公文管理系统_日常使用问题处理参考手册

鹰潭市网上行政办公系统公文管理手册目录第1章总体情况介绍...................................................................................................... - 4 -1.1 平台设置说明...................................................................................................... - 4 -1.1.1 安装Internet Explorer ................................................................................. - 4 -1.1.2 浏览器的配置.............................................................................................. - 4 -1.1.3 关闭拦截工具.............................................................................................. - 7 -1.2 平台概要介绍...................................................................................................... - 7 -1.2.1 平台访问地址.............................................................................................. - 7 -1.2.2 平台用户命名规则...................................................................................... - 7 -1.2.3 平台功能模块介绍...................................................................................... - 7 -1.2.4 平台用户角色介绍...................................................................................... - 9 - 第2章公文管理............................................................................................................ - 10 -2.1 发文管理............................................................................................................ - 10 -2.1.1 发文拟稿.................................................................................................... - 10 -2.1.2 发文登记.................................................................................................... - 12 -2.1.3 发文追踪.................................................................................................... - 13 -2.1.4 暂归档发文................................................................................................ - 13 -2.1.5 已归档发文................................................................................................ - 14 -2.2 收文管理............................................................................................................ - 14 -2.2.1 收文登记.................................................................................................... - 14 -2.2.2 收文追踪.................................................................................................... - 16 -2.2.3 暂归档收文................................................................................................ - 16 -2.2.4 已归档收文................................................................................................ - 16 -2.3 归档目录............................................................................................................ - 17 -2.3.1 归档目录.................................................................................................... - 17 -2.3.2 帐外文件添加............................................................................................ - 18 -2.3.3 暂归档帐外文件........................................................................................ - 18 -2.3.4 已归档帐外文件........................................................................................ - 19 -2.4 档案借阅............................................................................................................ - 19 -2.4.1 我的借阅.................................................................................................... - 19 -2.4.2 发文借阅.................................................................................................... - 19 -2.4.3 收文借阅.................................................................................................... - 20 -2.4.4 档案借阅.................................................................................................... - 21 -2.4.5 借阅管理.................................................................................................... - 21 -2.5 公文代码配置.................................................................................................... - 22 -2.5.1添加与设置发文标识................................................................................ - 22 -2.5.2 添加与设置发文模板................................................................................ - 23 -2.5.3添加与设置收文标识................................................................................ - 24 -2.5.4其它代码设置............................................................................................ - 26 - 第3章公文交换............................................................................................................ - 29 -3.1 待收公文............................................................................................................ - 29 -3.2 公文发送............................................................................................................ - 29 -3.3 已发送公文........................................................................................................ - 31 -3.4 收文组设置........................................................................................................ - 31 -3.5 组内部门设置.................................................................................................... - 32 - 第4章单位内部发文.................................................................................................... - 33 -4.1 发文的一般流程................................................................................................ - 33 -4.2 发文拟稿............................................................................................................ - 34 -4.3 拟稿审核............................................................................................................ - 36 -4.4 办公室核稿........................................................................................................ - 37 -4.5 领导签发............................................................................................................ - 39 -4.6 编号人员进行发文编号.................................................................................... - 40 -4.7 清稿打印............................................................................................................ - 41 -4.8 加盖印章............................................................................................................ - 42 -4.9 发文归档............................................................................................................ - 43 -4.10 发送公文至其他单位........................................................................................ - 43 - 第5章单位内部收文.................................................................................................... - 45 -5.1 收文的一般流程................................................................................................ - 45 -5.2 公文收发员签收外单位来文............................................................................ - 45 -5.3 收发文登记人员转拟办.................................................................................... - 46 -5.4 收文拟办............................................................................................................ - 47 -5.5 送阅办................................................................................................................ - 48 -5.6 收文批办............................................................................................................ - 50 -5.7 收文阅读............................................................................................................ - 50 -5.8 收文归档............................................................................................................ - 51 -第1章总体情况介绍1.1平台设置说明1.1.1安装Internet Explorer整个办公系统采用B/S结构，所以每一个客户端只要装有通用的浏览器就可以使用系统的基本功能。

《公文处理系统》 4.0.4版使用说明ODPS 4.0.4较ODPS 4.0版更新的内容包括：一、公文处理1、在发文的登记界面添加‘发文编号’功能，其目的是便于用户在进行文件登记的时候可直接赋予文件编号。

此命令可执行的前提条件是文件必须已经签发。

2、可以拷入和阅览TIF格式的图像文件。

未升级前，系统只支持在公文中直接进行文件扫描，并且采用特有的压缩格式进行保存。

为了进一步提高软件的实用性，在本次升级中，特意增加了对TIF文件的支持，即在公文系统之外扫描的文件（文件后缀为.TIF），可以直接通过拷入的方式引入到系统当中来。

