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da/t19—1999前言为保证档案主题标引的准确性和一致性，提高标引工作的质量和检索效率，特制定本规则。
本标准是按照GB/T3860-1995«文献叙词标引规则》的规定制定的。
表述规则采用了GB/T1.1-1993«标准化工作导则第1单元:标准的起草与表述规则第1部分:标准编写的基本规定》。
本标准的附录A是提示的附录。
本标准由全国档案工作标准化技术委员会提岀。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所。
本标准主要起草人:朱秋花、来长治、成富周、薄古、魏伶俐。
16中华人民共和国档案行业标准档案主题标引规则DA/T19—1999 Archives guidelines for determining the subjects and subject indexing1范围本标准规定了档案主题分析方法和依据《中国档案主题词表》及各种专业档案主题词表进行档案主题词标引的方法。
本标准适用于建立档案的机读式检索工具和手工式检索工具所进行的人工标引。
2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3860—1995文献叙词标引规则DA/T 1—1992档案工作基本术语DA/T18—1999档案著录规则3定义本标准采用下列定义。
3-1档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
[DA/T1中1.1]3-2档案主题档案具体记述的对象或问题。
3-3主题词又称叙词（即正式主题词）。
标引与检索档案时，主题词表中规定用于表达档案主题的词语。
3-4非正式主题词又称非叙词。
是正式主题词的同义词或准同义词,主题词表中收录但规定不能作档案标识,只起指引作用的词语。
3-5档案主题词表由反唤梢案内容的主题词及其词间关系组成的规范化词典，是将档案、标引人员或用户的自然语言转换成规范化语言的一种术语控制工具。
档案目录数据采集标准（征求意见稿）1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。
2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。
3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。
具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。
每条数据纪录由若干数据字段组成。
3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。
3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。
3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
中华人民共和国行业标准DA/T 17-1—95革命历史档案著录细则为了进一步提髙革命历史档案资源开发利用水平，建立国家级的革命历史档案目录数据库和计算机检索体系，健全馆际之间信息交流资源共享机制，充分发挥革命历史挡案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本标准。
1主题内容与适用范围1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。
编制其他革命历史档案目录可参照使用。
1.3本标准不包含档案目录组织的方法。
2引用标准GB 3792.1—83文献著录总则GB/! 3792. 5—85档案著录规则3名词术语3.1革命历史档案中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体所形成的挡案。
3.2其它名词术语见《档案著录规则》。
4著录项目4-1档案馆代码4.2档号4.2.1全宗号4.2.2:目录号4.2.3I案卷号4.2.4文件号4.3份数4-4页数4-5缩微号4.6密级4.7文件状况4.8载体类型4-9文件时间中华人民共和国国家档案局1996—02—26发布1996-10-01 实施45DA/T 17.1—954.10责任者4.10.1个人责任者4.10.2团体责任者4.11受文者4.11.1个人受文者4.11.2团体受文者4.12题名4.13分类号4.14主题词4.15自由词4-16地名4.17人物4.18组织机构4.19会议4.20备注5标识符号+附件。
