中山市局档案分类编号方案(优选.)

档案分类及编号规定第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。

第二条依据与适用范围1.依据参照XXX《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。

2.范围1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。

（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。

第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ 行政管理类——XZ经营管理类——JG教育办理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财政档案按其构成特点和文件资料方式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04.4.人事档案类按照《人事档案办理规定》（新联投字【2012】38号）包罗入职手续档案资料及入职后档案资料。

5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03.6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。

第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：保管期限——第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号JS————案卷号。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。

机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。

档案分类方案及编号标准
档案分类方案和编号标准可以根据不同的组织或机构的需求和特点进行制定，以下是
一个常见的档案分类方案和编号标准的示例：
1. 档案分类方案：
- 机构类别：根据机构的性质和领域进行分类，如行政机构、教育机构、医疗机构等。

- 档案类型：根据档案的内容和形式进行分类，如文件档案、图书档案、音像档案等。

- 办公部门：根据机构内各个部门进行分类，如财务部、人力资源部、市场部等。

- 项目或活动：根据不同的项目或活动进行分类，如项目A、活动B、活动C等。

2. 档案编号标准：
- 机构标识：用于标识不同的机构或部门，可以使用字母、数字或符号进行编码，如A表示机构A，B表示机构B。

- 档案类别标识：用于标识档案的类别，可以使用字母、数字或符号进行编码，如
01表示文件档案，02表示图书档案。

- 档案顺序号：每个档案类别内部的顺序号，可以使用数字进行编码，从1开始递增，如01-001表示第一个文件档案。

这样的分类方案和编号标准可以使档案的管理更加规范和高效，方便档案的检索和归档。

同时，在制定方案和标准时，也可以根据具体的需求进行调整和定制。

档案分类大纲及编号方法说明档案分类是一种将档案按照一定的标准和规则进行归类的过程，目的是方便档案的管理和检索。

一个完善的档案分类系统可以提高档案工作的效率和准确性。

本文将介绍档案分类的大纲及编号方法。

一、档案分类大纲的制定1.确定分类层次：档案分类应根据具体情况确定层次，一般分为主类、次类和细分，分类层次应适合具体档案管理的需求。

2.建立主题类别：主题类别是档案分类系统的基础，主要包括组织机构、业务职能、地理位置等主题。

可以参考已有主题分类的经验，也可以根据具体档案管理需求进行调整。

3.确定分类原则：档案分类原则是指根据档案本身的特点和管理需求，制定分类的规则和标准。

常用的分类原则包括业务性质、形成方式、载体类别等。

在确定分类原则时，还应考虑档案的使用需求，确保档案分类体现了信息的连贯性和便于检索。

4.编制大纲表：根据确定的分类层次、主题类别和分类原则，编制档案分类大纲表。

大纲表通常包括分类代码、分类名称、分类描述等项目，以及相应的层次和关系。

二、档案编号方法的选择2.案顺编号法：根据档案的顺序进行编号，即前一件档案的编号加一、这种方法适用于较小规模的档案机构，对于大规模的档案来说，容易出现编号混淆和错误。

3.混合编号法：将自然编号法和案顺编号法相结合，根据档案的形成时间或自然属性编制编号，并且结合案顺编号法进行编号。

这种方法兼顾了档案的时间属性和顺序属性，更适合大规模档案机构。

三、档案分类和编号的实施1.培训工作人员：在实施档案分类和编号之前，应对工作人员进行相应的培训，确保他们理解和掌握分类和编号的原则和方法。

2.编制分类和编号手册：根据档案分类大纲表，编制分类和编号手册，详细说明每个分类的定义和编制方法，以及编号的规则和操作流程。

3.实施分类和编号工作：按照分类和编号手册的要求，对已有档案进行分类和编号，同时对新增的档案进行及时的分类和编号。

4.建立相关档案数据库：为了方便管理和检索，可以建立相关的档案数据库，将档案的分类和编号与档案的内容信息进行关联，提高档案的使用效率。

XX县自然资源局档案分类方案XX县自然资源局的档案分为文书档案(WS)、会计档案(KU)、人事档案(RS)、照片档案(ZP)、录音档案(1Y),录像档案(1X).实物档案(SW)等，并且口诀别□依照口相关规则进行规矩整理。

一、文书档案文书档案囊括口xx县自然资源局出现、收集的一切文件材料，依照口《归档文件整理规则》和《XX省档案工作规矩化管理实施办法》以件为单位进行整理，由局综合办公室负责做好每年文书档案归档工作。

