文秘的专业知识

文秘的专业知识 文秘是随着科学经济高速发展， 信息传播急剧膨胀， 社会竞争日趋激烈而产 生的一门新兴现代科学管理专业。

以下是小编收集的文秘的专业知识， 欢迎查看！ 文秘专业知识介绍 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调 能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。

其中文字表达能 力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。

可以这么说，文字表达能力 是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么， 怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来， 主要应注意以下 几点： 首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于 去干，并想方设法去把工作干好。

学习文秘写作也是如此。

写作，是一种复杂、 精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、 一蹴而就的事情。

美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在 《大趋势——改变我们 生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重 要的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往 任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的读写技能， 首先就是足以 应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。

”与此同时，我们 还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。

爱因斯 坦说过：热爱是最好的老师。

对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作， 热爱到“忘我”、 “痴迷”的程度， “衣带渐宽终不悔， 为伊消得人憔悴”， “每 有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持 之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。

古人说：“写作 无秘雇作文 有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。

我们所学 的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结1/8， 就是揭示文秘写作的一般规律、 引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。

鲁迅说过： “凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。

只是读者很不 容易看出，也就不能领悟。

我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己 之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模 仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。

实践出真知。

立足于多写多练，这 是提高写作能力最有效的途径。

如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到 的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。

天道酬勤，勤能补拙。

只 有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文 秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。

多修改自己 的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。

多改符合人们认识客观事物由浅 入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，工夫 自出。

事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。

作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯， 虚心听取领导和同志们的意见， 克服怕人挑“刺”的思想， 对每一篇文章反复推 敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7 厘米 下： 3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚” 设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体 设置”， “中文字体”设置为“仿宋”； “字号”设置成“三号”， 单击“确定” 按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每 页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮， 这样就将版心设置成了以三号字 为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。

2、插入页号 选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对 齐方式”设置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮， “数字格式”设置为全角的 显示格式， 单击“确定”按钮， 再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码， 在页码两边各加上一条全角方式的短线； 并将页码字号设置成“四号”； 字体任 意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

2/83、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”， 在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机 关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”， 在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签， “颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小” 附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。

注：用户可根据实际 情况调节尺寸。

选择“版式”附签， 单击“高级”按钮， 水平对齐： “对齐方式” 设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设 置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”—— 上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完 成。

文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。

选中文本框内的全部文字， 将颜色设置成“红色”， 字体设置成“小标宋简体”， 字号根据文本框的大小设 置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。

4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中， 单击“绘图”工具条的 直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标 从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格 式”，红线的属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为 “红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25 磅”。

选择“大 小”附签， “宽度”设置为“15.5cm”。

选择“版式”附签， 单击“高级”按钮， 水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对 齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“7cm” ——平行文标准， “13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。

单击确定。

5、文号制作 平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号 仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使 用六角符号。

六角符号插入方法： 选择“插入”——“符号”——“符号”附签， 找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

6、主题词制作 选择“表格”——“插入”——“表格”， 选中表格， 单击鼠标右键——表3/8格属性——“表格”附签， “对齐方式”设置为“居中”； 然后单击“边框和底 纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具 体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发 单位及印发日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件 单击“文件”——“保存”， “保存类型”： 选择“文档模板 （*.dot） ”； “文件名”： 给模板命名； “保存位置”： 模板所在路径 （一般不做， 默认即可） 。

至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进 行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择 “文件”——“打开”， 找到相应的模板路径， 若模板保存时按系统默认设置的， 然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版 1.依据模板建立新公文： 选择“文件”——“新建”——“常用”附签， 选 中所需模板，单击确定，调出模板。

2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字， 也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准： 标 题——二号小标宋字体， 居中显示；主送机关——三号仿宋字体， 顶格， 冒号使用全角方式； 正 文——三号仿宋字体； 成文日期——三号仿宋字体， 右空四个字的距离， “○”和六角符号的输入 方法一致，不能使用“字母 O”或“数字 0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、 红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调 整好。

三、用 Word 制作电子公章 1、图章轮廓 选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下 Sfift 键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为 2 磅，颜色为 红色，“叠放次序”为“最底层”。

2、编辑文字 在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后 用艺术字周围的 8 个拖拉按钮把文字拖成圆形， 并放在已经画好的圆内， 可以用 Ctrl 键和方向键帮助移动到准确的位置。

并把艺术字设置成红色。

4/83、插入五角星 在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星， 然后在文档中画出一个大小适合 的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角 星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到 目标处，是不是很正规啊！5/86/87/88/8。