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2.1.成本部资料员专职负责资料的收发、归档和管理工作。
资料管理范围包括：1.1.1.分判商管理资料1）分判商考核意见表；2）候选分判商名册；3）试用分判商名册。
1.1.2.工程招标资料1）招标说明评审表；2）考察报告；3）考察意见表；4）投标单位审批表；5）招标文件及评审表；6）投标邀请函；7）招标答疑；8）开标记录表；9）标书分析（商务、技术）、议标问卷、回标记录、回标分析；10）招标图纸、编制标底、工程量对账清单及编制说明、算量底稿；11）招标其他各种往来函件；12）投标单位最终承诺书（最终）；13）主要材料品牌表（最终）；14）评标报告；15）定标审批表：16）资质证件17）投标文件（商务、技术）；18）中标通知书；19）合同评审表。
1.1.3.合同保存及发放1）关于合同编号及相关管理参见《合同管理制度》规定。
2）合同保管：合同应分项目、分地块存放。
每项目每地块的合同应分别制作登记表，以便索引查阅。
合同登记可不分文本大小，一律按签署日期排序。
3）合同借阅：本部门人员借阅时，应在资料员处登记借阅时间及归还时间、若在借阅期限内未归还，资料员应及时跟踪并注明原因或重新登记借阅日期。
部门以外《借人员借阅时，成本招采中心资料员应进行借阅备案。
阅合同登记表》由资料员单独收藏，不得放置在他人可以任意取阅的位置。
公司领导借阅合同的，由资料员负责填写《借阅合同登记表》的所有内容。
所有外借的合同，资料员均应在适当的时间提醒对方归还。
外部门员工归还合同时，文员应当面检查合同有无损坏、涂污。
本部门人员借阅的合同，如有外部门员工要求借阅，不需要登记的，由该员工负责收回合同，需要登记的，由资料员办理正式手续。
1.1.4.工程量单1）监理服务付款证书；2）各分包工程付款证书。
1.1.5.工程结算1）结算文件使用于各工程类、物资类、其他类合同等工程类项目结算。
；2）结算分发：施工单位上报的结算书应为一式贰份，一份暂存于项目部资料员处，一份资料员发放经办人办理结算。
![E地产开发项目成本档案管理作业指引[113637]](https://img.taocdn.com/s1/m/8a538acc31b765ce050814f2.png)
E地产开发项目成本档案管理作业指引[113637]E地产开发项目成本档案管理作业指引一、目的为规范成本档案管理，现结合成本管理的实际情况，制定本管理办法。
二、范围本管理办法适用于E地产XX区域事业部下属各开发项目成本管理部。
三、职责3．1 事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3．2 项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
四、方法与过程控制4．1总则4.1.1成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
首先，对于每份《工程合同本》，必须把其《定标签报》（或《采购委员会会议纪要》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
成本资料管理作业指导书1.目的通过明确成本管理部内部资料的收集管理，保证成本资料清晰有序查找方便责任明确，归档到位，从而达到武汉公司成本管理部管理的目的。
2.适用范围武汉公司成本管理部资料整理3.定义无4. 职责4.1.部门资料管理员：（包括录入、借阅）4.1.1．负责各种成本台帐的建立、管理；4.1.2．负责各种资料存档的管理（有序、清晰）；4.1.3．负责图纸及图纸会审、招投标资料、合同、结算资料、设计变更通知单、定价单、扣款台帐、投标及履约保证金台帐；现场管理单据（设计变更确认单、现场签证单、联系单、扣款通知单）材料选型定板单、公司间往来函件与公司内部文件台帐的登记及资料的管理；4.2．成本工程师4.2.1.负责经办工作各种资料(包括图纸)的编号、收集、整理、归档、上传（包括KM系统、成本管理信息系统），并对其完整性负责；4.2.2. 负责项目完成后经办资料的移交（公司档案室）。
5．程序5.1.招投标资料5.1.1. 各招标负责人整理下述资料，上传成本管理信息系统、项目协助网站书面资料列出清单，合同签订后3天内填写《招投标资料清单》（CB-Z05-F01）交部门资料管理员存档。
5.1.2. 招投标资料包括：入围单位考察报告、招标文件、传签单1（确定入围单位）、答疑等往来函件、投标文件（技术标，商务标）、开标记录表、会议纪要、投标分析、投标单位承诺书、传签单2（确定中标单位）、中标通知书。
5.1.3. 档案盒标签、名称、编号：侧面黑体字标明“招标编号”-“招标项目名称”－“总盒数”－“分盒号”，侧面下脚标注合同编号、合同单位。
5.1.4. 投标保证金和履约保证金的交纳和退须到资料员处登记统一记录。
5.2. 合同5.2.1.工程合同：正式合同交资料员3份，乙方份数根据对方需要另行确定，由招标工程师交与乙方。
合同签订后由招标负责人转资料员后转下述部门与人员：财务管理部、成本管理部、项目中心；5.2.2. 采购合同：同工程合同；5.2.3. 设计合同：设计管理部在签订合同后三天内交成本管理部资料员存档；5.2.4. 其他合同：除正式合同外，部门经办且公司盖章的任何合同及协议书均要交成本管理部存档，如各种备案合同、用水用电合同、委托书等；5.2.5. 合同交接的对象均为各部门资料员，资料交接过程中，须及时填写《合同签定一览表台帐》(CB-Z05-F02)。
成本管理作业指引书1. 引言成本管理是指企业在经营过程中，通过对成本的核算、分析和控制，实现成本最小化，提高企业综合竞争力的一种管理方法。
