Word高级排版技巧
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Word高级排版技巧
一、使用样式统一文档风格
1.1 样式的作用
样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。
例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐，只需应用“标题”样式即可获得相同效果。
用户可以创建或应用下列类型的样式：
段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。
字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。
表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。
列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。
1.2 使用样式的关键操作
对文字应用不同的样式
如果要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。如果找不到具有所需特征的样式，可以创建新的样式，然后再应用。
修改样式
若要快速的更改具有特定样式的所有文本，可以重新定义样式。例如，如果主标题是 14 磅、Arial 字体、左对齐并且加粗，但您后来决定将其改为 16 磅、Arial Narrow 字体并且居中，那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式，而只需改变对应样式的属性就可以了。
请注意，如果改变了文档中基准样式的某项格式设置，文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。
也可让 Microsoft Word 自动修改样式，即由 Word 检测是否更改了包含样式的文本的格式，如有改动，则自动更新此样式。Word 自动更新样式时，所有具有此样式的文本的格式都将更新，以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。
指定后续段落的样式，将使新产生的段落继承上一段落的样式。
制定段落的大纲级别将有助于使用文档结构图、大纲视图，生成文档目录。
使用“样式库”预览和应用不同的样式
如果要应用来自其他模板 的样式，您可以使用“样式库”来查看整篇文档的效果。然后，您可以根据需要，直接从样式库中应用样式。您也可以查看显示选定模板中的样式的示例文档，或者查看模板中使用的样式的列表。
将样式保存在自定义模版中
任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。
共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。
二、查找与替换的高级功能
使用 Microsoft Word 可以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。可以使用通配符和代码来扩展搜索。
2.1 使用通配符查找和替换
例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。
选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“区分大小写”和
“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项）。
要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 (\)，例如，要查找问号，可键入“\？”。
要查找和替换的项目的通配符
如果要查找 操作 举例
任意单个字符 键入 ? 例如，s?t 可查找“sat”和“set”。
任意字符串 键入 * 例如，s*d 可查找“sad”和“started”。
单词的开头 键入 < 例如，<(inter) 查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。
单词的结尾 键入 > 例如，(in)> 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。
指定字符之一 键入 [ ] 例如，w[io]n 查找“win”和“won”。
指定范围内任意单个字符 键入 [-] 例如，[r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。
中括号内指定字符范围以外的任意单个字符 键入
[!x-z] 例如，t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。
n 个重复的前一字符或表达式 键入 {n} 例如，fe{2}d 查找“feed”，但不查找“fed”。
至少 n 个前一字符或表达式 键入 {n,} 例如，fe{1,}d 查找“fed”和“feed”。
n 到 m 个前一字符或表达式 键入
{n,m}
例如，10{1,3} 查找“10”、“100”和“1000”。
一个以上的前一字符或表达式 键入 @ 例如，lo@t 查找“lot”和“loot”。
注释
可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入“<(pre)*(ed)>”来查找“presorted”和“prevented”。
可使用 \n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”，在“替换为”框键入“\2\1”，Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。
2.2 使用代码查找和替换
可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码
段落标记 () 键入 ^p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入 ^13
制表符 () 键入 ^t 或键入 ^9
ASCII 字符 键入 ^nnn，其中 nnn 是字符代码
ANSI character 键入 ^0nnn，其中 nnn 是字符代码
长划线 ( — ) 键入 ^+
短划线 ( – ) 键入 ^=
脱字号 键入 ^^
手动换行符 () 键入 ^l 或键入 ^11
分栏符 键入 ^n 或键入 ^14
分页符或分节符 键入 ^12（替换时，插入分页符）
手动分页符 键入 ^m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符）
不间断空格 () 键入 ^s
不间断连字符 () 键入 ^~
可选连字符 () 键入 ^-
只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时）
图片或图形（仅嵌入） 键入 ^g
只能在“查找内容”框中使用的代码（清除“使用通配符”复选框时）
任意字符 键入 ^?
任意数字 键入 ^#
任意字 键入 ^$
Unicode 字符 键入 ^Unnnn，其中“nnnn”是字符代码
图片或图形（仅嵌入） 键入 ^1
脚注标记 键入 ^f 或键入 ^2
尾注标记 键入 ^e
域 键入 ^d
正在打开域大括号（当域代码可见时） 键入 ^19
正在关闭域大括号（当域代码可见时） 键入 ^21
批注 键入 ^a 或键入 ^5
分节符 键入 ^b
全角空格 (Unicode) 键入 ^u8195
半角空格 (Unicode) 键入 ^u8194
白色空格 键入 ^w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合）
注释
如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。如果省略可选连字符代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。
如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按
Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。
在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。
如要查找使用 Unicode 值的字符，请选择“区分大小写”复选框。如果清除“区分大小写”复选框，Word 将搜索该值指定的所有大写字符和小写字符的实例。
三、自动添加文字
3.1 自动图文集
若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象，可以使用自动图文集。Microsoft Word 自带一些内置的自动图文集词条，例如用于信函的称呼和结束语，并且可以自己创建自动图文集词条。
例如，如果在每月的报告中使用相同的长篇幅的声明，且不希望每个月重新键入该声明，可以创建该声明的自动图文集词条。
插入自动图文集词条
可以使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开头的几个字母时，Word
将显示屏幕提示，此时您可以插入该词条或忽略该提示。
词条分被分为不同的类别，例如在“自动图文集”工具栏和“自动图文集”菜单上的“结束语”或“称呼”。
创建自动图文集词条时，词条会自动链接到词条用于创建该词条的文字或图片的段落样式。
3.2 自动更正
若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，可以使用“自动更正”。
例如，如果键入“teh”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“the”。如果键入“This is theh
ouse”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“This is the house”。
也可使用“自动更正”快速插入在内置“自动更正”词条中列出的符号。例如，键入“(c)”插入©。
如果内置词条列表不包含所需的更正内容，可以添加词条。
3.3 自动设置格式
通过使用“自动套用格式”，您可以对文字快速应用标题、项目符号和编号列表、边框、数字、符号以及分数等格式。Microsoft Word 还可以：
自动将 Internet、网络和电子邮件地址设置为超链接。
将括在星号 (*) 或下划线 (_) 中的文字更改为加粗或倾斜。
将两个连字符 (--) 替换为长划线 (— )。
可以在键入的同时或编写完文档后，自动设置文档格式。对于这两种方法，您都可以控制 Word 进行的
