文秘应用文写作培训教材

报告
一、报告概述 二、报告的结构和写法 三、撰写报告的注意事项
一、报告概述
1.报告的概念 报告是“适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复 上级单位的询问”的公文。 2.报告的种类 （1）工作报告。即定期向上级领导单位汇报本单位的全 面工作情况而写的报告。 （2）情况报告。也称专题报告，即向上级机关汇报出现 的新情况、新问题，特别是突发事件、特殊情况、意外事故 及处理情况的报告。 （3）答复报告。用于答复上级询问的报告。
（5）会议通知。是组织会议的单位制发的公文。
二、通知的结构和写法
1.标题 2.主送单位 3.正文
（1）事由。通知的开头，应写明制发通知的缘由、目的、依据或情况。 （2）事项。会议通知的正文，一般应写明会议时间、地点、参加对象、会 议主要内容等要素。 （3）结尾。具体形式一是提出希望，强调执行事项的要求；二是采用特定 结束语。
二、判断下列事项是否可以用通报行文
1.×县工会拟表彰奋不顾身抢救落水儿童的青年工人。
()
2.×厂拟向市工业局汇报该厂遭受火灾的情况。
()
3.×市安全办公室拟向各有关单位知照全市安全大检查的情况。
()
4.×县政府拟公布加强单位廉政建设的几条规定。
()
5.×县纪委拟批评×局×××等干部挥霍国家钱财游山玩水的错误 。( )
三、函的写作要求
第一，措辞得体，格式规范。 第二，态度诚恳，语气谦和。 第三，结语有别，据事而定。 第四，注意把握请求批准函与请示的区别。
实训练习
一、填空题
1.函适用于不相隶属单位之间
，
准和答复审批事项。
，请求批
2.函可分为 、 、 和 四种类型。
二、判断题
1．请批函与请示的共同点是“请求批准”。 （）
二、报告的结构和写法
1.标题 2.主送单位 3.正文 （1）工作报告正文的第一部分概述工作的背景、目的和主要 内容；第二部分报告工作的具体情况，包括工作的具体内容和过程 ，工作取得的成绩、经验和存在的问题；第三部分写今后工作的设 想和计划。 （2）情况报告正文的第一部分概括介绍基本情况，一般是叙 述事情发生的原委、经过及结果；第二部分对问题成因进行分析， 指出应吸取的教训；第三部分指出问题的性质、后果及其影响；第 四部分写处理意见及今后的防范措施。
份给省教育厅的请示。
（）
函
一、函概述 二、函的结构和写法 三、函的写作要求
一、函概述
1.函的概念 函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。所谓不相隶属就是指没有直接的上下 级关系，所以函是平行文。 2.函的种类 （1）告知函：功能是主动将有关信息告知对方。 （2）商洽函：是不相隶属单位之间商洽工作的函。 （3）问复函：向有关单位询问、答复有关问题情况的函。 （4）请准（审批）函：请求批准函和审批函的合称，是向不 相隶属的主管单位请求批准或用来答复审批事项的函。
实训练习
写作题 1.×市电信公司近期将进行传输设备改造升级，分别于3 月20日、21日0时至4时进行，部分小灵通用户的信号可能 受到影响，可能影响正常通话，为此电信公司在电台、电视 台播发通告，予以告知。请代为拟写。 2.××建工集团股份有限公司一分公司承接了××大饭 店扩建工程，由于××大饭店地处市区黄金区域，周边过往 车辆、行人较多，对施工带来一定影响，为保证安全、保证 进度，公司与大饭店、市交管部门及街办经过协商，决定封 闭大饭店西边的入口道路，只保留东边的入口，过往行人、 车辆一律从南边的青年路绕行。公司准备发布通告，请代为 拟写，要求内容明确，用语得体，格式规范。
2．县教育局向县财政局要求拨建校款项用请示行文。 （）
3．函追求短小精悍，因而复函不必引用对方来函的标题 及发文字号。 （ ）
决定
一、决定概述 二、决定的结构与写法 三、撰写决定的注意事项
一、决定概述
1.决定的概念 决定是“适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩 有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项” 的公文。 2.决定的种类 （1）指挥性决定。指挥性决定一般是对重要事项或重要 行动作出决策部署，提出规定要求的决定。 （2）奖惩性决定。 （3）知照性决定。知照性决定主要用于告知重大事项。
二、判断题
1．在工作报告中可提出有关工作建议，要求上级机关认可。 （）
2．报告的行文方式主要以概括叙述和说明为主。
（）
3．工作报告可以写本单位进行到一半的工作。
（）
4．情况报告只需要写出事件的发生原因和经过。
（）
请示
一、请示概述 二、请示的结构和写法 三、撰写请示的注意事项
一、请示概述
1.请示的概念 请示是“适用于向上级单位请求指示、批准”的公文
通告
一、通告概述 二、通告的结构和写法 三、通告写作注意事项
一、通告概述
1.通告的概念 通告是“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知 的事项”的公文。 2.通告的种类 （1）告知性通告。主要用于公布某一事项或告知有关单 位、人员需要知道的事项。这类通告仅供人们知晓，不具行 政约束力。 （2）规定性通告。是政府职能部门依法公布有关规定， 要求相关范围内的单位、部门和人员予以遵守、执行。往往 带有强制的行政约束力，有的甚至具有法律法规效力。
