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市人大关于电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，是重要的信息资源和宝贵财宝。
其不仅缩短了档案从接收到供应利用的流程，而且使档案流程管理扩展到电子文件生成、移交、储存及利用的各个阶段，从而实现资源共享，提高档案利用效率。
为此，市人大常委会将听取审议市政府关于电子文件归档和电子档案管理状况的专项报告列入2021年常委会的工作要点。
为提高会议审议质量，市人大常委会教科文卫工委特地组织部分市人大代表对我市电子文件归档和电子档案管理的状况进行了专题调研。
调研组听取了市政府关于电子文件归档和电子档案管理状况的汇报，开展了由市档案局、市电子政务办、市财政局、大数据讨论院等有关单位负责人参与的座谈会；调研组还赴上xx市政府办公厅、市中级人民法院、市发改委、市国土局和德兴市进行调研座谈和现场察看。
通过周密细致的调研，调研组对我市电子文件归档和电子档案管理工作有了基本了解。
现将有关调研状况报告如下：一、基本状况（一）组织领导不断加强。
近年来，市委常委会、市政府常务会议多次讨论档案工作，市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施看法》（xx办发〔2021〕19号），为我市档案事业科学进展打下坚实的基础。
市档案局增设信息技术科，负责全市档案信息化工作。
市中级人民法院把档案数字化工作列入了长远进展和年度工作方案之中，明确了主管部门和管理人员责任，形成了院长负总责、各部门齐抓共管的良好局面。
德兴市委、市政府将档案工作列入全市年度科学进展综合考评。
（二）硬件设施不断完善。
自2021年起，市财政连续二年共拨付200万元用于我市数字档案馆建设，重点是对馆藏纸质档案的数字化转换，以及对形成数据的存储、备份和利用。
现已完成馆藏110个全宗文件级名目近80万条，馆藏市委办公厅、市政府办公厅、市委组织部、市委宣扬部等24个全宗近20万件纸质档案的数字化转换工作，共形成档案图像数据279万画幅、9130GB，并实现名目挂接。
电子文件归档与管理规范（GB/T 18894—2002）1 范围本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位,其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1—2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML-Part:1 General principles）GB/T 19667。
2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380—2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation—Records management (信息与文献——文件管理)ISO 23081—1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1：Principles(信息与文献—-文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间（Namespaces)ISO/IEC 26300 ：2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005—1 ：2005 DOCUMENT MANAGEMENT — ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1。
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
四川省国土资源厅印发四川省国土资源数据管理暂行办法的通知文章属性•【制定机关】四川省国土资源厅•【公布日期】2013.12.20•【字号】川国土资发〔2013〕110号•【施行日期】2014.01.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】土地资源正文四川省国土资源厅印发四川省国土资源数据管理暂行办法的通知川国土资发〔2013〕110号各市（州）国土资源局，厅机关各处（室、局）、各直属单位：《四川省国土资源数据管理暂行办法》已经2013年12月13日第16次厅务会审议通过，现印发你们，请认真遵照执行。
执行中的问题及时报厅信息化领导小组办公室（设在厅信息中心）。
附件：四川省国土资源数据管理暂行办法四川省国土资源厅2013年12月20日目录第一章总则第二章管理机构和职责第三章数据生产和汇交第四章数据保管和更新第五章数据利用第六章责任第七章附则附件四川省国土资源数据管理暂行办法第一章总则第一条为加强四川省国土资源数据管理，规范数据生产、汇交、保管和利用等工作，提高国土资源数据应用水平，为构建保障和促进科学发展的国土资源管理新机制提供数据支撑，满足国土资源管理和社会经济发展的需要，根据国家、省相关法律法规和《国土资源数据管理暂行办法》（国土资发[2010]142号），结合四川省国土资源管理工作实际情况，制定本办法。
第二条四川省国土资源数据的生产、汇交、保管和利用，适用本办法。
第三条本办法所称数据，是指四川省各级国土资源行政管理部门在履行国土资源调查、规划、管理、保护与合理利用职能过程中生产或使用的数字化成果，主要来源：（一）四川省各级国土资源行政管理部门组织实施的国土资源规划、调查、监测、评价等重大专项形成的各类国土资源基础和专题数字化成果数据，包含土地调查评价类，土地利用规划类，地质、矿产资源调查评价、规划类，地质环境类，国土资源执法监察类等数据；（二）四川省各级国土资源行政管理部门在土地、矿产资源、地质环境行政管理工作中形成的政务管理数字化成果数据，包括厅本级产生以及由基层国土资源行政管理部门逐级上报汇总的数据；（三）四川省各级国土资源行政管理部门在履行管理职责中依照法律法规的相关规定和有关合同约定产生的其他数字化成果数据。
第1篇第一章总则第一条为加强我单位文件数据归档管理，确保文件数据的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于我单位所有文件数据的归档管理，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件数据归档管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：归档的文件数据应真实反映我单位的工作内容和过程。
（二）完整性原则：归档的文件数据应齐全、完整，不得遗漏重要内容。
（三）准确性原则：归档的文件数据应准确无误，不得有虚假、误导性信息。
