企业的发展离不开档案

企业的发展离不开档案知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用之上的经济，这一经济形态是以高新技术产业化、信息产业迅速发展为重要特征，创新成为最为活跃的经济增长因素。

企业要在激烈的竞争中立于不败之地，就要跟上时代的步伐，融入信息大潮。

但是，由于种种原因，企业档案工作往往受到企业经济效益的制约，比起国家机关及政府管辖的档案馆来说，实力及管理水平相差距离较大，除了个别单位基础较好的外，基本上还按照传统的工作模式，重复着繁重的手工劳动，档案和档案工作纳入企业管理的信息系统，还没有从根本上解决，即使有些单位的档案部门对库存数据做了一些处理，数据库系统还没有真正运行起来；有些单位硬件配备还不够到位；人员培训力度不够等等。

在信息时代，档案部门的信息建设如果还没有引起足够重视的话，对企业的发展是极为不利的，今后应尽快采取一些有效措施，逐步改变这种局面。

在知识经济的今天，信息与知识日渐成为企业竞争的法宝，取胜的武器，档案和档案工作再也不能独立封闭运行了，必须纳入企业信息管理系统，成为企业信息管理的主要构成，与其他信息形式一起，在改造和重构企业生产、经营的结构模式和机制的过程中发挥特有的作用，在为企业各项工作提供优质高效的信息服务中，不断地丰富自己，壮大自己。

目前，中国大多数企业都面临着重重困难，能投入到档案工作的经费很有限。

但是，如果企业不对档案工作加大投入，企业信息不灵，必然延误商机，最终受到损失的是企业。

因此，如何合理、循序渐进地推进企业信息化建设，使之服务好企业，为目前及今后信息化打下良好的基础，是极为重要和非常必要的。

在企业规模不断扩大，经营项目趋向多元的进程中，娃哈哈深刻地意识到——档案信息化是企业发展的必然需要。

早在2002年，娃哈哈就开始了档案信息化工作，至今在档案信息化建设上已投入了100多万元。

目前，企业已建立了覆盖全集团的多全宗档案信息管理系统。

2009年，娃哈哈开始重点进行档案全文数据库建设，开展历史档案的数字化加工。

2010年，娃哈哈被浙江省档案局馆评为省第一批规范化数字档案室。

随着档案信息化的进一步深入，数字档案的安全问题日益突出，如何避免因各种灾难造成的数字档案毁灭（如火灾、水灾、系统崩盘等），成为企业的当务之急。

2010年，浙江省档案局馆推出了档案数据登记备份的有力举措，主要实现2个目的：一是在企业档案数据受到损害时，提供备份数据恢复服务，确保信息安全；二是档案部门可以作为非利益相关的第三方，对备份档案的原始性、真实性提供鉴证，起到证据保全作用。

娃哈哈认为此项工作很有必要，于是迅速进行了企业内部自查，检查公司各类管理信息系统数据是否已有异地备份，并投入150多万元对公司其中一个机房进行改造，达到2个机房实时异地互备的要求，提高了信息系统的安全性和可靠性。