本指引书旨在指导学生完成成本管理相关的作业，包括成本核算、成本分析和成本控制等内容。
2. 成本核算成本核算是指根据企业的生产或服务过程，将资源消耗和成本分配到各项产品或服务上的过程。
成本核算旨在为企业提供准确的成本信息和评估产品成本的依据，有助于企业决策和经营管理。
下面是完成成本核算作业的步骤：2.1 确定成本对象在进行成本核算之前，需要明确成本对象，即要对哪些产品或服务进行成本核算。
这可以是某个具体产品，也可以是某项具体服务。
2.2 确定成本要素成本要素包括直接材料成本、直接人工成本和制造费用等。
需要根据具体的成本对象确定各个成本要素的费用和分配方式。
2.3 进行成本分配根据成本要素的费用和分配方式，对各个成本要素进行分配。
可以采用直接方法或间接方法进行成本分配。
2.4 计算成本根据成本分配结果，计算各个成本要素的总成本和单位成本。
可以采用加权平均法、直接配比法等方法进行计算。
3. 成本分析成本分析是指对企业成本的组成和变动进行分析，以揭示成本的结构和变动规律，为企业经营决策提供依据。
下面是完成成本分析作业的步骤：3.1 制定成本分析方法根据成本分析的目的和需求，确定合适的成本分析方法。
常见的成本分析方法包括成本构成分析、成本差异分析和贡献边际分析等。
3.2 进行成本构成分析成本构成分析是指对成本进行分类和归集，并计算各个成本要素在总成本中所占比例。
可以通过制作成本构成表或成本构成图来展示成本构成情况。
3.3 进行成本差异分析成本差异分析是指比较实际成本和标准成本之间的差异，并对差异进行分析和解释。
可以通过计算成本差异、编制成本差异报告等方式进行成本差异分析。
3.4 进行贡献边际分析贡献边际分析是指计算各个产品或服务的贡献边际和贡献边际率，以评估产品或服务的利润贡献能力。
成本管理作业指引一、流程要素㈠流程目标：以项目经济效益最大化为原则，对项目开发全过程进行成本控制，通过对项目开发全过程成本的规范化管理，确保项目成本处于受控状态。
㈡流程主导部门：成本管理中心㈢流程关键业绩指标（KPI）：㈣流程关键点（CP）：㈤流程输入输出关系：二、适用范围适用于公司开发项目的“全成本”管理。
三、术语定义㈠目标成本：广义是指在不同阶段根据现有信息所制订的项目开发成本计划；狭义仅指在某阶段确定的控制性的、不能随意变动且作为考核基准的成本目标。
㈡限额设计：是指按照某阶段确认的成本目标，指导和控制设计成果，保证项目总投资限额不被突破。
四、职责权限㈠产品研发中心⒈负责概念设计管理。
⒉根据设计限额组织方案、扩初、施工图设计。
⒊负责提交各阶段成本测算需要的设计文件（包括电子文档）。
㈡成本管理中心⒈负责概念、方案设计阶段成本测算、估算。
⒉负责编制方案、扩初、施工图限额设计要求、成本控制建议及施工图预算。
⒊组织编制项目目标成本，并组织目标成本分解，制定项目责任成本。
⒋负责项目成本（管理费用、营销费用、财务费用外）的动态监控管理。
⒌负责组织项目竣工结算及成本后评估。
㈢投资管理中心⒈配合成本部提供成本测算所需资料。
㈣人力行政中心⒈配合成本部提供成本测算所需资料。
㈤营销管理中心⒈负责提交初步定位报告。
⒉负责提交产品建议书。
⒊负责项目营销费用的测算及动态监控。
㈥财务管理中心⒈负责管理费用、营销费用、财务费用的测算和动态监控管理。
㈦项目部⒈负责签证变更工程量初步审核。
⒉配合成本部提供成本测算所需资料。
⒊负责项目进度付款形象进度审核。
五、关键活动㈠项目拓展阶段⒈项目拓展阶段，投资管理中心组织对意向土地/项目进行可行性研究工作，成本相关数据收集及估算工作依照《可研阶段成本测算作业指引》的要求执行，主要分工如下：⑴投资管理中心负责红线内外地块信息考察收集，负责政府规划要点等信息收集；⑵营销管理中心进行项目初步定位，明确分期开发/销售计划,项目装修标准、各类产品售价，提供初步营销费用预算；⑶产品研发中心依据项目初步定位提供规划设计草案，提供完整的设计草案指标说明，明确建筑风格、建筑栋数、楼宇高度、总建筑面积、建筑结构形式、小区总体规划布局、景观绿化、车位安排、会所等附属设施，提供设计费用预算；⑷财务管理中心依据项目初步定位、分期开发/销售计划等信息制定项目现金流量、税费情况，并明确行政管理费等初步预算；⑸成本管理中心根据政府规划要点和相关资料核实设计草案指标的完整、准确性，结合项目定位、经验数据及材料市场价格等信息，完成可研阶段成本测算；⑹投资管理中心汇总上述材料在2个工作日内完成经济效益测算，财务部提供信息、技术配合。
成本信息系统管理作业指引
编制日期
审核日期
批准日期
修订记录
1实施细则
1.1集团成本管理部指派项目成本负责人。
1.2项目成本负责人根据“成本信息系统工作要求”进行录入，其中*为必填项目。
1.3信息录入原则：录入信息必须具备及时性、真实性、有效性及有价值性。
所有信
息必须从正式文件中采集。
2具体录入要求如下：
2.1成本系统资料内容
供应商：供应商信息由资料员在成本人员将招标资料备案后负责录入。
材料设备如下：
公司内（跨项目）成本信息：
工程项目：
项目概况：
单项工程：
成本目标管理：
招投标：
合同：。
房地产公司项目成本档案管理作业指引一、概述房地产公司项目成本档案管理，是指通过规范化、标准化的管理流程，对项目成本相关的各种文件资料进行收集、整理、归档等工作，以实现对项目成本效益的全过程管控和风险控制。
本文将从项目成本档案管理的流程、档案收集范围、档案分类、档案电子化、档案保管、档案利用等方面进行探讨，为房地产公司的项目成本管理提供指引。
二、项目成本档案管理流程1. 收集资料：在项目启动后，及时对项目成本相关的各类资料进行收集，并统一存储。
2. 整理归档：按照档案管理制度的要求，对相关数据资料进行整理、归档，并进行电子化备份。
