加强民营企业档案管理的几点思考

企业档案管理体制的变革与思考

王苏月

2012-11-23 16:35:44 来源：《机电兵船档案》(京)2010年2期

【英文标题】Reform and Thinking of Enterprise Archive Management

System

【作者简介】王苏月，宝山钢铁股份有限公司

企业档案管理体制主要是指企业档案管理的职能分配、组织体系、运行机制与管理形式。我国企业档案管理体制有宏观和微观之分，所谓“宏观”是从国家、地方或行业、专业的角度确立对企业档案工作的宏观管理职能、组织原则和运行机制，包括统筹规划、组织协调、统一制度以及监督指导等；所谓“微观”则是从企业自身的角度来确定本企业档案的微观管理模式、组织体系、运行机制和管理形式，包括职能定位、隶属关系、体系架构和管理方式等，微观管理体制是在宏观管理体制的大背景下运作的。

笔者针对本企业30年来微观档案管理体制的不断变革，引发思考，试图通过对本企业档案管理机构的沿革、档案管理职能的定位、档案管理模式的变革等方面实况的剖析，寻求一条适应企业经济建设和发展的档案工作新思路，重塑企业档案管理新体制、新模式，更好地满足新经济时代企业对档案和档案工作新的需求。

一、宝钢档案管理体制的历次变革

1.以工程资料为核心的工程档案资料管理体制

宝钢于1978年建厂，建厂初期，上海宝山钢铁总厂工程指挥部（以下简称宝钢指挥部）筹建科技资料室；1980年1月，成立宝钢指挥部资料室；1987年8月，资料室更名为档案资料处；1989年3月，宝钢指挥部文书档案管理业务由办公室划归档案资料处。

从上述档案机构沿革可以看出，宝钢建厂初期的档案工作主要是围绕工程项目建设而展开的，主要职能是工程资料和项目档案的管理，包括工程资料的接收、翻译、复制、分发以及项目档案的分类、整理、保管和提供利用等。

这一阶段的档案管理体制是以工程资料为核心的档案资料管理体制。这一体制与当时企业以工程项目建设为主线的管理需求相适应，也为现阶段工程资料与档案的流程化、一体化管理奠定了基础，只是档案管理职能相对较弱。

从企业管理谈民营企业档案管理的重要性　■云南云岭高速公路交通科技有限公司　修云洁　摘要：民营企业档案是国家档案资源的组成部分，是民　营企业自身健康发展的重要信息资源。本文针对当前民营企　业管理工作中普遍存在的问题，论述了加强民营企业档案管　理工作的必要性。　关键词：民营企业档案重要性　

个别咨询后，根据学生的心理健康发展水平，及时对心理健康　档案进行整理和归档，主要采取电子文本归档。相对于纸质文　本而言，这种形式节省资料存储空间、方便可靠，保证资料管　理的规范性。心理健康档案由心理健康教育与咨询中心的专　职老师统一保管。　二、职业院校心理健康档案的应用　１．让学生准确了解自己的心理状况，为个人发展提供帮助　很多职业院校大学生对一些杂志上的测试如星座、血型　相对应的个性等方面的测试很感兴趣，这表明了学生想了解　自己的心理倾向。按照艾里克森关于自我的心理社会发展阶　段理论，大学生时期正处于“自我同一性”形成时期，这个时期　的主要任务是建立自我同一感，很多学生会对“我是谁”、“我　是一个怎样的人”等诸如此类的问题感到困惑，非常渴望了解　自我、发展自我和完善自我。建立心理健康档案选用的心理测　试量表，如ＵＰＩ、ＳＣＬ一９０、ＥＰＱ这些量表都有着较好的效度和　信度，是比较成熟的被国际公认的量表，通过这些测试档案，　学生可以了解自己的心理状况，有意识地自我调节，必要时积　极寻求心理咨询，参加团体辅导，为个人心理的发展成熟，开　发心理潜能、人格的完善和健全提供帮助。　２．作为辅导员老师开展学生教育管理工作的有效参考　心理健康档案要遵循保密的原则，但在必要的时候，应结　合学生的实际情况决定哪些内容可以让学生或者相关人员了　解，对于班级学生的总体心理状况可以向学院负责学生工作　的有关人员进行汇报，为学生的教育和管理提供建议。　职业院校辅导员老师的工作繁重，一般辅导员老师要管　理数百名学生，而每个学生的成长经历和生活环境不同，形成　的个性特点各不相同，如果要求辅导员老师通过逐个谈话的　方式去了解学生，因材施教，操作起来比较困难。通过　Ｉ１，理健　康档案，辅导员老师可以对学生有全面客观的了解。例如我校　心理健康档案管理系统中，记录了学生的一些家庭背景、家庭　氛围等，包括学生对个人家庭的评价，如“自己的过去和家庭　是不幸的”等等。　借助心理健康档案，辅导员能比较系统地了解学生的心　理面貌和心理健康状况，有助于区分政治教育、道德品质问题　随着改革开放的不断深化和国民经济的不断发展，民营　企业发展速度日益加快，企业规模不断扩大，民营企业在国民　经济发展中发挥着越来越重要的作用。面对民营企业档案大　量产生的新形势，国家档案局局长杨冬权在２０１０年全国档案　局馆长会议上指出：“非公经济组织及其他社会组织形成的档　案，是这些组织开展管理活动、进行生产经营等的真实记录，　和心理问题，【４】不会把学生的问题简单地当作思想品德问题　来对待，从而合理引导学生，及时解决问题，提高工作的针对　性和实效性。　心理健康档案可以让班级同学的心理状况分层次地呈　现，辅导员老师的教育管理工作可以相应地分层级、有重点、　有条不紊地开展。对于需要马上进行心理干预的同学倾注主　要注意力，及时启动心理危机干预三级保健网，提供心理援　助；对于班级心理健康的同学可以动态观察，做到全盘掌握学　生的心理状况，有利于学生全面管理。　３．为职业院校心理健康教育工作的开展提供依据　每年针对新生开展心理健康测试，建立心理健康档案，不　仅仅是为了获取学生的信息存档，而是主要用来指导心理健　康教育工作的实施开展，有助于在较短的时间内系统、客观、　全面地了解学生。　根据心理测试ＳＣＬ一９０调查发现，大学一年级学生的强　迫、人际关系敏感等因子等分比较高，一年级新生表现出来的　主要心理问题是人际交往、人格问题、情绪问题等。这些心理　问题，一部分同学是从高中到大学的环境、学习方式等的改变　导致的不适应，通过一段时间的调节会得到缓解和解决；一部　分同学则需要得到专业的心理咨询和心理治疗才能解决。根　据测试结果和咨询记录，学校可为这部分同学建立心理健康　档案，定期追踪了解，及时发现学生的心理发展状况，预测其　心理发展趋势，进行有效的预防、干预，使心理健康教育工作　由被动变主动。　参考文献：　［１】张光涛，李海红．大学生心理档案建设及危机干预研究　ＵＪ．烟台教育学院学报，２００５，１１（６）：６６　［２】何江．高校学生心理健康档案的建设与管理Ⅱ］．云南档　案，２００９（７）：４２—４３　【３】汪向东，王希林，马弘．心理卫生评定量表手册（增订版）　［Ｍ】．北京：中国心理卫生杂志社，１９９９：３１—３５．　【４】宋焕敏．关于建立学生心理健康档案的思考Ⅱ］．中国职　业技术教育，２００６，８（２３）：２９—３１●　

