工程归档文件的质量要求

２ＯＯ６年第２期　

（第Ｓ卷第２期）　辽宁｝　政学院学报　

Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｌｉａｔｍｉｎｇ　Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　Ｃｏｌｌｅｇｅ　Ｎｏ．２．２ＯＯ６　

（、ｆ０】　８．Ｎｏ．２）　

电子文件的特点及归档的质量要求　

郑洪军　耿鹏　

（Ｉ辽宁省林业厅国有林场管理局，辽宁沈阳Ｉ１００３６；２　ｉ［宁省防汛物资储备中心，辽　沈阳１１０００３）　

【摘要】　电子文件与纸质文件不同，为确保电子文件的原始性，完整性。有效性和安全性。确保电子文件盼可存取可用　和可理解性，奉文以电子文件的主要特征及归档的质量要求进行分析，并提出具体要求。　

［关键词］　电子文件；特点；归档；质量；要求　［中图分类号］１＂９３１．７　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１００８－－－－４０５３（２００６）ｏ２—Ｏ１３６—０２　

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编　码和懈码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系．它可　以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可　以随时随地调出查阕所需的档案信息。传统的档案管理方　式和方法已经无法适应，面对全新的电子文件管理形式，就　必须了解电子文件的主要特征。　

一、电子文件的主要特征　（一）电子文件是数字化的信息形态。电子文件是在计　算机系统中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计　算机显示屏上或在打印纸上看到的由文字、图形等构成的文　件形态，只不过是电子文件的一种输出形式而已。而在计算　机系统内部，无论是运算、存储还是传输等处理，电子文件均　是以数字编码形式存在的。计算机系统采集处理信息的一　

般过程是：先对信息的自然形态进行拾取，得到信息的模拟　物理量；再对模拟物理量进行转换，获得信息的数字编码；然　后对信息的数字编码进行存储、传输、编辑等加工处理。　（二）电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性。电　子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借　助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成　的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的　软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统　

建设工程文件归档4归档文件及其质量要求

3 基本规定

3．0．1 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3．0．2 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

3．0．3 每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。

3．0．4 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：

1 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容；

2 收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档；

3 组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

5 收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档；

6 在组织工程竣工验收前，应按本规范的要求将全部文件材料收集齐全并完成工程档案的立卷；在组织竣工验收时，应组织对工程档案进行验收，验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确；

7 对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收备案前，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

3．0．5 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3．0．6 建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

工程文件的归档范围及质量要求

一、 工程文件的归档范围

1.对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2.工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

二、 归档文件的质量要求

1. 归档的工程文件应为原件。

2. 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3. 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4. 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。

5. 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6. 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

7.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

8.所有竣工图均就加盖竣工图章。

（1） 竣工图章：（样式）

（2）竣工图章尺寸为：50mm×80mm，盖在图标栏上方空白处。

9.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工竣 工 图

施工单位

编制人

技术负责人

监理单位

总 监 审核人

现场监理 编制日期 15

7mm×5 80

20mm×4

艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

工程文件的立卷

一、立卷的原则和方法

1. 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2. 一个建设工程由多个单位工程组成的，工程文件应按单位工程组卷。

3. 立卷可采用如下方法：

（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

附件一：序号类别归档范围归档责任部门归档时间备注

1、监理月报、总结，监理规划、细则；2、监理工程师通知单及批复；监理工作联系单；旁站记录；材料进场报验；分包资质进场报验；检验批验收记录；工程总结；与相关单位的往来函件；质保相关资料等单位工程竣工后3个月内移交；零星工程于结算完毕1个月内移交工程开工令、延期批复、施工组织设计、各分部工程施工方案、签证、委托、工程罚款单、索赔相关函件随结算资料存档

工程竣工资料（含工程准备阶段资料和监理资料、施工过程资料、竣工图）单位工程于质检验收后3个月内、结算付款前完成移交；零星工程于内部验收1个月内、结算付款前完成移交竣工验收备案表及相关资料工程部或开发部取得后24小时内移交工程档案工程部10地区公司各类文件资料归档范围及归档时间的要求