办公效率及时间管理共41页文档
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职场中的时间管理与工作效率时间管理是指合理安排和有效利用时间的能力,对于职场人士来说,良好的时间管理能帮助提高工作效率,减少压力,实现更好的工作与生活平衡。
本文将就职场中的时间管理方法与工作效率进行探讨。
一、设定明确的目标在职场中,设定明确的目标是实现高效工作的第一步。
首先,我们要明确自己的职责和工作目标,以便在日常工作中有针对性地安排时间。
其次,将大目标分解为小目标,制定具体的计划和时间表。
通过明确目标,我们可以更好地规划工作内容和时间分配,做到心中有数、清晰有效。
二、制定优先级在日常工作中,我们常常面对琐碎繁杂的任务,遇到时间紧迫的压力,为了提高工作效率,必须学会合理地安排优先级。
区分紧急与重要的任务,将任务进行分类,根据紧急程度和重要性制定工作优先级,优先处理关键任务。
同时,避免过度追求完美,学会合理分配时间与精力,做到事事有度、有序推进。
三、战胜拖延心理拖延是影响工作效率的主要障碍之一。
在职场中,我们常因为拖延而导致工作积压,进而增加压力。
要战胜拖延心理,首先需要充分认识到拖延的危害性,明确任务的重要性和紧迫性。
其次,学会制定可行的计划和目标,并将之分解为具体的行动步骤。
最后,培养良好的工作习惯,利用时间管理工具(如番茄钟法、GTD方法等)来帮助自己提高工作效率,规避拖延情绪。
四、合理规划时间职场中,良好的时间规划是高效工作的基础。
我们可以通过以下几个方面来合理规划时间:首先,合理分配工作时间和休息时间,避免过度劳累和长时间工作导致效率下降。
其次,应根据自身的工作习惯和精力变化,合理选择最适合自己的工作时间段进行高效工作。
再次,针对具体任务制定时间预估,根据任务的难易程度、时间要求以及自身能力合理安排任务完成时间。
最后,合理利用碎片化时间,充分利用工作间隙,处理简单的小任务,提高工作效率。
五、避免多线程工作在职场中,我们往往会面临多个任务同时进行的情况,这样会分散我们的注意力,影响工作效率。
第五章办公效率和时间管理【教学目的】了解时间管理的必要性;掌握时间管理的方法,提高办公效率【教学重点】掌握时间管理的方法;管理工作日志【教学课时】2*2课时【教学方法】讲授法、讨论法、模拟演练法【教学内容】●时间管理概述●日常工作时间安排●管理工作日志时间就是效率。
在办公室工作中,领导的事情多而杂,办公室人员很大的职责就是采取各种形式把多而杂的问题和事情安排好,成为上司的得力助手。
办公室人员应该很好地为上司安排工作日程,有效地管理时间,提高上司的工作效率,在有限的时间内并并有条地做好工作。
第一节时间管理概述一、时间管理的必要性时间不断与我们匆匆擦肩而过、时间对每个人来说都是公平的、有限的。
但是,从某种角度来说,时间又是—个变数,善用者则多,不善用者则少。
关键在于我们能否很好地利用它。
时间管理,是指对时间进行有效的计划和控制,从而在有限的时间内创造最大的效益。
办公室人员因工作繁忙,更需要合理分配精力,掌握较好、较快、较有效率的做事方法,有效利用时间,以提高工作效率。
二、有效管理时间的方法(一)明确目标和自己的工作任务及职责目标是人们努力和奋斗的方向,明确目标有助于人们分清各种事情的轻重缓急,把握重点,从而有效地安排时间。
办公室人员要让每天纷繁复杂的工作变得井井有条,取得最高成效。
就需要分清哪些工作应由自己来完成,哪些工作应协助别人完成,哪些工作应起好牵头作用协调有关部门共同完成,哪些工作可以不参与。
这就要求必须有明确的工作目标,必须弄清自己的工作任务和职责。
具体方法如下:1.要了解组织的整体目标或远期目标,了解自己所在部门(或服务的对象)的工作目标和分工的工作职责。
这实际上是组织整体目标的分解。
2.要了解自己所在职位的任务、职责及工作重点,它是部门职责(目标)的分解。
3.学会区分常规工作和非常规工作。
要学会分辨哪些是每日都有的工作,哪些是定期会出现的工作,哪些是无法预料、偶然出现的工作,这样就能合理地安排时间。
第十三章办公效率与时间管理【知识技能要点】●时间资源有效性因素;●秘书时间管理的方法;●运用时间表进行时间管理,编制并管理本人和上司的工作日志;●制定计划表,建立承办周期制度,提高时效;第一节时间资源与时间管理在信息爆炸的今天,作为一名现代秘书,在资讯空间在无限地扩展,面临竞争的压力、客户高品质的需求,你是否感觉时间紧迫,时间过的太快呢?由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中往往容易被忽略,所以没有引起足够的重视。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。
第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。
第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。
第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。
在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
一、时间是特殊资源时间是物质运动顺序性和连续性的表现,是一种不可缺少、又无可替代的宝贵资源。
没有它们参与,任何物质的运动都是不可能的。
时间是效率和速度的分母,是价值的本质,是社会一切生产活动的限制因素。
美国著名的经济学家彼·德鲁克提出,管理者的有效性不是从他们的任务开始,而是从掌握时间开始。
很显然,这是管理者的基本功,也是秘书管理工作的起点。
时间决定有效性的因素,是因为有效性是管理者的素质(包括理论、文化、技术智力水平、经验、性格等),社会因素(包括政治、经济形式、家庭环境、工作条件及上、下级等)和时间之比。
其公式是:管理者素质+ 社会因素有效性=__________________________时间二、时间管理的概念所谓时间管理,是指在同样时间耗费的情况下,为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。
这种控制是应用现代科学技术的管理方法,对时间消耗进行计划、实施、检查、总结评价和反馈等程序,以达到预期的目标。