高效能工作方法(PPT78张)

Brain Storming
53
Brain Storming(头脑风暴)四原则 与会者有意识注意的应是观点的数量，而不是观点的质量。 在研讨会过程中， 不对任何主意（点子）做积极的或消极的评断，防止 阻碍创造性设想的出现。 鼓励参与者交换相互想法，实现点子的碰撞与组合，将讨论引往意想不到 的方向。 不要过分强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解其他小 组成员的贡献，这样在民主的环境里激发出更多更好的主意。
指示事项比较困难时（例如碰到以下困难）该怎么办？ 由于还有其他任务要做而不能在截止日Leabharlann 前完成任务 本次指示内容与上次的相矛盾
在执行本部门任务时，又从更高级上司处接到指示时该怎么办？
27
IV.
制定计划
战略性思考
28
人由哪些要素组成？
29
考虑不同的立场来看待
30
结果导向
31
在开始之前，对要完成的任务，描绘出要达到的产出形象，依此来开展工作。
标
动
第二次活 动
实
目标实现程
绩
度%
如果说第一次和第二次活动之间有什么差异的话，差异是什么？
第一次活动和第二次活动间，是否有过感觉方面的不同？是什么样的不同 呢？
你认为应该从什么样的角度来解释存在差异的原因呢？
什么是目标？
13
所谓目标，是指在一定的期间内必须达到的目的、意图及所期 待的结果。目标指明了的方向，也是衡量成功和失败的尺度。 同时，也具有联系组织和个人的机能。
制定目标
14
Specific 具体明确
Measurable
可衡量的
Achievable
可达成的
Relevant

例子：前台的目标
对没什么英文程度的初中毕业生，要求一年内 达到英语六级水平？
要有能达成的可能性，可以让她在一年内把新概念
第一册拿下，意义在于她努力跳起来后够到的
要求公司前台必须拿下EMBA！
要和岗位职责相关联，还是
学点英语日常用语，能完成接英 文电话的任务比较靠谱。
三、问题分析7步法
迷思
有关解决问题常见的迷思 事实
三、问题分析7步法：7个步骤
步骤1 陈述问题
？
步骤5
进行关键分析
步骤2 分解问题 (问题树)
步骤6
综合调查结果， 并建构论证
步骤3
去掉所有非关 键问题(漏斗法)
步骤7
讲述来龙去脉：在 沟通文件中将数据 及论证联系起来
10 20 30 40 50
步骤4 制定详细的 工作计划
…… …
结果！
步骤1.
清晰地陈述要解 决的问题
来源
职责/时间安排
• 从逻辑树中最後一 • 假设是对可能用以
点(或「叶」)开始 解决问题的方式之
• 「重要议题」和
说明，包括回答是
「未解决议题」定 或否的原因
义不同。要明确界
定才能回答是或否，
而能提出具体行动
• 分析是对「检讨 假设或不成立之 模式」的说明， 目的是要解决问 题
• 指出分析资料 可能出处
33 （任务的时间点是什么？节点时间是什么？怎么监控进程？）
2H：
Who —— 这件事情由谁负责，有那些人来完成？
4 (任务的参与者有谁？是谁负责此任务？)
Where——这件事情在什么地点开展？
35 （任务执行的地点在那里？有没有更好的地点？）
13