注意：进行文件扫描的时候，请尽量不要将图像设置为彩色，并且扫描仪分辨率（DPI）也不要设置的太高，否则将影响文件使用效率。

3、在发文中引入附件时，添加询问对话框，控制对引入的文件是否能够进行修改。

4、在进行文件审批时，凡具有会签权的用户可以同时进行会签操作。

5、发文登记簿中添加主、抄送单位根据文头纸信息主动刷新的功能。

6、添加‘查询封发结果’和‘督办单登记簿’的打印功能。

7、修改查询说法：将‘查询已发文’改成‘查询已签发文件’，‘查询未发文’改成‘查询未签发文件’。

二、系统维护系统设置发生变化，其中，系统路径配置去除，因为公文升级4.0后已经取消了服务器端目录共享；将CommSvrIP、FileSvrIP和系统缺省接收信箱作为系统选项；版本升级和打印列宽保留；其它选项中保留签批人过滤条件，通信服务器IP和远程收文检出人标识可以不用配置。

三、辅助维护工具（oa_tools）公文辅助维护工具（oa_tools）增加主题词库拷入、拷出功能，便于总局向省局、省局向地市局发放主题词库，从而做到主题词库统一。

其中，主题词拷出可用于上级单位维护好主题词后，将其拷出，下发给下级单位。

主题词拷入用于将上级单位下发的主题词拷入到公文处理系统当中，主题词拷入之后，将完全替换原有的主题词内容。

操作一：主题词拷出1）运行“开始→程序→办公自动化→公文辅助维护工具”，在登录窗口中输入公文服务器的名字及sa口令。

中国石化公文管理系统问题处理手册目录中国石化公文管理系统 (1)问题处理手册 (1)1.引言 (3)1.1.什么是中国石化公文管理系统问题处理手册？ (3)1.2.如何使用目录？ (3)2.用户登录 (3)2.1.问：如何登录公文管理系统？ (3)2.2.问：通过门户无法进入公文管理系统？ (4)2.3.问：如何修改用户的对照？ (5)2.4.问：公文管理系统首页面简介？ (5)2.5.问：进入办公自动化时页面总是弹出非正常窗口？ (6)2.6.问：发文稿纸介绍？ (7)3.操作问题 (7)3.1.问：如何起草文件，去向选择？ (7)3.2.问：拟稿过程中为何提示验证消息？ (8)3.3.问：如何送部门会签？ (8)3.4.问：如何查看部门会签反馈意见 (9)3.5.问：领导如何正文改稿？ (9)3.6.问：如何驳回文件？ (10)3.7.问：如何撤回文件？ (10)3.8.问：如何查看流程信息？ (11)3.9.问：普通人员为什么打不开SEP文件？ (12)3.10.问：普通人员为什么不能打开脱密文件？ (12)3.11.问：分发的具体操作？ (13)3.12.问：分表分发的具体操作？ (13)3.13.问：分发文件时接收单位为什么只收到了部分附件？ (14)3.14.问：分发与分表分发的区别？ (14)4.客户端问题 (14)4.1.问：系统支持的操作环境？ (14)4.2.问：控件位置显示红叉号？ (15)4.3.问：文件提交时，系统提示传输错误？ (16)4.4.问：控件中的文件无法打开？ (16)4.5.问：使用遨游，搜狗浏览器无法打开控件？ (17)4.6.问：上传文件后提交时，显示文件上传失败？ (17)4.7.问：上传附件之后，控件框中不显示该文件？ (18)4.8.将控件中的文件下载到本地时，始终显示正在下载，始终不结束？ (18)4.9.问：点击传阅按钮时没有反应？ (18)5.配置问题 (19)5.1.问：文件审阅时，怎么填写批阅意见？ (19)5.2.问：怎么查看分发的文件，部门是否接收到该文件？ (20)5.3.问：登录系统之后，显示的单位与实际单位不符？ (21)1.引言1.1.什么是中国石化公文管理系统问题处理手册？问题处理手册是为用户在使用公文管理系统时，由于操作不当，或本机设置等带来的简易问题提供简易有效的解决方法的一种处理机制。

公文处理系统简要操作说明公文处理系统简要操作说明公文处理系统简要操作说明1.首页用户通过浏览器地址栏输入本单位公文处理系统网址进入登录页面（如图1-1），输入正确的用户名和口令，便可以进入本系统（如图1-2）。

图1-1登录页面念■.上K彗二图1-2系统页面2功能模块1.1首页主要页面显示“最新通知”、“待办事宜”、“信息刊物”、“文稿交流”四个常用功能模块。

1.2主要功能菜单有：公文办理、通知管理、文稿交流、活动安排*、系统配置、综合信息链接。

2. 公文办理公文办理是本系统的核心业务模块，主要是对日常公文的办理。

2.1待办公文待办公文是当前用户需要处理的文件列表。

按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.1.1待办公文页面显示图2-1待办公文2.1.2操作简述•切换三个标签查看每种类型的待办文件。

