高效会议管理技巧分析

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如何让会议更高效

作者：杨祉琦

来源：《企业文明》2017年第07期

先分享个真事儿，我昨日和4个同事开会讨论接下来某个项目的转型，其实就是很简单的事儿，大家各自分享信息，然后讨论一下看法，最后敲定什么时候提交项目。结果，会议刚刚开始，大家就开始讨论某位同事最近遇上的一件事儿，好不容易拉回正轨，讨论项目，结果随着项目的讨论整个会议又走偏了，又变成了吐槽大会。最后，会开了接近两个半小时。虽然也达到了本来的目的，但确实算不上高效。

现在是年中，你的公司的会议数量有没有多起来？其实何止年中，新年伊始、年末、每一季度、每一月、每一周，“开会”这两个大字总是伴随始终。高层、主管作为公司中的领头人和中枢，需要掌控各项工作的进程、交流各类工作的信息……于是，他们经常穿梭于各种大小会议之中。但是，如果静下心来，仔细思考，会发现：如潮水一般涌来的会议，有多少是高效的呢？

这些会议，占据了我们多少时间？是提高了你们工作的效率还是降低了？我们的初衷是开一场高效的会议，但有些时候会议的内容却偏离了初衷，不仅浪费了大家的时间，而且最终也没讨论出个结果来。

那么，你是否曾经思考过这些会议的必要性和如何提高会议的效率？下面我们就如何高效开会来谈几点建议。

注意责任分散

工作中的会议，真的需要那么多人参加吗？我们常常有个误解：越多的人参与讨论，越能得出周全的结论，这个结论也更能符合许多人的期待。并且，我们时常也想要各部门的同事了解公司目前某个项目的情况或者公司接下来的计划，所以会叫上各部门的人来参加。其实很多时候，这样的做法很多情况下是弊大于利的。

在各类会议中，不是“众人拾柴火焰高”，也不是“人多力量大”，而是“三个和尚没水喝”。

法国农业工程师迈克西米连·林格尔曼曾经做了一个著名的拔河实验，在实验中他发现，随着拔河的人数从1逐渐增加到一群人时，集体的力量并不等于个体力量的总和，甚至是大大小于个体力量的总和。比如，当增加到3个人时，力量仅仅相当于两个半人的总和。也就意味着，在人数从1增加到3的过程中损失了半个人的力量。而当增加到8个人时，集体的力量竟然已经仅仅相当于大约4个人的总和。于是林格尔曼得出结论：个体的力量会在成为群体的过程中流失，而且是集合人数越多，流失越大！

第 1 页 共 5 页 高效会议管理技巧

高效会议管理技巧

五、会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过第 2 页 共 5 页 ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

会议的目的

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

- 1 - 高效会议管理技巧 提纲

1 必须开会的“五个如果”

2会场的布臵需要特别注意：

◆如果与会人员超过10个，会场最好布臵成“Ｕ”字型;

◆如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式；

◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。

3反馈的两种类型

◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。

◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。

4倾听的具体方法

5会议记录者主要有4种功能。

◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。

◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。

◆观察预防功能。

- 2 - 6高效会议的八大特征

7 4种群体决策方式

1．权威决策

权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。

适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。

不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。

2．少数服从多数决策

少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。

适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。

注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。

3．共识决策

共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。

共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。

注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。

4．无异议决策

无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。

当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。

建立高效的会议管理技巧的沟通建议

在现代商业环境中，会议是组织内部沟通和决策的重要方式之一。然而，很多人都对会议感到厌烦，因为它们常常拖拖拉拉、无效冗长。为了建立高效的会议管理技巧，有效提升沟通效果，以下是一些建议供参考。

一、明确会议目的和议程

每次召开会议前，确保明确会议的目的和议程，以确保会议有针对性而又高效。明确会议目的有助于确定议程中需要讨论和决策的重点内容，并避免在会议上走题和浪费时间。

二、提前准备工作

在会议开始之前，所有参与者都应该提前准备好会议所需的材料和信息。这包括事先阅读相关文件、提前准备好演示文稿或报告，并了解与会议相关的背景信息。通过提前准备工作，参与者可以更好地理解会议议题，提出有根据的意见和建议，从而推动会议的进展和决策。

三、确保有效的会议组织和管理

在会议中，有一个明确的组织者或主持人至关重要。他们负责确保会议遵循议程、控制时间、引导讨论和促进决策。同时，为了提高效率，会议应该有明确的时间限制，避免无谓的拖延和过长的讨论时间。

四、积极促进参与和开放的讨论氛围 在会议中，组织者或主持人应该积极鼓励参与者提出问题、分享观点和参与讨论。同时，要营造一个开放和尊重的讨论氛围，鼓励不同意见的交流和碰撞。这样可以激发创新思维和多样化的观点，有助于更好地达成共识和决策。

五、准确记录会议内容和行动项

会议中产生的内容和决策往往是需要记录和跟进的。因此，建议在会议进行过程中，指定一名记录员负责记录会议要点、意见和决策。这些记录可以作为会议纪要，方便与会人员回顾和核对。同时，确保会议纪要中对行动项和责任人有明确的记录，以便后续跟进和执行。

六、及时跟进和执行

会议的目的之一是为了解决问题和做出决策，然而，很多时候会议结束后，这些问题和决策往往被搁置，无法得到及时跟进和执行。为了确保会议的有效性，建议在会议结束后及时跟进和落实行动项，追踪决策的执行情况，并对未达成的目标进行分析和改进。