13% 三、20%的人相信自己可以成功，
80%不愿意改变环境； 四、20%的人群喜欢赞美，80%很少 这样做； 五、20%喜欢正面思考，80%人考虑 问题不乐观。 …… …… ……
时间管理
重要又紧急
把很有价值又具有 明确时间截点的事 情放到第一位。
重要不紧急
把很有价值但不需要 马上处理的放到第二 位。
分解任务，找到方法，转化成系 统的行动，一步一步有时间截点 的进行，最后一个月的任务会很 好的完成。举例这个月部门给各 位安排的工作。
任务
行动效率提升
量化指标，立即执行，寻找方法， 提高效率，核实结果。比如今天 打多少电话，接待多少客户，盖 多少章，签多少合同等等。
项目
行动
项目效率提升
项目往往属于一个系统工程，需 要协调各个部门。比如我们需要 招聘一批实习培养，我们需要跟 学校、人资部、财务部、门店确 认等等，确定最佳沟通时间。
一、________时间杜绝________事情 二、________时间杜绝________事情 三、________时间杜绝________事情
杂事
谢谢大家
意义
时间管理的发展？
时间单纯增加 与备忘录
工作计划 与时间表
一代
二代
排列优先顺利 更好追求效率
三代
重要性、价值、 目标、结果导 向
四代
时间管理
20/80定律
20%
80%
帕累托定律
意大利经济、社会学家帕累托， 结合英国人的财富流通及收益情况， 做了大量取样调查，最终从事实中发 现：社会上20%人群，占有社会80% 的财富。
紧急不重要
把很紧急但不是特别 重要的放在第三位。
不重要不紧急

执行方案+时间控制
（二）高效工作方式
用户
结果
需求
理解
Hale Waihona Puke 反馈需求任务 执行
任务 计划
D. 任务执行控制 （1）突发事件的应急处理？ （2）用户需求变更？ （3）计划提前？ （4）阶段汇报？ …….
分段总结汇报+时间协调
（二）高效工作方式
成果 反馈
用户 需求
理解 需求
任务 执行
任务 计划
E. 成果反馈 （1）是否符合用户预期产物？ （2）如何把握质量？ （3）反馈与维护？
3H
How to（明确各项行动如何进 行及进行的顺序步骤）
Who（明确责任者及协助者，谁来做）How many（工作数量是多少）
When（什么时候完成）
Where（在什么地方完成）
How much（预算费用是多少）
Which（确定工作的优秀顺序，找出
解决问题的重点对策）
（三）高效工作方法
“PDCA工作 循环”
目标多杈树法 “6W3H”法
（三）高效工作方法 目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具4:用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）
有明确的长期目标
社会顶尖成功人士
3% 有清楚但短期目标 10%
社会中上层
有较模糊目标 无目标
60% 27%
社会中下层 社会最底层
（三）高效工作方法 工具4 :用“SMART”法确定目标
Ⅲ
Ⅳ
造成干扰的访问、 忙碌而琐碎的事
不
电话、信件、报告、 处理一般文件等函件 会议许多紧急事件 打电话，看太多微信
重
许多凑热闹的朋友圈 消磨时光
要

忌拉小圈子
工作时应该保持高 昂的情绪状态，即 使遇到挫折，也不 要牢骚满腹、怨气 冲天。
忌情绪不佳，
牢骚满腹
领导面前充分表现 自己，办事积极主 动；同事或下属面 前，推三阻四、爱 理不理。
忌趋炎附势 ，攀龙附凤
忌逢人诉苦
不要把痛苦的经历一谈再谈。忘记 过去的伤心事，把注意力放到充满 希望的未来，做一个生活的强者。
二、具体方法
01 02 03 04 05
情目时人自 绪标间际我 管管管管提 理理理理升
生理学家艾尔马——情绪生理实验
将人在不同情绪状态下呼出的气体 收集在玻璃试管中，冷却后变成水发现：
心平气和
悲伤
猜一猜：
在愤怒、生气状态下呼出的气体冷 却成水后,将其注射到大白鼠身上， 将会发生么？
结果：
几分钟后大白鼠死亡!!!
启示：一些看似难以实现的大目标分割成无 数个小目标，实现起来就不困难了。每天实现一 个目标，日积月累，就会收获人生的大成功。
大目 标
设定目标
小目 标
更小 目标
实现目标
剥洋葱图
即时 目标
即时目标 更小目标 小目标 大目标
日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
高效工作 技巧
目 录
Contents
一 高效工作的含义
二 高效工作的具体方法
三
结束语
一、高效工作的含义
（一）工 作 是 什 么
工作是不要只做上 级要求你做的事