3. 档案保管：根据成本档案管理制度的规定，将归档的项目成本文件资料妥善进行保管，防止丢失或遗失。
4. 档案利用：对于需要查询的成本档案，按照档案管理制度的规定进行查询，以提高成本管理的效率和精度。
三、档案收集范围房地产公司的项目成本档案收集范围一般包括以下内容：1. 合同相关资料：包括项目建设合同、劳务合同、采购合同、服务合同、房屋租赁协议等。
2. 支出票据资料：包括各类税务凭证、发票、银行转账凭证、采购询价单、三包凭证等。
3. 成本分析记录：包括各种成本分析报告、预算、结算表、决算表等。
4. 会计资料：会计凭证、会计账簿、注销凭证等有关会计资料。
5. 相关审批文件：包括项目预审、安全审批文件、环境影响评估文件等。
四、档案分类为了方便档案的查询、管理和维护，档案应当按照一定的分类原则进行整理、归档。
房地产公司的项目成本档案分类一般可以按下列类别进行：1. 合同相关资料类2. 支出票据资料类3. 成本分析记录类4. 会计资料类5. 相关审批文件类五、档案电子化为方便文件的管理、利用和保护，档案电子化是档案管理系统中的重要方面。
在电子化档案过程中应注意以下方面：1. 选择合适的扫描仪和软件进行扫描。
2. 扫描前检查归档纸质文件，确保完整性和清晰度。
3. 考虑档案存储格式及易用性，采用标准化格式存储。
1、目的：通过作业指引，使成本管理部及子公司档案管理标准化和统一化，便于成本管理部对子公司档案管理的监督。
2、适用范围：本制度对于成本管理部及子公司成本部适用。
3、工作程序：3.1档案管理总共分为：收发，移交，电子资料统计明细表，归档四个部分；档案管理分项目进行整理。
本指引中所用表格为示意表格，具体表格见附表CLZY-BG-CB21。
3.11收发。
成本部须制定资料签收记录表，记录接收资料的情况明细，双方签字确认。
（收发分为下面几册：①工程部签证及资料签收记录表；②定案表签收记录表；③委托单位（咨询公司）签收记录表；④其它文件签收记录表；⑤文件借阅记录表；分定为五册。
扣取纸的贴法如右图所示：3.12移交。
各子公司成本部须制定资料移交记录表，记录移交资料明细。
（移交分为两部分：①、移交档案室；②、移交成本管理部。
此两部分资料移交签收记录表分两册合订一本，并用扣取纸在各分册的左侧起始部位注明是哪分册并突出于纸张外面。
移交资料命名为：XXX成本部移交档案室签收记录表；XXX成本部移交成本管理部签收记录表。
注：移交结算资料时内含结算资料移交明细表一份，详见附表1：结算资料移交明细表模版。
移交单个文件时可在签收记录表中签字即可，若移交其他成套资料时在签收记录表中签字并内附资料明细表如附表2。
）移交成本管理部资料签收记录表附表1：结算资料移交明细表（一式三份：一份附于结算资料中，另外两份双方存档。
）3.13电子资料统计明细表各子公司成本部应对资料进行分类整理并进行电子版的统计，按每个项目进行划分，电子统计资料于每月报送本月最新的电子版资料.（电子版格式如下列表）。
①定案表类：③签证类：⑩其他资料类：3.14归档。
各子公司成本部对于资料的存放，应编号归类，形成档案目录表。
档案盒务必分项目进行存档，请按规范编号：001定案表类，002合同类，003签证类，004招投标类，005约谈记录，006会议纪要，007情况说明，008施工方案及原始记录，009工程通知单，010结算资料等。
1目旳提高集团成本管理水平，建立先进合理旳目旳成本管理体系。
2合用范畴本实行细则合用于集团下属各地产公司。
为集团所属各地产公司制定目旳成本和实行目旳成本管理提供相应根据和规范。
3术语和定义无4职责4.1集团成本管理部4.1.1负责本实行细则旳制定、修改、指引、解释与检查贯彻。
4.2下属公司4.2.1负责执行集团制定旳细则。
4.3成本管理工作小组4.3.1集团成本管理工作小组。
小构成员由总裁（或分管领导）拟定和领导，各有关部门负责人构成，集团成本管理部牵头负责，组织管理全集团成本工作；4.3.2下属公司成本管理工作小组。
小构成员由总经理拟定和领导，各有关部门负责人构成，下属公司成本部牵头负责，组织管理项目成本工作。
5工作程序5.1目旳成本旳定义5.1.1目旳成本是公司基于市场状况，并结合公司旳经营计划，根据预期售价和目旳利润进行预先拟定旳，通过努力所要实现旳成本指标。
应体现集团“以经济合理性最大旳成本提高产品旳竞争力，并形成行业成本优势”旳成本管理宗旨。
5.1.2目旳成本文献分为两个部分：《项目成本测算表》、《动态成本明细表》。
5.1.3《项目成本测算表》是反映项目旳总目旳成本和分项目旳成本旳金额。
建设项目旳总目旳成本是建设项目成本旳控制线，由各分项目旳成本构成。
各分项目旳成本涉及各专业工程造价指标及多种费用指标。
5.1.4《动态成本明细表》反映各成本项目旳动态变化状况，分析因素，提出成本控制建议。
5.2目旳成本管理原则5.2.1市场导向原则：目旳成本管理以市场为导向，保证目旳利润旳实现。
5.2.2精确严谨原则：目旳成本指标应科学精确，每项来源都要有充足根据，保证目旳成本旳权威性。
5.2.3事前控制原则：目旳成本管理贯穿于建设项目旳每一阶段，凡事做到事先控制为主，事中事后控制为辅，在立项、设计、施工之前发现问题，减少无效成本。
5.2.4动态管理原则：建设项目旳动态成本要及时与目旳成本进行比较并纠偏，保证建设项目总成本在目旳成本控制范畴内。
成本档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人1、流程概况流程目的为规范公司成本档案管理，结合公司成本管理的实际情况，制定本作业指引。
流程范围适用于公司成本档案的管理。