同时，娃哈哈仔细向省档案局馆了解了登记备份的实施方案和具体操作方法，然后确定了第一批登记备份的试点档案范围，之后便抓紧实施登记备份工作。

此举不但为其他民营企业进行档案登记备份工作探索了道路，也为娃哈哈的未来发展打下了坚实的档案信息基础。

杉杉集团公文档案管理分别用于集团总部、基地和各生产公司，由收文管理、发文管理、档案管理和系统维护四大模块组成。

综合智能化管理系统工程以条形码管理贯穿整个业务过程，采用一件一码管理与按品种管理相结合的方式以适应不同的管理目标。

经过一年半时间的艰苦努力，杉杉集团已建成内部三十余个局域网，总计安装工作站点1200余个，基本实现了系统工程的设计目标。

投入运行以来，运行效果良好，实现了业务与财务的互联，体现了以销售为中心的企业管理思想，是一套有自己特色的信息系统。

该系统还通过了有关部门组织的技术鉴定，受到专家和学者的一致好评。

◆充分利用Internet，将分布在全国各地的分支机构有机地联成一个网络。

通过电子邮件，将业务数据库的更新信息自动同步到分布服务器上，达到了既及时、高效，又低运行成本。

◆采用条形码技术，给每一件产品编排一条形码，使企业的管理者能够掌握非常详尽的生产、市场信息，可以方便地查到每套衣服的特性、生产、销售的全过程。

◆采取定制开发，充分实现成功企业的管理特色。

财务存货系统是根据我国的财务制度和企业特色，并结合业务系统而设计开发，能较好地反映财务人员的需求；销售系统充分考虑到各种客户的不同情况，按自营、代销、经销、批发等，作不同的处理。

◆支持集团/大中型企业跨地区的体系化管理模式。

◆支持多种网络传输方式，可采用光缆、DDN专线、电话拨号、Internet邮件等。

借助于网络通信、Internet及分布数据库技术、采用集中与分布相结合的形式，实现经营管理信息的动态共享，提供分析、统计功能，为决策提供依据。

◆严格的用户权限管理及信息的高安全性和可靠性。

目前，杉杉集团公司有小型计算机一台，服务器40 余台，微机工作站1200余台。

其中，小型机为HP9000，用作主要的数据库服务器，HP K系列高档服务器近40余台，数据库以Informix Dynamic Server 7.3为主，网络设备选用了Cisco的产品。

谈及计算机硬件设备的选型标准，沈主任介绍说：主要是看厂家的售后服务。

杉杉集团的综合智能化管理系统工程，覆盖面大，23个销售分公司、1500家专卖（厅）分布在全国各地。

由于系统采用分布集中模式，各工厂、销售分公司拥有独立的数据库服务器，因此设备的质量以及售后服务就显得极其的重要。

一方面要求产品具有较高的性能和可靠性，另一方面要求厂商能提供全国联保的承诺。

在综合考虑了产品的性能价格比和售后服务后，服务器选用了HP的产品，而微机则是联想和HP的产品。

杉杉集团的综合智能化管理系统工程是与上海启明软件公司合作开发共同完成的。

为什么选择了合作开发的方式？沈主任介绍说，这么大的工程，显然用我们自己的力量是无法完成的，而完全引进，目前市场上有没有完全适合自己的产品，只能走合作开发之路了。

谈及对合作伙伴的选择，沈主任认为，一方面要看合作伙伴的规模，是否具备开发能力和实力，另一方面要看其是否有类似项目的成功经验。

上海启明软件公司曾作过类似的项目，有成功的案例，因此，与他们合作能保证项目开发的质量和进度。

企业档案发展的道路呼唤档案和档案工作纳入信息管理轨道档案和档案工作纳入信息管理轨道，从广义上说企业信息化是指企业在产品、工艺、材料、组织管理等方面越来越多地依赖信息知识和信息技术的过程，包括劳动力知识化、资本信息化、技术创新知识化、劳动手段和更新的信息化，都是建立在广泛采集和使用信息的基础上的。

因此，也就离不开企业信息的主要存在形式——档案和围绕它展开的档案工作。

主要表现在两个方面：一方面，档案信息是企业的内部信息，也是企业的财富，是企业信息化的基础。

信息化是知识经济时代企业经济管理的基本需求和发展方向，作为人类文化的宝贵财富，企业经营管理的历史记录，企业发展的见证——历史信息的档案必然应纳入信息化的轨道，才能充分发挥档案信息资源的作用，也只有这些历史信息的参与和发挥作用，在企业信息管理网络中的运用和运行，企业信息化才有实际内容，才能真正运行起来。

例如：出版社中的总编室、出版部、编辑部、财务部、发行部门、档案部门，把各部门现存分散的档案用网络的手段，汇成一条龙信息，才能把档案盘活起来，以便最大限度地、不受时空限制地、提炼档案中的有效价值，为我所用。

