企业行政管理培训_会务工作.pptx

企业行政管理培训会务工作
会务工作
一、会议概述 二、会务工作流程 三、会务工作具体内容 四、常用会议的组织程序 五、技能训练
企业行政管理培训会务工作
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬 邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一 清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会 场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天 上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导 同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
二、会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
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二、 会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
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二、会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
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电话会、电视会、广播会、网络会。
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6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公 司年会、股东大会和董事会、客户咨询 会、展览会、订货会、业务洽谈会.新 产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

改进建议
根据评估结果，提出针对性的改进措施和建议，为下 一次会议提供参考和借鉴。
后续跟进与服务
跟进
对会议议题和讨论的问题进行持续关注，了解后续进展和动态，及时向相关人员反馈。
服务
为参会者提供必要的支持和帮助，解决他们在会议后遇到的问题和困难。
05 会务工作常见问题与应对策略
CHAPTER
会议时间冲突处理
确定会议形式
根据会议内容和目的，选择适当的会 议形式，如现场会议、视频会议等。
会议地点选择与布置
选择合适的会议地点
根据会议规模和需求，选择适合的会议地点，确保参会人员能够舒适地进行交流 和讨论。
布置会场
根据会议形式和主题，对会场进行布置，包括座位安排、投影设备、音响设备等 ，确保会议顺利进行。
会议物资准备
为他们提供服务。
03
在会议期间保持关注， 及时解决参会人员的合
理需求和问题。
05
详细描述
02
对于有特殊需求的参会 人员，如语言障碍、饮 食要求等，提供相应的
支持和协助。
04
会议物资丢失或损坏处理
详细描述
总结词：会议物资的丢失或 损坏会影响会议效果，需要
及时处理。
01
02
03
在会议前对物资进行检查和 准备，确保数量和质量符合
会务工作培训课件
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与应对策略
01 会务工作概述
CHAPTER
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是一项组织和管理会议事务的工作，具有计划性、协调性和细致性的 特点。

编写会议纪要
根据会议记录，提炼出会议的主要内容和重点，形成简明扼要的会议纪要。
编写会议报告
对会议进行全面深入的分析和总结，形成详细的会议报告，包括会议背景、目的、议程、发言内容、 讨论结果等。
跟进会议决议执行情况
制定跟进计划
根据会议决议，制定具体的跟进计划和时间 表，明确责任人和跟进方式。
跟进执行情况
准备会议背景资料
为与会人员提供必要的会议背景资料，以便他们更好地了解议题和讨论内容。
准备相关物品
根据会议需求，提前准备所需的文具、笔记本、矿泉水、茶点等物品。
03
会中服务工作
接待与会人员及嘉宾
热情周到
对与会人员和嘉宾表示热 烈欢迎，提供必要的帮助 和指导。
登记信息
准确记录与会人员和嘉宾 的姓名、单位、职务等信 息，方便后续联系和沟通 。
沟通协调
与相关部门和人员进行沟通协调，共同解决突发 事件或问题。
会后总结与跟进工
04
作
整理会议记录与资料
整理会议记录
确保会议记录的准确性和完整性，包括会议 主题、时间、地点、参会人员、议程、发言 内容等。
整理会议资料
收集并整理会议相关的文件、资料、图片、 视频等，方便后续查阅和使用。
编写会议纪要及报告
引导入座
根据会议安排和座位表， 引导与会人员和嘉宾到指 定位置就座。
协助主持人掌控会议进程
熟悉流程
提前了解会议议程和流程，确保 会议按照预定计划进行。
协助开场
协助主持人做好开场白，介绍会议 主题、目的和与会人员。
维持秩序
在会议过程中，协助主持人维持现 场秩序，确保会议的顺利进行。
记录会议内容与决议
及时服务

会务工作是一项组织和管理会议事务的活动，具有计划性、协调性和规范性的 特点。
详细描述
会务工作通常包括会议策划、组织、协调和管理等方面，以确保会议的顺利进 行和目标的实现。它需要提前制定详细的计划和安排，协调各方面的资源和人 员，处理各种突发情况和问题，以确保会议的顺利进行。
会务工作的目的与意义
总结词
PART 02
会务筹备工作
会议策划
01
02
03
会议主题
明确会议的主题和目的， 确保会议内容与参会人员 的关注点相符合。
会议形式
根据会议主题和参会人员 需求，选择适合的会议形 式，如研讨会、论坛、座 谈会等。
参会人员
确定会议的参会人员名单 ，包括主办方、嘉宾、专 家学者、企业代表等。
会议日程安排
参会人员。
接待与安排
在会议现场，负责接待参会人员 ，安排座位、餐饮等，确保参会
人员得到良好的服务。
会议签到与登记
设计签到表
制作签到表，包括参会人员姓名、单位、联系方 式等信息，方便统计与联系。
现场签到
在会议现场，引导参会人员签到，核实身份信息 ，确保参会人员到场。
登记信息
对参会人员进行信息登记，收集联系方式、职务 等，便于后续联系与统计。
确保场地具备所需的技术设施，如投 影设备、音响设备、网络等，以满足 会议需求。
布置要求
根据会议形式和议程设置，对场地进 行合理的布置，包括座位安排、舞台 布置、灯光音响等。
会议物资准备
资料准备
根据会议议程和参会人员需求， 准备相关资料和材料，如会议背 景资料、演讲稿、问卷调查等。
物资采购
根据会议需要，采购必要的物资， 如文具、纸张、矿泉水等。