物业管理档案的建立与管理43页PPT

物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。

建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。

2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。

2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。

3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。

3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。

3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。

4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。

物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。

物业服务相关档案的建立与管理项目物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的，严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。

做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。

第一节建立物业管理档案资料的重要性1、物业管理档案是所做工作的见证。

推行整合型管理体系，对所展开的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2、有利于规范管理，理顺管理关系。

物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。

建立一套完善规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。

这样不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。

在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。

做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。

3、有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，作好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作，使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。

第二节物业管理档案资料的建立1、我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已经导入ISO9000质量管理体系，结合项目的具体情况，我们将导入ISO14000、OHSAS18001管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有根可查。

物业管理档案的建立与管理1. 引言物业管理是指对房地产物业进行维护、管理和运营的一系列活动。

对于物业管理公司来说，建立和管理物业管理档案是一项关键工作。

物业管理档案记录了物业的信息、维护保养记录、业主信息等重要内容，对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务至关重要。

2. 物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理公司的首要任务。

以下是建立物业管理档案的几个关键步骤：2.1 收集物业信息物业管理公司需要收集物业的基本信息，包括物业的地质、面积、楼层分布等。

还需要了解物业的产权情况、使用性质等相关信息。

2.2 记录维护保养信息物业管理公司还需要记录物业的维护保养信息，包括维修记录、保养计划等。

这些信息对于及时维修和保养物业非常重要。

2.3 归档业主信息物业管理公司需要归档业主的信息，包括业主的姓名、、房屋信息等。

这样可以方便与业主进行沟通和联系。

2.4 建立档案管理系统物业管理公司需要建立档案管理系统，对物业管理档案进行分类和整理。

合理的档案管理系统可以提高档案的查找和管理效率。

3. 物业管理档案的管理物业管理档案的管理是物业管理公司的重要任务之一。

以下是物业管理档案的管理内容：3.1 档案分类与整理物业管理公司需要对物业管理档案进行分类和整理，确保档案能够快速地被找到和查找。

常见的分类方式有按物业地质、按物业类别等。

3.2 定期更新档案物业管理档案需要进行定期的更新和维护。

物业管理公司应设立专人负责定期检查档案，并及时更新档案中的信息。

3.3 保密管理物业管理档案中包含了大量的敏感信息，物业管理公司需要建立严格的保密制度，确保档案的安全性。

3.4 档案备份与归档物业管理公司需要定期进行档案的备份，以避免档案丢失。

已经不再使用的档案需要进行归档，以节省存储空间。

4. 物业管理档案的应用价值物业管理档案的建立和管理对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务具有重要意义。

它可以帮助物业管理公司更好地了解物业的情况，及时发现和处理问题。

物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，它涉及到物业的各个方面，包括但不限于物业的基本信息、业主资料、物业设施设备、维修记录、安全记录等。

以下是对物业管理档案建立与管理的一些关键点：1. 档案分类：- 将档案分为基本资料、业主资料、设施设备、维修保养、安全监控等类别。

2. 档案收集：- 收集物业的基本信息，如物业名称、地址、建筑面积、产权情况等。

- 收集业主的基本信息，包括姓名、联系方式、房屋面积等。

3. 档案整理：- 对收集的资料进行归类整理，确保信息的准确性和完整性。

4. 档案存储：- 选择合适的存储方式，可以是纸质档案或电子档案，确保档案的安全和易于检索。

5. 档案更新：- 定期更新档案信息，特别是业主变动、设施设备更换或维修等情况。

6. 档案保密：- 保护业主的隐私，对敏感信息进行加密处理，限制档案的访问权限。

7. 档案利用：- 档案应便于物业管理人员查询和使用，以提高工作效率。

8. 档案审计：- 定期对档案进行审计，确保档案的准确性和合规性。

9. 档案数字化：- 利用信息技术，将纸质档案数字化，提高档案的检索效率和安全性。

10. 档案培训：- 对物业管理人员进行档案管理培训，提高他们的档案管理能力。

11. 档案法规遵守：- 遵守相关的法律法规，确保档案管理的合法性。

12. 应急预案：- 制定档案丢失、损坏等情况下的应急预案，确保档案的安全。

通过上述步骤，物业管理档案的建立与管理将更加规范和高效，有助于提升物业管理的整体水平。

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。

本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。

一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。

希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。

物业档案的建立与管理物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。

物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。

随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理；2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。

整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

三、资料归档整理1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存；2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把各种形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用；3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由物业中心同意，经登记后方可借出，入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。

档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；4、档案的管理环境做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理引言物业管理档案是物业管理工作中十分重要的一部分，它包含了物业管理的各个方面的信息和记录。

合理建立和有效管理物业管理档案，对于提高物业管理工作效率、规范管理流程、保障业主权益具有重要意义。

本文将就物业管理档案的建立与管理进行详细介绍，以期为物业管理工作提供一定的参考和指导。

一、物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理工作的第一步，它是对物业管理过程中相关信息和记录的整理和归档。

下面将介绍物业管理档案建立的基本步骤和要点：1.确定档案分类首先需要确定物业管理档案的分类，根据物业管理的不同方面进行分类是合理的选择。

比如可以按照业主信息、合同信息、设施设备信息等进行分类，以便更好地管理和检索。

2.制定档案管理规定制定详细的档案管理规定是确保物业管理档案能够被正确保存和管理的重要保障。

档案管理规定应包括档案的保存期限、借阅流程、安全保密措施等内容，以便明确工作流程和责任。

3.建立档案目录建立档案目录是对物业管理档案进行归档和检索的基础。

档案目录应包括档案的名称、编号、分类、存放位置等信息，以便方便查询和管理。

4.组织物业管理档案的整理和归档根据档案目录和管理规定，组织物业管理档案的整理和归档工作。

整理工作包括对物业管理过程中产生的各类文件和资料进行归类和整理，确保档案内容的准确和完整。

归档工作包括按照档案目录的要求，将整理好的物业管理档案进行编号和分类后存放在指定位置。

二、物业管理档案的管理物业管理档案的管理是指对已建立的物业管理档案进行有效的保管、维护和利用的过程。

下面将介绍物业管理档案的常见管理措施和注意事项：1.保管措施物业管理档案的保管是物业管理工作的重要环节，必须做到安全可靠。

应选择安全性较高的地点作为档案存放地，确保防火、防水和防盗等基本措施得以落实。

同时，应定期检查档案室的环境和设施，做好防潮、防尘等工作，确保档案的完好无损。

2.维护和修订物业管理档案的维护和修订是确保档案内容始终准确和完整的关键环节。