:副题名及说明题名文字。
()有关说明文字。
[]考证符号。
□表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。
•外文缩写。
〜起止连接符。
，责任者、主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。
6著录格式6-1著录格式见《档案著录规则》。
6.2本标准只提供著录标引的参考工作单,见附表2。
1必要项目和选择项目7.1必要项目：档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。
7.2选择项目：除必要项目外均为选择项目。
民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则DA/T 20.2 -19991范围本标准规定了使用《民国档案分类主题词表》(以下简称《词表》)对民国时期各种类型、各个级次的档案进行主题标引的原则和方法。
本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案主题目录、索引以及建立民国档案数据库的档案主题标引工作。
2引用标准GB/T 3860文献叙词标引规则DA/T l档案工作基本术语DA/T 18档案著录规则DA/T 19档案主题标引规则DA/T 2O民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则3定义本标准采用下列定义。
3.1单主题档案所记述的内容只有一个主题，可以构成一个单元主题或复合主题。
选用一个主题词来表达这一主题内容的称单元主题；选用两个或两个以上的主题词进行组配来共同表达这一主题内容的称复合主题。
3.2多主题档案所记述的主题有两个或两个以上，构成一种具有并列关系的主题。
3.3组配在标引或检索档案的过程中，需选用词表中两个或两个以上的主题词进行逻辑组合，从而表达所要标引和检索档案的主题内容。
3.4组代《词表》中一种事先固定的组配形式，目的是表达一些复杂主题和防止产生二义性。
4主题标引的基本方法和规则4.1标引规则4.1.1标引词的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，直接客观地反映档案文件所记述的内容，切忌主观臆断。
4.1.2标引时必须选用《词表》中的正式主题词，非正式主题词不得作为标引词使用。
例:帝制运动Y洪宪帝制洪宪帝制D帝制运动航空检疫D飞机检疫飞机检疫Y航空检疫4.1.3标引时必须首先选用《词表》中专指性最恰当的主题词，不能选用上位主题词或下位主题词进行标引。
4.1.4标引时当能选用《词表》中单个主题词(含组代主题词)表达某一主题概念时，必须使用单个主题词(含组代主题词)标引，不得使用组配标引。
4.1.5标引时如果《词表》中选不出单独的最专指的主题词时，应优先考虑组配标引(详见4.2)。
第二章档案管理一、单项选择题：1、一般情况下，属于县级国家档案馆接收范围的档案，原则上，立档单位应当自档案形成之日起满（ B）向有关的县级档案馆移交？A、5年B、10年C、15年D、20年2、档案室的收集对象主要是（ A ）。
A、本单位产生的档案B、社会上散存的重要档案C、名人档案D、珍贵的历史档案3、依据《浙江省重大活动档案管理办法》规定：对本省发生的重大活动形成的档案，重大活动组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动之日起，（B ）时间向同级国家档案馆移交？A、3个月B、4个月C、半年D、一年4、保持档案的有机联系，首先应保持档案在（ C ）。
A、时间上的联系B、内容上的联系C、来源上的联系D、形式上的联系5、在既有文书档案又有科技档案的企业综合档案，对全宗内档案实行综合统一分类时，可以主要按（ A ）分类。
A、年度B、企业职能C、实物D、地域6、对“工作总结”类文件，按年度分类必须以（ A ）的年度为准。
A、编制B、上报C、批准D、内容针对7、根据档案整理工作的原则和要求，整理档案的目的是（ B ）。
A、保持文件之间的有机联系B、便于档案的保管和利用C、保管和统计档案的重要依据D、检索档案的工具8、直接鉴选法意味着（C ）。
A、应逐份审阅文件的标题并确定其价值B、应仔细查寻档案文件的有关目录并确定其价值C、应逐卷逐份逐页审阅文件的内容和形式并判定其价值D、直接销毁档案文件9、根据全宗和全宗群内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响，当年度统计报表缺失时，月报表的保存期限就应（ B ）。
