非工程类合同管理作业指引

非工程类合同采购管理办法第一章总则第一条为规范北京XX技术开发有限公司（以下简称“公司”）非工程类合同采购程序，降低采购成本，贯彻公开、透明的经营方针，参照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《XX集团工程招标管理办法》并结合集团相关办法，根据公司实际情况制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门、各项目,各分公司，并报集团备案。

第三条本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称非工程类合同采购涉及的领域包括但不限于行政办公、物业管理、品牌管理、拓展营销、咨询(培训）服务等。

同一部门虽未签署书面采购合同,但采购货物或服务规格、标准统一,购买频次较多，单次金额不确定的项目也属于本办法所称的采购,应按照年度购买估算金额选择适当的采购方式进行整体采购。

法律法规和集团制度对采购行为另有规定的，应从其规定。

工程类合同采购按照《XX集团工程招标管理办法》办理.第四条非工程类合同的采购工作应当遵循归口管理、严格执行预算的原则.第五条非工程类合同的采购工作应当坚持公开、公正、公平、诚实信用的原则。

对供应商的商业信誉、技术手段、管理水平及合理低价等因素进行综合比较，择优选用.第二章一般规定第六条采购需求部门是各部门、各项目、各分公司采购活动的执行部门,全面负责采购活动中各项工作的组织实施。

第七条采购需求部门应在采购活动开始前制定采购方案，通过OA办公系统提起事项审批。

采购方案中需明确采购项目名称、要求（规格、数量、标准等)、时间计划、拟入围供应商及其资质材料、采购金额、采购的必要性、采购方式、采购人员构成、评审规则等内容.未按规定的方式进行采购的，应在方案中说明原因。

第八条采购需求部门应在供应商评审结束后将评审过程及评审结果编制书面采购报告，通过OA系统履行审批程序。

第九条采购方案及采购报告的审批权限（一)采购项目涉及金额在人民币5万元以下的，采购方案及采购报告应报总经理审批；（二）采购项目涉及金额在人民币5万元以上的采购方案及采购报告应报董事长审批；（三）采购项目涉及金额人民币30万元以上的，采购方案及采购报告应提交公司领导班子会讨论通过.(四）对于符合“三重一大”决策事项的采购活动参照公司相关管理办法执行。

3.工作程序3.1.合同管理要求3.1.1.公司建设工程合同如有标准文本必须采用公司合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本；3.1.2.合同文本需作为招标文件的组成部分发放的，该合同文本须事先由城市公司成本管理部、财务部、法律顾问（必要时）等审核；招标文件为合同文本的重要组成部分；3.1.3.招标项目在中标通知书发出后五个工作日内（非招标项目在工程审价单审批完成后三个工作日内），城市公司相关部门按照公司相关合同范本拟订合同，如有必要可针对项目特点草拟补充条款，并按权责手册审批流程审批；3.1.4.非开发项目的采购金额或非长期合作单位的工程、营销客服（不含销售合同）类及工程维修金额每单在2万元以下的，政府规费且有收费通知单的，可不签订合同，根据造价审核单、验收单及发票原件办理付款；3.1.5.合同编号以按成本平台自动编码为准。

3.2.合同会签、呈批3.2.1.合同份数要求1）一般性合同不少于4份相关部门1份（部门兼职档案员留存，经办人留存复印件）；城市公司成本管理部1份（成本工程师留存，用于审价及结算）；城市公司行政人事部1份（盖章时直接向公章管理人员留存1份）；城市公司财务部1份（盖章后直接提交城市公司财务部，用于日后付款）；2）设计、勘察、监理及总包施工合同不少于8份城市公司项目部4份（报建、移交城建档案馆和移交控股总部档案室等必需），监理单位1份，城市公司成本管理部1份，城市公司财务部1份，城市公司行政人事部1份；3）如果一份合同涉及两个或以上项目，我方保留合同份数需相应增加（例如营销方面出现涉及两个或以上项目分摊成本的事项，其应向公司成本、财务等部门分别备存合同原件）。