（四）安全性原则：采取有效措施，确保文件数据在归档、保管、利用过程中的安全。
（五）便捷性原则：提高文件数据归档、查询、利用的效率。
第二章归档范围第四条以下文件数据应纳入归档范围：（一）国家法律法规、政策文件、行业标准等规范性文件。
（二）我单位制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。
（三）我单位与其他单位签订的合同、协议、备忘录等。
（四）我单位在业务活动中形成的各类文件、资料、数据等。
（五）我单位在履行职责过程中形成的各类报表、统计资料、财务报表等。
（六）我单位内部交流、培训、研讨等活动形成的文件、资料、数据等。
（七）其他具有保存价值的文件数据。
第五条不属于归档范围的文件数据：（一）不具备保存价值的文件数据。
（二）属于国家秘密、商业秘密、个人隐私的文件数据。
（三）与工作无关的私人信件、日记、手稿等。
第三章归档程序第六条文件数据归档应遵循以下程序：（一）收集整理：各业务部门应按照归档范围，收集整理应归档的文件数据。
（二）鉴定筛选：对收集整理的文件数据进行鉴定筛选，确保文件数据的真实性、完整性、准确性。
（三）编制归档目录：根据鉴定筛选结果，编制归档目录，明确文件数据的分类、编号、页码等信息。
（四）立卷归档：将鉴定筛选合格的文件数据按照归档目录进行立卷归档。
（五）归档审查：档案管理部门对归档的文件数据进行审查，确保归档文件数据的合规性。
国土资源档案规章制度第一章总则第一条为了保护和管理国土资源，促进国土资源合理利用，加强国土资源档案管理，根据《国土资源管理法》等法律法规，制定本规章。
第二条国土资源档案是对国土资源相关工作的登记、整理、保存和利用情况进行记录和归档的原始资料和相关文件。
第三条国土资源档案管理工作应当遵循依法管理、分类存储、完整保存、定期整理、便于利用的原则。
第四条国土资源档案管理应当建立健全档案管理制度，完善档案管理工作流程，明确责任分工，加强档案信息化建设。
第五条国土资源档案管理应当按照保密制度，保护国家秘密和个人隐私，确保档案的安全性。
第六条各级国土资源部门应当加强对国土资源档案管理的监督和检查，提高档案管理的规范化和科学化水平。
第七条国土资源档案管理工作应当依托现代信息技术，推动档案数字化建设，提高档案管理效率和服务水平。
第八条国土资源档案管理机构应当不断加强档案管理人员的培训和进修，提高专业素质和业务水平。
第九条地方各级政府应当加大对国土资源档案管理的支持力度，保障国土资源档案管理工作顺利开展。
第十条国土资源档案管理机构应当依法合规，加强国土资源档案的利用和服务功能，支持国土资源管理决策和科学研究工作。
第二章档案的组成和分类第十一条国土资源档案主要包括以下内容：（一）国土资源调查和评价资料；（二）国土资源规划和管理文件；（三）国土资源利用和开发记录；（四）国土资源保护和修复资料；（五）其他与国土资源相关的文件和资料。
第十二条国土资源档案应当按照立项、编制、审批、实施、评估等工作阶段分类存储，建立起完整的档案资料系统。
第十三条各级国土资源档案管理机构应当依据档案文件属性和内容特点进行详细归档，建立档案库房，并按照规定定期进行整理和清点。
第十四条国土资源档案应当进行编号管理，并建立档案检索和借阅系统，便于使用者查询和借阅相关资料。
第十五条国土资源档案应当按照密级制度进行分类存储，对于涉密档案要严格执行保密规定，确保信息安全。
国土资源业务档案管理办法国土资发〔2015〕175号国土资源部国家档案局关于印发《国土资源业务档案管理办法》的通知各省、自治区、直辖市国土资源主管部门、档案局，新疆生产建设兵团国土资源局、档案局，中国地质调查局及部其他直属单位，各派驻地方的国家土地督察局，部机关各司局：为进一步加强国土资源业务档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和国矿产资源法》等相关要求，结合国土资源业务档案形成规律和特点，国土资源部、国家档案局共同制定了《国土资源业务档案管理办法》。
现印发你们，请认真遵照执行。
国土资源部国家档案局2015年12月30日国土资源业务档案管理办法（国土资发〔2015〕175号国土资源部国家档案局12月30日发布 2015年12月30日起施行）第一条为加强国土资源业务档案管理，确保国土资源业务档案真实、完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和国矿产资源法》等法律法规，结合国土资源管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称国土资源业务档案，是指在国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。
国土资源业务档案是国家档案的重要组成部分，主要分为土地管理类、地质矿产类、地质环境类、不动产登记类和国土资源执法监察与行政复议诉讼类等五类。
第三条国土资源业务档案工作实行统一领导，分级管理。
国土资源主管部门负责国土资源业务档案工作，依法接受同级档案行政管理部门和上级国土资源主管部门的监督指导。
国土资源部会同国家档案局制定全国国土资源业务档案工作制度，编制相关业务标准和技术规范，组织经验交流与学术研究，并对本系统档案人员进行专业培训等。
各省级国土资源主管部门，可以根据实际情况会同同级档案行政管理部门制定本地区国土资源业务档案管理实施细则，组织经验交流与学术研究，并对本地区档案人员进行专业培训等。
山东省国土资源厅关于印发《山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知文章属性•【制定机关】山东省国土资源厅•【公布日期】2008.07.29•【字号】鲁国土资发[2008]144号•【施行日期】2009.01.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山东省国土资源厅关于印发《山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知（鲁国土资发[2008]144号）各市国土资源局、各直属事业单位：根据国家档案局第8号令和省档案局关于档案管理的有关规定，省厅制定了《山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，已经省档案局“省直机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审查委员会”审查同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二〇〇八年七月二十九日山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为了便于本机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。