1文书档案依照口二级分类(机构)进行整理，每年度的档案从1开始组件，按顺序排列。

2.档号编制要求。

采用“年度一保管期限”方法进行二级分类，档号结构为：全宗号一档案门类代码•年度一保管期限一件号。

上、下位之间用“一”连接，同一级代码之间用隔开。

如:014—WS∙2023-永久一Ooo1。

二、会计档案依照□《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》进行整理，由局财务股负责做好每年会计档案归档工作。

三、人事档案依照□《同志□人事档案工作条例》进行整理，依照口一人一卷进行整理，动态管理。

每年出现的需归档材料，由局人教股依照口相关要求存入人事档案中。

四、照片档案照片档案囊括口实体照片和数码照片，主要囊括口xx县自然资源局重大活动照片、XX县自然资源局领导活动照片，由局综合办公室负责。

（一）实体照片整理1实体照片整理应契合口《照片档案管理规矩》要求，一般以“张”为单位整理。

2.照片号编制要求。

照片号由全宗号、档案门类代码（ZP）、年度、保管期限、册号、张号组成。

照片号结构为“全宗号一档案门类代码•年度一保管期限一册号一张号（保管期限代码诀别口用"Y、D30、D1O”关于应代表永久、30年、10年）“，如：2-ZP∙2023-Y-0001-0001o（二）数码照片整理1数码照片整理应契合口《数码照片归档与管理规矩》要求，归档的数码照片应采用JPEG格式。

2.数码照片文件采用“全宗号一保管期限代码一年度一照片编号一张号•扩展名”格式命名，如：014-YJ-2023-0001—0001.jpgo五、录音档案录音档案主要囊括口xx县自然资源局领导参与口重大活动、重要会议的讲话录音，依照□《录音录像档案管理规矩》《录音录像档案数字化规矩》进行整理，采用WAVE格式储存，由局办公室负责；档号结构为“全宗号一档案门类代码•年度一保管期限代码一件号（保管期限代码诀别口用"Y、D30、D1O“关于应代表永久、30年、10年）”，如：014-1Y∙2023-Y-0001.WAV o六、录像档案录像档案主要囊括口XX县自然资源局重大活动录像，XX县自然资源局领导参与口重大活动、重要会议录像等，依照口《录音录像档案管理规矩》《录音录像档案数字化规矩》进行整理，采用AVI格式储存，由局综合办公室负责；档号结构为“全宗号一档案门类代码,年度一保管期限代码一件号（保管期限代码诀别口用“Y、D30、D1O"关于应代表永久、30年、10年）”,如：014一1X∙2023-Y-0001.AVI。

分类方案一览表
1 党务工作
0 党群工作类 2 工会工作
3 共青团工作
1 决策类 1 董事会
2 股东大会
1 监事会
2 监督类 2 法律事务
3 审计管理
1 行政事务
2 劳动人事
3 行政管理类 3 资产管理
4 后勤管理
5 信息管理
6 上市管理
1 经营决策
2 财务管理
4 经营管理类 3 投资管理
4 物资管理
5 其它
1 产品销售
5 营销贸易类 2 经营贸易
3 商标管理
1 安全与能源
6 生产管理类 2 质量管理
3 科技管理
4 其它
7 产品类 1 产品（按产品种类设置）
2 原辅包材（按材料种类设） 8 科学技术类——————按研究课题设置
1 办公设备
9 设备仪器类 2 生产设备
3 科研设备
4 其它
10 基本建设类—————按工程项目设置
1 凭证
11会计档案类 2 帐簿
3 报表
4 其它
1 在职员工档案
12员工档案类 2 退休员工档案
3 其它
1 证书
13实物档案类 2 奖状
3 奖杯、奖牌
4 其它
1 照片
14声像档案类 2 录音带
3 录像带
4 其它
1 磁带
15电子档案类 2 磁盘
3 光盘
4 其它
注：文件除归档章标注内容外，还应标明归档编号
如：行政信息管理中的信息管理的第1个文件为030501。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。

件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。

某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类，其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类，各类档案资料编号方案规定如下：一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法，其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限，按问题排列，以年代顺序编大流水号。

