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ERP采购操作手册(一般作业)目录一、维护［供应商信息］适用于新增供应商二、维护物料品号适用于新增物料品号三、录入［采购单］1.根据供应商订单自动转成采购单并到采购子系统中修订金额2.直接录入［采购单］四、录入［采购发票］1.验收货后申请付款：依审核确认后的请款单2.预付款：依审核确认后的预付请款单内 容：一、 维护［供应商信息］1、前提：判断是否是新增供应商2、查询方法：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息-查询之供应商全称3、新增供应商信息(原系统中无此供应商信息)路径：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息 依据：电子表单之《供应商基本信息表》 步骤：点击新增按钮录入供应商编号：依《供应商编码原则》，系统给予编码。
录入供应商简称：一律为供应商全称前六位中文字，且此简称一经确定不得修改。
例：佳杰科技（上海）有限公司→佳杰科技上海录入总公司：维护集团公司类型的供应商，即需先设立一个集团公司信息，此集团公司下所属公司在建立信息时需在此选项与集团公司关联注意事项：黄色标注处为必录入项，绿色标注处为录入保存后不可修改项。
1.查询键2.录入查询条件图一：基本信息中录入简称、供应商全称、税号(15位码)、TEL/电话、手机、FAX 、商务/财务联系人，注册资金、交易币种（默认RMB ）图二：交易信息中录入初次交易时间、结算方式、付款条件（点选或按F2查询）、汇款银行、汇款账号图三：录入联系地址、账单地址图四：证照信息中录入组织机构代码(按供应商组织机构代码证上的号码，共9位码)二、查询物料品号非随单采购时，采购人员按照以下流程判断：前提：判断系统中是否有此物料品号路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单-品号查询点击品号或按F2品号信息查询依查询条件录入（若有原厂编码，可依原厂编码在货号中查询），查询系统中是否有此物料品号。
品名英文大小写查询方法见《ERP英文大小写查询技巧》系统中若无此物料品号，则填写《料号申请表》转至物控，由物控在系统中增加。
ERP内核价单的流程及操作一、目的：规范采购制单过程中对于物料单价的把控、减少容错率。
二、核价单流程：四、流程说明1.核价需求主要由采购部提出，其他部门有特殊情况可写《工作联系单》要求采购部门核价2.录入核价单操作说明：单独培训，资料另附，注意点：核价单必须要写明生效日期与失效日期切所有物料都要勾选含税。
3.打印出的核价单经总经理签字后由采购部复印一份留档，原件交财务部。
4.核价完毕后系统内需要单独做单价刷新处理，否则已生成的单据无法自动获取最新价格。
3.部长审批后需要更改BOM的，提交技术部，技术部根据实际情况决定是否进行BOM工艺更改，并告知对应需求部门。
4.如技术部判断本次订单不需要进行BOM工艺更改的，采购部或生产部可根据实际情况手动更改工单或采购单，必要时可提交ERP部更改ERP对应单据。
5.若需求部门坚持更改BOM工艺的，报经总经理核决。
申请部门和技术部遵照决议执行。
6.技术部更改或新增工艺需要通知到所有相关部门注：技术部更改和新增都是针对所有订单的，如果只是本次订单流程或工艺上的更改可以不改动BOM，由生产和采购手动更改对应单据。
7.涉及到替代品时，必须报经技术部同意。
8.采购或生产因本次订单流程和工艺上变动导致物料及生产流程变动较大时应当通知到技术部和相关部门9.涉及到品号新增和删减的参考文档附件品号说明。
五、相关表单《工艺更改单》2017年9月22日附：关于品号唯一性的说明所有物料不管半成品原材料还是成品，其品号是唯一的一个品号代表一个物品，不能出现同一物料多种品号举例：ST2046C底座品号1020212 该底座是原材料但由于某张订单需要委外加工这个底座其原材料是一块铝板加工回来是ST2046C底座（实物无任何变化），该品号应该仍然是1020212 而不是半成品的213000002相反如开始就定义了ST2046C 底座为半成品品号是213000002某订单需要走进销时，采购ST2046C的品号仍然是半成品213000002经上述原理，采购在临时变更工艺流程时如果某样物料已经有品号，在征集过技术部同意后可以自行更改本次订单单据。
ERP采购业务流程一、采购业务流程综述二、采购订单流程（一）1、目的为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。
2、适用范围适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。
3、部门职能采购部门：生产货品的采购经办单位货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。
仓库：所有有形货品的数量验收。
质量部门：货品品质验收。
4、业务流程1）请购货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。
2）订购采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。
订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。
3）接货货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。
若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。
4）检验质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。
如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。
经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。
5）收货单处理来料通过质量验收后，打印收货联单。
收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。
6）进仓仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。
进仓单一式三联。
第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。
7）采购发票处理采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。