第三条本机关文件材料归档范围：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条本机关文件材料具体的收集门类：文书档案、科技档案（基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人物档案）、声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。
数字档案管理制度范本第一章总则第一条为了规范数字档案管理工作，提高数字档案的管理效率和服务质量，保障数字档案的安全和完整，根据国家相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有相关部门和人员，包括但不限于数字档案的建档、归档、检索、借阅、传输、销毁等所有环节。
第三条本制度的宗旨是：依法管理、规范管理、安全管理、服务管理。
第四条本制度所称数字档案是指通过数字化技术处理生成、传输、存储、检索和利用的档案。
第二章档案管理组织第五条本单位设立数字档案管理部门，负责本制度的制定、实施和监督工作。
第六条数字档案管理部门设立档案管理员，负责数字档案管理工作。
第七条档案管理员应当具有档案管理专业知识和相关工作经验，熟悉数字档案管理法律法规和制度规定，具备较强的组织管理和沟通协调能力。
第八条数字档案管理部门应当定期进行档案管理培训，提高档案管理人员的管理水平和服务质量。
第九条所有相关部门和人员应当听从数字档案管理部门的指挥和管理。
第三章档案建档第十条新建的数字档案应当按照规定的格式和标准进行建档，并在数字档案管理系统中进行登记备案。
第十一条档案管理员应当对数字档案进行分类、编目和索引，确保档案的准确性和完整性。
第十二条档案管理员应当对数字档案进行质量检查，确保档案的清晰度和可读性。
第十三条档案管理员应当对数字档案进行安全备份，确保档案的安全和可靠性。
第十四条档案管理员应当对数字档案进行定期维护和更新，确保档案的时效性和完整性。
第四章档案归档第十五条已建立的数字档案应当按照规定的分类和编目进行归档，并在数字档案管理系统中进行登记备案。
第十六条档案管理员应当对档案进行定期检查和整理，确保档案的有序性和清晰度。
第十七条档案管理员应当对档案进行存储空间管理，确保档案的安全性和可靠性。
第十八条档案管理员应当对档案进行密级管理，确保档案的保密性和安全性。
第五章档案检索第十九条使用数字档案管理系统进行数字档案检索的人员应当按照规定的程序和权限进行操作。
国土资源数字档案管理省级规范(Digital Archives of Land and Resources Management at the Provincial LevelSpecification)国土资源部信息中心前言为规范国土资源数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。
本标准由国土资源部提出并归口。
本标准起草单位：略。
本标准主要起草人：略。
本标准由国土资源部负责解释。
1范围本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。
本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T3792.1-1983 文献著录总则DA/T 18 档案著录规则DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范3术语和定义3.1国土资源数字档案 figure file of land and resources本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。
以下简称数字档案。
3.2归档电子文件 Archival electronic records指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.3元数据Archival electronic records Metadata指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。
3.4归档 filing指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.5迁移 Migration指将源系统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4总则4.1各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。
4.2国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。
5元数据5.1元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；5.2元数据内容5.2.1背景、结构信息归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。
5.2.2 管理过程信息5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。
5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.3元数据结构5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）6归档6.1 归档范围6.1.1 反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。
6.1.2 土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。
6.1.3 其他对土地、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。
6.2 归档要求6.2.1归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。
6.2.2按GB／T 18894—2002的7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。
6.2.3 按GB／T 18894—2002的7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。
5.2.5 按GB／T 18894—2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。
