浅谈会计电算化档案管理

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浅析会计电算化档案管理

作者：唐玲

来源：《经营者》2017年第09期

摘 要 随着我国信息技术的发展，各单位信息化水平和精细化管理程度日益提升，会计电算化的运用也得到了迅速普及，由此产生的会计档案资料也发生了变化。如何对会计电算化的档案进行信息化管理，就成为会计基础工作的一个重要组成部分。

关键词 电算化 会计档案 管理

一、会计档案的定义及作用

第一，随着我国信息技术的发展，各单位信息化水平和精细化管理程度日益提升，会计电算化的运用也得到了迅猛发展。对会计档案进行信息化管理已经是社会发展的趋势，也是必然要求。越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，从而形成大量电子会计档案。

为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局于2015年12月11日重新修订通过了《会计档案管理办法》，对会计档案的定义进行了更加全面的概括。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第二，会计档案的作用。会计档案是一个单位的重要档案，是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案可以了解每项经济业务的全部信息。其次，会计档案提供的原始数据，可以科学地预测未来，为企事业单位制定最优的管理方案提供依据，从而以最低的成本获取最大的经济效益。

二、会计电算化档案存在的问题

会计电算化使会计人员从传统的简单重复而又枯燥乏味的记账、算账中解放出来后，在会计核算领域迅猛发展，由此扩展了会计档案的管理内容及范围，但也带来了一系列问题。

第一，会计电算化档案内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了会计档案的内容。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，很多单位对会计档案的组成内容不太了解，只是将打印出的纸质档案进龙源期刊网

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电算化会计档案管理存在的问题和对策分析

作者：麻玉林

来源：《档案管理》2008年第06期

1 目前电算化会计档案管理存在的问题

1.1 工作人员对电算化会计档案的重要性认识不到位，许多会计档案管理人员和单位财务领导对电算化会计档案的组成内容不甚清楚。往往是移植传统的会计档案管理办法，只对计算机系统中的数据进行有效管理，对存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案管理不规范，对做好电算化会计档案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正确认识，造成现有会计数据、备份档案和其他会计文档资料未及时归档。

1.2 电算化会计档案管理制度不完善。实行会计电算化后，一些单位没有及时修订本单位的会计档案管理制度，没有制定相应的电算化会计档案人员责任制。

1.3 人员培训和管理不到位。由于从业人员专业技术培训的缺乏以及管理的不到位，造成个别会计电算化档案管理人员素质不高。会计电算化档案管理人员存在不愿干或不会干的情况。有些管理人员对计算机知识知之甚少，不能独立备份数据和定期检验数据，致使调用这些数据时。出现备份不全、存储介质损坏、备份数据与当前软件版本不符等问题。

2 电算化会计档案管理中需要重点解决的问题

2.1 强化电算化会计档案归档意识。管理人员必须树立“与时俱进”的思想，认识到电算化会计档案是总结本单位经营管理经验的重要资料，对贯彻党和国家的经济方针，编制预算决算，节约经费，加强内部经济管理等工作都有十分重要的作用。基于此，必须做好电算化会计档案的归档工作。一套完整的电算化会计档案，应当包括三个部分：一是会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案材料；二是存有数据的软盘、硬盘、光盘等其他介质的业务记录资料及其备份：三是系统软件、应用软件等配套软件。

2.2 建立健全电算化会计档案管理制度。第一，建立电算化会计档案保管制度。对磁性介质会计档案应以只读形式保管，采用质量较好的存储介质，做双份备份，每份要注明档案形成的时间与操作员姓名，并贴上保护封签，分两个地点存放。这样做既可防止自然灾害造成磁盤损坏丢失数据，又可防止一些人为因素破坏会计数据。第二，建立定期检查制度。电算化会计档案管理人员应定期将相应的会计数据备份到磁性介质上，并设立备查登记簿，认真登记备份龙源期刊网

