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《数字档案室》建设方案
适用于机关单位、团体及其他社会组织
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目录
一、背景 .......................................................................................................................................................................... 1
二、建设原则 ................................................................................................................................................................. 1
三、建设目标及内容 ................................................................................................................................................... 2
（一）建设目标 ................................................................................................................................................. 2
（二）建设内容 ................................................................................................................................................. 2
数字档案室建设
唐玲广东省惠州市第二人民医院
一、数字档案室及数字档案室标准体系的含义“数字档案室”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案室是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群组成的数字档案室群体。狭义的数字档案室以其中的单个档案室为概念主体，认为数字档案室的建设归根到底就是档案室的信息化，体现在两个方面：其一是室藏档案的数字化，其二是档案信息的采集、处理、利用等业务活动的信息化。表现为基础设施平台和信息交互环境的构建。
从战略的角度，我们的最终目标是建立广义上的数字档案室，其概念的核心是具备档案数据的远程访问、交换及互操作的能力。单一档案室在实现了全部室藏的数字化、并已进入电子档案管理阶段、实现网上档案信息发布后，已向数字档案馆室迈进了一步，但是要具备数据交换与互操作的功能，则涉及到该室的信息化环境问题，因为数据交换与互操作是一个多边参与的过程。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案室，不是封闭的档案室信息网络，而是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统。因此，完整意义上的数字档案室应定义为：建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现档案信息资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。 正是由于数字档案室是由多个实现数字化管理的个体档案馆联合而形成，这多个单体档案室就必须在其数字化建设过程中遵循统一的标准，在数字化建设的技术、管理、业务等多个层面提前制定共同协议。
规范数字档案信息资源建设的各个工作环节，构建可共享的档案数字资源库集群，设计可互连的档案信息资源定位服务系统，并就档案信息资源开发和利用程度、信息安全、信息化组织和控制、服务效益等多个方面建立评价标准。这就离不开数字档案室标准体系。
那么什么是数字档案室标准体系呢？“体系”是指“若干相关事物互相联系、互相制约而构成的一个整体”。数字档案室标准体系，是由数字档案室建设过程中的各种相关标准规范构成的互相联系、互相制约的动态性、指导性的文件整体。只有少量的数字档案室建设标准，构建智能化、个性化的档案信息资源管理系统的目标是很难实现的。为此，必须逐步建立起一个数字档案室标准体系，才能确保数字档案室建设的顺利进行。在数字档案室标准体系的构建过程中，每一项标准的制订和实施都不是孤立进行的，标准与标准之间形成了一个纵横交错的网络，构成一个较为复杂的标准文件系统。数字档案室标准体系的建立将为我国档案界制订数字档案室的各项标准提供一个基本的逻辑框架，可以有效地避免标准制订过程中重复立项、重复性内容的出现，从而提高标准质量和标准制订工作的效率。同时，数字档案室标准体系也为我国数字档案室的各项建设工作提供了整体依据，做出了具有总揽性的统一规范，便于有效地协调多个单体档案室之间的关系。
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数字档案室建设与实践
作者：梁俊红
来源：《卷宗》2018年第21期
摘 要：大数据时代下，档案成为一种重要的信息资源，对于档案管理的模式提出的新要求，建设数字档案室，实现档案信息的数字化管理，才能充分挖掘档案的价值。当前，各地都在纷纷探索数字档案室的建设，太仓、辽宁和天津等地在数字档案室建设方面累积了一些经验，并逐渐被推广。本文主要研究，数字档案室建设的背景、模式、存在的问题和完善对策，以供相关单位参考借鉴。
关键词：数字档案室；背景；问题；对策
1 数字档案室的建设背景
1.1 政策环境方面
我国对于数字档案室的建设十分重视，国家档案局先后于2014年和2016年提出《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设概论》，对数字档案室给出明确指示，包括数字档案室的内涵、建设要求等。数字档案室可以这样理解其内涵，将纸质档案资源转换为数字资源，从实体档案的管理变为虚拟化的档案系统管理，依靠网络传递档案信息，提升档案资源的利用率。数字档案室有着传统档案管理的功能，依靠数字档案管理系统，传递和管理档案，提供更加智能化的档案管理服务。建设数字档案室需要遵循以下原则：“资源为主、整体推进、标准规范、确保安全”。政府出台相关标准，保障数字档案室的稳定建设和推进，以档案资源为基础，以技术为支持，实现档案资源的数字化管理。
1.2 技术方面
数字档案室主要借助信息化技术和网络技术，可以说数字档案室是一个系统和平台，用于档案信息的共享、管理和利用。随着信息化技术和网络技术的发展，为数字档案室的建设提供了可靠的技术支持。信息化技术和网络技术在档案管理方面的应用已经十分常见，初步实现了纸质档案的录入、档案的存储、分类、检索等功能。近年来，云计算、大数据、水印技术等技术的发展，给数字档案室的检索提供了巨大地技术支持。例如，辽宁省建立的“档案信息共享平台”、天津市建立的档案“一站式”查询等，充分利用信息技术和网络技术。此外，为了保证安全，档案数据采用异地备份，并建立“同城、本地、异地”档案备份体系，用于保证档案信息的安全。
数字档案室建设指南
国家档案局
2014年
说 明
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本指南主要起草人：孙钢 朱煜 李忱 丁德胜毛海帆 傅培超 张会琴 张红 吴惠敏。
目 录
1 概念与基本特征......................................................... 1
1.1 概念.............................................................. 1
1.2 基本特征.......................................................... 1
2 建设原则与内容......................................................... 2
2.1 建设原则.......................................................... 2
2.2 建设内容.......................................................... 2
3 基础设施建设........................................................... 3
3.1 网络基础设施...................................................... 3
3.2 系统硬件.......................................................... 3
3.3 基础软件.......................................................... 3
