秘书三级重点

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本资料为秘书三级技能考试所有重点，针对选择题和技能题。

第一章 文书拟写与处理

第一节 文书拟写

一、通告（06年11月工作实务）

1、概念：公布社会各有关方面应当遵守或者众所周知的事项的公文。是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。

2、通告与公告的区别：

（1）使用范围不同：公告大于通告；

（2）宣布事项不同：公告重于通告；

（3）制发者不同：通告可向各级机关、企事业单位与社会团体公布，而公告由国家行政机关或权力机关发布。

3、类型：制约性、告知性。

4、拟写要点：

（1）标题：

① 发文机关+事由+文种 ② 发文机关+文种 ③ 事由+文种 ④ 文种

（2）正文：发文缘由+通告事项+尾语

（3）落款：应具发文机关全称或规范化简称

（4）成文日期：大多列于文末，但有时也书写于标题下

二、通报

三、概念：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。（06年11月）

1、性质：

（1）属于奖励与告诫性公文；

（2）传达和告晓性公文；

（3）发布范围往往是在一个机关或一个系统内部使用。

2、类型：

（1）表彰通报；（2）批评通报；（3）传达通报。

3、拟写要点：

（1）标题：

① 发文机关+事由+文种 ② 事由+文种

（2）主送机关：应为下级机关，可以是一个，也可以是多个。

（3）正文：发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求

4 、通知和通报的区别：通知带有一定的指令性，其事项具体，是上级机关下达至下级机关的公文；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关单位和公众知晓，一般不具有指令性。

四、决定

1、概念：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

2、特点：决策性、制约性

3、类型：指挥性、知照性。（06年11月）

4、拟写要点：

（1）标题：

① 发文机关+事由+文种 ② 事由+文种

（2）主送机关：应为下级机关，有时可以免写 精品文档

. （3）正文：发文缘由+决定事项+要求

（4）附件

（5）落款

（6）成文日期：

1① 属领导机关的决定，成文日期通常置于落款的下方，书写时右空4字；

② 属领导机关的决定，成文日期也可以加括号后置于标题下，书写时位置居中；

③ 属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用格式是：X年X月X日XXX会议通过。

5、注意事项：

（1）不可用文种“决定”做标题； （2）慎用“决定”。 （06年11月）

五、请批、批答函

1、概念：不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

2、类型：请批函、批答函。

3、拟写要点：

（1）标题：

① 发文机关+事由+文种 ② 事由+文种 ③ 发文机关+事由+去（复）函机关+文种

（2）正文：发文缘由+函事项+尾语

六、计划

1、概念：各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。

2、特点：针对性、预见性。

3、类型：

（1）按内容分：学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、 科研计划、销售计划等。

（2）按范围分：国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等。

（3）按时间分：长期、短期、年度、季度、月计划、周计划等。

（4）按性质和作用：综合性、专题性、指令性、 指导性。

4、拟写要点：

（1）计划的结构：文章式、表格式 （2）文章式计划的结构与写法：

标题：

① 单位名称+时间+事由+文种 ② 时间+事由+文种 ③ 单位名称+事由+文种 ④ 事由+文种 ⑤ 文种

正文：前言+主体+结尾 尾部：落款和成文日期

七、总结

1、概念：各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作时间的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。

