供应商主数据维护流程

SAP FICO应付账款AP操作手册（版本V01）目录供应商主数据的维护 (2)1、供应商主数据的维护 (2)1.1、业务流程简介 (2)1.2、业务流程图 (2)1.3、操作步骤 (3)2、处理无采购单的供应商发票 (9)2.1、业务流程简介 (10)2.2、业务流程 (10)2.3、操作步骤 (10)3、生产材料和一般材料供应商发票校验 (14)3.1、业务流程简介 (14)3.2、业务流程图 (14)3.3、操作步骤 (15)4、生产材料和一般材料正常退货发票校验 (28)4.1、业务流程简介 (28)4.2、业务流程图 (29)4.3、操作步骤 (30)5、应付帐款以及其它应付款的支付 (34)5.1、业务流程简介 (35)5.2、业务流程图 (35)5.3、操作步骤 (36)6、预付帐款 (44)6.1、业务流程简介 (44)6.2、业务流程图 (44)6.3、操作步骤 (45)7、核销应收账款/应付账款 (53)7.1、业务流程简介 (53)7.2、操作步骤： (53)供应商主数据的维护1、供应商主数据的维护1.1、业务流程简介本流程描述的是供应商(涉及一般性材料供应商和生产性材料供应商)主数据维护流程。

各采购部门根据供应商类型向一般材料采购公司或采购公司提出维护申请，由其进行系统维护。

一般材料供应商由一般材料公司集中维护，生产材料供应商由采购公司集中维护，供应商数据进行集中管理，避免系统一供应商多号现象；注释：关于供应商主数据维护的说明1．主数据可以分为采购数据和公司代码数据，这两类数据可以集中或分散维护；科目组划分一般材料供应商、生产材料供应商、一次性供应商、其他采购供应商、集团内供应商、其他应付供应商；主数据包括供应商的的基本信息（供应商名称、电话、税号等），银行数据，付款条件，统驭科目。

2．财务部门创建从Z003-Z007的供应商主数据，从Z001到Z002的供应商主数据由采购部进行创建：供应商分组描述编号范围区间内部或外部编码统驭科目Z001 生产材料供应商01 1AA-ZZZ 外部212101000 Z002 一般材料供应商02 100000-599999 外部212102000 Z003 其他采购供应商03 600000-999999 外部212105000 Z004 集团内供应商04 100-199 外部212106000 Z006 其他应付供应商06 1000-9999 外部218102000 Z007 一次性供应商07 90000-99999 内部212105000第一步：创建供应商主数据路径：会计→财务会计→应付帐款→主记录→创建事务代码：FK01公司代码：1000 XX公司有限公司帐户组: Z003（1）输入以上信息后，点击进入下一屏(注意：这里采用了参照)（2）在上面视图中输入以下内容。

流程名称：供应商主数据维护流程流程编号：FZMM-101目录1文档保存及批准 (3)1.1文档保存 (3)1.2修改记录 (3)1.3批准记录 (3)2图示解释 (4)3业务流程设计 (5)3.1未来业务子流程模式－说明 (5)3.2未来业务子流程模式–流程图 (6)3.3其它说明 (7)1 文档保存及批准1.1 文档保存确保此文档为最新版，由于主文档的更改，已打印出的文档及以前复制的版本将不再生效。

1.2 修改记录1.3 批准记录2 图示解释3 业务流程设计3.1 未来业务子流程模式－说明目标/宗旨规范供应商基础数据的管理，并对供应商资料进行集中维护、分类管理，以便于后续业务操作（如采购订单下达、自动付款等）过程中调用该主数据。