-•输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的待办文件。

2.1.3待办文件页面显示2.1.4操作简述•打印文件处理标签：可以打印改文件处理标签。

•完成处理：填写相关意见或附加意见文件，完成此步骤的处理。

•不签名退回：不留任何痕迹，文件自动退回上一步。

2.2已办公文已办公文指已经办理完成的文件，用户可以查看它的所有处理步骤。

按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.2.1页面显示咅小厉卫馆盂楚立K «Bin iiir&t*:皿|*£20HDi(k]i J957 Q4IMS Mi □ IT A HI V19 5? 1S*2DSDI5-2f19-52 48it愴吉rtaH糕冏立弐彳办岳Ljm件蜩ZD1D-ID-JI I1SZ43芒十由乂书岡办.cBTiTl升理SQnD-IB-Jt JIS-&4 SO诅呼舟S.XtftiS-H惟¥rta主脚立曲勺击雷zoiDir-2i2D1D-IQ-Jl39^1 如U主件1爲・2CHW2I i!皿M甘蚪伸斗商工和斗舟一H.f£ Ifllfl Lljmfl1QI 0*1^311151 09nA*1*出ihKPMR 皿U基<!!师”30HD. IC 31ID5i 91If甕if+时览鞭M空科¥幅番► - J hr < m»r HII«iiiiri'i■ _□ 口政► _ifleflfliT5Dfleiddidd•二竝12N►_J r^dia►Z J S.T1*±r a»1I*I J : |P 1 UG]1'J * 妁 5件1R图2-3已办公文2.2.2操作简述•切换三个标签查看每种类型的待办文件。

电子公文系统常见问题一、登录1、ie8浏览器系统登录页面输入用户名密码后，点击登录一直转圈，如何解决？通常需要调整浏览器的设置后可解决，例如：取消兼容性视图等。

2、ie8浏览器系统登录页面输入用户名密码后，点击登录没有反应，如何解决？Ie8浏览器，点击“工具-internet选项-高级”，点击“还原高级设置和重置”按钮，重启浏览器，重新登录即可。

3、登陆网址提示登陆超时，如何解决？清除浏览器缓存即可（清缓存的快捷键：Ctrl+Shift+Delete）。

4、若登录时提示该人员不具备此系统的操作权限无法正常登录，如何解决？登录管理员用户给相关人员增加全体人员权限解决。

5、原系统有两个账号，现合并为一个账号，原来权限怎么办？在新账号常用功能中找到身份切换，可以切换主从身份，两个身份对应的权限跟原来一样。

6、新增录入工作人员开头第一位为5，无法与金三等账号一致？现开放新增税务人员代码审核岗检验，可以补录原金三开头的人员。

7、若登录时提示账号被锁住无法正常登录，如何解决？为了帐号安全考虑，系统设置了密码输错5次便会锁定的限制，如需解锁可登录管理员账号进行解锁，在权限管理-税务人员维护，找到被锁人员账号，选中之后点击上方的解锁账户按钮即可解锁；若市区县局的管理员账号被锁，则登录省局管理员账号找到相应的市区局的管理员账号进行解锁；若省局的管理员账号被锁，则到数据库修改相应字段进行解锁。

二、页面显示1、页面的字体较小或显示不清晰，如何处理？各列表的字体大小可通过列表上方的【列表设置】按钮进行调整，可将字体大小设置为大、中、小三种，当字体大小变大后，字体显示也会清晰些。

列表设置界面如下：2、系统使用时，页面显示出现异常，部分样式出现了错位等现象，如何解决？由于各类显示器大小不同，从而分辨率也不同，虽然系统已经做了页面自适应的处理，但不排除还会有部分页面显示异常的可能，如遇到此问题，请尝试如下方法，同时请反馈技术支持，以便后续改进。

公文管理系統直式橫書更新手冊（技巧篇）
一、自設群組（不含四類發行）
1.1利用管理者帳號密碼進入公文系統→系統設定→系統維護→系統設定→
機關群組→新增
1.2 以新增「合署辦公大樓各機關」為例，輸入「機關群組」名稱→點選
「放大鏡」鈕→輸入全文檢索字串（如：秘書處）
1.3 點選「高雄市政府秘書處」→點選「→」移至右邊所屬機關
1.4全部設定完畢，按「確定」鈕，承辦人日後便可取用這個群組
二、個人辭庫
2.1 建立個人辭庫，創／簽稿作業→登錄→在主旨欄鍵入定型稿內容→按滑
鼠右鍵
2.2點選「個人」→「新增」→確定，完成個人辭庫設定
備註：如果你的定型稿數量很多，可以在內容開頭先編號（如：A001+
內容），以便日後找尋。

