出口退税备案单证须知

03-21-09出口退（免）税备案单证管理办法XX科技有限公司财务管理制度出口退（免）税备案单证管理办法订定2017.08.10修订2018.01.01 2018.04.17第一条本公司出口退（免）税备案单证悉依本办法管理。

第二条我司为生产型出口企业，依国家税务总局「2012 24号公告」第八条第四款之规定，在申报出口退（免）税后15日内，需收齐如下备案资料:一、出口货物报关单。

二、出口货物装货单。

即场站收据，为托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

无纸化报关后对无法取得出口货物装货单的，由通关无纸化出口放行通知书代替。

三、出口货物运输单据。

包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证。

我司离岸出口货物以海运提单为单证凭据，物流园区或保税园区之出口货物以货物客户签收单为单证凭据。

四、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

第三条出口退（免）税备案单证资料提供及整理时限:一、在出口货物在ERP上结案当月，由销售组于出口当月提供出口货物报关单及通关无纸化出口放行通知书。

二、在出口货物后之第二个月月底前，由购运组提供出口物流园区货物户签收单；由销售组提供离岸出口货物之海运提单。

三、在出口退税申报当月月底前，由会计组按申报顺序填写整理以上备案单证资料，编制《出口货物备案单证目录》，公司章用印后存档。

四、第二条第四款所述合同由销售单位自行保管以备查核。

第四条出口退（免）税备案单证资料保存时限:依国家税务总局规定，备案单证由会计组存放和保管，保存期为5年。

第五条本处理程序经总经理核准后发布施行，修正时同。

第1页共1页。

出口企业单证备案管理规定在国际贸易中，出口企业需要面对众多的单证和复杂的流程。

为了规范出口企业的单证管理，确保企业的出口业务合法、合规、有序进行，特制定本出口企业单证备案管理规定。

一、单证备案的范围出口企业应将以下单证进行备案：1、出口货物报关单（出口退税专用）。

2、出口发票。

3、委托出口的货物，还应包括受托方主管税务机关签发的代理出口货物证明，以及代理出口协议副本。

4、增值税专用发票（抵扣联）或海关进口增值税专用缴款书。

5、出口收汇核销单（已核销的提供）。

6、主管税务机关要求提供的其他单证。

二、单证备案的时间出口企业应在货物报关出口之日（以出口货物报关单上的出口日期为准）次月起至次年 4 月 30 日前的各增值税纳税申报期内收齐有关单证，并向主管税务机关办理出口货物增值税、消费税免退税申报。