未来流程综述采购员根据采购需求（创建、修改、冻结）填写《供应商主数据维护申请表》；供应部供应商管理员/营销副总根据采购员提交的供应商的资料，按照《供应商管理制度》的相关规定进行审核；财务部的财务系统管理员根据供应商类别提供相关的财务数据；数据中心人员对《供应商主数据维护申请表》的内容进行系统维护，维护后通知申请部门；对现有流程的优化♦集中管理供应商数据；♦增加维护采购数据与财务数据；♦供应商数据通过系统充分集成，可以供物料管理、财务管理等各相关部门共同使用；3.2 未来业务子流程模式–流程图流程描述3.3 其它说明1)供应商分类及编码规则：特殊情况说明1)非一次性采购的物料的供应商需附《供方调查评审表》及相关附件。

2)设备部采购专员提供的供应商资料的审核暂定由供应部供应商管理员负责审核。

相应行政管理规定1)《供应商主数据维护管理规定》权限需求1)供应部/营销中心/设备部采购员：显示、报表查询；2)供应部供应商管理员：显示、报表查询；3)供应部经理：显示、报表查询；4)营销副总：显示、报表查询；5)财务系统管理员：显示、报表查询；6)数据员：创建、修改、显示、冻结、删除、归档、报表查询；报表、单据需求1)《供应商主数据维护申请表》；2)供应商主数据查询的各种SAP标准报表，如《各物料组供应商明细表》、《合格/不合格供应商清单》等。

供应商主数据管理流程Managing supplier master data is a critical process for organizations in ensuring the accuracy and integrity of supplier information. 供应商主数据管理是组织确保供应商信息的准确性和完整性的关键流程。

Effective management of supplier master data involves various steps such as data collection, validation, maintenance, and governance. 有效管理供应商主数据涉及数据收集、验证、维护和治理等多个步骤。

The process begins with the collection of supplier information, including their contact details, financial information, and performance metrics. 流程始于收集供应商信息，包括他们的联系方式、财务信息和绩效指标。

This data is then validated against various sources to ensure its accuracy and completeness. 这些数据随后经过各种来源的验证，以确保其准确性和完整性。

Once validated, the data needs to be regularly maintained and updated to reflect any changes or additions. 一旦验证完成，需要定期维护和更新数据，以反映任何更改或新增内容。

Additionally, governance processes need to be in place to ensure that the data is being used and managed in compliance with organizational policies and regulations. 此外，需要建立治理流程，以确保数据在遵守组织政策和法规的情况下得到使用和管理。

业务流程名称:供应商主数据维护流程编号及版本号编号：BPD-MM02版本：V2.0业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。

1. 业务流程目的：供应商主数据维护主要指系统里面供应商的创建、修改及删除等操作。

2. 业务流程的相关原则：2.1供应商主数据存储了与公司发生供应业务的厂商的重要数据，包括一般数据，财务数据及采购数据。

它是公司采购业务的重要数据：（1）一般数据–存储供应商的基本信息，如供应商名称，地址等；（2）财务数据–存储供应商的财务信息，如统驭科目，付款条件，付款方式等；（3）采购数据–存储供应商的采购信息，如交易货币，联系人，贸易条款等；2.2供应商主数据的系统维护是根据不同的组织级别来进行的。

不同类型数据对应的组织级别为：（1）一般数据–无组织级别，即在一个集团内共享该信息；（2）财务数据–在公司代码级别，即不同的公司可以存储不同的财务信息；（3）采购数据–在采购组织级别，即不同的采购组织可以存储不同的采购信息；2.3 供应商主数据的维护原则：在本流程中，供应商主数据的维护原则是：（1）统一的编码方式：供应商的编码方式统一，所有部品事业部公司均按此执行，保证在部品事业部范围内供应商编码的统一。

在系统中新建供应商时，编码按照对应的号码区段由系统按照流水码分配（除关联供应商及一次性供应商之外）；（2）供应商主数据的维护（包括新建、修改和删除）由各公司采购部门的专门维护员完成；（光电科技由投影机营运项目产品部统一维护）2.4 供应商的账户组与号码分配：账户组是系统对供应商的一种分类方式，它决定了供应商主数据的字段属性、号码区段等信息。