6.3 保管期限5.3.1国土资源数字档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。
6.3.2数字档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。
6.4 归档格式6.4.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。
文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。
6.4.2 对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时将相关软件一并收集。
6.4.3 矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。
以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。
6.4.4 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5.4.5 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.5归档登记6.5.1纸介《国土资源数字档案登记表》应与数字档案同时保存，保管期限一致。
6.5.2《国土资源数字档案登记表》应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。
6.6 归档检测6.6.1 归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作。
档案机构不应接收含有问题或隐患的电子文件。
6.6.2 归档技术检测工作内容包括：5.6.2.1 检查电子文件在软硬件环境下的可读性；5.6.2.2 检查电子文件内容与元数据是否完整；5.6.2.3 检查电子文件归档保存格式是否规范；5.6.2.4 检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。
6.6.3 归档电子文件形成部门和档案部门均应认真、如实填写《国土资源数字档案登记表》（附录A中表2），一并归档保存。
5.6.4归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。
7 整理7.1 分类编号7.1.1数字档案分类应遵循国土资源业务管理文件的形成规律，结合数字档案管理的特点和要求，制定数字档案分类编号办法。
7.1.2 数字档案按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。
问题分类按业务分为三大类、十一亚类、26个小类（详见附录B）。
数字档案分类字符代码编码原则：7.1.2.1 大类编码采用一个字符，亚类编码采用三个字符，小类编码采用五个字符。
7.1.2.2 大类分类主要词中的关键字的拼音首位为本大类编码，同时作为本大类的特征符号。
7.1.2.3 亚类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本亚类特征字符代码。
即本亚类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码。
7.1.2.4 小类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本小类特征字符代码。
即本小类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码+本小类特征字符代码。
6.1.2.5 若再分细类编码可按照以上原则范围类推。
7.1.3数字档案应当按照分类、编号规范要求，逐件建立相应档号。
7.2 整理编目7.2.1数字档案的整理、编目、排列应当反映国土资源管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于数字档案的保管和利用。
7.2.2数字档案应按照《档案著录规则》（DA/T 18）规范要求的项目进行著录，建立规范的档案目录数据。
所形成的档案目录数据应当组织建立与数字档案相链接。
7.2.3 数字档案卷内文件材料按分类要求归类排列组织，按问题、时间或重要程度顺序排列。
除DZ/T 0431—2005、GB/T 11822-89已经规范规定矿业权、科技档案顺序排列外，一般遵循以下排列原则：7.2.3.1 结论性文件在前，其它材料在后；7.2.3.2 上级文件在前，下级文件在后；7.2.3.3 案卷内文件材料排列应文字在前,图形在后。
8 保管8.1 库房防护8.1.1应按照国家档案局《磁性档案管理与保护规范》要求（DA/T15—95），采用必要的保护设备和保护技术措施，确保库房达到防护要求。
8.1.2库房环境温度控制在17—20摄氏度，相对湿度控制在35％—40％。
8.1.3 库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离。
8.1.4 库房应采取防火、防潮、防震、防盗、防光、防尘、防磁、防有害气体等防护措施。
8.2载体管理8.2.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。
8.2.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
8.2.3重要的档案应根据国务院信息化工作办公室颁发的《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2007）要求进行备份。
8.2.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行一次检查登记，填写《国土资源数字档案库存情况检查登记表》（附录A中表4），如发现问题应及时迁移。
8.3 迁移8.3.1 档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。
8.3.2数字档案迁移操作必须在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写《国土资源数字档案迁移登记表》（附录A中表5）。
8.3.3由于技术与设备原因，必须更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。
更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。
8.4 鉴定销毁8.4.1按GB／T 18894—2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。
