重点工程项目档案资料的管理办法

严格工程项目档案管理制度一、总则1. 工程项目档案管理制度是为了规范工程项目文件资料的管理，保证工程质量和安全，提高工程管理效率。

2. 本制度适用于公司承担的所有工程项目，从项目立项到竣工验收的全过程。

3. 工程项目档案管理工作应遵循真实、准确、完整、系统的原则。

二、组织机构与职责1. 设立专门的项目档案管理机构，配备专业的档案管理人员。

2. 档案管理人员负责制定档案管理计划，组织实施档案的收集、整理、归档和保管工作。

3. 项目团队成员应积极配合档案管理工作，按时提交相关文件资料。

三、文件资料的收集与整理1. 项目文件资料包括但不限于设计文件、施工图纸、会议纪要、进度报告、质量检验记录等。

2. 所有文件资料必须按照国家标准和行业规定进行分类、编号和存档。

3. 档案管理人员应定期检查文件资料的完整性，确保无遗漏、无缺失。

四、档案的保存与保管1. 建立电子档案和纸质档案双重保存机制，确保档案的安全和可靠。

2. 电子档案应备份至少两份，分别存放在不同的安全位置。

3. 纸质档案应存放在符合防潮、防火、防虫害要求的专用档案室内。

4. 对于重要和敏感的档案资料，应实行权限管理和访问控制。

五、档案的利用与查询1. 建立档案查询系统，方便项目团队和相关人员查询使用。

2. 对于外部查询，应严格按照公司规定和法律法规进行审查和批准。

3. 确保档案信息的安全，防止泄露可能影响项目安全和公司利益的信息。

六、监督检查与持续改进1. 定期对项目档案管理工作进行自查和审计，发现问题及时整改。

2. 根据项目实际情况和管理需求，不断完善和优化档案管理制度。

3. 鼓励项目团队成员提出改进建议，共同提高档案管理水平。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释。

2. 如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

工程项目档案管理办法第一章总则第一条为加强工程项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本项目实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于本工程项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程中形成的各类档案的管理。

第三条工程项目档案是工程项目建设过程和成果的真实记录，是项目后续管理、维护、改建、扩建的重要依据，应纳入项目建设管理计划，与项目建设同步进行。

第二章管理职责第四条成立工程项目档案管理领导小组，负责项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。

第五条项目经理为项目档案管理第一责任人，全面负责项目档案工作的组织领导和管理。

第六条项目各部门分别负责本部门职责范围内相关档案的收集、整理、归档和移交工作，部门负责人为档案管理直接责任人。

第七条设立专职或兼职档案管理员，具体负责项目档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、保管、利用和移交等。

第三章归档范围与要求第八条归档范围包括但不限于以下内容：（一）项目立项文件，如可行性研究报告、项目建议书、立项批复等。

（二）设计文件，包括初步设计、施工图设计及相关变更文件。

（三）施工文件，如施工组织设计、施工日志、质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。

（四）监理文件，如监理规划、监理月报、监理会议纪要、质量评估报告等。

（五）竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、验收会议纪要等。

（六）设备、材料采购文件，如采购合同、设备清单、材料检验报告等。

（七）其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、照片、录像等。

第九条归档要求：（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，反映项目建设的全过程。

（二）文件材料的格式、内容应符合国家和行业相关标准规范要求。

（三）归档的文件应为原件，如因特殊原因使用复制件，应注明原件存放处并加盖复制件提供单位公章。

（四）文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

（五）电子文件应与纸质文件同步归档，且符合电子文件归档管理相关规定。

项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程档案管理工作，提高工程项目管理水平，保障项目工程档案的完整性、真实性、准确性和完整性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的所有工程项目档案管理工作。

第三条项目工程档案管理的目标是确保项目工程档案的安全保存，便于查阅和利用，促进项目成果的维护和传承。

第四条项目工程档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和政策规定，严格执行工程建设相关规范标准。