根据部品事业部供应商的特点，对于采购用的供应商，定义如下供应商分类，及其号码2.5 供应商主数据维护的注意事项：（1）所有需要新建的供应商，必须由各个公司采购部门提供该供应商必要的认证资料，才能提交给维护员进行维护；（2）各个公司的采购部门在维护供应商采购与财务数据时，通过供应商信息收集表向财务部门收集信息，财务部门必须有对口的人员及时提供供应商的相关信息，确保主数据维护的及时性与准确性；（3）如果要删除某个供应商，必须首先由各个业务部门确认与供应商相关的业务数据已结清，然后才能做删除。

主数据维护流程规章制度说明主数据维护流程规章制度说明⽬录主数据维护流程规章制度说明 (1)⽬的 (2)责任 (2)适⽤范围 (2)术语和定义 (2)主数据维护管理流程 (2)制度说明简介 (2)1⽤户权限维护 (3)1.1权限维护流程 (3)1.2表格填写说明 (3)2职责维护 (3)2.1 职责维护流程 (3)2.2表格填写说明 (3)2.3注意事项 (3)3物料数据维护 (4)3.1物料维护流程 (4)3.2注意事项 (4)3.3表格填写说明 (4)4供应商维护 (4)4.1供应商维护流程 (4)4.2表格填写说明 (5)5 审批链维护 (6)5.1审批链维护流程 (6)5.2表格填写说明 (6)6 关键⽤户 (6)7⾮深圳地区维护补充说明 (7)8表格更新说明 (7)9附录 (7)9.1⽤户权限维护申请表 (7)9.2职责维护申请表 (9)9.3物料维护Excel表 (10)9.4供应商维护申请表 (10)9.5审批链维护申请表 (10)⽬的规范主数据维护的流程和表格填写说明，确保ERP主数据的准确性以及所有数据维护都有源可溯，所有主数据维护都将依照此规章制度执⾏。

责任所有涉及ERP主数据维护的⽤户，遵守此规章流程申请将数据维护到ERP系统中。

适⽤范围所有需要提交ERP数据维护的⽣产、⾏政、财务、采购及流程信息化的同事。

术语和定义⽆主数据维护管理流程制度说明简介主数据维护流程规章制度旨在规范主数据维护的流程，确保ERP主数据的准确性以及所有数据维护都有源可溯，所有主数据维护都将依照此规章制度执⾏。

此规章制度将分别说明各个主数据的流程和表格填写规范等。

1、⽤户权限维护2、职责维护3、物料数据维护4、供应商维护5、审批链维护1⽤户权限维护1.1权限维护流程1、下载物料维护申请表格，严格按照表格要求填写。

2、表格填写完成后，需要直属主管签字确认，然后再需要关键⽤户签字审核权限申请是否合理。

3、直属主管和关键⽤户签字确认后，将表格交给主数据维护⼈员，主数据⼈员最后审核表格填写是否规范，然后进⾏权限维护。

SAP-FI-供应商主记录维护流程1 大连重工〃起重集团有限公司ERP项目业务名称：供应商主记录维护流程文档号：TB-FI-100版本号：1.0作者：李雪梅保存日期：2013年10月8日参考资料：状态：交付签字：发布日期：2013年10月8日大连重工·起重集团有限公司ERP项目—文档修改记录确认和批准该文档需要以下人员确认：该文档需要以下人员批准：存档该文档存档在大连重工〃起重集团有限公司，神州数码管理系统有限公司保留复印件。

大连重工〃起重集团有限公司ERP实施项目将来流程综述本流程主要描述供应商主记录维护业务处理流程，包括业务部门提出供应商主记录维护申请、财务部审核申请、在SAP系统内创建供应商代码及维护其相关信息。

