物业档案管理

(一)档案的前身

档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或者办理完毕后转 化而来的。

“文件”广义指组织或者个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、

传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行

文件”。这一段时间过后，其现行效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件”，经过

系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在不少场合， “历史文件”被认为是“档案”

的同义词。

在国外档案学界，多用“……的文件”或者“……的文献”等以“文件”为上位概念的 提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》 (1984)将档案描述为“由 那些形成他们的人或者由他们的职能继任者为了自己利用的目的或者因为他们的档案价值，经 过挑选或者未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释 为“由一个团体、机构、组织或者个人在履行其法律义务时或者在各种具体事务活动中形成或者 收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。”

在我国档案界， 以 “文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。 何鲁成所著的《档

案管理与整理》 (1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出： “文件未

必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发

出之发布的意思表示之文件及附件。”

(二)档案的定义

“档案”一词在我国始见于明代，但最时常被引用的出处是清康熙十九年(1680 年)的

《起居注》。该年十月，在审阅秋审众犯册时， “上问： ‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦

有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰： ‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无

档案，故控告时部议不许。’”

我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义

多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道： “档案者乃已办理完毕归档后

第三节 物业档案的整顿

一、物业档案全宗的划分

物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、有关场地实行专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的所有档案应当构成一种物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一种新的立档单位，在其基本职能没有发生重大变化，只是职能或工作范畴的扩大或缩小、内部机构的调节等状况下，其变化前后形成的档案仍属于一种全宗。如，物业公司属下的其中一种管理处因业务因素要移送给此外一间物业公司管理，部分档案因此也移送出去，但这种状况并不影响原物业公司全宗。管理处(社区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一种全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(社区)转出时，将有关我司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系社区管理的档案可一并移送给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一种全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一种全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

二、全宗内物业档案的分类

(一)分类的含义和规定

1.分类的含义

全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的所有档案提成若干类别，并构成体系，以利整顿、保管和运用的过程。

为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的根据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表达全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特性上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际状况加以修正和补充。

物业档案的建立与管理

一、物业管理档案的概念与分类

（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。

（二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。

（三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。

（四）物业管理档案的分类方法

1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。2．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。3．事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。4．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。

物业档案资料管理

一、背景介绍

物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行分类、整理、保存和利用的工作。合理有效地管理物业档案资料，对于提高物业管理的效率、保障物业管理的安全和规范运作具有重要意义。

二、档案资料的分类

1. 基础档案资料：包括物业项目的规划、设计、建设、验收等相关资料。

2. 合同档案资料：包括物业管理合同、租赁合同、服务合同等相关资料。

3. 人事档案资料：包括员工的招聘、培训、考核、奖惩等相关资料。

4. 财务档案资料：包括物业费收支、财务报表、发票等相关资料。

5. 维修档案资料：包括设备维修记录、维修合同、维修费用等相关资料。

6. 投诉档案资料：包括业主投诉记录、处理过程、处理结果等相关资料。

三、档案资料管理的流程

1. 收集：及时收集物业管理过程中产生的各类档案资料，确保资料的完整性和准确性。

2. 分类：根据档案资料的性质和用途，进行分类整理，建立相应的档案分类目录。

3. 编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、日期、责任人等信息，便于查找和管理。

4. 归档：将档案按照分类目录归档存放，确保档案的安全和易于查找。 5. 借阅：对需要借阅档案的人员进行登记和审批，确保档案的安全性和使用的合理性。

6. 维护：定期对档案进行检查和整理，确保档案的完好无损，防止损毁和丢失。

7. 销毁：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁处理，确保信息的安全性和保密性。

四、档案资料管理的要求

1. 完整性：确保档案资料的完整性，避免遗漏和缺失。

2. 准确性：确保档案资料的准确性，避免错误和失真。

3. 安全性：确保档案资料的安全性，防止丢失、损毁和泄露。

4. 规范性：按照统一的规范和标准进行档案管理，避免混乱和混杂。

5. 可访问性：确保档案资料的易于查找和使用，提高管理效率。

6. 保密性：对于涉及个人隐私和机密信息的档案资料，要进行严格的保密措施。