公司文件资料归档管理制度

一、目的与依据为加强本单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和便于利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有文件、资料的归档整理工作。

三、档案管理职责1.档案管理部门负责制定、实施档案管理制度，组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。

2.各部门、各岗位负责人负责所辖范围内文件资料的收集、整理、归档工作，并配合档案管理部门进行档案的鉴定、销毁等工作。

3.全体员工应积极参与档案管理工作，遵守档案管理制度，共同维护档案的完整、准确、安全和便于利用。

四、档案收集与整理1.文件资料的收集（1）各部门、各岗位负责人应按照档案收集范围，及时收集应归档的文件资料。

（2）收集的文件资料应齐全、完整、真实可靠，确保反映本单位的工作面貌。

2.文件资料的整理（1）档案管理部门应根据文件资料的性质、内容、形成时间等因素，对收集到的文件资料进行分类、编目、整理。

（2）整理文件资料时，应遵循以下原则：a.保持文件资料之间的有机联系；b.区分不同价值，便于保管和利用；c.逐步推进卷件融合管理。

（3）档案整理应遵循以下流程：a.确定整理单位；b.揭示档案之间的内在联系；c.确定整理单位之间的顺序。

五、档案保管与利用1.档案保管（1）档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、安全和便于利用。

（2）档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，发现问题及时处理。

（3）档案保管应遵循以下原则：a.防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉变；b.科学排列，便于查找；c.保持档案室整洁卫生。

2.档案利用（1）档案利用应遵循以下原则：a.保护档案的完整性和真实性；b.确保档案的安全；c.满足利用者的需求。

（2）档案管理部门应建立健全档案查阅制度，方便利用者查阅档案。

六、档案鉴定与销毁1.档案鉴定（1）档案管理部门应根据档案的价值、保管期限等因素，对档案进行鉴定。

第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。

2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。

3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。

4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。

第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。

2. 指导各部门做好文件归档整理工作。

3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。

4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。

第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。

2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。

3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。

4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。

5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。

第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。

2. 文件材料分类准确，排列有序。

3. 文件材料编号规范，便于查找。

4. 文件材料编目完整，便于检索。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。

2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。

3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。

会议文件由行政收集。

三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

四、归档要求1、档案质量总的要求是。

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。

到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。

公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。

1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。

1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。

1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。

1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。

1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。

■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。

■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

第一章总则第一条为规范公司文件归档工作，确保文件资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目工程及各类文件资料的归档管理工作。

第三条文件归档工作应遵循真实性、完整性、准确性、及时性和安全性的原则。

第二章归档范围第四条公司文件归档范围包括：1. 公司规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等行政管理类文件；2. 项目立项、设计、施工、验收、保修等工程技术类文件；3. 人员、财务、合同、物资采购、招投标等业务管理类文件；4. 新闻报道、荣誉证书、专利、资质证书等综合性文件；5. 其他对公司具有保存价值的文件。

第三章归档要求第五条文件归档应满足以下要求：1. 文件材料齐全完整，包括正本、副本、附件等；2. 文件内容真实、准确，无篡改、伪造现象；3. 文件立卷有序，便于查阅和保管；4. 文件命名规范，便于分类、检索和利用。

第六条归档文件应按照以下步骤进行：1. 归档前，由各部门负责人对文件进行审核，确保文件符合归档要求；2. 归档时，应按照文件类型、时间顺序、项目名称等进行分类整理；3. 归档文件应进行编号，并填写归档登记表；4. 归档文件应使用标准档案盒，并贴上标签，注明文件名称、类别、归档时间等信息。

第四章归档保管第七条归档文件应妥善保管，确保文件安全。

1. 公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 档案室应保持清洁、通风、干燥，防止文件霉变、虫蛀、火灾等事故；3. 档案员应定期对归档文件进行检查，确保文件完好无损。

第五章文件利用第八条公司文件归档后，应建立健全文件查阅制度，确保文件有效利用。

1. 公司内部人员查阅文件，应填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准；2. 外部单位查阅文件，应出示相关证明，并经公司领导批准；3. 查阅文件时，应遵守档案保管规定，不得擅自复制、借出或损坏文件。

第六章奖励与处罚第九条对在文件归档工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。

公司文件资料归档管理制度.doc公司文件资料归档管理制度为了规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种：接收和发放。

接受到文件时需填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》，发放的文件需填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。

文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类本公司文件、资料应按照以下分类和归档范围进行归档：1.行政类：公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2.经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3.人事类：劳动人事档案、劳动工资档案等。

4.政府类：政府下发至公司的各类文件。

5.财务类：各种财务票证、票据、财务审计档案、会计档案、统计资料等。

6.音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循以下原则：统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管。

遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1.本公司所有应归档的文件、资料，一律以文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。

例如：公司办公室的编号首为XXX发来的文件编号为XXX发来文件为SWR。

2.公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为：1 行政类；2 经营业务类；3 人事关类；4 政府类；5财务类；6 音像类。

3.公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以年月日加十位进行归编。

公司应该根据文件的性质和保密级别来归档文件和资料。

文件分为“A”一般级、“B”重要级和“C”机密级。

一般级文件包括公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

第一章总则第一条为规范公司电脑文件的管理，提高文件检索效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电脑文件的分类、归档、存储、借阅、销毁等管理工作。

第二章文件分类与编码第三条公司电脑文件分为以下类别：1. 行政类：包括公司规章制度、通知、公告、会议记录等；2. 财务类：包括财务报表、凭证、发票、合同等；3. 技术类：包括产品设计文件、技术规范、操作手册等；4. 人力资源类：包括员工档案、招聘记录、培训资料等；5. 市场营销类：包括市场调研报告、客户资料、广告宣传资料等；6. 采购类：包括采购合同、供应商资料、采购订单等；7. 仓储物流类：包括库存记录、出入库单、运输单据等；8. 项目管理类：包括项目计划、进度报告、验收报告等；9. 其他类：包括不属于上述类别的其他文件。

第四条每类文件根据内容细分，并设立统一编码，便于检索和管理。

第三章文件归档与存储第五条文件归档应遵循以下原则：1. 及时性：文件产生后应及时归档；2. 完整性：归档文件应包括所有相关资料；3. 规范性：归档文件应按照规定格式进行整理；4. 安全性：归档文件应采取必要的安全措施，防止丢失、损坏或泄露。

第六条文件存储分为电子存储和纸质存储两种形式：1. 电子存储：所有电子文件应存储在公司指定的服务器或云存储平台上，并定期备份；2. 纸质存储：重要文件应制作纸质副本，并存放在公司档案室。

第四章文件借阅与使用第七条文件借阅需填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后方可借阅。

第八条借阅人应妥善保管借阅文件，不得擅自复制、泄露或损毁。

第九条借阅文件应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。

第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下原则：1. 法律法规：遵守国家有关法律法规，不得销毁有保存价值的文件；2. 审批手续：销毁文件需经公司相关部门负责人审批；3. 监督销毁：销毁文件应有专人监督，确保文件彻底销毁。