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01文件与资料控制程序

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东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司
东 莞 市 长 安 富 强 电 子 厂
文件编号 版本版次
QP-01 B.0
程序文件名称
文 件 与 资 料 控 制 程 序
页
次
6/6
相关印章
发
年 月 日
行
受控件
受控件章
非受控件
非受控件章
文件发行章
外来文件管制
作
废
旧版文件
回收章
外来文件章
作废章
旧版文件章
回收章
核 发 实
准 行 施
文控中心 相关部门
“文件发放/回收总览表” “模 治图分发管制一览表”
定期审核
存档
文控中心 内审小组 文控中心 相关部门
“内部质量环境审核控制程 序”
东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司
文件编号
QP-01
东
莞
市
长 安
富
强
电 子
厂
版本版次 页 次
B.0 4/6
程序文件名称
文 件 与 资 料 控 制 程 序
QP-01 B.0 3/6
文 件 与 资 料 控 制 程 序
1.0 目的： 为了对公司质量管理体系有关的文件与资料进行控制，确保文件为最新有效版本而制订本程 序。 2.0 范围： 适合于和质量管理体系有关的所有文件与资料，包括： 2.1 质量管理体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书。 2.2 工程资料：各类工程图纸、样板。 2.3 软件资料：电脑内所有资料及电子档保管的资料。 2.4 外来文件资料：包括客户及供应商提供的样板书、技术参数、图面/规范、行业/国家/国 际标准，订购合同。 3.0 定义： 3.1 受控文件：指受文件变更管制及较机密的文件。 3.2 非受控文件：不受文件变更管制的文件。 3.3 外来文件：外部提供或本工厂从外部取得的文件，如：客户的规范图纸、国家国际标准、 同行业标准、委外检测报告、环评报告、各种法律法规、标准汇编。 3.4 电子档文件：以电脑软、硬盘形式报告的文件、工程资料。 4.0 职责： 4.1 文控中心：负责管理体系文件打印、登录、发行、更换、存档、销毁、借阅及外部 文件的管制。 4.2 管理部网络工程师：负责电子档文件的管控。 4.3 冲压/塑胶/线材部-工程课：负责工程资料的制订。 4.4 业务部：负责和客户有关的外来文件的使用管理，客户资料保存。 4.5 管理代表：负责质量手册编写、审核，程序文件的规划、审核、批准，及三、四阶文件的 批准发行；外来文件管制的确认，电子档文件管控督导。 4.6 总经理：负责一阶文件的核准。 5.0 内容： 5. 1 文件控制作业流程图： 流 程 图 权责 相关文件及使用表单 文件制订（修订） 相关部门 管理代表 责任人 “文件申请单”
文 件 修 订 记 录 表
序 制订修改日期 制订/修改内容 批准 审核 制修定人
1
2008/2/26
新制订文件
黄桂松
2
3
4
5
6
7
88-01-01
工程部 技术文件发行章
年 月 日
行
工程部文件发行章
文件发行章
2008-01-01
工程部 技术文件发行章
工程部文件发行章
东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司
东 莞 市 长 安 富 强 电 子 厂
程序文件名称
文件编号 版本版次 页 次
QP-01 B.0 2/6
文 件 与 资 料 控 制 程 序
5.3.2 文件编号： 5.3.2.1 一阶文件-质量手册：QM-01 5.3.2.2 二阶文件-程序文件：QP-01-22（流水号） 5.3.2.3 三阶文件-作业指导书/检验指导书/各种规定规范标准等： WI-部门编号-流水号（001-999）例如，线材生产课某三阶文件编号：WI-XCSC-001 5.3.2.4 四阶文件-表格（表单、记录） ： FM-部门编号-流水号（001-999） ，如是全厂共用表单，部门编号统一以管理 部门别编号，生产共用到的表单，部门编号以生产部别编号。 5.3.2.5 外来文件：编号统一为 WL-部门编号-流水号（001-999） 备注：因公司原印刷一些表格，为避免浪费，暂时使用，延用原编号，再印刷一律按 上述规定执行。 5.3 文件格式、文件版本/版次、页次、编写/审核/批准等规定： 5.3.1 质量手册：正文统一用“小四” “宋体” ，抬头栏以“宋体” ；版本版次统一从 B.0 开始编，每换十次版次换版本，如 B.10 再变为 C.0；页次 1/45，前面 1 表示第 1 页，后 45 表示共 45 页，文件修订记录表不含盖在总页数内；编写/审核由管理 代表执行，批准由总经理执行。 5.3.2 程序文件：正文统一用“小四” “宋体” ，抬头栏以“宋体” ；版本版次统一从 B.0 开始编，每换十次版次换版本，如 B.10 再变为 C.0；页次例如：1/5，前面 1 表 示第 1 页，后 5 表示共 5 页，文件修订记录表含盖在总页数内；责任人编写，部 门主管审核，管理代表批准，执行。 