A、缩短B、延长C、终止D、不变10、2006年国家档案局颁布的《文书档案保管期限表》规定，本机关机构演变、人事任免等文件材料的保管期限为（ A ）。
A、永久B、长期C、定期D、30年11、关于库房温度的控制，（ B ）选项符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2000）。
A、13℃—23℃B、14℃—24℃C、15℃—25℃D、16℃—26℃12、关于库房相对湿度的控制，下列（ B ）选项符合《档案馆建筑设计规范》。
四川省电子文档管理系统手册四川省电子文档管理系统手册 (1)1 前言 (3)2 第一章安装准备 (4)2.1 硬件要求 (4)2.2 软件要求 (4)3 第二章安装配置 (5)3.1 系统安装 (5)4 第三章系统登录 (8)5 第四章模块操作 (10)5.1 公文管理 (10)5.1.1 公文下载 (10)5.1.2 收文登记 (10)5.1.3 公文传阅 (12)5.1.4 发文办理 (13)5.2 档案著录 (14)5.2.1 文件著录标引 (14)5.2.2 案卷著录标引 (16)5.2.3 照片档案著录 (18)5.2.4 声像档案著录 (20)5.2.5 电子档案著录 (21)5.2.6 实物档案著录 (22)5.3 档案整理 (24)5.3.1 档案存盘 (24)5.3.2 档案组盒 (25)5.4 档案利用 (26)5.4.1 档案利用 (26)5.4.2 利用统计 (27)5.5 档案检索 (27)5.5.1 文件检索 (27)5.5.2 案卷检索 (28)5.6 档案统计 (29)5.6.1 基本情况年报 (29)5.6.2 档案分类统计 (29)5.7 鉴定销毁 (30)5.7.1 档案鉴定（文件） (30)5.7.2 档案鉴定（案卷） (31)5.7.3 档案销毁（文件） (32)5.7.4 档案销毁（案卷） (33)5.8 移交进馆 (34)5.8.1 全宗指南 (34)5.8.2 全宗单 (35)5.8.3 交接文据 (36)5.8.4 移交清册 (37)5.9 其他管理 (38)5.9.1 组织机构沿革年报 (38)5.9.2 归档文件整理说明 (39)5.9.3 年度工作情况记录 (40)5.9.4 部门档案数量统计 (41)5.9.5 历年档案数量统计 (42)5.9.6 库房温度湿度记录 (43)5.9.7 年度库房检查记录 (44)5.10 数据管理 (44)5.10.1 数据导入 (44)5.10.2 数据备份 (45)5.10.3 数据恢复 (46)5.10.4 数据清除 (47)5.10.5 批量处理 (47)5.10.6 数据导出 (48)5.11 系统管理 (48)5.11.1 系统设置 (48)5.11.2 库参数设置 (49)5.11.3 用户管理 (50)5.11.4 档案类目设置 (50)5.11.5 显示范围设置 (51)5.11.6 日志管理 (52)5.12 系统工具 (52)5.12.1 动态报表 (52)5.12.2 原文管理 (53)5.12.3 扫描接口 (54)5.12.4 脱机光盘制作 (54)6 第五章通用说明 (55)6.1 按钮说明 (55)6.2 颜色说明 (62)6.3 输入说明 (62)7 第六章重点功能说明 (63)7.1 用户主动的单级和多级排序功能 (63)7.2 多样化的查询检索功能 (64)7.3 收发文归档 (65)7.4 如何管理、编辑和浏览全文文件 (67)7.5 如何打印报表以及报表的打印设置 (69)7.6 如何使用系统中的党政网接口 (69)7.7 如何使用光盘脱机制作，实现光盘档案的脱机管理 (69)7.8 关于数据的备份、恢复和清除 (70)7.9 如何调整件号 (71)7.10 如何调整卷内文件顺序号和页号页数 (71)7.11 关于档案组盒和档案存盘的使用 (72)8 第七章系统维护 (73)1前言前言根据四川省电子政务建设的总体要求，大力推进四川省电子政务内网和外网建设，实现公文网上交换，对各级党政机关、事业单位网上交换下载后的电子公文按照国家档案局《归档文件整理规则》和国家质量监督检验检疫总局《电子公文归档管理办法》标准进行管理，建立全省统一的档案检索和管理系统，更好地开发利用档案信息资源，服务社会公众，四川省档案局、成都金档科技发展有限公司开发了《四川省电子文档管理系统》，以满足各级党政机关、事业单位公文交换和档案管理工作的需要。