受
制 于
刺激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
28
简化工作环节
任何工作的困难度与其执行 步骤的数目平方成正比；所以 必须要简化工作流程；
简化工作流程是所有成功 者的共同特质，工作愈简化愈 不会出问题。
29
学会拒绝
最糟糕的时间管理方法： 将毫无意义的事情做得很 圆满．
30
追求高效能 最有价值的九条守则
2
目前的工作状态
➢杂事太，总有做不完的 事情；
➢工作经常被突发事件干扰； ➢一波未平一波又起，何日
才是尽头； ……
3
善于沟通
Mang I AM BUSY
4
你永远没有足够的 时间做完所有的事情，但 你总有足够的时间去做 最重要的事情．
5
人生最为沮丧的事， 莫过于当你花了一生的 时间和心血爬上一把梯 子并最终到达顶端的时 候，却发现梯子架的不 是你要上的那堵墙！
• 自己效率的提升
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如何提高效率
• 时间利用高效 • 工作沟通高效 • 有效利用身边的工具 • 整洁的工作环境 • 积极主动善于变革
18
善用工具
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邮件
➢使用邮件规则自动分类 ➢日历规划功能 ➢使用标签功能备注邮件 ➢语言简洁明确有条理 ➢使用截图软件辅助表述
20
利用便签或告示贴
1 第一件事：记录当天事项 2 根据紧急和重要程度标注不同顺序或颜色 3 完成一件划掉一件，直到完成为止 4 当天事情不拖延到明天 5 利用废纸，节约能源
如何提高工作效率
买土豆的两个人
甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提 拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想 了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？” 乙去了一趟市场回来说： “还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？” 乙又赶去市场， 回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部 要了能便宜多少钱？” 乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐 着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？” 不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果 全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我 们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈 谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！” 乙羞愧地回到 厨房干杂活去了。

PDCA
目前水准
科学的工作循环周期
计划管理—凡事都善始善终
工具8 :标准化管理
标准设定
标 准 化 管 理 步 骤 教育
实施管理
例外处理 定期评估
重复频率高的经常性 业务要标准化！
计划管理—凡事都善始善终
工具8 :标准化管理
拉斯迪宾馆的服务标准 麦当劳的标准化管理
计划管理—凡事都善始善终
工具9 :有效计划法
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第二步，工作价值分类 价值80%的工作 价值20%的工作
事项一：审阅文件 事项二：准备工作总结 事项三：与财务经理讨论费用 预算问题 事项四：与人事经理淡奖金问 题
事项五：例会 事项六：准备招聘计划 事项七：会见客户 事项八：接听电话
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第三步，时间和精力分配
价值80%的工作
事项一：审阅文件（例会后8：10-8： 30 事项二：准备工作总结（8：30-9： 30） 事项三：与财务经理讨论费用预算问 题（30分钟） 事项四：1个小时临时紧急事件处理 ……
价值20%的工作
带否定性、批判性， 呈悲观主义 想得多，做得少
蓝色
让我们回过头来想想应 该怎么做
无为，花太多时间在 想怎么做，而不是做 事
五、员工管理工具
根据意愿与能 力对员工分类 马斯洛的需求 激励模式
员工管理
权衡效率与效 果 情境领导模型
员工管理—效果最重要
工具17:根据意愿与能力对员工分类
关于成功的公式：
思维创新—是可以训练出来的
工具16： “六顶帽子”思维法（简单有效的平行思考程序）

1
练习题：日程排序
2
A排序 B排序 C排序 D排序 E排序 F排序 1 2 3 4 5
3
一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个 不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种 资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是 一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上 忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……
20
时间管理六步
一、做好计划和统筹 二、要事第一 ➢ 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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1、学会对付不速之客
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问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来 安排一件C类工作，王经理该怎么说？
问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度， 忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？
6
高效的时间管理
一、管理者常见的时间陷阱 ☞二、时间管理六步三、高效能源自九条守则7时间管理六步
➢ 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
8
案例：广交会展位的来电
9
一般情况下，在每年、每月、每周、每天 当中，较忙的是什么时间段？
有哪些工作可以提前做？
× 高效时间管理=在最短的时间内做最多的事
17
为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？ 案例：一个采购部经理
18
问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？ 故事：桶、石块、碎石、沙子、水 故事：两个捡破烂的人
个案分析：失败的经历/成功的经历
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要追求“利益最大化”，但是对于不重要 的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？
高效时间管理=在最短的时间内做最多的事
B
有些电话 经常进行整理和分类（5S）