5.3.3 作业指导书：形式不限，格式不限，字体不限。但作业指导书上必须有：文件名称、 文件编号、版本版次、页次、编写人、核准人（或审核人、批准人） 。现场作业 指导书鼓励使用图片形式;管理代表批准（或核准）执行。 5.3.4 表格：版本统一 B.0 开始编，每换十次版次换版本，如 B.10 再变为 C.0，所有涉及 管理系统表格应编号并在文控中心备案。 5.3.5 工程文件编号原则及审核权限: 5.3.5.1 工程文件编号方法: END □ □□□□ □ 1 2 3 4 1. END 表示工程 2.表示类别:P*:制程及完成品检验规范(PT:金属零件 PH:塑料类 PW:WAFER) D:设计标准 E:工程图面 S:规格书 T:测试报告 IT:电镀进料检验规范 3.流水号:0001-9999 或 001-999 4.其它补充说明
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程序文件名称
文件编号 版本版次 页 次
QP-01 B.0 5/6
文 件 与 资 料 控 制 程 序
5.3.5.2 产品编号方法参照【产品编号作业指导书】执行。 5.3.5.3 工程图面、检验规范、规格书、塑料模具图面、五金模具图面、承认书、设计标 准、测试报告由助理工程师制作，工程部最高主管核准。 5.4 文件发行和保存： 5.4.1 文件原稿控制由责任人签字，背面盖“受控件” ，由“文件最新状况一览表”最新版 本版次控制，原稿保存在文控中心。所有管理文件，包含一二三阶文件由文控中 心统一管理发行，发行时首页加盖红色“文控中心发行”章、其它页加盖“受控 件”印章。新文件发行由“文件发放/回收总览表”控制。一二阶文件统一在一 起，登记在“文件最新状况一览表”上，三阶文件分部门并登记在“文件最新状 况一览表”上；四阶文件分部门登记在“记录一览表”上。如果该文件不影响管 理系统，仅供参考则在正面盖“非受控件”印章。 5.4.2 工程图面由工程部加盖“工程部技术文件发行章”后转文控中心,由文控中心根据实 际工作的需要,复印合适份数盖红色”文控中心发行”章,分发给相关部门,并在 “模治图分发管制一览表”登记;原稿保存在文控中心. 5.4.3 各部门申请/修订/作废文件填写“文件申请单” 。申请/修订/作废文件必须经过管理 代表批准后才可发行。 5.4.4 各部门根据文控中心的“文件最新状况一览表”版本版次状况，避免使用作废文件。 5.4.5 对客户需求之文件，由文控中心于每页加盖红色“非受控件”印章。且此文件有变更 不另行通知。 5.5 文件销毁： 5.5.1 文件变更，旧文件由文控中心收回，统一在正面盖“作废”印章、或在正面打“╳” 。 统一销毁，或作废纸处理，背面利用。旧版原件文控中心只须保留上一版,并加盖“旧 版文件”,另行归档保存。 5.5.2 如作为参考文件则盖“旧版文件”仅供参考。 5.6 文件修订/审核：文件发行后各相关人应组织学习，以后如需要修订，则重新填写“文件申 请单” ，由原来审核批准人审核批准修订。编号不变，版本版次改变。每次内审/ 管理评审对文件进行审核，确认是否符合现实要求。 5.7 文件借阅、补发：一二阶文件借阅补发必须经过管理代表批准后才能实施。借阅补发人填 写“文件申请单”放在文控中心才能实施，借阅应按期归还。补发则在“文件发 放/回收总览表”或“模治图分发管制一览表”上体现。 5.8 外来文件管理： 5.8.1 外来文件编号见 5.3.2.5。 5.8.2 外来文件由文控中心统一登记在“外来文件一览表”上进行管理，外来文件封面正 面加盖“外来文件管制”印章。环境法律法规作为专门的外来文件登记在“环境法 律法规一览表”上。 5.8.3 根据厂内实际的情况,外来文件需要分发到相关部门时,由文控中心人员复印相应 的份数,加盖“文控中心发行章”进行发行,并记录在“文件发放/回收总览表”上, 原稿由文控中心保留. 5.9 电子档文件，由管理部网络工程师统一管理，通过加密码控制，该密码只有当事人和网络 工程师两人知道，不得告诉第三人。ISO 文件用 U 盘存档备份。 6.0 参考文件： 6.1 内部质量审核控制程序 ---------------------------------------QP-19 6.2 产品编号作业指导书--------------------------------------WI-GC-004 7.0 附件表单： 7.1 文件最新状况一览表 -------------------------------------FM-WK-001 7.2 文件发放/回收总览表-------------------------------------FM-WK-002 7.3 文件申请单 -------------------------------------------FM-WK-003 7.4 外来文件一览表 ----------------------------------------FM-WK-004 7.5 环境法律法规一览表-------------------------------------FM-WK-006 7.6 模治图分发管制一览表-----------------------------------FM-WK-013