行政管理日常使用手册1. 引言本手册旨在为行政管理人员提供一份全面的日常使用指南。

在日常工作中，行政管理人员需要处理多项任务，包括安排会议、文件管理、办公设备维护等。

本手册将提供关于行政管理常见问题的解答，以及一些实用的工作技巧和建议，帮助您更好地完成工作任务。

2. 会议安排会议是行政管理人员日常工作中的一项重要任务。

以下是一些关于会议安排的要点：•确定会议议程：在安排会议之前，首先需要确定会议的目的和议程。

明确会议的目标，以便有效地组织会议并使会议达到预期的效果。

•选择合适的时间和地点：根据与会人员的日程安排，选择一个合适的时间和地点。

确保会议的时间和地点对所有人员来说都是方便的。

•发送会议邀请：在确定时间和地点后，向相关人员发送会议邀请。

确保邀请包含会议的时间、地点和议程，以及其他必要的信息。

•准备会议材料：在会议开始之前，准备好相关的会议材料，例如议程、会议纪要和相关文件。

确保材料的准备工作提前完成，以便与会人员提前阅读和准备。

•组织会议流程：在会议开始后，行政管理人员需要负责组织会议流程，确保会议按照议程进行，并控制会议的时间。

在会议结束后，及时撰写会议纪要，并将其发送给与会人员。

3. 文件管理在行政管理工作中，处理大量的文件是不可避免的。

以下是一些建议，可帮助您有效地管理文件：•建立文件分类系统：建立一个清晰的文件分类系统，以便快速找到需要的文件。

可以按照项目、部门或日期等方式对文件进行分类。

•定期清理文件：定期清理文件，删除不再需要的文件，并将其归档或存储到合适的位置。

保持文件夹的整洁和有序，有助于提高工作效率。

•备份重要文件：对于重要的文件，建议定期进行备份。

可以将文件备份到云存储或外部硬盘等安全的位置，以防止文件丢失或损坏。

•使用适当的命名规范：在保存文件时，使用适当的文件命名规范。

建议使用简洁明了的名称，包含有关文件内容和日期的相关信息，以便更快地找到需要的文件。

4. 办公设备维护办公设备的正常运作对于行政管理人员来说非常重要。

中国石油普通电子公文系统常见问题解答（管理员篇）普通电子公文系统联合项目组2011年7月第一章登陆类问：登录系统后，总是弹出密码框提示用户输入密码？答：查看本机系统的时间是否正确。

问：如何在同一台计算机上用不同身份登录OA系统？答：可以通过设置用户名和密码提示来实现，具体的操作步骤如下：第一步：打开IE浏览器，在工具菜单中选择“Internet选项”。

第二步：选择“安全”选项。

第三步：选择“受信任的站点”。

第四步：点击“自定义级别”。

第五步：选择用户验证-“登录”中的“用户名和密码提示”。

第六步：点击“确定”按钮。

第七步：点击“确定”按钮，完成设置。

问：登录系统后出现以下现象答：1、检查客户端是否安装。

2、安装根证书。

问：登陆系统时,误点了保存密码,如何删除该用户?答：1、进入控制面版中的“用户账户”，选中当前用户，点击“管理我的网络密码”，把里面的“和”这两个网址删除即可。

2、打开internet选项，选择“安全-可信任站点”，点自定义级别，然后将下拉框拖到最下面找到“用户验证”，选择“用户名和密码提示”，然后点确定即可。

问: 在登陆OA时，为什么输入后，显示无法显示该页面，而输入IP地址后，就可以登陆？答：这种情况一般是解析不了域名。

到C:\WINDOWS\system32\drivers\etc下，找到hosts文件。

用记事本打开hosts文件，在hosts文件中添加此站点，如下图：问：为什么登陆OA时，输入用户名和密码后，页面是空白或者出现乱码？答：检查方法：在空白页上点“查看”—“源文件”，在源文件中第一行出现“script src=，说明中了ARP病毒；如果没有上述的代码出现，请修复IE。

解决方法：找总部网络安全中心帮助解决。

（电话号码 0）。

问：为什么登陆OA时，输入用户名和密码后，页面显示“无法显示该页面”？答：1、检查用户机器上有没有安装PPLive之类的网络电视，如果有，将这个程序退出或者卸载掉，然后再登陆系统就可以了。