第五条项目工程档案管理实行“责任明确、分级管理、全员参与、监督有力”的原则。

第二章档案管理机构第六条项目工程档案管理机构设立档案管理办公室，负责项目工程档案的管理工作。

第七条档案管理办公室设立档案管理人员岗位，明确档案管理人员的职责和权限。

第八条档案管理人员要具备相关专业知识和技能，具备一定的工程实务经验和管理经验。

第九条档案管理办公室负责制定和修订档案管理制度、规章制度，监督和指导项目工程档案管理工作。

第十条档案管理员要做好档案管理工作的日常监督和检查，及时发现问题并进行整改。

第三章档案的分类和归档第十一条项目工程档案根据内容和形式的不同，分为设计文件档案、施工文件档案、质量检验档案、工程变更档案、竣工验收档案等类别，进行分类管理。

第十二条档案管理人员要严格按照规定的流程和标准进行档案的整理、装订、登记和归档工作。

第十三条档案管理办公室要定期清理、整理和更新档案，确保档案的及时性和准确性。

第四章档案的保存和保管第十四条档案管理办公室要制定档案保存和保管制度，明确档案的保存期限和保存地点。

第十五条档案保存期限根据档案的不同内容和形式而定，要按照规定的时间进行归档和盘点工作。

第十六条档案的保管要采取物理保管和电子保管相结合的方式，确保档案的安全性和完整性。

第十七条档案管理人员要做好档案的防火、防水、防震等安全保管工作，防止档案损坏和丢失。

第五章档案的利用和传承第十八条档案管理办公室要制定档案利用和传承制度，便于工程项目相关人员进行查阅和利用。

107重点工程项目招投标档案的管理□文/徐敏一、档案材料内容招投标管理是本着“公开、公平、公正”的基本原则进行，所以，招投标管理活动中每个招标环节的归档科学性和合理性，以及每个招标程序的最终形成的招标文件档案材料的科学归档使用范围都至关重要，对整个招标工程项目文件档案材料的归档系统和科学完整性都会有很大的影响。

由于招标内容相对复杂，需要的招标文件相对较多，由此可将招投标工作程序划分成以下3个主要阶段。

1.前期资料准备：包括招标项目申请表及招标有关资料附件，招标项目决策书及组织人员名单和正式招标项目代理文件协议；2.招标申请过程：包括招标项目公告或公开邀请正式招标的有关批件、投标过程申请人资料汇总文件名单、投标过程资格限价预审检查报告及有关附件等；3.评标过程签约：包括开标抽签记录、评标签约委员会主席名单、开标签约记录、评标检查报告及有关附件、决标结果报告，中标，终止通知书、合同文件副本等。

需注意的是，如果发生投诉举报事件，还要准备相关投诉报告举报书、投诉举报处理业务往来证明函件等其他投诉举报处理相关资料。

二、存在的主要问题1.数量较多，且大小规格样式不一，库房管理负担较大比如，城市的一些重点项目工程建设招标项目需要参加的招标单位往往很多，由此使得招投标相关文件的参加数量也随之增多。

除了这些，更让人数不胜数的当是那些没有通过中标的事业单位的招投标相关文件，而且这些招标文件至少一式三套。

因为目前行业还没有规定规格的具体大小，也没有关于保管使用时间及其长短的明确要求。

有些文件因规格太大导致资料无法入盒，给项目档案资料保管和资源利用管理带来了不小的麻烦。

2.规章制度不健全，造成管理混乱一些建设单位没有建立健全的【摘要】温州医学院的第一附属医院是省属三级甲等大型综合性专科医院，它的扩建改造工作，备受社会关注和各界瞩目。

为了能够更好的建设新院，收集了主要工程前期设计材料和主要工程招投标相关材料等作为主要工程档案基础材料。

工程施工项目资料档案管理制度办法一、总则为加强工程施工项目资料档案管理工作，完善档案管理制度，保障档案资料的准确、完整、安全和便捷管理，提高档案利用价值，特制订本办法。

