浅议电力企业档案信息化管理
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７４ 浅议电力企业档案信息化管理 口黄琳 （广西电网公司南宁供电局，广西南宁５３００３１） 随着电力企业在信息化进程方面的加 快，计算机己广泛应用到企业的各个管理领 域中，企业的纸质文档己被电子档案所取 代。档案的信息化管理的重要性，也越来越 受到人们的关注，档案的信息化这一新的资 源，给档案工作带来了新的契机以及新的研 究课题。因此，档案信息化管理工作的顺利 进行与否，关系着整个电力企业的生存和发 展。为了提高电力企业的经济效益，必须要 加强对档案信息化管理建设的研究。 一、电力企业档案信息化管理的重要性 １．１档案信息化管理是电力企业工作 的重点 档案作为一个庞大的信息库，主要是 将各种信息资源储存于繁多的单堆资料 中。它是一种原生的信息资源，要实现其 自身的价值，必须要进行一系列的整合。 档案信息化管理是电力企业工作的重点， 为企业的效益的产生发挥着不可磨灭的 作用。因此，必须要充分利用档案的信息 化管理优势，发挥其作用，从而为整个电 力企业的长期发展提供有力的支持。 １．２档案信息化管理是整个档案集成 管理的基础 档案信息化管理是在知识平台的基 础上，将相关文件和管理中的图像、文字、 声音以及时间等各种信息的集成起来，使 各个类别的信息得到整理和汇总。这样才 能使各个不同功能的部门和环节，克服时 间和空间以及不同环境等的障碍，来实现 信息的自由流通。 二、档案信息化管理存在的问题 ２．１档案管理人员素质的问题 目前，档案信息化管理部门缺乏技术 熟练的人员，这对整个电力企业的发展造 成很大的障碍，不利于企业整个事业的顺 利进行。因此，必须要求相关的管理人员具 备较高的知识层次，掌握先进的技术技能。 这样才能为档案的电子化管理打好坚实的 基础，反之，如果没有高知识层次、高技术 ＠管理观察・２０１０年９月上旬刊 的人才，即使引进高科技的装备，那也只是 一种装饰，为企业的发展发挥不了作用。 ２．２不能保留自身的特定性 档案的信息化管理，在一定程度上，尽 管节省了大量的时间，提高了工作效率，但 是也存在着不能保留自身特定性等问题。 主要是由于电子文件易于修改，在改动后 不留下痕迹，也不具有特定的字迹，所以电 子文件的原始性、凭证性得不到保证。 ２．３档案管理缺乏系统性 档案信息管理要实现电子化，其前提 必须是档案管理要具备系统性。但是，在 目前的情况下，由于种种的原因，档案文 献管理存在着标准不统一，管理不规范的 现象，这严重制约了档案信息化管理的统 一性。因此，档案信息化管理的标准化、规 范化工作必须要有待进一步的提高。 ２．４档案管理的技术标准滞后 目前，由于档案管理的工作程序以及 技术标准在制定的时候，没有考虑到计算 机信息处理技术特点和发展情况，因此， 相关的档案文献载体的磁盘、光盘，不能 在现行的档案管理或有关规定中找到相 应的技术标准来进行规范。 三、完善电力企业档案信息化管理的 对策 ３．１提高档案信息化管理人员的素质 在知识经济快速发展的时代，为了拓 展电力企业的事业以及电力企业持续创 新的源泉，就必须要提高相关部门管理人 员的素质。对于档案信息化管理来说，提 高其管理人员的素质，除了档案管理人员 自身精通本职的专业知识以及专业技能 之外，还应具备应用现代科技手段来对其 进行科学管理的能力。因此，电力企业有 关部门可以通过宣传学习，或者鼓励员工 在闲暇的时候，利用广播、电视以及函授 等进行自学，从而使员工不断更新自身的 管理知识，扩大自身的知识面和素质，进 而提高档案管理队伍的工作意识，增强自 身的职业感和事业心。 ３．２提高档案的标准化和规范化水平 档案的标准化和规范化的提高，能使档 案信息化管理工作更顺利的进行，同时，档 案标准化、规范化这种信息化的整合能提高 系统的整体水平，从而发挥整体的优势。因 此，为了提高整个系统的管理水平，必须要 做好档案信息化管理的基础工作，首先就是 档案业务要规范，档案标准要建立健全以及 得到真正的实施；其次，档案信息化的建设 要着眼于提高整个系统的整体水平。 ３．３确保网络信息的安全 在档案信息化管理的建设中，网络信息 的安全问题，必须要引起人们的高度重视和 关注。如：电子档案载体的异地安全保管体 制和网络传递与介质传递的电子文件归档 系统等，都要对其的安全加以研究，否则，网 络信息不安全，将会导致信息的保密、知识 产权等一系列问题的产生，这些问题的存 在，对档案的信息化管理建设造成极大的阻 碍。特别要注意机密档案信息的安全保密问 题以及计算机系统运行的安全问题，对于 此，需要设置访问权限或者身份识别等等， 这样才能确保档案信息化管理的顺利进行。 ３．４加强档案管理队伍的建设 企业的发展离不开人才，因此，要推 动档案信息自动化管理，人才的培养不可 或缺。针对目前一些企业单位档案管理队 伍不稳定，人才流失严重等情况，具体可以 从以下几个方面着手：在工作上，有计划的 组织去进修学习，掌握新的技术知识：在管 理上，可以引入竞争机制，从而增强员工的 活力与动力；在生活上，要给予及时的关心 和照顾，使其没有后顾之忧等。 综上所述，档案信息化管理建设是一 项艰巨的工作，它的顺利进行必须要所有 档案人员的积极参加与配合。再者，档案 管理信息化是当今世界和社会发展的大 趋势，只有克服困难，与其它专业同步发 展，才能更好的为企业服务，才能为企业 的长期发展打下坚实的基础。◆ 参考文献： 【１】曹勘，档案信息化管理存在的问题及对 策探讨，中国科技博览，２０１０年ｌ０月：２７４． 【２】安小辉，论档案信息化管理的重要性， 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），２０１０年 １月：１８４—１８５． 【３】丁文军． 提高企业档案信息化管理之我 见，西北水电，２０１０年第２期：９６． 【４】李黎，电力企业档案数字化建设的探讨，陕 西电力，２００９年第３７卷第８期：８３－８５． ［５】陈娟，论档案信息化管理，前沿，２００７年第 ５期：２３８—２ ３９．