公文管理工作中的常见问题及解决对策公文管理是组织运行中非常重要的一项工作，它涵盖了文件的起草、审核、公文的传递、归档和销毁等方方面面。

在公文管理工作中，常常会出现一些常见的问题，下面就来分析并提出相应的解决对策。

一、文件起草与审核问题1.1起草文件质量不高在公文管理工作中，有些人起草的文件质量不高，表达不清晰，逻辑混乱，导致审核工作变得繁琐，增加了审核人员的工作量。

解决对策：提高起草人员的综合能力，包括文字表达能力、逻辑思维能力等，同时加强对相关规范和标准的培训，提高起草文件的质量。

审核人员也要加强审核能力和责任感，对起草文件进行严格把关，减少不合格文件的流转，提高审批效率。

1.2审核人员工作粗心在审核文件过程中，有些审核人员由于工作疲劳或不负责任，导致文件审核不严谨，错漏审批，影响了文件的正常流转。

解决对策：加强审核人员的培训和教育，提高其责任感和工作细心程度，制定相关的审核规范和流程，对审核工作进行严格管理，减少出现错漏审批的情况。

二、公文传递问题2.1传递环节混乱在传递公文的过程中，由于环节繁多，涉及人员众多，容易出现传递环节混乱的情况，影响公文的及时传递和处理。

解决对策：建立完善的传递制度和流程，明确传递的责任人和环节，建立传递台账和相应的监督机制，确保公文传递的有序进行。

可借助信息化技术，建立电子公文传递系统，提高传递效率和准确性。

2.2传递环节安全性低在公文传递的过程中，由于涉及到机密文件和重要信息，传递环节的安全性较低，容易造成信息泄露或丢失的情况。

解决对策：加强对传递环节的安全管理，建立严格的保密制度和传递流程，对保密文件进行加密和封存，同时加强对传递人员的监督和管理，提高传递安全性。

三、文件归档与管理问题3.1归档环节混乱在文件归档的过程中，由于缺乏统一的管理制度和规范，容易出现归档环节混乱的情况，导致文件难以查找和管理。

解决对策：建立完善的文件归档管理制度，明确归档的责任人和程序，制定统一的文件归档标准和分类系统，加强对归档操作人员的培训和管理，确保文件归档的有序进行。

机关公文处理手册第1章公文处理概述 (4)1.1 公文处理基本原则 (4)1.1.1 合法性原则：公文处理应依法依规进行，保证公文内容符合国家法律法规及的路线方针政策。