二、适用范围本办法适用于单位内部所有工程施工项目的资料档案管理工作。

三、工程施工项目资料档案管理的基本原则1. 法律依据：遵循相关法律法规，保持档案资料的合法性和合规性。

2. 完整性和真实性：保证档案资料的完整和真实性，任何修改、删除、篡改行为均禁止。

3. 保密性：涉密档案资料必须在严格的安全控制体系下进行管理。

4. 安全性：建立完善的档案管理制度和安全控制体系，保障档案资料的安全性。

5. 便捷性：建立方便快捷的档案检索和利用机制，提高档案利用效率。

四、工程施工项目资料档案管理的职责分工1. 项目经理：负责工程施工项目资料档案管理工作的组织、协调和监督，确保档案资料的准确性和完整性。

2. 档案管理员：负责档案资料的整理、归档、检索和借阅工作，确保档案资料的安全性和便捷性。

3. 相关岗位责任人：根据工作职责，负责工程施工项目资料的收集、整理和备份工作。

五、工程施工项目资料档案管理的具体措施1. 档案资料的归档和整理：按照规定的归档标准和程序进行资料整理和归档，确保档案资料的完整性和规范性。

2. 档案资料的分类和标识：根据档案资料的性质和用途进行分类和标识，方便档案检索和利用。

3. 档案资料的借阅和归还：建立档案借阅和归还制度，确保档案资料的安全和可控。

4. 档案资料的备份和保护：定期对档案资料进行备份和保护，防止档案资料的丢失和损坏。

5. 档案资料的销毁和清理：建立档案销毁和清理制度，严格按照规定程序进行销毁和清理工作，确保档案秩序的整洁和规范。

六、工程施工项目资料档案管理的监督检查1. 项目经理负责对工程施工项目资料档案管理工作进行定期检查和督导，发现问题及时纠正并整改。

2. 档案管理员负责对档案管理工作进行日常监督和检查，确保档案管理工作的规范和有效进行。

重点工程项目档案资料的管理办法为了加强重点工程项目档案资料的管理，保证竣工资料的真实性、完整性和准确性，特制定重点工程项目档案资料的管理办法，望遵照执行。

1、重点工程项目档案资料实行统一管理，建立档案资料管理网络，档案室档案人员负责跟踪、检查、指导档案资料工作的质量，工程项目部及各专业组应配备专（兼）职资料员、各施工、监理、设计等参建单位要落实专人负责档案资料的收集、整理、立卷归档工作。

2、重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

3、重点工程项目形成的前期文件资料（指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件）必须在工程开工后的三个月内，由发展规划部和工程项目部负责收集、整理、组卷向档案室移交归档。

未向档案室移交归档按规定考核。

4、工程设计图和厂家寄来技术资料（图纸），统一由工程项目部归口管理，所有的图纸、资料进出都要进行登记，工程竣工前由工程项目部负责整理向档案室移交归档，若需晒复制工程图纸、资料由工程项目部填写晒图申请单送档案室晒制，施工单位需晒复制工程图纸、资料可写申请先到财务部交钱后到档案室晒复制工程图纸。

5、工程项目部在签订技术协议（合同）时必须注明由厂家按规定提供两套技术资料（包括厂家外委标准设备说明书等）。

6、物资供应公司签订设备供货协议时，必须在合同中明确制造厂家提供2套技术资料。

设备到货后，如资料不齐全，工程项目部列出清单，物资供应公司负责联系提供。

7、物资供应公司向施工单位清点设备时（即外购设备开箱时），必须事先通知工程项目部资料员和档案室人员参加，随箱来的资料由资料员认真登记造册，存档两份，施工单位需借一份，则办理借阅手续,待工程施工完毕后向档案室归还,如有破损、污渍、乱画、损坏的资料，施工单位负责造价赔偿。

中铁二院昆明公司EPC总承包工程项目档案资料管理办法《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总挡史﹝2018﹞29号）中铁二院昆明公司EPC总承包工程项目部2019年10月26日EPC总承包工程项目档案资料管理办法第一条项目工程文件的形成和积累是项目文件产生于项目建设全过程。

其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。

并有相应的检查、控制及考核措施。

第二条项目建设各阶段文件的收集及其责任2.1.项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2.2.项目施工阶段项目工程实行总承包的。

由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。

由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。

建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。

并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

2.3.项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条收集范围3.1.反映与项目工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

3.2.项目工程文件归档范围和保管期限应分类收集。

第四条收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目工程完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

工程项目档案资料管理制度第一章总则第一条为规范工程项目档案资料管理工作，提高工程项目档案资料管理的规范性和效率，保障工程项目档案资料的安全性和完整性，根据国家有关法律法规以及公司的管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及工程项目的档案资料管理工作，包括工程项目的规划、立项、设计、施工、验收、竣工等各个阶段的档案管理工作。

第三条工程项目档案资料管理工作应当遵循便利检索、安全保密、保存完整、便于流转的原则，确保档案资料的及时、准确、完整和安全。

第二章档案资料管理的责任部门和人员第四条公司设立档案管理部门，负责公司工程项目档案资料的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、传递、销毁等工作。

