文对象、主要内容，在与领导相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。
其次确定主题。
主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。
然后选择正确的文种。
如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。
接着进行材料收集，就写作主题进行深入的调查研究，收集标志性材料。
再次合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。
文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。
最后提交领导审核批准、印发。
2、会务工作。
会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针、政策，决定重要事项，贯彻上级指示、检查部署工作的一种工作方法。
有关会议的组织、安排以及各种事务性服务工作称为会务工作。
会务工作是贯穿会议全过程的一项服务性工作，会议能否达到预期效果、成功与否都与会议服务工作有及其重要的关系。
要想做好会议服务应注意完善以下几项工作：a、会前准备工作。
组织会务班子，明确工作职责；制订详细的会务工作方案。
根据要求发出会议通知，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
编排好会议程序，制定注意事项。
如果是大型会议则要印制会议凭证。
如出席证、列席证、请柬等。
提前做好会场的布置工作。
悬挂会标、徽记、旗帜等；设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果；确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确；保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
妥善安排好后勤服务，大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
b、会间组织与服务工作。
要提前到达会场，反复检查会场准备情况。
做好会议签到、材料分发工作。
按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
会议期间做好会议记录。
c、会议善后工作。
会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
组织送站。
根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
做好会议文件的清退、收集、归档工作。
同时根据会议记录整理好会议纪要。
3、日程安排。
“日程安排”是指以时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助领导工作的基础，安排好领导的日程，意味着秘书将和领导一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
在安排日程时要将计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；另一方面明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理。
4、文件处理。
文件的处理一般包括收文、传阅、转发、督办、归档等。
因此首先要严把文件登记关。
文件登记是对文件的来源、去向、标题、编号等主要项目及运转、办理情况的记录。
搞好文件的登记，不仅有助于管理与保管文件，而且也便于文件的查找、统计、催办工作，同时也是核对与交接文件的重要凭据。
文件登记必须及时，做到随到随登记、随交办，登记手续要简洁、严密，字迹要工整，禁止滥用简称。
其次要严把文件传阅关。
文件传阅是使一份文件在最短时间内满足各方面阅读需要、发挥文件效用的工作。
要做好文件传阅工作，必须合理调度、严格管理，切实保证阅文的方便与工作的及时处理，严禁丢失与混乱现象发生。
在文件传阅过程中必须分清传阅对象的主次；坚持按阅文范围传阅文件，不乱传或扩大阅文范围；为了防止发生漏阅和责任不清的现象发生，阅文人阅读文件后必须在文书处理笺上签注时间和本人全名。
做好要严把文件借阅关。
有些文件在归档之前需要经常查阅，一些领导或工作人员为了方便使用，往往希望将文件借出，为了保证文件在外借过程中不致丢失、短缺或失密、泄密，必须建立规范的借阅制度，严格把握文件借阅关，坚持密级文件不外借，普通文件必须在规定阅文范围内借阅，并采取登记借阅手续，阅后按规定的时间及时收回。
5、对外联系。
对外联系工作主要体现在电话的接听和拨打方面。
在接听电话时要准备好电话记录本和笔，把对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
在拨打电话前要准备好通话时需要的文件资料。
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上。
通话过程中要注意做到简单明了，尽量将语意表达清楚。
说话时含含糊糊、口齿不清楚，很容易让通话对象感到不耐烦。
尤其需要注意的是，不要在通话的同时，嘴里含着食物或其他东西。
三、做好文秘工作的注意事项一要保守秘密。
严守秘密，不传播谣言和小道消息，不搬弄、议论是非；外出随时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好，平时闲聊不谈及具体人和事。
二要讲团结。
一是工作中以诚待人不虚伪，宽以待人不苛求；互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。
二是工作出现差错和产生矛盾，应多从自己身上找原因，不埋怨他人；三是对待同志出现的差错和失误，应当面善意指出，不要背后议论和指责；四是多看人优点，多学他人长处；五是顾全大局，互相补台，话往拢说，事往拢办。
三要有责任心。
工作要讲求效率和质量，凡是领导交办的任务，都要尽最大努力在规定时间和期限内完成；工作要力求细致，养成一种严谨细致的作风，要有上进心，力求在本职岗位上多出成绩，多出亮点。
无论什么工作，事前都要做充分的考虑，办事时力求精益求精。
特别是文字校对要仔细。
最大限度的减少文字差错。
四要有章法。
做到熟悉岗位职责和责任要求，知晓自己在一个阶段和年度工作任务，注意培养工作有目标、有计划的良好习惯。
注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思维习惯，通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失，不断提高个人能力和修养。
五要经常“充电”。
养成勤做笔记，勤写心得，勤思考的习惯。
在工作实践中学习，不断增强素质的全面性，做到尽可能多的掌握各种必备的工作技能，尽可能多学习与工作有关的知识，尽可能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况，尽可能多储备同工作有关的信息。
特别是要熟悉掌握网络应用方面的知识，充分利用好电子邮件。