一期一波上线产品的供应商三个视图由采购人员统一维护，其余采购供应商及其他费用类供应商皆由财务维护。

财务维护供应商主数据包括一般数据视图和公司代码数据视图。

对现有流程的改变1．规范供应商管理，上线产品涉及的供应商，形成统一维护口径，由外协采购人员统一维护三个视图(一般数据视图、公司代码数据视图及采购数据视图)。

2．单独建立了供应商主数据，主数据包含采购供应商、付款方的基本信息、财务信息、业务信息等多方面信息，便于业务未来的查询。

3．通过对供应商进行统一编号，保证了供应商编号的一致性。

便于财务部统一维护与帐务有关数据。

4．供应商主数据不再是简单的平面化结构，而是从多维多角度解构供应商的网络关系，包括供应商层次结构、供应商合作伙伴功能。

大连重工〃起重集团有限公司ERP 实施项目流程编号及名称：TB-FI-100供应商主数据维护流程业务流程图制作人员：李雪梅制作时间：2003/12/22业务流程图备注开始收到采购员提供的采购合同财务盖章合同生成1、登记合同台帐存在2、创建供应商结束询价书合同文本审批单会计人员两种产品NTB-MM-020供应商维护流程YSAP采购人员Y1.合同台帐包括：合同号、产品名称、工号、交货日期、供应商名称、合同金额、付款金额2.财务创建供应商一般数据视图及公司代码视图N填写申请表供应商申请表大连重工〃起重集团有限公司ERP实施项目特殊情况说明1、对既是客户又是供应商的主体，需要在数据初始时标识出来，便于系统维护。

【最新资料，Word版，可自由编辑！】业务流程名称:采购主数据维护流程编号及版本号编号：BPD-MM03版本：业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。

1. 业务流程目的：采购主数据维护主要指采购价格的维护，以及系统中的货源清单和配额分配的维护。

2. 业务流程的相关原则：2.1采购主数据存储了进行采购业务所需用的数据。

包含以下三种数据：（1）信息记录–主要包含采购价格、价格条件（交货费用、关税等）、交货提前期及一些采购控制字段；（2）货源清单–主要指物料的合格供应商清单，指定哪些供应商或者框架协议是可用的；（3）配额分配–主要维护采购物料时的不同供应商的订单分配的配额比例；2.2采购主数据维护的组织级别：（1）信息记录–在采购组织级别，根据不同的采购组织，为不同的工厂维护信息纪录；（2）货源清单–维护在工厂的级别，即对同一物料，可以在不同的工厂维护不同的货源清单；（3）配额分配- 在工厂级别维护，同一物料在不同的工厂可以维护不同的供应商配额分配；2.3采购主数据维护的范围：本流程中采购主数据维护的范围是：进行库存采购的物料的采购主数据、进行外协加工采购的物料的采购主数据及供应商寄存采购的物料的采购主数据。

2.4 采购主数据维护的注意事项：（1）采购主数据的维护应由各公司采购部门专门的维护员负责，保证维护权限的集中；（2）采购主数据的维护必需由采购员提交申请表，经过采购部门主管系统外审核签字后才能录入系统；（3）采购主数据维护员录入采购价格后，定期从系统中打印出所维护的价格，经人工检查后由采购主管签字确认后存档；（4）对于部品事业本部的战略性供应商与物料的采购主数据维护，不在本流程中体现，参考相应的外部流程。

3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变相关的规则和政策改变⏹规范了采购主数据的维护流程；⏹各公司必须制定相应的采购主数据维护制度，明确维护的审批政策、维护的时效、单据的传递与管理及相关责任人等对组织结构调整的要求⏹各公司采购部门设立专门的维护员岗位负责采购主数据的维护；4. 版本控制：5．业务流程图例解释本段主要描述流程图的符号。