第五条工程项目部门负责工程项目档案资料的及时归档、整理和传递工作，保证档案资料的安全性和完整性。

第六条公司全体员工都有档案资料管理的义务和责任，应当认真履行相关工作，并按照公司的规定进行操作。

第七条公司可以根据业务需要，设立专门的档案管理小组，负责工程项目档案资料的处理和管理工作，加强工程项目档案资料的管理工作。

第三章档案资料的收集和整理第八条工程项目档案资料的收集应当在工程项目完成之后进行，由工程项目部门负责向档案管理部门提供相关的档案资料。

第九条工程项目档案资料的整理工作应当在收集齐全之后进行，按照档案管理部门的要求进行整理和归档。

第十条工程项目档案资料的整理应当按照工程项目的流程和进度进行，确保档案的完整性和可追溯性。

第十一条工程项目档案资料的整理应当按照标准的档案管理要求进行，包括建立档案目录、编制档案清单、规范档案归档等工作。

第四章档案资料的保管和传递第十二条工程项目档案资料的保管工作由档案管理部门负责，确保档案的安全性和完整性。

第十三条工程项目档案资料的传递工作应当按照规定流程进行，确保档案资料的准确性和及时性。

第十四条工程项目档案资料的传递工作应当在档案管理部门的监督下进行，保证档案的安全性和完整性。

工程施工项目资料档案管理制度办法第一章总则第一条为规范工程施工项目资料档案的管理，保障工程质量，加强对工程施工项目资料档案的保管、整理和利用，制定本办法。

第二条本办法适用于工程施工项目资料档案的管理工作。

第三条工程施工项目资料档案管理应当依法、科学、合理、规范、完整、保密，确保资料档案的准确、完整、真实、可靠。

第四条工程施工项目资料档案管理人员应当具备相应的资格要求，掌握档案管理的基本知识和技能，具有较强的责任心和保密意识。

第二章工程施工项目资料档案管理的基本要求第五条工程施工项目资料档案管理应当遵循的基本原则有：（一）实事求是原则。

资料档案的记录和整理必须真实、全面、准确，不得虚假、误导。

（二）保密原则。

对于涉及国家秘密、商业机密、个人隐私等内容的资料档案，应当严格保密。

（三）利用原则。

工程施工项目资料档案应当及时整理、归档，并能方便查阅和利用。

第六条工程施工项目资料档案管理的基本要求包括：（一）建立健全资料档案管理体制，明确责任、权利和工作程序。

（二）建立完善的档案管理制度和工作规范，加强对工程施工项目资料档案的管理和使用。

（三）开展档案整理和归档工作，确保资料档案的完整性和可用性。

（四）加强档案保密工作，保障档案的安全性和完整性。

（五）积极推动信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。

第三章工程施工项目资料档案管理的组织第七条工程施工项目资料档案管理工作应当由资料档案管理部门负责组织和协调，具体工作由专门的档案管理人员负责。

第八条资料档案管理部门的主要职责包括：（一）负责制定档案管理制度和工作规范，加强对工程施工项目资料档案的管理和监督。

（二）负责资料档案的整理、归档和保管工作，保证资料档案的完整性和可用性。

（三）负责档案的保密工作，保障档案的安全性和完整性。

（四）负责推动信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。

第九条资料档案管理人员的主要职责包括：（一）遵守有关法律法规，执行档案管理制度和工作规范，保证档案管理工作的质量和效益。

工程项目部档案管理细则第一章总则第一条为了加强项目档案管理工作，根据《建设项目档案验收办法》和档案管理有关规定，制定本细则。

第二条项目档案是企业档案的重要组成部分，是企业建设经验的积累和宝贵的技术储备及信息资源；它既是项目稽查、审计、验收后评价的依据，更是企业维护资产和权益的凭证，为项目建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任。

第二章档案的组织与管理第三条项目部要认真履行档案管理职责，保证项目各阶段档案资料的随时收集与积累。

第四条根据档案管理工作统一领导、分级管理的原则，项目部应成立项目档案管理工作领导小组，确定负责档案工作的分管领导，明确职能部门在档案管理中的职责分工，定期召开档案专题会议，了解档案工作进展情况，及时解决存在的问题。

第五条项目部必须配置存放资料的场所，配备符合保管条件的装具、资料录入设备和经过岗位培训持有“档案人员岗位培训证”的资料员，人员变动时，应及时调配，并办理好交接手续。

第六条项目部资料员的职责是参加工程例会，根据工程例会所明确的工程进度，督促检查相关部门按要求整理好相应的施工资料；督促参与施工的各单位及时将形成的工程资料收集齐全，并分类管理；负责收集项目在施工、管理过程中形成的各类文件资料；确保项目竣工后按规定及时向业主、地方档案部门和集团公司档案部门移交档案。

第七条项目部应建立健全档案及内业资料的形成、积累、整理、归档制度，实行“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”，做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。

分级管理，即指在项目管理的全过程中，档案形成部门、项目部、各子公司档案室应根据各自的职责负责管理好各自的文件资料或档案。

科学收集，即按照施工合同或业主、档案部门提供的标准、法规，收集齐全建设项目过程中产生的各类有保存价值的文件资料。

统一归口、定向移交，即每个项目的参建单位将收集的文件资料统一集中到项目部；由项目部向项目投资者（业主）、地方档案部门和集团公司（子公司）档案部门移交。