备货流程及生产流程(试行)

外贸实操-备货生产的流程备货在整个贸易流程中，占据着十分重要的地位，技术、品质、数量和交期须按照合同逐一落实，尤其在LC付款条件下交期更显重要。

必须要在整个过程中紧密关注并做好协调，尤其对生产和品质比较弱的企业。

1、备货生产主要核对内容：1）货物品质、规格，应按合同的要求核实。

2）货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。

3）备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

2、下达生产通知业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：1）如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，然后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

2）如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

3）如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

3、下订单给工厂备货是履行合同的首要步骤，也是交易行为的正式开展，出口方须按照合同内容逐一落实备货。

备货的主要核对内容如下：1）要写清楚索要所买产品的名称、规格和数量；2）跟工厂确认大概交期；3）合作老客户，可以在未打款前提前通知工厂备料；等收到客户银行水单再安排工厂生产；4）备注好各种OEM生产细节。

4、做采购合同合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全；数量、金额要仔细核对无误；验货方式要写详细、清楚；确认付款方式；确认出了问题的解决办法和索赔方式。

5、生产样品如客户需要看样，可安排工厂打样，或者安排寄常规样。

如客户想要定制样，开样板合同。

收到客户样板费，安排打样，客户返单的就可以不用打样。

6、打定金给相关工厂（贸易公司或者备件采购）核对工厂账号信息；核对本公司会计打款的账单信息；跟踪工厂钱款是否到帐。

7、跟踪生产进程随时掌握生产进程；确认货物尺寸、重量。

有的公司有专人跟单，业务追跟单就可以有的公司由业务跟单，那就得跟工厂紧密联系，随时了解生产情况，并及时反应给客户。

发货
发货前准备：核对订单信息，准备货物，打印发货单
打包货物：按照订单要求进行打包，确保货物安全
发货：选择合适的物流方式，如快递、物流等，将货物发出 发货后跟踪：关注物流信息，及时处理异常情况，确保货物安全送 达
发货信息录入
发货单据：包括订单号、客户信息、货物信息等 录入方式：手动录入、扫描录入、系统自动生成等 信息核对：确保信息准确无误，避免发货错误 信息保存：将录入的信息保存到系统中，便于查询和管理
异常情况记录：详细记录异 常情况，包括时间、地点、 原因等
异常情况处理：根据分析结 果，制定相应的处理方案
异常情况反馈：将处理结果 反馈给相关人员，以便及时
调整操作流程
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异常处理流程
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遇到问题及时上报
发现异常情况， 立即停止操作
详细记录异常情 况，包括时间、 地点、人员、原 因等
及时上报给上级 领导或相关部门
配合相关部门进 行调查和处理， 确保问题得到解 决
分析问题原因
检查货物是否正确 检查发货单是否正确 检查运输方式是否正确
检查货物是否损坏或丢失 检查仓库管理系统是否正常运作 检查员工操作是否正确
拣货
拣货工具：拣货单、拣货车、 拣货篮等
拣货方式：按订单拣货、按 批次拣货、按区域拣货等
拣货原则：先进先出、后进 先出、就原则等
拣货注意事项：核对订单、 检查商品质量、注意拣货速
度等
验货
检查货物质量是否符合标准
检查货物包装是否完好无损
检查货物是否有过期或损坏 的情况
检查货物数量和规格是否与 订单一致
制定解决方案
制定解决方案：根据原因制 定相应的解决方案

配置表分析进货调货
商品部
物流部采购部门店、厂家
传递、反馈
核算组
直调订单、出库单
内仓
商品核对
整理
物流主服务主管
单据交接
外派人员
商品调拨
厂家直送、门店复核出库（以电梯口为关卡）
装车作业
市内开新店：新
店员工到仓库清
点货物，单据交
接清楚，配送组
负责运送
核算组在第一时间之内下单锁库
存，并将单据交予内仓各工作人员
进行拣、对货货品。

以电梯口为复核地，在商品
出库时，发货员与品项负责
人清点货品数量并进行登
记，保证商品无误出库，保
障商品无差异化。

物流部将货物装车完毕之后及时通
知新店店长，告知何时出发，将何时
到达，以便新店店长安排人员做好相
关接待工作准备
服务主管
到货通知
店长、副店
外派人员
物流车队
搬运、摆放
码放、清点
事宜交接
外派人员在巡视过程中告知店员清点货品技巧，有条不紊的进行清点工作。

工程项目备货出库流程及工程实施流程一、备货出库流程：●市场助理根据市场项目需要，填写项目合同内（借货）发货通知单（一式三份），通知单上明确注明需要发送的设备清单、各设备的配置要求、型号、发货地址、市场负责人、收货人、联系电话、到货时间等经过相关领导（市场总监、总经理、董事长）批准以后，提交仓库管理人员。

●仓管人员根据发货通知单安排产品出库，核对存，如外购设备没有仓库，则填写采购申请提交到采购；如自主生产产品库存不足，则填写应急生产申请；●设备出库时，须详细登记出库产品的系列号、型号等，移交工程进行内部安装测试，工程安装测试通过以后方可发货。

●出库完成后，仓管人员把相应的出库信息输入计算机作为公司产品（设备）出库信息进行保存并，同时按要求在（借货）发货通知单填写发货回执说明后，并把（借货）发货通知单返回市场助理及财务各一份进行存档二、外购件检验流程：●仓库管理人员对采购回来的外购件,填写进货检验表（一式三份、采购、仓库、及测试人员各一份存档备查），交由工程部部长安排人员进行入库前检测；检测人员两个工作日内完成设备的检测，并把检测结果填写在进货检验表回执项目中反馈给仓库管理人员和采购。

●仓库管理人员根据检测结果，对外该外购件进行处理。

如果合格，方可办理入库手续；如果不合格，不办理入库手续，把设备退回采购。

●入库时，“入库单”上要详细填写外购件的名称、规格型号、数量、单价、供应商、入库时间、用途等。

●入库手续完成后，仓管人员把相应的入库信息输入计算机作为公司外购件入库信息进行保存管理三、工程实施流程:●市场助理根据市场项目需要，填写工程项目出工单，通知单上明确注明用户名称、项目名称、市场项目负责人、工程实施需求、现场施工环境准备情况、要求工程人员到达现场的时间、用户联系人员及联系电话等经过相关领导（市场总监、总经理、董事长）批准以后，提到技术产品部（接口人目前是技术产品部管理付部长）。

●技术产品部管理付部长收到工程项目出工单后，向工程部经理下达工程项目实施任务书●工程部经理接收到工程项目实施任务书后，落实工程负责人员，并把工程出工单和工程项目实施任务书转交给工程实施负责人●工程实施负责人收到工程项目实施任务书和工程出工单后，根据工程实施需求，制订工程实施计划报工程部长及技术负责人审批●工程实施计划制订完成后，工程人员需做工程实施前准备（完成工程材料工程工具准备、工程设备及软件的测试确认等）●工程人员需做工程实施前准备完成后，工程人员与客户确认工程实施现场环境准备情况，确认现场施工环境准备情况是否达到施工要求，如果没有达到施工要求，则直接填写工程出工单执行单，返回到市场助理，出工单上注明不能如期进行的具体原因；如果达到施工要求，工程人员出工前与市场项目负责人员确认工程实施事宜，了解工程项目实施是否有变化情况。