何有效地组织会议

何有效地组织会议？

在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效 的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？

♦在最短的时间内达到会议目的。

如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。 这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎 么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总 结及会议记录。

会议的必要性

什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些 情况下必须开会。

♦需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。 ♦需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

♦需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。 ♦传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

♦身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会， 层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。

♦汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。

什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考 虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会： ♦传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。

♦已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。 ♦资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。

♦你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况 下，也不必开会。

会议的准备

与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求： ♦会议决策的执行者或者会议决策的参与者

♦与会主题相关的专业人士能不能到场 ♦开会时提供特定咨询的人

【案例】

如果今天要开一个新产品发布会， 参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理， 可能是比总经理 更高职务的董事。 新产品开发的发布会， 开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部 要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的 人，是不是也要参加 ?

一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特 定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发 布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或 者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格 呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也 可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。

准备会议的议程

写明会议开始时间和结束时间：

♦给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。

♦会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。

♦议程应该事先发岀，以便各部门提前准备。

组织会议的要点

现在社会由于业务的需要，组织会议的活动越来越多。组织会议就变的越来越有学问，会议召 开的是否成功与组织会议是否到位有很大的关系，因此在组织会议时应注意以下要点：

一、会前准备

1．记录室

大型的会议一般可有一个记录室， 它是控制和调配音响效果、 视听设备以及安放必要的会议所需的 一切相应设备的理想场所。一般的面积为 8m2〜18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按 钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使 用。如需要还可为记者准备电话、 传真机或文字处理机、 打印机等设备， 以方便传送各种信息。 当然， 一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此 控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。 ”麻雀虽小，五脏俱全 ”，一间小小的记录室可以容 纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够 清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。

2．安排餐饮

3．安排停车

必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶 员的管理、派车用车等。

会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自 己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有岀租汽车机构的名单、电话，计 划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应 该提供帮助并做好记录。

关于接送与会人员的车辆停放问题， 要有物质保证并确保安全。 所有车辆到会前检查停车场的容量 是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负 责引导车辆入位，确保秩序正常。

4．电话联系

邀请与会者是召开大会的序曲。 一个延续 1天〜3天的重要工作 ——电话联系， 是需要认真对待的。

在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请 的人往往疏于回复。

5．预定和检测视听设备

如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议， 可以向专业的机构租用这些设备。 要在会前 预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设 备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。

6．监督会议安排

会议的监督安排主要体现在催办工作上。

首先明确催办对象与催办时限。 一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天， 即对有关承办 部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向 领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。

其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的 催办卡，也可采用电脑登记的办法，催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位， 催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。

催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件 由各级领导人员亲自负责。

建立催办的登记报告制度。 对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记， 并追踪记录催办 的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。

坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情 况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催办才能真正成为加速文件 运转的”催化剂 ”，以确保会议与活动的高质量完成。

二、准备文件

1．准备并检查文件的准确性

准备和检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，文件主要是会议日程、会议通知、主席日 程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人 员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。

会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。

制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、 会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施 方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应 对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印 制成图表分发大会使用。

2．整理文件

印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等 装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数， 以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分 发。

3．分发文件

人数较少的小型会议， 会议的资料可放置于会议室的桌面上。 较大规模的会议可在与会人员签到时 由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。 成功组织会议的基本要素

组织会议是很有学问的一件事，会议可以开得富有成效、妙趣横生，也可以开得死气沉沉、 毫无建树，这取决于与 会议组织 者交流的方式。交流方式的差异使得会议的有效性大打折扣，而这些 差异往往是由于性别、文化背景等方面的差异造成的。记住这点对于组织好会议是至关重要的。

就以男性与女性为例。总体而言，男性更容易在会议过程中插话。就本质而言，在会议中插话并 不是坏事情 —— 互动的对话才能富有成果。但是问题在于，这些插话往往会扰乱了别人的思路，妨碍 了有效交流，使得别人无法继续发言。

并不是女性不善于插话， 有着其他文化背景的人也存在这样的困难。 许多亚洲人认为在会议上演讲是 件难为情的事情， 更别指望他们会打断别人的发言了 ——— 他们认为这是粗鲁和不礼貌的， 会给别人 带来不舒服的感觉。有些人则是因为地方口音太重，害怕被别人误解而不敢发言。考虑这些因素，你 就会明白许多很有见地的职员不能发表意见的原因了。

意识到不同的人有着不同的交流方式，你就能够更好地组织会议。在制订会议计划时，要注意以 下三个方面：

一、使每个人都有发言的机会 会议组织 者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时 间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。 这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备 的机会，使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与 会者的时间。

二、使每位与会者都负起责任让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些 不喜欢发言的人意识到，如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。同样，要使那些喜欢发言和插 话的人收敛一些，以满足集体的不同需要。 会议组织 者的任务是召开有效和成功的会议，但这并不意 味着其他人就没有责任。

三、将插话和跑题降到最低限度要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。 有一家公司开会时， 与会者总是不断打断别人的发言，最后，作为没有办法的办法，他们决定，谁打断别人的发言，就罚 款 25 美元。这可是个聪明的主意，收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话，就 得先把钱放进

“罚款罐 ”中才能发言。由于性格和文化背景的不同，怎样组织成功的会议并没有标准答 案。问题的关键是你必须注重策略，使得每次会议都取得成效，这样才对得起你付出的时间和努力。

组织会议需要注意的十点

当今的企业有组织会议成瘾的趋势，公司很多员工的主要时间是在会谈。为了提高效率，让 物有所值，就需要每次组织会议前做好充分准备，避免低效率的会议。

组织会议下面十点应该注意：

1． 目的。每次会议要有明确的，可以准确界定的期待目标。要清楚，会议是为了信息交流，解 决问题，还是做出决定。