(4)1.1.2 准确性原则：公文内容应真实、准确、完整，反映事物的本来面目，避免虚假和误导。

(4)1.1.3 及时性原则：公文处理应迅速、高效，保证公文在规定时间内完成拟稿、审核、签发、送达等环节。

(4)1.1.4 安全性原则：公文处理过程中应保证信息安全，防止泄露国家秘密和工作秘密。

(4)1.1.5 精简性原则：公文应简洁明了，注重实效，严格控制公文数量和篇幅。

(4)1.2 公文处理流程与要求 (4)1.2.1 拟稿 (4)1.2.2 审核 (4)1.2.3 签发 (5)1.2.4 印发 (5)1.2.5 归档 (5)1.2.6 其他要求 (5)第2章公文种类与格式 (5)2.1 公文种类 (5)2.2 公文格式规范 (6)2.3 公文版头、版记及正文格式 (6)2.3.1 版头 (6)2.3.2 版记 (6)2.3.3 正文 (6)第3章公文拟制与审核 (7)3.1 公文拟制要求 (7)3.1.1 文稿结构 (7)3.1.2 文字表述 (7)3.1.3 公文格式 (7)3.1.4 引用依据 (7)3.2 公文审核要点 (7)3.2.1 行文理由 (7)3.2.2 内容准确性 (8)3.2.3 行文程序 (8)3.2.4 文字表述 (8)3.2.5 公文格式 (8)3.3 公文签发程序 (8)3.3.1 拟制单位负责人审核 (8)3.3.2 上报审批 (8)3.3.3 签发 (8)第4章公文收文处理 (8)4.1 收文登记与分类 (8)4.1.1 收文登记 (8)4.1.2 收文分类 (9)4.2 收文审核与承办 (9)4.2.1 收文审核 (9)4.2.2 收文承办 (9)4.3 收文归档与保管 (9)4.3.1 收文归档 (9)4.3.2 收文保管 (10)第5章公文发文处理 (10)5.1 发文拟稿与审核 (10)5.1.1 拟稿原则 (10)5.1.2 拟稿程序 (10)5.1.3 审核要求 (10)5.2 发文签发与编号 (11)5.2.1 签发程序 (11)5.2.2 编号规则 (11)5.3 发文印制与分发 (11)5.3.1 印制要求 (11)5.3.2 分发程序 (11)第6章公文传输与保密 (11)6.1 公文传输渠道与方式 (11)6.1.1 公文传输渠道 (11)6.1.2 公文传输方式 (11)6.2 公文传输保密措施 (12)6.2.1 物理保密措施 (12)6.2.2 技术保密措施 (12)6.2.3 管理保密措施 (12)6.3 公文传输安全检查 (12)6.3.1 定期检查 (12)6.3.2 专项检查 (12)6.3.3 应急处置 (12)6.3.4 检查记录 (12)第7章公文督办与反馈 (12)7.1 公文督办职责与流程 (12)7.1.1 督办职责 (12)7.1.2 督办流程 (13)7.2 公文办理进度跟踪 (13)7.2.1 跟踪方式 (13)7.2.2 跟踪内容 (13)7.3 公文办理结果反馈 (13)7.3.1 反馈方式 (13)7.3.3 反馈期限 (13)第8章公文立卷与归档 (13)8.1 公文立卷归档原则 (13)8.1.1 完整性原则 (14)8.1.2 准确性原则 (14)8.1.3 系统性原则 (14)8.1.4 安全性原则 (14)8.2 公文立卷归档程序 (14)8.2.1 收集与整理 (14)8.2.2 立卷 (14)8.2.3 编制归档文件目录 (14)8.2.4 装订与封装 (14)8.2.5 提交归档 (14)8.3 公文立卷归档要求 (14)8.3.1 文件材料要求 (14)8.3.2 立卷要求 (14)8.3.3 归档文件目录要求 (15)8.3.4 装订与封装要求 (15)8.3.5 提交归档要求 (15)第9章公文管理与利用 (15)9.1 公文管理职责与制度 (15)9.1.1 公文管理职责 (15)9.1.2 公文管理制度 (15)9.2 公文借阅与复制 (15)9.2.1 公文借阅 (15)9.2.2 公文复制 (16)9.3 公文信息资源开发利用 (16)9.3.1 公文信息采集与处理 (16)9.3.2 公文信息共享与交换 (16)9.3.3 公文信息资源服务 (16)9.3.4 公文信息资源安全保障 (16)第10章公文处理常见问题及对策 (17)10.1 公文处理中的常见问题 (17)10.1.1 格式不规范 (17)10.1.2 内容不准确 (17)10.1.3 流程不合规 (17)10.1.4 保密工作不到位 (17)10.2 公文处理问题原因分析 (17)10.2.1 人员素质参差不齐 (17)10.2.2 管理制度不健全 (17)10.2.3 培训和交流不足 (17)10.2.4 办公条件限制 (17)10.3 公文处理问题对策与建议 (17)10.3.2 完善管理制度 (18)10.3.3 改进办公条件 (18)10.3.4 强化沟通协调 (18)10.3.5 严格保密管理 (18)第1章公文处理概述1.1 公文处理基本原则公文处理是机关日常工作中不可或缺的环节，为保证公文处理工作的规范化、制度化，以下基本原则应严格遵守：1.1.1 合法性原则：公文处理应依法依规进行，保证公文内容符合国家法律法规及的路线方针政策。

浙江交通办公自动化系统常见问题参考手册目录一、管理员例行工作 (5)1．办公自动化（OA）系统数据备份 (5)2．公文传输系统检查 (6)3．日志检查 (6)4．办公自动化（OA）服务器维护 (6)5．用户管理 (6)二、日常操作 (6)发文管理 (6)1．收文转发文，没有按拟文办理，而是直接新建发文导致收发文脱离关联 (6)2．在发文办理过程中，点击“整理成文”后弹出如下对话框：“由于宏安全设置，无法找到宏或宏被禁用”。

(7)3．整理成文是否成功的识别及不成功的重新整理成文的操作方法。

(7)4．公文在发送时如何送到本单位各部门 (7)5．正式发文时，主送单位中的5个单位全都提示没连接，但还是提示发送成功 (8)6．打开正文编辑的时候，出现word发生常规错误。

(8)7．在发文办理过程中，点击“编辑正文”时出现如下对话框：打开“WORD 出现常规错误，MICROSOFT WORD，集合所要求的成员不存在，在第77行” (8)8．三局一站打字员在处理代办厅文时，整理成文后无法送校对 (9)9．文件已经发文并归档，现需要修改其中的正文。

(9)10．文件已经归档，但需要重新挖出并重新流转 (9)11．正式发文的时候报错：makezw错误在c:\oatemp\...。

.. (10)12．公文在流转过程中，正文损坏打不开，编辑正文时提示“校验和出错：在XX行”10 13．文件编辑正文后，按保存返回按钮，无反应，正文无法保存。

(10)14．缮印时，按整理成文按钮，提示“部件ActiveX无法创建”。

(11)15．编辑正文时，发现文件下面的版记（主题词、抄送、印发日期等）丢失了 (11)16．文件在正式发文时，提示出错，然后死机 (11)17．发出（或收到）的公文中经常缺少附件 (11)18．为什么在WORD中修改了文件，却看不到痕迹？ (12)19．发文时发错了或者漏了附件，怎么办？ (13)20．群发时发给某个部门的文件发不出去。

公文处理系统简要操作说明公文处理系统简要操作说明1. 首页用户通过浏览器地址栏输入本单位公文处理系统网址进入登录页面（如图1-1 ），输入正确的用户名和口令，便可以进入本系统（如图1-2）。