流程主导及参与部门成本管理部（主导）、各部门部门流程中承担职责成本管理部1、负责本作业指引的制订、修改、指导、解释与检查。
各部门2、按照要求配合成本档案的管理。
2.工作程序2.1总则2.1.1成本档案是指公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
2.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等应完全一致。
2.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标采购类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
2.1.4成本档案应具备可追溯性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
对于每份《工程合同文本》，必须把其项目可研资料、公司立项资料、规划阶段相关资料、《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也须依次附后存档。
成本档案管理作业指引编制___________________ 日期______________ 审核__________________ 日期____________ 批准___________________ 日期______________修订记录编号：JH-WI-CB01-5成本档案管理作业指引版号：A/0页码：第 2页共10页1、流程概况流程目的为规范公司成本档案管理，结合公司成本管理的实际情况，制定本作业指引。
流程范围适用于公司成本档案的管理。
流程主导及参与部门部门成本管理部（主导）、各部门流程中承担职责成本管理部1、负责本作业指引的制订、修改、指导、解释与检查。
各部门2、按照要求配合成本档案的管理。
2.工作程序2.1总则2.1.1成本档案是指公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
2.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等应完全一致。
2.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标采购类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
2.1.4成本档案应具备可追溯性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
对于每份《工程合同文本》，必须把其项目可研资料、公司立项资料、规划阶段相关资料、《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也须依次附后存档。
2.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。
成本档案实行统一归档、集中存放，不得将公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出佳和置业公司的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）公司或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
2.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和对成本管理软件提出改进建议是成本管理部日常的重要工作。
2.1.7成本管理部设资料管理员，该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。
2.2主要成本档案的组成及其管理办法2.2.1工程合同资料1）资料组成a）已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。
b）正在开发项目的的合同文本。
c）成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。
2）资料管理a）使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。
b）对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的《工程合同文本》必须把其《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。
c）《工程合同审批表》统一印制成固定格式，由成本管理部存档。
d）合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司行政管理部保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖总办的专用章以示确认）。
e）其他有关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程合同管理办法》执行。
2.2.2工程预结算资料1）资料组成a）已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、材料认价单（原件）、项目后评估报告等。
b）正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐、材料认价单（原件）等。
c）成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