如：全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度，如“2003”本机关全宗号为1062004年以后，按《归档文件整理规则》整理，档号编制为：全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度，如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15（第15卷）档案形成年度，如：“2005”如：CK01表示会计档案的凭证类（CK02代表帐簿类：CK03代表财务报告类；CK04代表其他类）如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类（1）、基建档案档号编制：类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号（第4卷）基建项目代号（表示第1项工程）属类代号（1代表办公楼：2代表辅助基建）基建档案类别代号（2）、设备档案档号为：类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号（第1卷，如：电脑的购买合同）项目代号属代号（1代表办公设备，2代表交通设备）设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号（照片在册内的排列从“1”开始）（1代表视察，2代表会议，3代表活动）保管期限代码（Y代表永久）全宗号（档案馆给立档单位编制的代码）5、实物荣誉档案分：1、奖牌；2、奖杯；3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号（第2件）保管期限属类代号（3代表证书类）类别代号6、图书资料分为：政治类、法律类、业务类，分别用“1”“2”“3”标识，每类按购进先后顺序编流水号。

档案分类编号规则为更好更科学地管理好档案，实现档案分类检索系统的规范化、标准化和现代化，根据《公司档案分类暂行规则》结合本公司实际，特制定本规则。

一、本规则规定了建设公司档案的分类原则、方法、类目设置，适用于本公司及下属单位形成的全部档案的分类、整理、组卷和排架管理。

二、档案按照其属性和载体共设置五个基本类目，即一级类目。

名称代号如下（一）WS 文书档案（二）KJ 会计档案（三）GJ 工程建设档案（四）SX 声像档案（五）SW 实物档案三、每一基本类目下根据需要分设若干属类即二级类目，方法如下（一）文书档案按年度---问题---保管期限分类。

（二）会计档案，按文件形式设属类。

（三）工程建设档案，按工程（项目）使用性质设属类。

（四）声像档案，按载体形式设属类。

（五）实物档案，按内容形式设属类。

四、各类档案的分类及基本范围和编号方法如下（一）WS 文书档案（1）文书档案按年代---问题---保管期限设置以下10个二级类目即1、党群工作2、行政文秘3、劳动人事4、财务管理5、企业管理6、营销策划7、工程技术管理 8、经营销售9、物业管理 10、置业管理（2）文书档案保管期限分永久和长期、短期。

（永久为Y，长期、短期为D）（3）编号格式举例档案号 2020-1-Y-18件号保管期限二级类目年代（二）KJ 会计档案（1）会计档案二级类目设置四大类即KJ.1 会计凭证类KJ.2 会计帐薄类KJ.3 财务报表类KJ.4 其它类（2）会计档案案卷排列按一级类目---二级类目---年度---案卷流水号排列.（3）编号格式举例档案号 KJ-1-2020-56案卷流水号年度二级类目一级类目（三）GJ工程项目建设档案（1）工程建设档案分类按工程项目分类即工程项目—单项工程—案卷流水号（2）案卷排列顺序为a 基本建设项目依据性文件及可行性研究文件b 设计基础材料，设计文件c 工程管理施工及竣工文件d 工程户外配套文件（3）编号格式举例档案号**GJ20-18案卷流水号工程项目代码一级类目（四）SX（1）声像档案二级类目设置A SX.A 照片B SX.B 录像带C SX.C 录音带D SX.D 磁盘、光盘（2）声像档案按年代---问题进行分类（3）声像档案各属类排列顺序为a 领导视察、讲话及外事活动b 公司重大经营活动及公务活动c 公司宣传活动d 其他有关活动（4）编号格式举例档案号 SX-B-2020-18照片流水号年代号二级类目一级类目（五）SW实物档案（1）实物档案二级类目设置A SW.A 证书类B SW.B 荣誉实物C SW.C 其它类（2）实物档案按类分别排列编流水号（3）编号格式举例档案号 SW-C-8保管单位流水号二级类目一级类目。

档案分类及编号规定第一章总则第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。

第二条依据与适用范围1.依据参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。

2.范围（1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。

（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。

第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ行政管理类——XZ经营管理类——JG教育管理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财务档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04。

4.人事档案类按照《人事档案管理规定》（新联投字【2012】38号）包含入职手续档案材料及入职后档案材料。

5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03。

6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。

第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：——————保管期限——。

第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号如石家庄安联·青年城项目，其案卷档案号为：JS——0402QNC——N。

3.设备仪器类：SY————案卷号第八条会计档案，档号设置：KJ————年度——全宗号——案卷号第九条人事档案类，档号设置：RS——全宗——年度——案卷号第十条特殊载体档案，档号设置方案为：1.声像档案：TZ——01————年度——全宗——案卷号2.电子档案TZ——02————年度——全宗——件号3.实物档案TZ——03————年度——全宗——件号第四章附则第十一条本规定由档案馆负责解释。