在市场条件下，企业只有以市场为导向，从自身状况出发，发挥自己的特点和优势，进行生产经营，才能取得成功。

以市场为导向，主要表现在对市场的充分掌握与灵活运用上。

企业只有将历史信息、现实信息和外部信息有机地结合并充分运用起来，才能够分析出市场的发展变化趋势，才能针对自己实际状况，采取相应的措施，也才能在市场经济中，立于不败之地。

历史信息，对于一个出版企业来说就是出版档案信息、自身的资源状况和优势。

也只有出版企业档案才能准确揭示，例如：出版社出版图书的书号中的条形码，它涵盖了大量的信息，如作者、出版社、分类、语种、定价、字数等，因而立足于本单位档案信息，寻求内外信息的有机结合，是企业档案信息化的根本出发点。

另一方面，企业信息化需要借助档案工作的拓展和延伸来贯彻信息化的方针，实现信息化的目标。

传统的企业管理靠的是行政传导机制和行政命令，信息流动是单方向的，效率是低下的。

信息化，强调企业信息的多向多维的传递与共享，这就需要借助于现代化手段、现代化设备、与之相适应的思维方式。

要促进企业信息管理一体化企业信息管理一体化，具体表现为两个一体化，即文档一体化、和图书、档案、情报一体化。

首先是文档一体化。

文件和档案是具有本源性的固态信息，从现行文件到档案是一个延续统一的、前后衔接的过程。

传统档案管理中文件和档案有着本质的区别，文件和档案有不同的定义，不同的管理方法，不同的运行方式。

但从信息化的角度，理应将两者纳入一个统一的管理系统。

美国的戴维·比尔曼，澳大利亚的伦达.阿卡兰等人认为，在电子文件时代，档案管理人员应当从保管员变为“审计员”，履行审查和控制文件形成处理过程的职责。

其次，是档案、图书、情报资料一体化，企业档案工作有别于机关档案部门和国家档案馆。

它的工作重点在于为生产经营服务，特别是在我国加入WTO后，外部竞争力量的进入，会加速国有企业的优胜劣汰的考验。

对于企业来说，单一的档案信息已无法满足在日益激烈的国际竞争中的信息需求，企业就必须通过各种途径获得外部信息。

如先进的国际标准、经营模式、先进的经营理念和先进的技术、国内市场动态、政策动态等。

再加上企业文件、档案、图书、资料等内部文献信息来强化自身的竞争能力。

从系统论的角度来看，文件、档案、图书、情报、资料是一个完整的信息工程，整体信息大于部分信息之和。

文件、档案一体化，特别是图书、情报、档案、资料一体化将成为企业档案工作的必然的努力方向。

只有实现一体化管理，才能使相关的信息取长补短，发挥出强大的整体效应。

充分发挥信息的整体化的企业决策、生产经营活动中的作用，将成为企业能否在市场中获胜的关键所在。

服务体系的网络化现代电子网络，信息技术的发展，要求信息载体服务的形式必须是网络化的、具有区域性的、全球性的特点。

面对新世纪，企业档案工作者要有紧迫感，积极建立企业信息网络，并且要创造信息上网的必要条件，不失时机地搭上网络时代的这一“列车”，以求从根本上提高服务水平，实现超越时空服务和信息共享。

在网络中，信息知识的联结不再是线性的，而是网状的。

可以有各种各样的联结方式和检索方式。

而且，具有信息传递容量大，速度快的特点。

通过它可以实现异地查询而不受时空的限制，利用者可以随时与企业档案信息管理中心联系，通过网络，将信息快速地传递给查阅者。

企业实现了信息计算机管理网络化后，技术和管理部门的业务人员，就可以将CAD（计算机辅助设计）所产生的电子文件材料信息，通过网络上的PDM（产品数据管理系统）或IMS （信息管理系统）直接传输到可以利用的使用部门的各个计算机终端上，使用部门只需在自己的终端上就可以看到公司当前最新有效的信息数据，也可以通过区域性、行业性网络和国际互联网及时地获取企业所需的各类信息。