2）资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
b）《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式，成本管理部存档。
c）一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
d）其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
e）编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
f）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
g）不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
h）对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。
i）其他有相关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程预、结算管理办法》执行。
2.2.3工程变更与现场签证资料1）资料组成a）已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料原件（若为复印件应注明原件存档地点）b）正在开发项目的工程变更、现场签证资料原件（若为复印件应注明原件存档地点）。
c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
2）资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
b）《工程变更通知单》、《现场签证单》均一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档（四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）；《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。
c）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
d）其他有关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程变更与现场签证管理办法》执行。
2.2.4工程招投标资料1）资料组成a）已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。
b）正在开发项目的工程招投标资料。
c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。
2）资料管理a）以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
b）《评定标审批表》及《议标、直接委托审批表》统一印制成固定格式成本管理部存档。
c）项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由成本管理部负责。
d）评定标评审表（或议标及直接委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。
e）其他有关规定，结合《江苏佳和置业有限公司工程招标管理办法》执行。
225制度类文件1）文件组成a）国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。
b）总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
c）本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
2）文件管理♦主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，装订成册（活页形式，可及时更新），以便书面查询、使用。
2.2.6其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书籍等。
这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。
2.3成本档案管理的其他规定2.3.1归档与组卷1）项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。
2）对工程造价有直接影响的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
3）在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。
4）对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
5）卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
6）每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。
7）对立好的案卷，成本资料管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。
232编目与装订1）卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。