3.2.2.合同的会签、呈批应遵循相应管理权限的要求按合同审批会签流程执行：1）按标准合同或经控股总部审批的非标准合同条款签订的设计、营销客服（不含销售合同）类、其它费用类、顾问类合同由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批；工程采购类合同由城市公司工程采购部发起，城市公司项目部参与，经城市公司成本管理部、财务部审核，由城市公司总经理审批；销售合同由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批；商业顾问公司合同由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批，过程中城市公司成本管理部参与；2）工程采购类、设计类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明(或对标准合同条款修改的特殊条款)由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司成本管理小组评审，城市公司总经理审核，区域分管总审批，过程中城市公司项目部参与；3）营销客服（不含销售合同）类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审核，区域分管总审批；4）销售合同（预售合同）的审批流程详见《项目销售合约管理作业指引》5）其它费用类、顾问类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司成本管理小组评审，城市公司总经理审批，。

非工程类合同的有关规定合同编号：______________签订日期：____年__月__日签订地点：______________甲方（买方/服务接受方）：______________地址：_____________________________电话：_____________________________法定代表人或授权代理人：______________乙方（卖方/服务提供方）：______________地址：_____________________________电话：_____________________________法定代表人或授权代理人：______________鉴于甲乙双方基于平等自愿的原则，就下列商品的购买和销售（服务的提供和接受）达成如下协议：一、产品（服务）说明1. 产品（服务）名称：________________________________________2. 规格型号（服务内容）：_____________________________________3. 数量（服务期限）：________________________________________4. 单价（服务费用）：________________________________________5. 总价（总计服务费）：________________________________________6. 质量要求（服务标准）：_____________________________________7. 交付时间（服务开始时间）：_________________________________8. 交付地点（服务地点）：_____________________________________二、价格与支付方式1. 支付条件：乙方应在收到甲方货物或服务完成后__天内支付全款。

