物业档案管理

物业管理档案管理

Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

第十二章物业管理档案管理

齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。

第一节物业管理档案的概念与分类

一、档案的定义

档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。

二、物业管理档案的内容

物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。

三、物业管理档案的分类方法（了解）

物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有以下几种。

(一)年度分类法

年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。

特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。

(二)组织机构分类法

组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。

特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。

(三)事件分类法

事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。

体系文件名称 运营管理工作手册 编 号 XY-WI-YG-13

版号/状态 A/0

文件标题 项目档案管理工作规程 生效日期 2021-01-08

1 整理归档

1.1 每月10日前，由各部门负责人将各岗位上月的质量记录整理、装订、加封面成册交至档案管理人。对于所有的工程移交资料包括图纸、验收记录等应在移交手续完成后立即归档，公司自购的重要材料及大型设备说明书、合格证、检验报告应在设备开箱后立即归档保存。

1.2 档案管理人员负责对物业服务中心档案的收集、分类整理、归档、保管、利用等工作。

1.3 所有资料正式归档前必须通过各部门负责人的仔细检查、核对，确保归档材料真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。

1.4 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

1.5 各类档案应按部门、系统进行分类，统一存放于档案盒并贴上标签。

1.6 档案在排列上架时，要按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下地排列，以便管理、查找。

1.7 档案管理要严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

2 归档范围

2.1 物业接管验收档案的归档范围，包括档案的接管清单、物业产权档案、综合竣工验收档案、建筑物档案（包括建筑物设计图纸、说明书、质量保证书）公共设施设备验收档案、建筑物使用功能改造及结构变更档案。

2.2 工程档案的归档范围：

2.2.1 物业前期与地产及施工单位移交验收时累积的资料。包括：各专业竣工图纸、分项工程验收记录、检测报告、工程施工及设备采购合同文件复印件、各设备的技术操作说明书、光盘文件、软件、合格证等。

2.2.2 物业移交时与开发商签订的交接记录、验收记录、工程遗留问题整改记录。

2.2.3 物业入伙时与业主签订的房屋验收记录、交接记录、相关函件等。

2.2.4 与工程外包单位签订的合同文件。

2.2.5 发往外单位及集团内部的相关联系函件及回函。

物业管理档案整理方案

一、前言

物业管理是一个不断发展的领域，随着城市化进程的加快和生活水平的提高，人们对物业管理的要求也越来越高。物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，它记录了物业管理工作的全过程，是物业管理工作的重要依据。因此，对物业管理档案进行整理是非常必要的。

本文将从物业管理档案的意义、整理的目的、整理的原则、具体的整理步骤以及整理后的管理和保管等方面，探讨物业管理档案整理方案。

二、物业管理档案的意义

1.记录管理：物业管理档案记录了各种物业管理工作的全过程，包括物业管理的规划、实施、监督、评估等各个环节，为物业管理工作提供重要的依据和证据。

2.信息参考：物业管理档案记录了各种管理政策、法规、标准、规章等内容，对物业管理工作的具体操作和方法提供了重要的参考。

3.管理评估：物业管理档案通过对物业管理工作的评估，反映了物业管理的成绩和问题，为物业管理工作的改进提供了重要的依据。

4.知识传承：物业管理档案记录了物业管理工作的经验和教训，对后续的物业管理工作起到了重要的指导作用。

5.法律保障：物业管理档案是管理工作的重要依据，它是物业管理工作是否合理、合法的重要依据，对物业管理工作的合法性起到了重要的保障作用。

三、整理的目的

1.清理无效文件：对无效文件进行清理，减少物业管理档案的杂乱性，提高物业管理档案的可读性和可查性。

2.规范档案整理：建立和完善物业管理档案整理制度和流程，规范档案整理工作，提高物业管理档案整理的效率和质量。

3.提高档案利用价值：通过整理，筛选和重组物业管理档案，提高档案的利用价值，使管理工作更有力量。

4.加强档案管理：通过整理，完善物业管理档案的管理措施，加强档案的保管和管理，保证档案的安全性和完整性。

五、整理的原则 1.适量整理：整理时要适量保留有关政策、法规、标准、规章、开发商资料以及管理工作的主要内容，避免出现重要内容缺失。

2.分类整理：按照档案的种类和性质对物业管理档案进行分类整理，使档案的管理更加清晰和方便。

1.目的：

规范业主档安资料文件资料资料文件资料文件资料的管理。

2.职责范围

2.1文员负责档案资料文件资料资料文件资料文件资料的收集、整理、归档和保管。

3.管理规定

3.1档案的资料文件资料资料文件材料，必需字迹清晰、真实、齐全。

3.2业主资料文件资料资料文件资料文件资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得任凭丢失。

3.3业主档案的内容包括：业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。

3.4档案资料文件资料资料文件资料文件资料属于保密资料文件资料资料文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。

3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊状况调出，须填写《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》，并督促借调人及时归还。

3.6档案的管理环境必需做到“三防”即：防火、防潮、防变质。

3.7日常档案资料文件资料资料文件资料文件资料检查中发觉破损现象应立刻进行修复处理。

质量记录：

1．《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》

ZC-05/B05