会议技巧：高效会议管理

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如何让会议更高效

作者：杨祉琦

来源：《企业文明》2017年第07期

先分享个真事儿，我昨日和4个同事开会讨论接下来某个项目的转型，其实就是很简单的事儿，大家各自分享信息，然后讨论一下看法，最后敲定什么时候提交项目。结果，会议刚刚开始，大家就开始讨论某位同事最近遇上的一件事儿，好不容易拉回正轨，讨论项目，结果随着项目的讨论整个会议又走偏了，又变成了吐槽大会。最后，会开了接近两个半小时。虽然也达到了本来的目的，但确实算不上高效。

现在是年中，你的公司的会议数量有没有多起来？其实何止年中，新年伊始、年末、每一季度、每一月、每一周，“开会”这两个大字总是伴随始终。高层、主管作为公司中的领头人和中枢，需要掌控各项工作的进程、交流各类工作的信息……于是，他们经常穿梭于各种大小会议之中。但是，如果静下心来，仔细思考，会发现：如潮水一般涌来的会议，有多少是高效的呢？

这些会议，占据了我们多少时间？是提高了你们工作的效率还是降低了？我们的初衷是开一场高效的会议，但有些时候会议的内容却偏离了初衷，不仅浪费了大家的时间，而且最终也没讨论出个结果来。

那么，你是否曾经思考过这些会议的必要性和如何提高会议的效率？下面我们就如何高效开会来谈几点建议。

注意责任分散

工作中的会议，真的需要那么多人参加吗？我们常常有个误解：越多的人参与讨论，越能得出周全的结论，这个结论也更能符合许多人的期待。并且，我们时常也想要各部门的同事了解公司目前某个项目的情况或者公司接下来的计划，所以会叫上各部门的人来参加。其实很多时候，这样的做法很多情况下是弊大于利的。

在各类会议中，不是“众人拾柴火焰高”，也不是“人多力量大”，而是“三个和尚没水喝”。

法国农业工程师迈克西米连·林格尔曼曾经做了一个著名的拔河实验，在实验中他发现，随着拔河的人数从1逐渐增加到一群人时，集体的力量并不等于个体力量的总和，甚至是大大小于个体力量的总和。比如，当增加到3个人时，力量仅仅相当于两个半人的总和。也就意味着，在人数从1增加到3的过程中损失了半个人的力量。而当增加到8个人时，集体的力量竟然已经仅仅相当于大约4个人的总和。于是林格尔曼得出结论：个体的力量会在成为群体的过程中流失，而且是集合人数越多，流失越大！

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高效的会议管理技能

对当前会议的全面看法

一、会议的意义

二、会议的目的

三.会议类型

四.会议频率

动词（verb的缩写）会议费用的计算

会议的主要目的是解决问题。但是由于会议技巧差或者会议过于频繁，不利于解决问题，反而使问题更加复杂。主管频繁开会，武断决策，往往是员工的噩梦；员工在效率低下的会议上花费太多时间，不仅浪费公司成本，还造成效率低下。如何在会议中高效、有效地解决问题是“高效会议管理技巧”的中心话题。

会议的意义

1.会议是集思广益的渠道

图1-1头脑风暴

如上图1-1所示，会议是集合的载体。通过会议，不同的人和想法走到一起，相互碰撞，从而产生“黄金创意”。很多高层次的想法都是会议期间不同想法碰撞的产物。

2.会议表明一个组织或一个部门的存在

会议总是不止一个人参加。即使只有两个人，这两个人也是一个小组织。没有不符合的组织或部门。如果一个组织或部门不符合，其存在价值就会受到质疑。因此，会议可以充分展示一个组织或部门的存在价值。

图1-2组织或部门和会议

3.会议是一种团体交流的方式

会议很少是一对一的交流，但大多数情况下是小组交流。随着科学技术的飞速发展，人们交流的方式越来越多。现在人们可以通过电子邮件、多媒体和其他形式进行交流。但是，群体沟通，也就是会议，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接直观，最符合人类原有的交流习惯。

会议目的

进行有效沟通

会议是一种多元交流，可以聚集思想，实现有效沟通。

传达信息

会议可以通知员工一些决策和新的决策，也就是说，将上级或其他部门的相关信息传达给员工。

监督员工，协调矛盾

很多公司或部门例会的主要目的是监督检查工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”和“面对面”的方式，可以有效协调上下级和员工之间的矛盾。

达成一致，解决问题

达成一致和解决问题一般要经过以下六个步骤。通过这六个步骤，最终产生协议，最终解决问题。

如何使会议更有效率

先看一个案例

出场人物：部门经理Ａ及职员Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ

Ａ：今天我们来讨论兼职顾问的管理方式，大家谈谈自己的想法。

Ｂ：我们在各区域的兼职顾问应该有个组织，加强相互的交流和沟通，这样才能增强凝聚力。

Ａ：目前我们没有精力做这个事情，这个先放放。

Ｃ：应该多给兼职顾问创造一些专业上提升和交流的机会，这样他们才愿意给我们提供长期的服务

Ａ：关于这点你有什么具体的计划吗，前提是，不能增加公司的成本。

Ｃ：这个。。。。。。

Ｄ：可以请一些初级的顾问，他们经验不太丰富，但从业热情高，对收入也不会太计较，有利于我们降低成本。

Ａ：我们服务的都是世界５００强公司，这些初级顾问风险太大了。

Ｅ：可以找一些地方的小顾问公司作我们的挂牌服务商，这样我们就不用每次再派人过去，可以大大降低差旅成本。

Ａ：他们羽翼渐丰，会抢我们在地方的客户。

沉默……

Ａ：我就知道，没有人认真动脑子想过这些问题。

Ａ：既然这样，我来谈谈自己的想法……（３０分钟过去了）对于这些，大家有什么意见吗？

沉默……

Ａ：好，那就这样，散会。

这是职场中常见的会议情境。因为承担压力感觉不满的人是经理，所以我们从经理的角度分析。

从表面的事实来看，这是一个思考周全的经理和一群不敬业的员工，但从中我们可以看出经理内心里隐藏着一种不安全感，他这样的沟通方式是为了让自己的方案不受到攻击。这个例子里的经理，可能是带着这样一种想法来到会议室的：“我知道你们一直瞧不起我，认为我不够专业。别想否定我，我会让你们尝尝我的厉害。”这就是一种“我好，你不好”的心理定位。

在这个沟通中，从表面上看，经理Ａ提出问题：“今天我们来讨论兼职顾问的管理方式，大家谈谈自己的想法。”这好像是一种成人与成人之间的正常沟通，是一个成年人在向另几个成年人征求意见。但是当职员Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ都提出自己的意见后，他们的意见都被经理Ａ以各种理由立即否决，而且他会告诉对方否决的理由，并批评说：“我就知道，没有人认真动脑子想过这些问题。”因此，在表面之下隐藏着另一种沟通，这就是经理Ａ的父母状态针对职员们的儿童状态的沟通……。表面上的沟通是经理与员工都像成年人一样在讨论问题，就事论事，但心理层面的真实状况却是一个挑剔的父母处处指责不负责任的孩子。

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高效会议管理技巧

五、会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过第 2 页 共 5 页 ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

会议的目的

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题