02
HOW TO IMPROVE WORK EFFICIENCY
工作效率的重要性
-01-
对个人的影响
收入降低、上司责备、工 作积极性降低、家人抱怨
。自己前途不明。
-02-
对班组的影响
班组同事抱怨、同事不团 结、班组团队工作效率降
低。
-03-
对公司的影响
交货延期、工时增多，成 本提高、效益降低，信誉 受损、客户抱怨，影响公
原因二
知识的不断更新，技术的不断提高
使员工本不熟悉的技能就淘汰而要重新学习新 的技能，这直接导致了职员在职场上的各种技 能的不熟练。
影响工作效率的因素
四、缺乏时间管理
时间是最宝贵的资源
首先要找出什么事情根本不必要
做，无成果的事情，如聊天，做
一些跟工作无关的事情。
01
哪些可以别人代为参加又不影响 效果。
时间浪费 的情况
制度不完善浪费时间的情况；
02 信息功能不健全，沟通不畅，如 有些部门员工手机号在PDM上没 有登记，每次要通过手机翻出号 码。
影响工作效率的因素
时间管理小技巧
01 消除电话干扰
04 当日事当日毕
02 有效计划
05 保持办公室整洁
03 养成记录时间习惯（重点） 06 克服拖延习惯
企业培训 | 工作效率提升 | 员工培训 | 管理培训课程
很乱？
己的思路及方法？
不主动
不反馈
02
对于工作难题不主动向
04
对于任务不知道需求来源是谁？不知道如何控制，
别人寻求帮助？
不知道如何在一定时间内形成闭环反馈？
工作效率的概念
误区一
工作量少，日事日毕， 没有评估

自我管理的常用方法
制定目标
明确的目标是自我管理的基础。制定具体的、可衡量的、 可实现的、相关的、有时间限制的目标，有助于人们更好 地指导自己的行动。
情绪管理
情绪管理是保持心理健康的关键。通过识别和调节自己的 情绪，人们可以更好地应对压力和挑战，保持积极的心态 。
时间管理
时间管理是提高工作效率的关键。通过合理安排时间，设 置优先级，以及有效地应对干扰和拖延，人们可以更高效 地完成任务。
工作压力管理的常用方法
总结词：应对策略
详细描述：面对工作压力，可以采取以下几种常用方法来应对：一是合理规划工作，设置优先级，避免拖延和压力积累；二 是寻求支持和帮助，与同事、领导沟通，分享工作中的压力和困难；三是进行适当的运动和休息，保持身心健康；四是学习 放松技巧，如深呼吸、冥想等，缓解紧张情绪。
02
时间管理
时间管理的定义与重要性
时间管理定义
时间管理是指通过规划、组织和控制 时间，以达到高效完成目标、减少时 间浪费和提高工作效率的目的。
时间管理的重要性
时间管理有助于提高个人和团队的工 作效率，减少压力和焦虑，提高工作 满意度和成就感，同时也有助于实现 个人和组织的目标。
时间管理的常用方法
高效工作方法的实施原则
总结词
实施高效工作方法需要遵循目标明确、任务具体、优 先级排序、时间管理、沟通协作等原则。
Байду номын сангаас
详细描述
实施高效工作方法时，首先要明确目标，确保工作的 方向和重点。其次要将任务具体化，明确每项任务的 内容、要求和时间节点。同时，要根据任务的紧急程 度和重要性进行优先级排序，合理分配时间和资源。 此外，要科学地进行时间管理，合理安排工作和休息 时间，以提高工作效率和质量。最后，要加强沟通协 作，确保团队成员之间的信息畅通和工作协同。