DA/T 18—1999前 言档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全我国统一的档案检索体系，广 泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
本标准是根据G B/T 3792.1一1983《文献著录总则》的原则，结合我国档案的特点与档案著录的实践经验，按照G B/T 1.1一1993《标准化工作导则第1单元:标准的起草与表述规则第1部分:标准编写的基本规定》制定的。
本标准与G B/T 3792. 5-1985《档案著录规则》相比较，有以下变更:本标准为行业标准。
明确本标准适用于单份或一组文件，一卷或一组案卷为单元的著录。
删除了丛编项、标准编号及有关记载项;将文本项改为稿本与文种项;将档案馆(室)代号项改为档案馆代号项;将载体类型标识项与载体形态项合并，改称载体形态项;将附注项与提要项合并，改称附注与提要项;将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整;将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项；变主题词项为主题词或关键词项;增加文种项、电子文档号项。
调整了标识符“：”和的使用范围，增加了标识符号“，”和“…”，将起止连接符“〜”并入“-”号。
将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。
对各项目著录细则也做了一些修改和补充，列举了引用标准的名称，增加了例子，并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。
本标准如在内容和体例上有与G B/T 3792. 5—1985不同之处，以本标准为准。
本标准的附录A是提示的附录。
本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室。
本标准主要起草人:邓绍兴、来长治、薄古。
1中华人民共和国档案行业标准档案著录规则D A/T18-1999Bibliographical description for archives1范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著 录信息源及著录项目细则。
档案主题标引规则
以下是 7 条档案主题标引规则及相关例子：
1. 一定要准确理解档案内容呀！就像你要了解一个人，得先知道他的性格特点一样。
比如这份关于城市规划的档案，得明确它主要讲的是哪些方面的规划，可不能标引得乱七八糟。
2. 注意关键词的选取呢！这可关系到能不能快速找到需要的档案呀！好比在茫茫人海中找到那个对的人，靠的就是关键特征。
像这份科技报告，选取那些最能体现核心内容的词。
3. 全面考虑不能少哇！不能只看局部就下结论呀。
就跟拼图一样，得把所有碎片都考虑进来才能看清全貌。
比如说这份历史档案，涉及的方面很多，得全面去标引。
4. 同类档案的标引要有一致性哟！不能一会儿这样标，一会儿又变了。
这就如同团队行动要有统一的指挥，不能各搞各的。
像一系列的财务档案，标引方式要保持一致。
5. 灵活运用各种标引方法呀！不能死板教条。
这不就像走路，有时候直走，有时候得拐弯。
例如面对复杂的档案内容，可以结合多种方法来准确标引。
6. 随时检查和修正标引哦！可别标完就不管啦！好比建房子，建完了还得检查有没有问题呢。
如果发现不准确的标引，赶紧修正。
7. 不断学习和更新标引知识呢！档案领域也是不断发展的呀。
就好像我们得跟上时代的步伐，不能落后。
要多了解新的标引要求和方法，让标引工作更出色！
我的观点结论就是：做好档案主题标引真的太重要啦！需要我们认真对待，严格按照规则来，这样才能让档案发挥最大的作用呀！。
福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
1范围本标准规定了文件级(含同一案卷中记述同一事物的多份文件)、案卷级民国档案的著录项目、著录条目格式、标识符号、著录用文字及著录项目细则。
本标准适用于各级档案馆馆藏民国档案的著录。
2引用标准GB/T3792•1—1983 文献著录总则DA/Tl—1992档案工作基本术语DA/T13—1994档号编制规则DA/T18—1999档案著录规则DA/T20•2—1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则DA/T20•3—1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案分类标引细则3定义本标准采用下列定义民国档案民国时期国家机构、社会组织(中国共产党及其领导下的政权机构、社会组织除外)和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史记录。
