会议管理制度
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会议管理制度
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1、目的
为了提高会议效率，规范会议流程，提升会议质量，特制定本管理制度。
2、范围
凡本公司会议之管理，均依照本制度。
3、职责
3.1 综合管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作；负责公司会议系统的管理及维护；负
责公司级会议的组织协调。
3.2 总经理负责本制度的审批工作。
3.3研发部负责会议管理系统的开发。
3.4 各部门负责按制度要求执行，并确保会议的质量和效果。
4、会议的种类
4.1公司级会议：每周MC例会、公司年度总结大会、周年庆典大会、总经理发起会议等。
4.2跨部门会议：项目评审会、项目会议、跨部门沟通交流会、学习型沙龙会议等。
4.3部门内部会议：部门内部例会、部门内部总结及学习会议等。
4.4临时会议。
5、会议优先等级：
会议优先顺序依次为：公司级会议→跨部门会议→部门内部会议→临时会议。
6、会议管理
6.1 会议室管理
6.1.1会议室属于公司公共资源，会议室及其设备由综合管理部统一进行管理及调配。
6.1.2会议室的使用采取“预订”方式进行，召集部门应提前一个工作日在公司会议系统中
进行预订会议室，总经理召集的紧急会议可当即预订。
6.1.3预订会议室时须提供会议主题、会议召开起止时间、会议参加及列席人员及人数、召
集部门召集人等，如需综合管理部发通知，需特别注明。
6.2会前准备
6.2.1 会议通知：会议召集人应指定专人发送会议通知。
如需改期或遇特殊情况需安排其他
会议时，召集单位应提前一天报请主管负责人知悉，同时通知综合管理部调整会议室
使用时间。
①会议日期、地点及开会时间。
②会议目的及主题。
③与会人员及发言顺序。
④议题的进行顺序及时间分配。
⑤会议记录人员。
⑥与会者应准备或阅读的资料。
6.2.2与会相关人员的资格
①与该项会议议程或工作密切相关者。
②对该项会议确实掌握资料、学术专精并有经验者。
③该项会议的结论将会对其影响者。
④执行会议结论者。
6.2.3会场准备
①综合管理部接到公司级会议后，由综合管理部及相关部门统一对会场进行布置，包
括场地及会议设备及会议用品的准备等。
②若为跨部门会议或部门内部会议，由召集部门及召集人等对会场进行布置，包括场
地及会议设备及会议用品的准备等，可请综合管理部前台协助。
6.2.4与会人员会前应认真做好有关的准备工作，并认真阅读会议相关资料
（包括汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、会议决定草案，落实会场，备好笔记等）。
6.3 会议管理要领
6.3.1 提高会议成效的要领
①严格遵守会议的开会时间。
②会议开始时主持人（召集部门）就会议议题作简洁说明。
③会议进行中的注意事项：
a)发言内容是否偏离会议主题。
b)发言者是否过于集中于某些人、事，就事论事，不得进行人身攻击或相互指责。
c)会议从头到尾是否有人没发言。
d)发言的内容是否朝着结论推进。
④应把会议的结论整理出来交给全体人员表决。
⑤会议结束当场由所有与会人员填具《会议效果评估表》。
6.3.2 会议注意事项
①不可从头到尾不发言，也不得“一言堂”。
②不可打断他人的发言。
③不可无故中途离席。
④会议中关闭所有的通讯设备，以免打扰他人。
⑤不得私下交头接耳。
⑥会议记录人员应认真填写会议纪要。
6.3.3会议时间管理
①与会人员应准时入场。
②发言者应控制发言的时间。
③会议主持人应按议程控制会议进程，不得随意拖延会议时间；如确实需要延长会议
时间，须首先征得与会人员的同意。
④可用闹钟定时和提醒会议及发言时间。
6.3.4会议记录
①以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录。
②会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
③会议记录应于会议当日呈报会议主持人审核。
④会议记录人做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
⑤会议记录的发放或传阅范围由主持人确定。
⑥会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
其调阅应严格按公司文档管
理制度和保密制度的有关规定执行。
6.4 会后工作
6.4.1会议结束后，会议记录人员应将会议内容整理清楚，并发放相关人员，同时追踪会议
后的协调及跟进落实工作。
6.4.2 所有公司会议结束后，主办部门须将会议计划、会议费用（须包括产生费用地的联系
电话、联系人、公司名）、会议发言稿、会议照相及摄像资料、会场布置资料、会议
总结等所有有关资料的电子档和文本件统一汇总至综合管理部前台归档。
6.5 违反会议管理制度的处罚：
6.5.1无故不参加会议者乐捐20元，无故中途离场者乐捐10元。
6.5.2不遵守会场纪律（接打电话、随意走动），影响会议进程者乐捐10元或做20个俯卧
撑等。
6.5.3 会议迟到者每次乐捐10元或做20个俯卧撑等。
6.5.4 不按时完成会议决议，且不作任何回复者，按不执行工作处罚。
6.5.5 其它未规定事项按公司规定执行。
以上乐捐款统一作为公司活动经费举办活动处理。
7、涉及到跨部门的会议申请，需提前与部门负责人沟通。
8、本制度自2011年8月1日起正式生效。
9、附件：
9.1《会议纪要模板》
9.2《会议效果评估表》
9.3《会议签到表》。