同时，完成相关单证的备案工作。

三、单证备案的方式1、纸质备案企业可以将相关单证按照一定的顺序整理装订成册，注明企业名称、海关代码、出口货物报关单号、出口日期等信息，并加盖企业公章。

2、电子备案有条件的企业可以采用电子数据的方式进行备案。

电子备案应确保数据的真实性、完整性和可查阅性，并按照主管税务机关的要求进行数据存储和报送。

四、单证备案的管理要求1、准确性备案的单证信息应与实际出口业务一致，包括货物名称、数量、金额、贸易方式等。

2、完整性备案的单证应齐全，不得有遗漏。

3、真实性企业应保证备案单证的真实有效，不得伪造、变造或提供虚假单证。

4、保存期限企业备案单证的保存期限为 5 年。

在保存期限内，企业应妥善保管备案单证，以备税务机关核查。

5、内部管理企业应建立健全单证备案的内部管理制度，明确责任部门和人员，规范单证的收集、整理、审核和归档流程。

五、税务机关的核查主管税务机关有权对出口企业的单证备案情况进行核查。

核查内容包括单证的真实性、完整性、准确性以及保存情况等。

1、定期核查税务机关可以定期对企业的单证备案情况进行抽查。

《出口退税备案文件》出口退税备案文件1. 申请背景出口退税是指企业或个人对出口产品所缴纳的税款，在一定条件下可以通过申请退还的政策。

根据《中华人民共和国出口税收管理办法》，出口退税业务需要提交相应的备案文件以获得退税资格。

2. 备案材料申请出口退税需要提供以下材料：2.1 出口报关单出口报关单是确认出口产品并进行海关报关的重要文件。

备案申请中需要提供出口报关单的原件或复印件，以证明出口的真实性和金额。

2.2 销售合同及出口退税备案需要提供与出口产品相对应的销售合同及。

这些文件应详细描述产品的规格、数量、单价和金额，并需提供与海关报关单相符的信息。

2.3 企业组织机构代码证明申请者应提供有效的企业组织机构代码证明文件，以证明其合法经营身份和资格。

2.4 出口退税申请书出口退税申请书是申请退税的正式文件，应详细填写申请者的基本信息、出口产品信息、退税金额等，并附有申请人签字。

3. 备案流程申请出口退税的备案流程如下：- 第一步：准备备案材料- 第二步：前往相关海关机关或税务局- 第三步：提交备案材料- 第四步：等待审核- 第五步：领取备案证明文件4. 注意事项在备案过程中，申请者需要注意以下事项：- 确保备案材料的完整性和准确性；- 自行保留备案材料的复印件作为备份；- 遵守相关法律法规，确保申请的合法性；- 如遇疑问或问题，可咨询相关部门或专业人士。

5. 结论出口退税备案是获得出口产品退税资格的重要一步。

申请者应按照相关要求提供完整的备案材料，并注意遵守相关法律法规。

通过合理的备案流程，申请者可以获得退税证明文件，实现出口退税的目标。

> 注：本文档仅供参考，具体操作以相关法律法规和政策为准。

出口退税备案单证详解（5篇）第一篇：出口退税备案单证详解出口退税备案单证详解科普篇NO.1什么是出口退税备案单证?出口退税备案单证是出口企业在出口业务流程的关键环节形成的凭证，是企业向税务机关证明其业务真实性、还原货物流的重要资料，备案单证在向税务机关申报出口退税时不需要提供，但必须按规定留存企业备查，税务机关在日常检查、调查评估、函调时会进行调阅，企业有违反规定的情形，将会导致比较严重的后果，所以企业应重视对备案单证的管理，将其作为企业出口退税内部风险控制的重要内容。

一、备案单证内容正所谓，千言万语不如一幅图!直接整干货!解析：1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。

2.出口货物装货单装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方(或陆路运输单位)交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方(或陆路运输单位)才能收货装船、装车等。

考虑到出口企业难以取得签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是上述的含义，可不需要海关签章。

3.出口货物运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证)“海运提单”、“运单”或收据都属于运输单据。

除海上运输称做“海运提单”外，其它运输方式，称做“运单”或收据。

科普篇NO.2 什么是海运提单?海运提单是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。

每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。

它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。

科普篇NO.3 什么是航空提单?航空运单是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。

出口退税备案要求之委托报关协议和代理报关费发票解读增加了委托报关协议和委托报关单位出具的代理报关费发票。

1、委托报关协议在哪里查询打印？登录国际贸易单窗口的货物申报委托报关协议上的报关单号、进出口日期、提(运)单号等项目与报关单一致。

此外，对于无纸化报关，还可以直接在电子口岸的报关代理委托模块中查询打印。

2、代理报关费发票必须报关公司开根据国家税务总局公告2022年第9号第2条第3点：出口企业委托其他单位报关的文件（包括委托报关协议、委托报关单位出具的代理报关服务费发票等），需要委托报关单位开具发票。

地方税务机关还要求委托报关单位开具报关费发票，但企业在实际业务中难以做到。

大多数跨境电子商务企业仍采用委托报关模式，即委托报关公司经营报关。

此时，在准备备案单证时，需要准备委托报关协议和代理报关服务费发票。

然而，在准备文件时，许多企业发现代理报关服务费发票不是由报关公司开具的。

这是因为出口企业不直接将报关业务委托给报关公司，而是将所有订舱、运输、报关等委托给货运代理公司。

但是很多货运代理公司没有报关能力，所以货运代理公司找专业的报关公司经营报关，出口企业与报关公司签订无纸化委托协议，这是委托报关的硬性要求，即国内发货人必须与代理报关公司签订委托报关协议。

但在开具发票时，不是报关公司直接向出口企业开具发票，而是向货运代理公司开具发票，货运代理公司与运输、港口杂项费用一起向出口企业开具发票，导致出口企业发现委托代理协议报关公司与发票不一致，部分税务机关说文件不合规。

因此，在9号公告中，委托报关单位开具的代理服务费发票的要求不仅要看条款，还要根据业务实际情况来看：即无论是直接经营报关的报关公司还是委托给货代的一揽子货代公司，都应符合备案文件的规定。

另一个问题是发票名称，如果只委托报关公司，发票名称必须是代理报关服务费，但如果一揽子委托给货运代理，那么货运代理总是开具发票，发票不会单独显示代理报关服务费，只能用显示附加费用细节或对账单。

