档案的基本概念

档案知识问答100题

一、档案工作基本术语概念（45题）

1、什么是档案、档案价值？

答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

2、什么是档案工作、档案管理、档案学？

答：档案工作是指管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。

3、什么是公共档案、私人档案？

答：公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

4、什么是文书档案、科学技术档案？

答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？

答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

6、什么是文件、电子文件、归档文件？

答：文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

7、什么是原件、复制件？

答：原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件是指与原件内容相同的复制品。

8、什么是文稿、手稿？

答：文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

9、什么是文本、文种？

答：文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本，各种文字文本等。文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。

第一节 档案管理基本知识

一、什么是档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：

1、必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。

2、必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。

3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。

档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：

（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。档案的质量，最初取决于文件的质量。（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。（3）文件是经过整理成为档案的。文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。

档案管理基本概念

档案管理指的是对各种类型的记录和文件（包括信函、文档、图纸、照片、音像资料等）进行收集、整理、利用、保管等环节的管理和运作方式。这是一项涉及极广的工作，既包括有道德和法律方面的义务，也需要技术和管理层面的支持，因此档案管理是一项复杂而又必要的工作。

档案管理的目的是为了确保档案的完整性、可靠性、有效性和安全性，并为文化遗产保护、历史研究、教育教学、行政管理和公共服务等提供支持和依据。档案管理需要有一套完整的监督机制，需要严格遵循一些基本标准和原则，以确保档案管理行为的合法、规范、有效和科学。

档案管理需要进行分类、编码、归档、检索、借阅、保管、销毁等管理，这些过程中都需要有一些重要的管理原则。例如，对档案进行分类时，需要按照工作的相似性、主题的相关性、时间顺序和位置关系等进行分类；编码时需要有唯一标识符，以避免档案管理过程中的混乱和错误；归档需要按照一定顺序把档案存放在文件电子库中；检索方便的条件往往是关键字（如日期、名称、主题等）和编码，以及存储位置等；借阅时需要作为读者身份验证、将档案借出给合法借阅人、限制档案的使用时间和目的，以保证档案安全；保管则是针对档案的全过程进行的行为，定时检查、清理、整理、修复和更新档案，以维护档案的可靠性，同时保护档案不受灾难、盗窃和人为破坏等因素的侵害。销毁时要根据政策和规定进行，不要随意毁掉档案。

档案管理不论是纸质还是电子版都离不开信息技术，档案管理系统就是应用信息技术对工作过程和业务流程进行管理的一种工具。通过数据管理、数据共享、网络服务等功能使得档案管理获得了大量的数字化需求,对档案的管理、保护和使用带来了极大便利。

总之，档案管理是一项十分重要的工作，涉及到建立“保护、利用、交流”的档案管理体系，要求档案管理人员坚持高尚的职业道德和原则，以其提供的准确性、细致性和完整性使它们成为有价值的信息资源。

档案管理基础知识

一、档案的概念

（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。

（三）档案的属性

1、本质属性：原始记录性（本源性）

2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性

（四）档案的分类

1、按形成者可分为：个人档案、单位档案

2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案

3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。

4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。

（五）档案的价值

1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。

2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值

3、档案价值发挥的规律

（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率

（六）档案的作用

档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。主要有：

1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务

二、档案工作的内容

（一）档案工作的定义

1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。

收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用

2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。

（二）档案工作的性质

1、管理性；2、服务性；3、政治性

（三）档案工作的原则

1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用

（四）档案室的职责