民营企业档案工作发展昀思考　

口李　艳（河南省濮阳市技工学校，河南濮阳４５７０００）　

摘　要：民营企业是档案管理工作的新领域，该文探讨了民营企业档案工作发展缓慢的原因，提出了民营企业档案管理的　

对策。　

关键词：民营企业；档案工作；发展　

中围分类号：Ｇ２７５．９　文献标识码：Ｂ　文章编号：１００１—５２６４（２００６）０２—００１４—０２　

Ａ　Ｔｈｏｕｇｈｔ　ｏｎ　ｔｈｅ　Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｏｆ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｗｏｒｋ　ｉｎ　Ｐｒｉｖａｔｅ　Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ　

近年来，随着我国社会主义市场经济的快速发　

展，民营企业在生产、建设、科研、经营、管理等各项　

活动中形成了大量的档案，民营企业档案工作已成　

为新形势下档案管理工作的新领域。但当前，民营企　

业档案工作却发展缓慢。针对民营企业档案工作的　

发展问题。浅谈几点认识。　

丽—■■■■■—Ｉ—　

一、加强档案业务基础建设　

１、从企业文件材料的来源上。把好收集、归档　

关。重视企业档案资源建设，从源头上把好收集、　

归档关，否则企业档案资源建设就会成为无源之　

水，无本之木。一是要上下重视企业档案的收集Ｔ　

作，其来源包括：本企业内新形成的文件材料；本　

企业弓ｌ进项目，外购设备等带来的文件材料；本企　

业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的　

文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要　

求应向本企业提交的文件材料；本企业执行、办理　

的外来文件材料。二是在重要的设备开箱、基建、　

技改项目竣工、产品和科研成果鉴定时要有档案　

人员参加；在建设项目竣工结算、购置设备仪器报　

账时要有档案部门的签章。三是归档的文件材料　

主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实　

物等各种载体形式。　

２、从文件材料形成的基础业务抓起。把好质量　

和安全关。一是归档文件材料的载体和字迹符合耐　

久性要求。从起草、领导签字到归档整理都应引起重　

视，克服文件材料在形成过程中用钢笔、圆珠笔、纯　

随着我国经济结构的调整，民营经济出现了迅猛　

发展的良好势头。民营企业在生产、经营、科研、管理　

等各项活动中形成了大量档案信息、资源，真实地记录　

了企业诞生、发展的历史过程。这些档案资料对于企　

业发展具有十分重要的意义。因此，要清醒地认识到　

档案的重要性，重视档案的形成、积累、归档工作，使　

其在企业生产、经营与管理中发挥更大作用。　

一、民营企业档案工作现状　

１、从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案　

工作纳入企业发展规划和年度工作计划，成立了档案　

工作领导组织，明确了领导分管，设有档案工作人员，　

各部门也有专（兼）职档案人员。但还有些民营企业　

没有开展档案工作，即使开展了档案工作，管理人员　

多为兼职，没有参加档案行政管理部门组织的专业培　

训，缺乏基本的档案专业知识，也没有做到持证上岗。　

２、从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集　

中统一管理，绝大多数还是分散管理的形式。具体表　

现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资　

料各自保管。企业领导档案意识淡薄，认为档案工作　

只是简单的收集、整理、装订，并不能创造社会价值，　

不需要规范的管理模式。　

３、从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独　

的档案管理制度，企业在相关管理制度中有涉及档案　

资料管理的内容，普遍存在着档案规章制度不健全的　

情况，多数只有档案员责任制一项，还不能坚持严格　

考核。　

４、从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企　业档案的主体，也存有特殊载体的档案。民营企业是　

自主经营，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流　

程、产品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少　

数”人手中，实行“封闭”管理。档案管理处于分散、无　

序状态，各项档案业务建设薄弱，收、管、用三个环节　

存在一些待解决的问题。　

５、从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案　

室，并且配备有档案柜等档案装具和装订机、复印机、　

灭火器、空调等必要设备。但多数企业没有专用的档　

案库房和必要的设备。