归档文件规则

《归档文件整理规则》实施细则 2004-4-5 17:42:00

1 范围

本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义

本细则采用下列定义。

2．1 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。

3 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5．1 装订

归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。

河南省档案局《归档文件整理规则》

实 施 细 则

（豫档发 [2001] 9 号）

第一章 总 则

第一条 为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。

第二条 本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。

第三条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第四条 根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。

第二章 实施范围

第五条 本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。

第六条 企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。

第七条 科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。

第三章 归档文件整理的组织工作

第八条 根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。 整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。

第九条 立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。

第十条 承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。

归 档 文 件 整 理 规 则 2015

前 言

本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：

——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；

——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

——调整归档文件分类方法；

——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

——增加归档文件档号结构和编制要求；

——将室编件号、馆编件号统一为件号；

——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿 丁德胜 张会琴 张红 吴惠敏 刘峰 王勤 宋涌

本标准于2000年12月6日首次发布。

归档文件整理规则

1 范围

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本 适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

中华人民共和国档案行业标准

归档文件整理规则

The arrangement rule of filing documents

DA/T22-2000

(国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施)

1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义 本标准采用下列定义。

2.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3件

归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

3整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4质量要求

4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模湖或易退变的文件应予复制。

4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

5.1装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2分类

归档文件可以采用年度—机构(问题))—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1按年度分类 将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

5.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。