4著录项目4•1题名与责任者项4•1•1题名4•1•2责任者4•2文本与语种项4•2•1文本4•2•2语种4•3时间项4•4控制使用项4•5政权标识项4•6附注项4•7排检与编号项4，7•1分类号4•7•2档案馆代码4•7•3档号4•7•4缩微号4•7•5主题词或关键词5著录详简级次5•1著录项目分为必要项目和选择项目。
5•1•1必要项目:题名与责任者项、时间项、控制使用项、政权标识项及排检与编号项中的分类号、档号、缩微号、主题词或关键词。
在向民国档案资料目录中心报送目录或馆际交流时档案馆代码为必要项。
5•1•2选择项目:除必要项目以外的著录项目。
5•2著录详简级次分为简要级次和详细级次。
5•2•1简要级次:仅著录必要项目。
5•2•2详细级次:除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目。
6标识符号6•1著录项目标识符号6•1•1符号.- 著录项目(题名与责任者项、控制使用项、政权标识项及排检与编号项除外)的间隔符号。
；两个或两个以上责任者、分类号、档号、缩微号的间隔符号。
+ 题名与附件题名之间的连接符号。
/ 责任者的标识符号。
6•1•2说明6•1•2•1 ".-"符号占两格，遇回行时不应拆开。
档案主题标引规则DA/T 19-1999
为保证档案主题标引的准确性和一致性，提高标引工作的质量和检索效率，特制定本规则。
1 范围
本标准规定了档案主题分析方法和依据《中国档案主题词表》及各种专业档案主题词表进行档案主题词标引的方法。
本标准适用于建立档案的机读式检索工具和手工式检索工具所进行的人工标引。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3860-1995文献叙词标引规则
DA/T1—1992档案工作基本术语
DA/T18—1999档案著录规则
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 档案
国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
〔DA/T1中1.1〕
3.2 档案主题
档案具体记述的对象或问题。
3.3主题词
又称叙词(即正式主题词)。
标引与检索档案时，主题词表中规定用于表达档案主题的词语。
3.4非正式主题词
又称非叙词。
是正式主题词的同义词或准同义词，主题词表中收录但规定不能作档案标识，只起指引作用的词语。
3.5档案主题词表
由反映档案内容的主题词及其词间关系组成的规范化词典，是将档案、标引人员或用户的自然语言转换成规范化语言的一种术语控制工具。
3.6主题标引
对档案给予主题词标识的过程。
〔DA/T1中5.6.2〕
3.7主题标引深度
指赋予一个标引对象主题词数量的多少。
4 主题分析
主题分析是主题标引的基础，通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念。
4.1审读档案
通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其它主题因素。
4.1.1阅读题名
文件和案卷的题名是对档案内容的概括。
在题名准确反映档案中心内容的情况下，阅读题名是分析、提炼主题的一条捷径，但题名不能作为提炼主题概念唯一的依据。
4.1.2浏览全文
在档案无题名或题名不能全面、准确地反映档案主题时应浏览全文。
浏览全文应注重了解题名末能反映的主题和深层次主题，发掘隐含主题。
浏览全文重点是阅读全文的开头、结束语、段落题名，必要时阅读批语、摘要、简介、目次、图表、备考表等内容。
4.2主题类型
主题的类型可以分为单主题和多主题两种。
单主题包括单元主题和复合主题(即多元主题)，多主题则由几个单主题组成。
4.3主题结构
任何主题都是由一定的主题因素构成的。
构成主题的因素一般可以分解为：主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文种因素。
4.4主题概念的选定
在审读档案题名或全文的基础上，提炼选定出一个或若干个表达档案主题的自然语言主题概念。
选定主题概念的原则是：
a)选定的主题概念应是档案中论述的问题；
b)选定的主题概念应具有实际检索意义；
c)选定的主题概念应能全面、准确地表达档案主题。
5选词标引