三、撰写报告的注意事项
第一，材料要真实。 第二，文字要精炼。 第三，报告中不能夹带请示事项。
实训练习
一、填空题
1．报告可分为 、 和
三种类型。
2．下级机关向上级机关汇报某一阶段的工作情况，使用的公文是 。
3．某地发生一起突发性重要事故，要将此事故的发生原因、过程、 结果、性质和处理意见反映给上级，用 行文。
二、报告的结构和写法
（3）答复报告正文的第一部分写答复缘由，通常为引叙 原文，以明确答复对象和答复原因。第二部分写答复事项， 是针对询问问题的答复。
4.落款 应标注发文单位全称或规范化简称。政府工作报告因在 题注中注明，落款不再标注发文单位。 5.成文日期 写完整的年月日，但政府工作报告的日期写在题注中。
二、通报的结构和写法
1.表彰通报和批评通报的结构和写法 （1）标题。由发文单位（可省略），被表彰或被批评的 对象和文种构成。 （2）主送单位。一般有主送单位，有的特殊某一范围内 ，可以不标注主送单位。 （3）正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分： 第一部分，情况简介。 第二部分，事由评析。 第三部分，发出号召或提出希望和要求。 （4）落款及成文日期。同通知的要求。
二、函的结构和写法
1.标题 2.主送单位 3.正文 （1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目 的、根据、原因等内容。 （2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。 （3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。 （4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择 运用不同的结束语。 4.落款和成文时间 同通知的要求。

二、通告的结构和写法
1．标题 （1）发文单位+事由+文种。一般规定性的通告。 （2）发文单位+文种。一般对外张贴、发布的通告，使用这 种形式的标题。 （3）文种。即“通告”。在本单位、本部门内部发放的通告 可采用这种形式。 2．正文 （1）发文缘由。说明通告发文的目的、依据等。 （2）通告事项。有关单位、个人应该周知或遵守的事项。 （3）结语。一般用“特此通告”这一习惯用语结尾。 3．落款和成文日期
（）
2.×市水电局将召开水利建设工作会议，拟告知各县、区水电部门事先
作好准备。
()
3.×县纪委拟批评×局×××干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误
。
()
4.×市政府拟批转市卫生局关于做好灾后防疫病工作的意见。 ( )
5.×县县委拟向所属各级党组织布置学习×××同志“七一”讲话的有关
事宜。
()
通报
1.XX县民政局关于追加自然灾害救济的请示报告。
（）
2.遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政
策界限难以把握时，可用请求指示的请示行文。
（）
3. 按照公文行文规则，在一般情况下可以越级请示。 （ ）
4.请求批准的请示，应把重点放在意见、办法的说明上。
（）
5.某大学因扩大招生后校舍不足，拟贷款征地修建新校园区，请代学校拟一
一、通报概述 二、通报的结构和写法 三、撰写通报的注意事项
一、通报概述
1.通报的概念 通报是“适合于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者 情况”的公文。通报是宣传教育、通报信息的文种，属于下 行文。 2.通报的种类 （1）表彰通报。主要用于表扬先进人物和先进集体的事 迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。 （2）批评通报。主要用于批评错误，通报事故或反面典 型，总结教训。 （3）情况通报。主要用于传达情况、沟通信息。
三、撰写请示的注意事项
第一，遵循请示的行文规定。 第二，明确请示事项缘由及解决方案。 第三，使用语得体的语言。 第四，注意把握请示与报告的区别。
实训练习
一、填空题
1.请示的目的是请求上级单位对本单位单位权限范围内 以及在工作中遇到的 的疑难问题给予 。
的重大事项，
2.请示包括
、
和
三种类型。
二、判断题
4.附件 5.落款 6.成文日期
三、撰写通知的注意事项
第一，主题要集中，尽量一文一事。 第二，事项要写得具体明确。
实训联系
一、填空题
1.通知的常见类型有 、
、
、 和会议通知五种。
2.通知的基本结构一般包括 、 部分。
、 、附件、 、成文日期等
二、判断下列事项是否可以用通知行文
1.某公司拟颁发一项内部管理办法。
二、通报的结构和写法
2.情况通报的文体结构和内容结构 （1）标题。发文单位、通报的事由和文种组成。 （2）主送单位。有的在一定范围内可以不标注主送单位 。 （3）正文。第一部分，通报的事由或者依据；第二部分 ，情况介绍，即对事情的发展情况、主要情节分段分条叙述 ；第三部分，分析情况的客观意义。分析要入情入理，合乎 实际，不可脱离通报的情况；第四部分，根据通报的情况提 出具体要求或提出一些指导性意见。 （4）落款及成文日期。同通知的要求。