主数据管理流程主数据管理流程一、引言主数据是组织中最重要、最关键的数据，它描述了组织中的核心实体，如客户、产品、供应商等。

有效的主数据管理可以帮助组织提高数据的准确性、一致性和可用性，从而支持组织的决策和运营活动。

本文将深入探讨主数据管理流程，包括数据收集、数据清洗、数据存储、数据维护和数据分发等方面。

二、数据收集主数据管理流程的第一步是数据收集。

在这一阶段，组织需要收集所有与主数据相关的数据，包括客户信息、产品属性、供应商通信方式等。

数据收集可以通过多种方式进行，如在线数据收集表、企业内部系统集成等。

数据收集的过程中要注意数据的准确性和完整性，确保数据的正确性。

三、数据清洗数据清洗是主数据管理流程中的关键环节，它主要包括数据去重、数据规范化和数据验证。

在数据去重过程中，组织需要识别重复的数据并将其合并为一条记录，以避免数据冗余。

数据规范化是指将数据按照一定的标准进行统一，如将日期格式进行统一，将单位进行统一等。

数据验证是为了确保数据的准确性和完整性，可以通过验证规则、逻辑检查等方式进行。

四、数据存储数据存储是主数据管理流程的下一步，它涉及到选择一个适合的存储方式和工具来存储主数据。

常见的数据存储方式包括关系数据库、数据仓库、云存储等。

在选择存储方式时，需要考虑数据的规模、访问速度、数据安全等因素。

还需要设计数据模型和数据结构，以便于数据的检索和管理。

五、数据维护数据维护是主数据管理流程中持续性的活动，它包括数据更新、数据删除和数据补充等操作。

数据更新是指在数据发生变化时，及时更新数据记录。

数据删除是指将不再需要的数据从主数据中删除。

数据补充是指在发现数据缺失或错误时，及时补充或更正数据。

还需要建立数据维护的权限控制机制，确保只有合适的人员可以对主数据进行修改和维护。

六、数据分发数据分发是主数据管理流程的最后一步，它涉及到将主数据分发给组织内部和外部的各个系统和应用。

数据分发可以通过数据接口、数据集成、数据导出等方式进行。

B P P供应商主数据维护 Revised by Chen Zhen in 2021•业务流程操作程序描述:•在此业务流程操作程序中,你将学会如何维护供应商主数据.•路径:1.会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>创建2.会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>更改3.会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>显示4.会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>冻结/解冻•交易代码:1.创建供应商主数据:FK012.更改供应商主数据:FK023.显示供应商主数据:FK034.冻结/解冻供应商主数据：FK05•前提及备注:•该供应商的业务范围不须通过商品管理模块（MM模块）•如一供应商主数据既在MM模块中维护,又在FI模块维护,在FI 模块中对该供应商进行冻结或解冻操作,不影晌其MM模块中操作•责任人:应付帐款会计•参考文件:创建供应商主数据: 会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>创建在屏幕“创建供应商: 初始屏幕”上, 输入以下表格中说明的字段内容:字段名描述R/O/C 用户操作和数值说明公司代码供应商主数据所在的公司代码R点击输入框旁下拉菜单进行选择帐户组供应商主数据的类型R下拉菜单并选择供应商业务类型公司代码为7000的其他应付款(注:上述表格中的“R/O/C”栏; “R” = 必填, “O” = 可填, “C” = 根据实际情况) 1.2为进入下一屏“创建供应商: 地址”, 按以下指示操作并输入表内提供的数据:操作结果按回车或按按钮进入下一屏“ 创建供应商：地址”字段名描述R/O/C用户操作和数值说明标题表示供应商类别R 输入类别，你可以从下拉菜单中选择名称表示供应商名称R 输入供应商名称, 如有附加信息，用鼠标点击可进入长文本状态，输入附加信息搜索条件1/2 表示搜索该供应商的关键字眼R 输入搜索关键字眼国家表示供应商所在国家R 输入国家，你可以从下拉菜单中选择(注:上述表格中的“R/O/C”栏; “R” = 必填, “O” = 可填, “C” = 根据实际情况)为进入“创建供应商：控制”视图，请用鼠标点击：字段名描述R/O/C 拥护操作和数值说明购货方编号如该供应商又是公司的客户，输入其客户代码C 从下拉菜单中点或按回车,选取客户代码并在“支付交易”选取因在此没有填入购货方编号，故在“支付交易”中无“结算客户”视图权限组表示会计人员对会计科目的权限，用于操作授权使用C 输入权限代码贸易伙伴如该供应商是集团内的关联公司，选择相应的公司代码，用于合并报表抵销C 从下拉菜单中选择关联公司代码(注:上述表格中的“R/O/C”栏; “R ” = 必填, “O” = 可填, “C” = 根据实际情况)为进入下一屏“创建供应商: 会计信息会计”,请用鼠标点击：字段名描述R/O/C拥护操作和数值说明统驭科目表示”其他应付款”的统驭会计科目R 从下拉菜单选择排序码表示会计凭证凭证号码以何种方式排序R 输入“003”以凭证日期排序权限组表示会计人员对该会计科目的帐务权限，用于操作授权使用C 输入权限代码(注:上述表格中的“R/O/C”栏; “R” = 必填, “O” = 可填, “C” = 根据实际情况1.5为进入下一屏“创建供应商: 支付交易会计”,请用鼠标点击字段名描述R/O/C 拥护操作和数值说明付款条件表示公司对供应商的付款条件 C从下拉菜单中选择，如不填，系统则默认为“立即支付”付款条件(注:上述表格中的“R/O/C”栏; “R” = 必填, “O” = 可填, “C” = 根据实际情况)输入所有需要的字段后, 从菜单中选择”保存”或按键 .保存后,你将退至初始屏幕并且在屏幕的左下角会出现成功信息.更改供应商主数据:会计> 财务会计 >应付帐款 > 主记录>更改在屏幕“更改供应商: 初始屏幕”上, 输入以下表格中说明的字段内容后点击: 字段名描述R/O/C用户操作和数值说明供应商表示供应商代码R 从下拉菜单中选择供应商代码公司代码供应商主数据所在的公司代码R 从下拉菜单中选择公司代码此屏幕字段的内容与创建供应商的内容一样。