2、类型：综合性、专题性

3、拟写要点：

（1）标题：

① 公文式：单位名称+时间+事由+文种 ② 非公文式：双行式和单行式

（2）正文：前言+主体+结尾

（3）尾部：落款和成文日期

八、述职报告

1、概念：各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

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. 2、特点：个人性、 真实性、通俗性（06年11月）

3、拟写要点

（1）标题：

① 述职人+时限+文种 ② 述职人+文种 ③ 正副标题 ④ 直接用文体做标题

4、正文：开头+主体+结尾

九、讲话稿

1、概念：讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种而事先写成的文稿。

2、特点：

（1）内容针对性强；（2）语言平易通俗；（3）交流具有互动性。（06年11月）

3、分类：

（1）按场合分：集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话；

（2）按讲话者的身份分：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等；

（3）按讲话的目的分：鼓动性、说服性、祝贺性、凭吊性的等等；

（4）按讲话的内容分：有政治的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节性的等。

4、拟写要点：

（1）开头：称呼要恰当，要注意先后次序。

（2）主体

十、市场调查报告

1、概念：对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。

2、特点：针对性、真实性、典型性、时效性。

3、分类：

（1）按调查范围、调查方式分：综合性、专题性。

（2）按目的、作用、内容分：情况、事件、经验、问题。

4、拟写要点：

（1）标题：

① 单标题 ② 正副题

（2）前言：调查的目的，对象、 范围，经过和方法，也可以概括全文的主要内容和观点。

（3）正文：情况部分、预测部分、建议部分

（4）尾部

十一、招标书

1、概念：是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明。

2、特点：明确性、竞争性、具体性、规范性。

3、类型：按性质和类型分：工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。

4、拟写要点：

（1）标题：“招标项目名称+文种”或“招标单位名称+文种”构成。

（2）正文：

前言：招标单位的基本情况和招标的目的；

主体：文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点。

结尾：招标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

（3）尾部：

附件名称、落款、成文日期和附件原文

十二、投标书 精品文档

. 1、概念：也叫“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向投标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。

2、特点：针对性、求实性、合约性

3、拟写要点：

（1）标题：“投标项目名称+文种”或“投标单位名称+文种”构成。

（2）正文：送达单位+引言+主体+结尾

（3）尾部：附件名称、落款、成文日期、附件原文（06年11月）

（4）注意事项：

① 明确招标要求。 ② 实事求是，不可弄虚作假。③ 语言简洁，语气谦和。

第二节 收发文处理

一、文书的审核

1、含义：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。（06年11月）

2、要求：

（1）审核中发现的问题必须逐一纠正。

（2）一般性问题可以直接修改。

（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。

3、工作程序：

4、工作程序：

（1）明确审核范围；

（2）确定是否需要行文；

（3）审核文书内容；

（4）检查文字表述；

（5）检查文件体式；

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备。

5、注意事件：

（1）书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录；

（2）审核中发现问题必须及时解决。

二、文书的拟办

1、含义：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。（06年11月）

2、要求：

（1）熟悉有关政策和规定；

（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况；

（3）熟悉办文程序和有关规定；

（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况；

（5）拟办意见力求准确、及时、简洁。

3、工作程序：

（1）明确拟办范围；（2）阅读文书内容；（3）提出拟办意见。

4、注意事项：

（1）拟办意见要明确具体；

（2）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门。

（3）写清承办的时限和要求；

（4）写明发送范围和阅读范围。

三、文书的承办：

1、含义：按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。 精品文档

. 2、要求：

（1）认真领会拟办、批办意见；

（2）文书的承办要区分轻重缓急；

（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考；

（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明；

（5）要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

3、工作程序：

（1）了解文书的内容；（2）研究批办意见；（3）进行具体办理。

四、文书的催办

1、含义： 对文书办理 情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

2、要求：

（1）催办中发现问题要及时汇报；（2）要填写催办记录班。

3、工作程序：

（1）确定催办的范围；（2）确定催办的方法；（3）进行催办。

4、注意事项：对领导特别关注、紧急文书要进行重点催办。

第三节 文档管理

一、档案利用

1、含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

★ 档案利用是档案工作的目的和出发点。（06年11月）

2、要求：

（1）依法开展利用工作；

（2）主动、及时开展利用工作；

（3）不断完善档案服务方式和手段；

（4）掌握本单位近期 的重点工作、重大活动、据此开展档案利用。

3、工作程序：

（1）熟悉库藏；（2）分析利用需求；（3）选择利用方式；（06年11月）（4）获取档案；（5）提供档案。

二、档案参考材料的编写

1、档案参考材料的含义：档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案 材料加工品。

2、档案参考材料的编写要求：获取大量的档案材料，编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文字凝练、概括性强。

3、工作程序：

（1）确定参考资料的种类；（06年11月）（2）收集档案材料；（3）进行编写。

三、电子档案的管理

1、电子档案的含义：在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会的原始记录。

2、特点：

（1）非人工识读性；（2）对电子技术和设备的依赖性；（3）信息的可变性；

（4）信息与载体的可分离性；（5）信息的可共享性；（6）多种信息载体的集成性。

3、种类：

4、要求：真实性、完整性、可读性。

5、工作程序：

（1）电子档案的收集积累；（2）电子档案的归档；（3）保管；（4）利用。

第二章 会议管理

第一节 会前筹备