2. 付款方式：银行转账/支票支付/现金支付/其他方式（请注明）。

合同管理指引1. 概述合同管理是指对组织内部合同活动进行有效管理和监督的过程。

本指引旨在为组织的合同管理提供指导，以确保合同在合规和风险控制方面得到有效管理。

2. 责任及权限合同管理应由指定的合同管理团队负责，他们应具备合同管理方面的专业知识和经验，并且负责合同的确立、审查和存档。

合同管理团队应与相关部门紧密合作，确保合同符合组织的需求和法律要求。

3. 合同管理流程以下是一个典型的合同管理流程，可以根据组织的具体情况进行调整：3.1 合同建立- 确定合同需求和范围，并制定合同模板。

- 与供应商或合作方进行谈判，达成共识。

- 赋予合同管理团队审批合同的权限。

- 确认合同相关的法律法规和风险。

3.2 合同审查- 合同管理团队负责审查合同的合规性和完整性。

- 核实合同条款是否符合组织政策和法律法规。

- 确保合同中的相关约定明确且不含歧义。

3.3 合同授权- 合同管理团队根据合同规定的权限审批合同。

- 确保合同的授权过程透明，并记录所有授权事项。

3.4 合同执行- 监督合同履行情况，并确保供应商或合作方按照合同要求执行。

- 处理合同履行中的问题和纠纷，确保合同权益得到保护。

- 定期评估合同执行情况，并采取必要措施进行改进。

3.5 合同存档- 合同管理团队负责将已执行的合同进行存档和归档。

- 存档要求合同易于检索和保管安全。

- 根据法律要求，对合同存档进行合理的保留期限。

4. 监督与评估合同管理团队应定期监督合同管理流程的执行情况，并进行评估和改进。

监督和评估的重点包括合同合规性、合同履行情况和合同管理流程的效率。

5. 风险管理合同管理团队应与风险管理部门紧密合作，识别和评估合同管理过程中的风险，并采取相应的措施进行风险控制。

风险管理措施可以包括合同风险审查和保险购买。

6. 培训和宣传组织应提供相关培训，确保员工了解合同管理的要求和流程，并且知晓合同管理团队的职责和权限。

此外，可以通过内部宣传和沟通渠道，提高员工对合同管理的意识和重视度。

1.目的使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

2.适用范围适用于公司工程合同以外的非工程类合同管理。

3.术语与定义无。

4.主要职责4.1采购管理部4.1.1组织非工程类合同标准化。

4.2营销管理部4.2.1参与营销类标准合同的编制。

4.2.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。

4.3战略发展部4.3.1负责协助领导完成项目合作开发合同的起草、谈判、签订、执行。

4.3.2负责土地类合同的起草、谈判、签订、执行。

4.3.3负责公司管理咨询合同的起草、谈判、签订、执行。

4.4设计管理部4.4.1参与勘察设计标准合同的编制。

4.4.2负责勘察设计采购合同的起草、谈判、签订、执行。

4.5成本管理部4.5.1负责公司造价咨询合同的起草、谈判、签订、执行。

4.5.2按权责参与各类采购合同的审核。

4.6行政管理部/综合部4.6.1负责行政后勤类采购合同的起草、谈判、签订、执行。

4.7法律事务部4.7.1负责信息化软件采购合同、计算机及办公自动化设备采购合同的起草、谈判、签订、执行。

4.7.2负责公司各类合同的法律审核。

4.8财务管理部4.8.1负责融资贷款合同、税务咨询服务合同等财务业务类合同的起草、谈判、签订、执行。

4.9负责公司各类合同的财务审核。

4.10项目公司营销部4.10.1参与营销类标准合同的编制。

4.10.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。

4.11项目公司成本部4.11.1按权责参与各类采购合同的审核。

5.工作程序5.1编写标准合同文本5.1.1采购管理部组织拟定标准合同文本初稿，各合同经办部门参与，并参照《组织权责手册》中各类合同的签订权限提交相关部门审核。

5.1.2审核人员或部门在收到标准合同文本及《标准合同审批表》后5个工作日内必须提出书面审核意见。

5.1.3采购管理部根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经相关部门会签同意后，由总部分管采购领导审核，专业委员会审批生效。

流程名称：非工程类合同管理流程流程编号： HTGL流程主办部门：综合办公室合同承办部门开始1根据需要进行合同谈判，起草合同文本2形成合同文本5对合同文本修改完善9执行合同10结束综合办公室财务部相关部门档案室总经理提供法律支持提供业务支持3 4法律审核资金预算审核 6 否审批是7正式签订合同811留存留存合同文本合同文本留存说明：工程类合同管理见工程类合同管理流程投联接1办资系收理许红核经可线位放办10理相关证办红线线红图线的手续红线定位册流程名称：非工程类合同管理流程说明流程编号： HTGL流程主办部门：综合办公室流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出1合同承办部门根据业务需要进行合同谈判，起草合同文本，综合办业务需要合同草案公室和相关业务部门根据需要提供法律支持和业务支持2 合同承办部门形成合同文本合同文本3 综合办公室进行法律审核合同文本法律审核结果4 财务部进行资金、预算审核合同文本财务审核结果5 合同承办部门对合同进行修改和完善修改意见修改后的合同6 （主管副）总经理根据权限进行审批修改后的合同审批结果7 正式签订合同审批结果正式文本8 财务部留存合同文本留存9 承办部门执行合同合同执行结果10 承办部门年底将合同方本和相关资料移交综合办公室存档合同文本、相关资料存档11 综合办公室留存合同文本，监控非工程类合同的执行合同文本、相关资料定期检查、统计备注：本流程需配套以《合同管理制度》和《合同评审审批记录》。

《合同管理制度》包括合同分类、合同谈判、文本起草、签阅、审批、签订、存档、监督执行等。

2。

非业务类合同管理流程本流程适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类非主营业务类合同、协议等，目的是为规范非主营业务类合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，防止未经授权的访问或使用而产生的不利影响，特制订此办法。

一、合同具体承办部门的主要职责：1、负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料。

2、具体负责所承办合同文本的起草。

3、严格按照规定的程序完成合同的审批手续。

4、负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。

遇有合同变更、解除等重大事项，须报法务部、法定代表人或总经理审核同意。

二、合同的签订、审查批准1、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查。

2、订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

3、合同的草拟：合同承办单位应就商谈约定的内容草拟经济合同文本。

4、审查修改：法务部于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由法务部进行协调定稿。

5、最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送总经理签批后，加盖公章。

三、合同的管理1、本公司实行分类管理，公司人事行政部门全面负责公司的非主营业务类合同管理；与公司主营业务有关的由法务部管理。

2、公司的工作由行政部门管理。

非经授权不得随意带公章或已盖章的空白授权委托书外出业务。

3、公章、盖章的授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向总经理报告，按总经理指示采取必要的措施。

