关于进一步规范文字材料的通知

关于进一步规范各种文字材料中
规范使用序号标点、汉语拼音等的通知
各职能科室、各级部：
在本学期第一学月常规管理工作展评活动中，发现在公文、各种计划、活动实施方案、学月工作总结报告及记录日常工作的文字材料中，比较普遍地存在使用序号标点、汉语拼音等不够规范的地方。

为了及时纠正这类不规范情况，现将有关标准重申如下，望对通知前形成的文字材料进行一次检查，能纠正的及时予以纠正，并在今后的文字材料中不再出现不规范的使用。

一、公文发文号的正确使用
公文发文号中，年份外的括号应用中括号“ 〔 〕 ”，而不用小括号“（ ）”或方括号“[ ]”。

如：鲁教办（2004）5号 （错误）
鲁教办[2004]5号 （错误）
鲁教办〔2004〕5号 （正确）
二、文字材料中序号标点的正确使用
（一）结构层次的序号
　第一层为“一、”，第二层为“（一）”，
　第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（二）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面应用逗号（“，”）。

（三）“一”、“二”、“三”等后面应用顿号（“、”）。

（四）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（“.”），而不该用“、”或其它。

（五）序号如加括号，如（一）（二）（三）（1）（2）（3）等后面不加标点符号。

三、年份的正确用字
年份如用“二○○四年四月”的方式表述，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角字符“Ｏ”。

应当写明年月日，不能简写，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。

四、标题
国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

五、正文
行政机关用国际标准A4纸，正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。

要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。

只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。

独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。

六、汉语拼音注音的正确使用
1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题可以全部大写。

2．分连写：词内连写，词间分写。

七、数字及标点符号方面存在的问题
1. 数字。

《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表
述“余”字应置于单位词之后。

另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

数字、年份不能回行。

2. 标点符号。

国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。

有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示
概数，中间不应用顿号隔开。

如使用书名号，其内应写全称。

例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。

破折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。

3. 正确区分连接号和破折号
（1）凡文中使用连接号的应使用“～”，而不使用“——”或
者“—”。

如：2004年3月～5月中的“～”，不用“——”或“—”。

（2）凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“——”而不
用“～”或只占一个空格的“—”。

如：再接再厉，推进语言文字规范化工作——2004年语言文字工作总结。

八、印刷、装订
国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。

一份文件应统一顺次编排页码。

文件封面使用学校统一印制的彩页，文件名称一律用宋体、一号字打印。

三、打印格式
主标题字体为加粗宋体的二号字。

副标题、单位字体为仿宋三号字。

正文字体为仿宋四号字。

材料稿中一级标题黑体四号字，二级标题、三级标题加粗仿宋四号字
要注意正、副标题、单位与正文之间的段间距。

正文行间距一般为26～28磅或单倍行距。

所有材料纸张规格统一为A4纸（确有需要可用A3纸）。

四、年份的正确用字
（一）年份如用“二○○九年十月”的方式表述，则中间的“○”不能写成阿拉伯数
字“0”或英语全角字符“O”。

二○○九年十月（正确）
二00九年十月（错误）
二oo九年十月（错误）
二零零九年十月（错误）
（二）年份一般不用简写
如：1990年不应简写成“90年”或“九〇年”
（三）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的短语，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“•”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。

如：“一•二八”事变（1月28日）
“一二•九”运动（12月9日）
“一一•一〇”案件（11月10日）
五四运动（5月4日）九一三事件（9月13日）
五、数字之间符号的表述方式
（一）阿拉伯数字书写的数值表示数值范围时，使用浪纹式连接“～”，而不使
用“——”或者“—”，如：
“2009年3月～5月”中的“～”，不用“——”或“—”。

15米～20米（不写成15～20米）
1990年～2001年（不写成1990～2001年）
（二）概数和约数
相邻的两个数字并列连用表示概数必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿
号“、”隔开，如：
二三米（不得写成二、三米）
三四个月（不得写成三、四个月）
四十五六岁（不得写成四十五、六岁）
七八十种（不得写成七、八十种）
六、汉语拼音注音的正确使用
（一）大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题可以全部大写。

（二）分连写：词内连写，词间分写。

如：中国连云港金秋经贸洽谈会
ZHONG GUO LIAN YUN GANG JIN QIU JING MAO QIA TAN HUI（错误）ZHONGGUOLIANYUNGANGJINQIUJINGMAOQIATANHUI（错误）
ZHONGGUO LIANYUNGANG JINQIU JINGMAO QIATANHUI（正确）
具体可查看《汉语拼音正词法基本规则》。

汉语地名中的专名和通名分写，每一分写部分的第一个字母大写。

Jiangsu Sheng（江苏省）
Lianyungang Shi（连云港市）
地名的拼写
专名和通名的附加成分，单音节的与其相关部分连写。

Zhongshan Lu (中山路）
Zhongshan Donglu（中山东路）
Jiefang Lu（解放路）
Tongguan Nanlu（通灌南路）
七、写规范字
规范字是指以1986年经国务院批准重新发表的《简化字总表》为标准的简化字、以1955年国家公布的《第一批异体字整理表》为标准的正体字和以1988年国家语言文字工作委员会和新闻出版署联合发布的《现代汉语通用字表》为标准的印刷用字。

党政机关、企事业单位的名称牌（招牌）、标志牌及标语、广告、大型活动等各类用字应使用规范汉字。

（一）党政机关名称牌的规范是：不得使用手书字、外国文字，不得出现字形不规范的字。

（二）企事业单位名称牌的规范是：
1.印刷体或手书字完全规范，手书字中若有繁体字、异体字，须在醒目位置配放规范汉字副牌。

2.汉语拼音书写正确。

3.外国文字书写正确，并与中文配合使用，中文置于主要位置。

（三）公务用字的规范是：
1.公文文头、信封、便笺、文件袋、档案袋、印章用字要规范。

2.各单位发出的奖牌、奖状、证书用字要规范。

3.内部印刷品、文件用字要规范。

4.网页用字要规范。

5.公务员名片用字要规范。