ERP采购作业流程通过输入用户名和密码进入ERP操作系统后，选择单击“进销存管理”子系统，进入以下操作界面（如图1）；1、单击选择2、单击选择图1维护请购信息1.进入（图1）操作界面后单击“采购管理”子系统，进入后续操作界面（如图2）；图22.进入（图2）操作界面后单击“维护请购信息”（如图3），进入后续操作界面（如图4）；单击选择图33、进入（图4）操作界面后单击“查询”（如图5），并进入“设置查询条件”（如图6）；图54、在“一般选项”栏，如图6所示，在“单号”栏输入其相对应的请购单号，单击确定并进入后续操作界面（如图7）图65、如图7所示，从第一项开始维护，双击并进入后续操作界面（如图8）2、单击确定1、单击输入单击选择双击进入图76、如图8所示，单击修改按钮，并进入后续操作界面（如图9）单击修改图87、a、选择采购员（图9）——b、单击选择供应商（图10）——c、进入查询窗口，输入查询条件，（图11）——d、选择所需供应商（图12）——e、输入相对应的单价（图13）——f、双击选择锁定码（图14）——g、单击保存按钮（图15），a、选择采购员图9b、单击选择供应商图10c、输入查询条件图11d、选择所需供应商图12e、输入相对应的单价图13f、双击选择锁定码图14g、单击保存按钮图158、关闭请购信息，并进入后续操作流程9、再次进入“采购管理子系统”，并进入“从请购单生成采购单”（如图16）单击进入图1610、进入基本选项，如图17所示，a、单击锁定选项，选择已锁定——b、单击选择采购员——c、输入采购单别（此为必填项）——d、最后点击直接处理b、单击选择采购员a、此处选择已锁定c、输入采购单别（必填项）d、最后点击“直接处理”图1711、处理完毕会跳出相对应的对话框，a、单击确定，（图18）——b、单击取消，并进入后续操作流程（图19）a、单击确定图18图19 12、再次进入“采购管理子系统”，并进入“录入采购单”b、单击取消单击进入图2013、进入“录入采购单”模块，a、单击查询按钮（如图21），——b、进入设置查询条件（如图22）——c、此处选择包含，则可把当天所下的所有订单全部查询出来（如图23）——d、单击确定a、单击查询按钮图21b、输入所需条件图22c、此处选择包含d、单击确定图2314、查询出已下好的订单（如图24），双击所需单身，并打开双击单身，打开图2415、单击打印按钮，并把订单打印出来单击打印按钮，打印订单图2516、选择单击：财务管理，进入应付管理子系统进行操作，一、采购发票：如图（1-6）（图1）（图2）单击进入查询按扭1选择包含2填单号3单击确定（图3）图（4）1增加按扭3输入编号4输入发票号和日期2输入单别1选来源3选择相应单别2单击最后确定4单击图（5）最后确定金额正确再点击保存图（6）二、录入付款单：如图（1-3）单击确定如图（1）查询按扭增加按扭如图（2）1输入单别2输入供应商编号5输入付款金额3选择付款方4选择科目6选应付款单7最后保存如图（3）三、录入预付款单，如图（1-2）图（1）图（2）1新增2输入编号3采购人员8输入金额4选择方式5选择科目6选择科目7填单别和单号9最后保存1查询按扭2必选包含 3填单号17、录入供应商信息 如图（1-5）图（1）图21、单击2、单击单击查询图3 1选择包含2输入查询条件3单击2选采购供应商1单击新增3输入公司简称及全称4输入座机号5输手机号6输入传真号7输入联系人8选采购人图4图518、录入采购变更单 如图（1-4）1单击选择2选择结算方式 3选择付款条件4输入科目5输入科目 6保存单击进入图11查询2输入单号3单击图2图3图41新增2单击3选择单号输入单号5保存4打钩19、录入退货单 如图（1-2）图 1图21查询2选择条件3选包含 4输入对相条件1增加 2选单别3选供应商4输入品号5输入数量6输入单价7写备注8保存。
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ERP采购业务流程操作步骤1.添加新供应商操作步骤设置——基础档案——往来单位——供应商档案——选择供应商类别——增加——输入流水号编码及供应商信息——保存备注：增加新供应商前必须查询是否已建立供应商档案，避免针对一个供应商增加多个供应商编码。
2.采购订单操作步骤供应链——采购管理——业务——订货——采购订单——增加——生单——请购单——弹出过滤窗口选择过滤条件后过滤——选择相应的请购单——确定——填写、核准采购订单信息（供应商、价格、税率、计划到货日期、单据回签日期）——保存——审核3.采购订单查询操作步骤供应链——采购管理——业务——订货——采购订单（执行）列表——选择过滤条件——过滤4.采购订单修改操作步骤供应链——采购管理——业务——订货——采购订单列表——选择过滤条件——过滤找到相应订单——弃审——修改——保存——审核备注：采购订单的弃审与修改必须在本订单未入库、发票未结算之前进行修改，否则则需相关部门删除后道单据方可修改订单。
5.采购到货单操作步骤供应链——采购管理——业务——到货——增加——生单——弹出过滤窗口选择过滤条件后过滤——选择采购订单——确定——核准到货单信息——保存6.到货退回单操作步骤（退货处理）供应链——采购管理——业务——到货——增加——生单——弹出过滤窗口选择过滤条件后过滤——选择到货单——确定——核准、修改到货退回单信息——保存7.采购对账单操作步骤（对账发票未到）供应链——采购管理——业务——发票——专用采购发票——增加——生单——采购入库单——过滤——选择相应入库单据——确定——核对时间、单价、产品、总金额等信息——发票号（以当天日期做编号）——保存8.采购发票操作步骤（未对账）供应链——采购管理——业务——发票——专用采购发票——增加——生单——采购入库单——过滤——选择相应入库单据——确定——核对时间、单价、产品、总金额等信息——发票号（以发票为准）——保存——结算9.采购发票操作步骤（已对账）供应链——采购管理——业务——发票——采购发票列表——过滤——选择相应发票单据——核对时间、单价、总金额——修改发票号（将以当天日期的编号修改为发票上的编号）——保存——结算。
ERP采购管理操作流程采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。
所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。
但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。
一、采购管理普通操作流程。
各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。
企业大部分的采购管理流程如下：1、请购。
请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。
一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。
请购单根据来源的不同，可以分为多种。
一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。
一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。
向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。
2、请购单维护。
在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。
在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。
供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。
如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。
则该材料的默认供应商即为甲供应商。
若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。
当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。
价格带出来的也是跟供应商关联的价格。
这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。
企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。