选词标引是对档案主题分析出的概念给予主题词标识的过程。
5.1在主题分析中选出的主题概念，应转化成档案主题词表中的主题词(正式主题词)进行标引，书写形式应与词表中的词形相一致，非正式主题词不能作为标引词使用。
5.2标引词应选用档案主题词表中与档案主题概念直接相对应的、专指的主题词。
5.3当词表中没有与档案主题概念直接相对应的专指主题词时，应选用两个或两个以上的主题词进行组配标引。
5.3.1组配应是概念组配。
概念组配包括两种类型：
a)交叉组配，即同级词组配。
指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。
例如：《关于组建钢铁联合企业的通知》，用“钢铁企业”和“联合企业”两个具有交叉概念的主题词组配标引，来表达“钢铁联合企业”这一专指概念。
b)方面组配，即限定组配。
指由一个表示事物的主题词，与另外一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。
例如：《高考制度改革方案》，用“高考”和“规章”限定“教育改革”，从而表达了“高考制度改革”这一专指概念。
5.3.2组配标引时，优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配。
5.3.3应选用与档案主题概念关系最密切、最临近的主题词进行组配，不能越级组配，即不能用其上位或下位主题词组配。
如《高考制度改革方案》标引词中，只能用“教育改革”，而不能用其上位词“改革”或其下位词“教学改革”进行组配。
5.3.4组配结果所表达的概念应清楚、确切，只能表达一个主题概念。
5.3.5为避免多主题虚假组配造成误检，可以加联系符号区分每个问题。
其做法是：在主题词后用数字1.2.3.……表示分组符号，数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。
数字中的“0”，称作共同联号，表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行组配。
例如：《关于安阳县棉花播种与玉米田间管理的情况报告》标引为：“棉花1”、“播种1”、“玉米2”、“田间管理2”、“安阳县0”。
5.3.6当某一主题概念在词表中有组代主题词(先组复合词)时，应选用规定的组代主题词，不应另选其他主题词进行组配标引。
5.4当某一主题概念在词表中查不到专指的主题词，也无法通过组配标引来表达该主题概念时，可以采用靠词标引。
靠词标引有以下两种：
a)用上位概念主题词进行靠词标引。
依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不应使用越级上位主题词标引。
b)用近义词进行靠词标引。
依据范畴索引选用与主题概念含义最相近的主题词进行标引。
5.5关键词标引又称增词标引。
关键词是主题词表以外的、未经规范化处理的自然语言词。
使用关键词标引应严格控制。
5.5.1下述情况可以采用关键词标引：
a)某些概念采用组配其结果出现多义时；
b)某些概念虽可以采用靠词标引，但当这些概念的被标引频率较高时；
c)词表中明显漏选的词，包括词表中未收录的地名、人名、机构名、产品名等专有名称；
d)表达新生事物的词。
5.5.2关键词应尽可能选自其它词表或较权威的参考书、工具书，选用的关键词应达到词形简炼、概念明确，实用性强。
5.5.3使用关键词标引后，应有所记录，并反馈到所用档案主题词表的管理部门。
5.6一个标引对象，标引用词一般2～10个。
6质量管理
6.1为保证标引工作的质量，应充分考虑以下因素：
a)标引工作的组织管理；
b)标引人员的业务素质；
c)档案主题词表本身的质量；
d)相应的标引工作细则。
6.2为提高标引质量，应做好审核校对工作。
6.2.1审核校对工作是检查标引的主题词是否专指、客观。
主要检查以下几方面：
a)主题概念提炼是否准确；
b)转换成的标引词是否是词表中的正式主题词；
c)是否符合组配规则；
d)是否存在过度标引或标引不足；
e)对同类型主题所施用的标引词前后是否一致。
6.2.2审校方法是先由标引人员自己审校，再由专人审校或标引人员互相审校，并将审校意见反馈给原标引人员。
6.3为保证标引工作质量，标引人员应做到：
a)熟悉《中国档案主题词表》或其他所用词表及标引规则与方法；
b)熟悉所标引档案的内容及与之相应的科学知识；
c)具有一定程度的语文水平；
d)应尽可能与利用者及利用接待人员多接触，并通过分析检索结果，改进标引工作，提高标引质量。
附录A(提示的附录)
使用主题词表进行档案主题标引流程图(略)。