图1-1登录页面图1-2系统页面2功能模块1.1首页主要页面显示“最新通知”、“待办事宜”、“信息刊物”、“文稿交流”四个常用功能模块。

1.2主要功能菜单有：公文办理、通知管理、文稿交流、活动安排*、系统配置、综合信息链接。

2. 公文办理公文办理是本系统的核心业务模块，主要是对日常公文的办理。

2.1 待办公文待办公文是当前用户需要处理的文件列表。

按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.1.1 待办公文页面显示图2-1 待办公文2.1.2 操作简述·切换三个标签查看每种类型的待办文件。

-·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的待办文件。

2.1.3 待办文件页面显示图2-2 待办文件2.1.4 操作简述·打印文件处理标签：可以打印改文件处理标签。

·完成处理：填写相关意见或附加意见文件，完成此步骤的处理。

·不签名退回：不留任何痕迹，文件自动退回上一步。

2.2 已办公文已办公文指已经办理完成的文件，用户可以查看它的所有处理步骤。

按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.2.1 页面显示图2-3 已办公文2.2.2 操作简述·切换三个标签查看每种类型的待办文件。

·点击【查看】可以查看文件的详细内容。

2.3 公司来文公司来文是由公司起草，公司发文中心发给该用户的所有文件。

2.3.1 页面显示图2-4 公司来文列表2.3.2 操作简述·双击可以查看公司来文的详细内容。

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的文件。

·选中某一文件，点击【转入本单位】将该文档转入本单位系统（指有Lotus 二级系统的单位）。

致远公司公⽂处理和事务办理系统常见问题集锦（2）（1）贵州省公⽂和事物处理系统常见问题集锦580版⽬录⼀、登录问题 (4)1.登录页⾯不显⽰ (4)2.提⽰“帐号在另⼀地点登录” (4)3.提⽰浏览器不⽀持 (4)4.登录时提⽰窗⼝拦截 (5)5.登录后闪退......................................................................................... 错误!未定义书签。

⼆、公⽂处理设置问题 (5)1.正⽂⽆法打开 (5)2.脚本错误 (6)3.找不到处理⽅式 (7)4. 页⾯只显⽰⼀半 (7)5. 看不见流程 (8)6.⽂单打印⽆法预览 (9)7.⽂单打印乱码 (10)8.⽂件显⽰英⽂ (11)9.选⼈界⾯⽆确定按钮......................................................................... 错误!未定义书签。

10.不能调⽤office............................................................................... 错误!未定义书签。

11.word转pdf (12)12.⽂件打开显⽰灰⾊ (12)13. 附件⽆法下载 (12)14.公⽂单读取异常 (13)15. ⽆法安装office控件 (13)三、公⽂处理操作问题（个⼈帐号） (15)1.⽂件签收后找不到 (15)2.修改流程 (15)3.短信提醒 (16)4.如何补发⽂件 (18)5.如何撤销⽂件 (18)6.⽂件取回 (19)7.⽂件知会 (19)8.打印⽂单 (20)9.⽂件⽆法流转 (21)10.固定流程临时增加节点 (22)四、公⽂处理操作问题（管理员帐号） (23)1.⽂件⽆法签收 (23)2.打开⽂件报错 (23)3.分办时报错 (24)4.代领导批⽰ (24)5.提⽰“缺少承办” (25)6.领导批⽰意见..................................................................................... 错误!未定义书签。

新电子公文系统操作使用常见问题注意：新电子公文系统已于11月1日全面启用，原有老系统不再具有发文功能，只能查询以前的文件。

如果是全新的用户，进入电子公文系统请只安装“国家电子政务外网CA根证书”、“PDFcreator”、“EKEY驱动3.0和4.0”，然后再设置浏览器，未接入电子政务外网的单位还需要安装VPN客户端就可以，其它按照系统提示安装，具体安装过程请参照《新公文系统配置说明》。

二维条码功能目前全市都没有启用，请大家在发文过程中不要随意添加（此功能暂时禁用了）。

目前新系统运转正常，发现的一个问题就是打印的问题，由于新系统采用了PDF版式，打印控件在传输打印数据的时候，由于分辨率等相关原因，传输的数据量较大，所以造成部分打印机，由于打印机内存太小，造成文件打印速度很慢、打印印章页空白等问题（彩色打印机尤为突出），软件公司正在抓紧解决。

建议大家在近期发文时都允许下载公文正文，出现这种问题的单位，可以下载公文正文然后进行打印。

如果出现无法打印的问题，近期可以尝试重新开关一次打印机，或者用驱动精灵等软件升级一下打印机驱动，或者是单独打印章页面。

常见问题：1、文件编辑完成后，进入下一步转换成PDF文件后文头变成空白？答：这是因为您系统安装的方正小标宋字体有问题或者是没有安装方正小标宋字体，请进入电脑系统的c:\windows\fonts目录，检查是否存在方正小标宋字体，如果存在就删除存在的方正小标宋字体，不存在就复制方正小标宋字体文件到该文件夹，即可解决此问题。