出口货物退税单证备案管理制度一、总则为加强对出口货物退税单证备案的管理，规范退税操作程序，确保退税资金的安全和合法性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有企业和个人申请出口货物退税的情况。

三、退税单证备案流程1.申请材料准备退税申请人（以下简称“申请人”）应准备以下材料：-出口货物退税申请表-出口货物报关单-出口货物发票-出口货物进口证明文件-退税银行账户资料2.在线备案申请申请人将准备好的材料通过电子邮件或在线平台提交至海关总署退税管理系统。

申请人应保证提交的材料真实和完整，如有虚假或遗漏，后果由申请人自负。

3.审核备案海关总署退税管理系统将对申请人提交的材料进行审核。

审核过程中，如有需要补充或调查的情况，海关总署退税管理部门可以要求申请人提供相关证明材料或接受调查。

4.备案结果通知海关总署退税管理部门将在审核完成后将备案结果通过电子邮件或在线平台通知申请人。

备案结果分为通过和未通过两种情况。

未通过的申请人可以申请复议或重新递交材料。

5.备案完毕申请人如获得通过备案结果通知，即可按照相关程序办理出口货物退税手续。

四、退税单证备案管理要求1.申请人应确保提交的材料真实性和完整性，不得提供虚假材料或隐瞒相关信息。

2.申请人所提供的材料应与实际情况相符，否则将按现行法律法规处理。

3.申请人应妥善保管备案申请材料，不得私自篡改或泄露给他人。

4.申请人在备案申请过程中，如遇到问题或需要补充材料，应及时配合并按要求提供相关信息。

5.退税款项将通过申请人提供的退税银行账户进行划拨，申请人应确保所提供账户的合法性和真实性。

6.申请人应按照规定的时间和要求进行退税手续，如逾期未办理退税手续，将按现行法律法规处理。

7.申请人如需要对备案结果进行复议，应在接到备案结果通知之日起15个工作日内提出。

五、责任与处罚1.申请人不按照要求提供真实和完整的材料，或提供虚假材料的，将取消退税资格，并可能受到法律追究。

2.申请人私自泄露备案申请材料，致使信息泄露或损害他人利益的，将承担相应的法律责任。

现行出口货物退（免）税有关单证备案管理制度汇总（老会计人的经验）为了规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法犯罪活动，国家税务总局决定，自2006年1月1日开始对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。

嗣后该制度几经补充调整，其内容渐趋完善，但是分散于多个文件，不便学习使用。

小编特作如下归纳整理，以飨读者。

一、备案单证的对象出口货物，不包括出口劳务、出口服务。

二、备案单证的种类（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。

（二）出口货物装货单，是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。

因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

“出口货物装货单”可不需要海关签章。

（三）出口货物运输单据，包括：1.海运提单，是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。

每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。

它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。

2.航空运单，是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。

3.铁路运单，是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的“货物交付单”随同货物至到站，并留存到达站；其中的“运单正本”、“货物到达通知单”联次随同货物至到站，和货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。

4.货物承运收据，是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的“收货人签收”由收货人在提货时签收，表明已收到货物。

出口退税备案单证自查报告出口退税备案单证须知国家税务总局2016年第24号《国家税务总局关于发布的公告中第八项税原始凭证的有关规定第款有关备案单证出口企业应在申报出口退税后15日内，将所申报退税货物的下列单证，按申报退税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1(外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等;2(出口货物装货单;3(出口货物运输单据。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。

除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

国家税务总局2016年第12号公告第五项第八条规定出口企业或其他单位未按规定进行单证备案的出口货物，不得申报退税，适用免税政策。

已申报退税的，应用负数申报冲减原申报。

出口退税备案单证目录企业制表人: 企业财务负责人: 制表日期:年月日、备案资料。

1、出口企业须备案的资料:第一张出口货物报关单复印件;第二张出口货物明细清单;第三张出口货物装货单。

第四张出口货物运输单据。

海运出具“海运提单”，航空运输、铁路运输和邮政运输出具“运单”。

第五张外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同，。

2、上述五种资料是复印件的要填写“与原件相符”、“ 经办人签字”、“ 签字日期”和“加盖企业公章”。

3、备案内容中的备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容要求一致;开具的时间、货物流转的程序要求合理;外贸企业出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票的内容要求一致。

4、除上述五种资料外，其他资料不需要备案。

、保管要求。

1、备案时间最迟应在退税单证申报后的15天内备齐。

2、备案单证统一存放在出口企业财务部门。

3、备案单证须由财务部门专人负责整理保管和专柜保管。