4、已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对账单等资料，应将原件交公司行政部门随合同保管。

5、合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交给人事部门，并以书面和电话的形式通知合同相关方，经公司人事行政部门确认后方可办理有关手续。

四、公司印章使用审批制度1、法人章、财务专用章由财务部保管，合同章、公章由行政部门保管；政部门保管；2、各部门若需加盖印章，经办人填写“用章申请表”；3、经部门经理签字，总经理审批；4、财务部盖章，并存档保存；5、一般情况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。

1.目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

5.2.
5.2.1.
可说明工期、质疑、工程范圉、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范用）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合。

5.7.2.
账，防止遗漏。

5.8.责任与奖惩
5.8.1. 合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便假公济
私，严禁签订违法合同、无效合同、权利义务不对等和执行后不利于本企业的合同。

5.8.2. 任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法活动的行为，对检举揭发有功人员，依
照国家有关规泄给予奖励并负责保密。

5.8.3. 对下列情况之一的，须根据情况追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任：
1）在合同签订过程中，违反本管理规左，玩忽职守给本企业造成损失的。

2）未经授权或超越代理权限，不依规泄程序滥签合同，签订无效合同，给本企业造成损失的。

3）在合同履行过程中，由于单位、部门或个人失职致使合同不能正常履行给本企业造成损失的。

4）在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之便索贿受贿，徇私舞弊致使国家和企业的利益受到损害的。

6. 支持文件
6.1. 《工程及材料设备采购管理流程》
7. 相关记录
7.1. 《合同审批表》（注：适用于各类合同起草后的审批过程）
7.2. 《**项目合同台帐》
合同审批表
合同管理作业指引
编号:CIFI-SY-WI-CG-003 版号：A/0
页码：第8页共9页
________ 项目合同台帐
注：本表由成本部负责填写。

合同管理作业指引1.目的规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。

2.适用范围适用于对外的各类经济合同。

3.术语和定义3.1.标准化合同：本流程中所述标准化合同，指经过合同归口部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于企业经营的相关合同。

3.2.合同的分类定义如下：3.2.1.项目发展类合同：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让合同；报批、报建等；3.2.2.工程类合同：包括监理、造价咨询、招标代理合同；建筑、安装、装饰合同；材料、设备购买合同；景观、园林、小区配套及市政配套施工合同；3.2.3.勘察设计类：勘察、丈量、检测、观测合同、工程设计等合同；3.2.4.营销客服类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告设计、广告制作安装、媒体、营销现场包装、样板间装修、印刷品、销售代理、租售、物业开办物资采购、设备维护、物业管理、宣传品设计、印刷等合同；3.2.5.其他类合同：经营类、行政类、抵押贷款等其他相关合同等。

3.3.合同的全过程管理：在合同依据、资信调查、文本选择、合同会签及审批、文本审核、合同编号、合同签署、合同盖章、合同履行、合同终结、合同台帐和报表、合同检查等控制点作风险监控管理。

3.4.合同管理部门：指对公司合同承担专业管理的部门，工程及工程材料类合同的管理部门为成本控制中心/项目公司工程部，其他合同管理部门就是合同归口部门。

3.5.合同归口部门：指负责本专业采购的主责部门，即各部门负责本部门合同的归口管理(如：成本控制中心为工程和材料设备合同的归口部门，工程技术中心为勘察设计类合同归口部门、营销管理中心为营销类合同的归口部门、财务管理中心是融资贷款合同管理部门、运营管理中心是行政类合同管理部门)。

3.6.合同履行责任部门：指负责合同条款的全面履行及合同履约过程中的问题反馈及证据保全的部门（如项目公司工程部为工程及材料设备类合同的履行责任部门）。