行政物资采购管理规定模版

八、物资采购入库验收管理规定

第一条采购单处理

仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。

第二条物资标签

物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。

第三条内购物资入库

1．材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。

2．如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。

第四条外购物资入库

1．材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。

2．开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。

表12-9物资采购统计表

日期

进厂量 使用量 库存量 订购

未到量 采购参考量

月 日 数量 日期

限制 数量 可有

日数

表12-10购料单据汇总签收单

公司年月日

请购单 验收单 其他单据 张数 请购总号 张数 验收号码 张数

总计 总计 总计

备注

3．如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。 4．受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。

入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。

第五条交货数量超额处理

交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。

第 1 页 共 6 页 物资采购管理规定

第一章：总则

第一条：为了规范物资采购管理，提高采购效率，保障采购活动的公平、公正、公开，制定本规定。

第二条：本规定适用于单位内的物资采购活动，包括对采购需求的制定、采购计划的制定、招标、竞争性谈判、询价、比价、单一来源采购等环节。

第二章：采购需求的制定

第三条：单位内各部门应按照实际需要，提出采购需求，并填写采购需求表。

第四条：采购需求的内容应包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、采购预算等。

第五条：采购需求表应由申请部门负责人签字并上报采购部门。

第三章：采购计划的制定

第六条：采购部门应根据单位的经营计划和采购需求，制定年度采购计划。

第七条：采购计划应按照物资的优先级、采购金额等进行排序。

第八条：采购计划应提交单位领导审批后执行。

第四章：采购方式的选择

第九条：采购金额在一定额度以上的采购应按照招标方式进行。

第十条：采购金额在一定额度以下的采购可以采用询价、比价方式进行。 第 2 页 共 6 页 第十一条：具有特殊情况的采购可以采用单一来源采购方式进行。

第五章：招标的程序与要求

第十二条：进行招标前，应组织编制招标文件，包括招标公告、招标文件、投标函、资格预审文件等。

第十三条：招标公告应在指定的媒体上进行发布，招标文件应在采购部门或指定地点提供。

第十四条：符合条件的供应商可以购买招标文件并参与投标。

第十五条：投标截止日期后，采购部门应组织评标，并对符合条件的供应商进行资格审查。

第十六条：评标结果应及时公示，并报请单位领导批准。

第十七条：采购部门应与中标供应商签订合同，并及时公示。

第六章：竞争性谈判的程序与要求

第十八条：进行竞争性谈判前，应组织编制谈判文件，包括谈判公告、谈判文件等。

第十九条：谈判公告应在单位内部发布，谈判文件应在采购部门提供。

第二十条：供应商可以购买谈判文件并参与竞争性谈判。

第二十一条：谈判结果应及时公示，并报请单位领导批准。

行政采购管理制度篇1

一、目的：

为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足生产、办公需求，特制订本制度。

二、范围：

适用于本公司所有日常办公用品、产品包装原材料、大型设备/备件、生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。

三、职责：

1.需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。

2.行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。

3.行政部：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。

4.总经理/董事长负责对申购单、单价、及付款的审批。

四、大型物品物品采购：

1.采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商。

2.意向供应商给我公司报价单，主管部门确定每种物品最终价格。

3.采购人员进行采购。

4.采购人员在采购时确认所采购物品的质量以及数量。 5.行政部采购人员按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、质量等选择合格供应商，购买所需的物品。

五、零星物品采购：

1.行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。

2.采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、进行采购。

六、采购管理：

1.采购人员必须及时的将所需物品进行采购。

2.采购物品回公司后，通知行政助理验收货物，行政助理将验收后的物品登记在《物品入库、领用登记表》中，办理入库手续。

3.行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《物品领用登记表》上签字确认。

4.行政助理每月月底统计所有《物品入库、领用登记表》核对数量。

5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。

七、采购报销管理：

1.采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批的《申购单》、采购合同或报价单，否则财务不予报销。

第 1 页 共 17 页 2024年物资采购、领用管理制度

为了进一步加强和规范公司物资采购与领用管理制度，降低采购成本，确保公司各项物资供应，特制定本制度。

一、物资采购

（一）常用物资采购

1. 每月月底前，行政办公室库管文员需完成物资库存量核对，统计库存低于储备量的物资，并拟订月采购计划，交行政办公室主任。

2. 行政办公室主任将采购计划报分管后勤副院长审批，按月将物资计划采购到位。

3. 行政办公室库管文员验收货物时，必须认真核对品种、数量、规格及有效期等。

4. 采购人员每月必须及时将采购合同或随货同行交财务部审核及办理入库手续，并按财务规定办理挂账和报销手续。

（二）非常用物资采购

1. 各科室所需的非常用物资，必须填写非常用物资采购申请表，价值在____元以内的，报后勤副院长审批后，价值超过____元的，需经后勤副院长审核并报院长审批后，再交行政办公室落实到位。

2. 行政办公室按领导审批计划及时采购，凡科室急需物资须在____日内采购到位，对不是急需的物资，安排随同常用物资一并采购。

（三）物资采购管理

1. 物资采购价格及配送企业必须经后勤副院长审核，并报院长审批后，形成物资采购目录。 第 2 页 共 17 页 2. 常用物资采购，是采购目录内的，须按目录采购。若不在采购目录内的非常用物资，在保证质量的前提下，坚持按最优惠价采购，非目录内物资____元以内须报后勤副院长审批，____元以上须经后勤副院长审核并报院长审批后方可采购。

3. 严格实行物资储备量制：即印刷品不超过一年，耗材及被服类物资等不得超过一个月的消耗量，特殊情况须经院长审批。

4. 库房文员、采购人员等，必须按时拟订计划核对库存量，按计划采购、入库和挂账，做到各负其责。

二、科室物资领用管理制度

（一）计划审批与发放

1. 计划申报。各领物科室每月____日前，必须将下月物资领用计划单交行政办公室，计划单中应详细注明领物名称、数量、规格或型号要求等。