注：少数电脑可能是病毒的原因，造成字体无法删除、粘贴，可以通过360安全卫士等软件强行删除，清除缓存，然后再试。

2、印章盖上后，文件发出印章遮住了下面的文字？答：新电子公文系统是在文件转换为PDF文件后，在PDF控件里盖章，不是象旧系统在word编辑软件里盖章。

3、文件编辑完成后，进入下一步，显示“不能保存到url******”?答：这是因为您系统的PDFcreator软件没有安装好，在安装过程中肯定提示有错误，您忽略了。

公文处理系统应用中常见问题1．怎样知道信箱中有新信息？如何找到信箱中的新信息？当信箱中收到新信息时，系统提供两种提示方式。

一是屏幕左下角的小红旗将竖起，直到所有新信息全部’已阅’。

二是利用系统提供的声音提示功能，只要用户在公文处理的声音设置中设置了声音提示，则新信息到来时，系统会自动播放提示。

要找到信箱中的新消息也有两种方式。

一是按F5键刷新信箱里的内容，或关闭信箱后重新打开。

二是查找信箱中所有’已阅’标志为’空’的信箱即为尚未读取的文件。

2．‘文件跟踪’的作用和其中’级数’的含义？可以根据’文件跟踪’来了解文件的来源和流转过程。

其第一条记录就可知道文件的起源和开始的时间。

’级数’用于记载文件传递的顺序，相同的级数表示同一次传递的多个接收对象。

3．文件’收回’与’退回’的区别？在收件人没有看到发给他的文件，如没有开机或没有做信箱刷新操作，才允许收回该文件，而且这次传递将不会在记录在传递记录表中。

文件’退回’没有上面的限制，并且会记录中文件传递记录表中，在文件跟踪时会看到对本次操作的记录。

文件的’收回’和’退回’都是针对文件的内部流转的，对于远程封发是不可以进行’收回’和’退回’的。

4．为什么发送给各本局各科室的发文，仍然有修改的痕迹，比如添加上的内容用红色的字体代表，删除的用蓝色字体代表……，请问是什么原因？以上现象说明在传递文件过程中一定是做过文件的修改。

而在‚显示修订‛中可以看出，如果不想看到，请不要选中"显示修订"。

建议在封发前进行排版，在排版功能中，接收所有的‛修改信息‛，这样各股室将不再能看到修改痕迹。

5．各科室办结文件退回办公室总收发后，此文件在信箱中如何处理？是不是可以允许删掉？可以进行文件归档，也可以删除。

具体可根据本地公文处理工作规范作出相应的处理。

6．在公文系统流转过程中，未发公文能否修改文头纸？在公文处理系统中只要文件只要没有做领导签发，就可以直接修改文头纸中的内容。

公文处理工作手册公文处理工作手册中国华能集团公司办公厅 2021年6月目录一、概述（一）定义（二）作用二、公文的种类及使用（一）常用文种的选择和使用（二）几种易混淆文种的区别（三）会议纪要的几种形式三、公文格式（一）公文格式各要素的划分（二）公文的特定格式（三）函的形式与函的文种（四）公文用印四、行文规则（一）行文原则（二）行文权限（三）行文要求五、公文拟制（一）基本要求（二）语言要求（三）拟制公文标题的注意事项（四）发文字号的使用（五）公文中数字的使用（六）公文中简称的使用（七）公文的结构层次序数（八）公文中时间的表达（九）公文常用词语类型及举例（十）中国华能集团公司发文分类管理目录六、常见问题（一）越级行文（二）主旨不清影响公文办理效率（三）文种使用不准确（四）主送单位不正确（五）通过非涉密渠道报送涉密公文（六）标题不规范（七）引文不规范（八）附件问题（九）明显文字错误（十）公文印制格式不规范七、涉国密公文的管理（一）保管与传阅（二）办理与回复（三）复印与汇编（四）清退与销毁八、常用公文参考模板九、现行制度（一）《中国华能集团公司公文处理办法》（二）《党政机关公文格式》（GB/T9704-20__）一、概述（一）定义。

公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书是传达贯彻党和国家的方针政策公布法规和规章指导、布置和商洽工作请示和答复问题报告、通报和交流情况的重要工具。

（二）作用。

1．指挥策令作用。

各单位可以通过制发公文来部署工作传达决策意图和要求对下级单位的工作进行领导和指导。

2．行为规范作用。

用以规定人们行为规范的条例、规定、办法等规范性公文一经公布便成为一定范围内的行为规范必须遵守和执行。

3．宣传教育作用。

公文不但要传达决策意图、布置任务还要分析形势、解释原因、说明情况使受文对象统一思想、提高认识、明确目标发挥主动性和提高积极性。