SM物料主数据维护流程SM物料主数据维护流程是指对企业中的物料主数据进行维护的过程。

物料主数据是指在企业中用于描述物料的基本属性和特征的数据，包括物料的编码、名称、规格、单位、价格等。

正确维护物料主数据是企业顺利开展业务活动的关键环节。

第一步：收集物料信息在物料主数据维护流程开始之前，需要收集物料的相关信息。

收集的信息包括物料的编码、名称、规格、单位、价格、供应商等。

这些信息可以从企业内部的系统中获取，也可以通过向供应商等外部渠道进行查询获得。

第二步：创建物料主数据根据收集到的物料信息，在企业的物料主数据管理系统中创建物料主数据。

创建物料主数据需要填写物料的基本属性、特征等信息，同时需要选择适当的物料分类和属性组合。

第三步：审核物料主数据创建物料主数据后，需要进行审核。

审核的目的是确保物料主数据的准确性和完整性。

审核人员需要对物料的基本属性、特征等信息进行核对，同时也需要核实物料编码、名称、规格等是否与企业内部的标准一致。

第四步：发布物料主数据通过审核的物料主数据可以发布到企业的物料主数据管理系统中，使其能够被业务部门和供应链管理部门等相关人员访问和使用。

第五步：维护物料主数据发布物料主数据之后，需要定期进行维护。

维护的内容包括物料信息的更新、变更和删除。

当物料信息发生变化时，需要及时更新物料主数据，以确保其准确性和完整性。

第六步：监控物料主数据质量在物料主数据维护流程中，需要对物料主数据的质量进行监控。

监控的目的是及时发现和纠正物料主数据中的错误和不一致，以提高物料数据的准确性和可靠性。

第七步：处理物料主数据异常在物料主数据维护流程中，可能会出现物料主数据异常的情况，如物料信息不完整、重复等。

对于这些异常情况，需要及时进行处理，修正物料信息，确保物料主数据的正确性。

第八步：培训相关人员在物料主数据维护流程中，需要对相关人员进行培训，使其能够正确理解和操作物料主数据管理系统。

培训的内容包括物料主数据的基本概念、维护流程和操作方法等。