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文件与资料控制程序

文件与资料控制程序

文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。

有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。

下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。

一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。

这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。

常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。

管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。

技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。

客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。

内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。

二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。

编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。

例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。

这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。

三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。

明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。

在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。

同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。

对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。

审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。

审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。

四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。

可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。

01文件与资料管理程序

01文件与资料管理程序

01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。

良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。

本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。

二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。

下面将详细介绍每个环节的具体内容。

1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。

在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。

- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。

- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。

2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。

可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。

一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。

- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。

- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。

3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。

可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。

- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。

4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。

可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。

- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。

5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。

可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。

01-文件与记录控制程序

01-文件与记录控制程序

文件与记录控制程序1 目的确保质量管理体系的所有文件、资料、记录，能保持其适用性，有效性、安全性，系统管理与使用。

2 范围适用于公司质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、三级作业指导书、表单/记录以及外来文件的管理与控制，确保与产品质量有关的部门、场所使用正确、有效的文件版本。

3 权责3.2行政部：主管公司文控工作，负责质量手册、程序书、三级管理类指导书及相关的法律法规的发放、更改记录的保存、以及原版质量体系文件的管理。

3.3各部门：负责归口本部门的程序文件及工作指导书的编制，并负责缴回旧版/废止文件，严格依相应文件标准进行作业。

4 定义4.1 文件：可用以追查产品质量及品质系统是否有效运行之资料。

4.2 受控文件：需随时保持最新状态的文件，如质量手册、程序书、工作指导书等，盖有受控文件识别章。

4.3质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系，落实质量方针，目标的最基本的文件。

4.4程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系中各种作业程序的运作文件，这一类的作业通常为跨部门性质的作业。

4.5三级作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系各重要作业程序的运作文件，这一类的作业通常都为单一部门性质的作业。

4.6表单：包括各种记录格式、表格，图表经过作业产生的图表原始记录的记录格式，各类表单应置于相对应的程序文件，三级作业指导书之附件中。

4.7记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.8 参考文件：无需随时保持最新状态的文件，如政策法规、提供客户或评鉴单位之质量手册。

4.9 外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及引用国际或商业相关之标准。

4.10 作废文件：不具备执行要求、实施要求、准量要求之文件。

4.11 旧版文件：已被其他实际使用文件代替，不合实际使用要求之文件。

5 流程图5.1.1 文件制订流程图流程权责单位表单5.1.2 文件修订流程图流程权责单位相关说明表单6 内容及要求6.1文件编号及文件版本号6.1.1 一﹑二级文件编号采用5码编号,其规定如下:流水号从01至99文件级别（1/2级）公司代码6.1.2 三、四级文件编号采用9码编号,其规定如下:01至99(2-3位)（见附表1）1-4）6.1.3 文件阶别的表示QM-质量手册：最高纲领性文件，阐述质量方针，描述质量目标；QP-程序文件：按《质量手册》要求所编制各项质量活动过程和如何完成的一系列文件，如管理职责，合同评审，文件控制等；WI-即：作业标准文件，在各项作业中为保证操作高效率和良好质量之标准资料；FM-即：表单/记录：凡记录作业结果所用的文件；6.1.46.1.5 版本及版次版本用1、2、3、4…分别表示第1、2、3、4…版，版次以0、1、2、～9表示第1、2、3～10次。

JJ—QP—01 文件控制程序

JJ—QP—01 文件控制程序

1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。

2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。

3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。

3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。

4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。

4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。

包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。

4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。

可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。

4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。

5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。

5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。

5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。

受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。

5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。