浅谈电算化会计档案的管理　经营管理　

浅谈电算化会计档案的管理　

以宝鸡铁路段为例　

张海英　

（宝鸡职业技术学院经济管理系　陕西宝鸡７２１０１３）　

【摘要】本文阐述了电算化会计档案管理具有不同于人工会计档案的特点，存贮使用要求，电算化会计档案管理的现状以及存在的问　

题。提出必须提高有关领导及会计人员对电算化会计档案管理的思想认识和计算机操作技能，完善电算化会计档案管理各项制度及硬件设施　

建设。　

【关键词】　电算化；会计档案；特点；管理　

电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或　

光盘存储的会计数据）和计算机打Ｅ凸出来的书面形式的会计数据。　

根据财政部、围家档案局财会字（１９９８）３２号文件。１９９９年１月１　

日起施行的＜会计档案管理办法）规定，采用电子计算机进行会计核算　

的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，　

在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义　

上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其磁性介质　

或光盘存储的会计数据等形式在内的会计档案。　

一、会计电算化下会计档案蕾曩的特点　

１、现代化栽体　传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算　

纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案，从实际内容看，一方面　

保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，另一　

方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘　

存储的会计数据，使电算化会计档案管理与传统的会计档案相比，存储　

范围和领域明显扩大。　

２、软硬件环境　

由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的会计档案必　

须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；　

电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等　

因素的影响。　

３、系列化资料　

这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档　

案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据。还要保存能　

２０１１年５月　第１４卷第ｌＯ期　中国管理信息化　Ｃｈｉｎａ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　Ｍａｙ，２０１１　Ｖｏ１．１４．Ｎｏ．１０　浅谈电算化会计档案的管理　周　忠　（河北省疾病预防控制中心审计处，石家庄０５００１１）　【摘要］随着社会的发展和科学技术的进步，我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理，会计电算化提高了工　作效率。为整个管理工作现代化奠定了基础。会计实行电算化后，会计档案的管理呈现出新的特点。本文就电算化后会计　档案的形成、保管、应用进行较全面的论述。并提出了管理的具体措施。　［关键词］会计电算化；会计档案；管理　ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１　１．１Ｑ　００２　［中图分类号】Ｆ２３２　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１６７３—０１９４（２０１　１）ｌｏ－０００４－０２　随着会计电算化的普及，计算机处理经济业务的比重越来　越大．会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减　轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率，为实现管理工作现代　化奠定了基础。会计电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管呈　现出新的特点。也对会计档案的管理提出了新要求，这就需要我们　不断深人研究与总结，以提高电算化会计档案的管理水平。　一、电算化会计档案的内容　（１）纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面　形式的会计档案。包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表，财务　分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁　清册等其他类档案。　（２）非纸质会计档案。指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质　或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数　据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。　（３）计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间　和外部设备类型及其增减变化：计算机操作系统及网络操作系　统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系　统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用　户手册等全套文档资料。　二、电算化会计档案的生成与管理　（一）纸制会计档案生成与管理　１．会计凭证的生成方式　（１）由原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这　种情况下，打印输出生成的记账凭证视同手工填制的会计凭证，　按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷　归档保管。　（２）手工事先作好会计凭证，计算机录入会计凭证，然后进　行处理，在这种情况下，保存手工会计凭证与纸质凭证皆可。　无论采用哪种方法，会计电算化操作员向会计电算化系统　输入记账凭证前，应先经过检查和预处理，审核原始凭证的合法　性、正确性。凭证输入计算机后要进行复核，复核输入内容与原　件是否一致，防止有意无意的错误。复核人员与输入人员不允　许同为一人。对于复核后发现有错的凭证可允许修改．但修改　后必须再次复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，　以明确责任。系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而　机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外．还应由记账人员　【收稿日期］２０１０－１２—３０　［作者简介］周忠（１９６８一），女，河北省疾病预防控制中心审计处　会计师，主要研究方向：财务管理。　Ａ｜ＣＨＩＮＡ　ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ　及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收　付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的　会计档案保管。记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须　连续。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打　印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。　打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计电　算化工作规范》和《会计档案管理办法》有关规定立卷归档保管。　２．会计账簿和报表的生成与管理　对电算化后的会计账簿和报表的打印和保管，《会计电算化　工作规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按　《会计档案管理办法》的规定办理。　（１）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，　做到日清月结。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，　由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、　复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章。按月连续　编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现　金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款　日记账其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人　员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构　负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。　（２）总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装　订成册．同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责　人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据单位　的实际情况和工作需要按月或按季、按年打印。但最迟至次年１　月末应全部完成此项工作。　（３）单位的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化　系统产生，通常每月月末进行。单位在向有关各方同时提供书　面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一　致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，　应补充打印．并同样要由有关会计人员签章。　（二）非纸质会计档案生成与管理　存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计　数据）。是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档　案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。　目前．大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存　储设备（移动硬盘、光盘、磁带机）备份。备份次数应视单位的会　计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专　人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会