物资供应管理办法

中强公司物资供应管理办法1目的为维护公司利益最大化，规范和提升山西中强煤化有限公司物资供应管理工作水平，公司实行集中采购和集中管理，制定物资供应管理办法。

2适用范围本办法只适用于山西中强煤化有限公司的物资供应管理工作。

3物资供应管理实施细则3.1中强公司物资供应管理职能分工3.1.1中强公司供应部职能：3.1.1.1负责完善中强公司物资供应管理的各种管理办法和各种管理规定。

3.1.1.2负责中强公司（含各子公司）的基建和生产需要物资的集中统一采购管理。

负责招标、框架招标、询价采购、订单、零星现购等方式采购，负责签订合同和办理结算。

3.1.1.3负责编制中强公司的物资采购计划。

3.1.1.4负责编制各子公司采购物资付款计划和办理付款手续。

3.1.1.5负责组织供应商考察，建立合格供应商入围档案，并负责供应商动态调整。

3.1.1.6负责仓库业务的指导、监督和考核。

3.1.1.7负责采购物资质量问题的处理。

3.1.1.8负责考核需用计划准确率、仓储物资资金占用率、领用物资损耗率等。

3.1.1.9负责组织大修设备的招标或议价，负责签订合同和办理结算等事宜。

3.1.1.10负责报废物资的组织报废处理工作。

3.1.1.11完成公司领导分配的其他各项工作。

3.1.2中强公司各子公司3.1.2.1负责需用计划的编报。

3.1.2.2负责提供订货物资的技术条件。

3.1.2.3负责参加物资采购招标、框架招标评审会。

3.1.2.4负责仓库管理业务。

3.1.2.5负责到货物资的验收，提出到货物资质量问题处理意见。

3.1.2.6负责年度经营指标外采购物资的立项和报审。

3.1.2.7负责大修设备的报审。

3.1.2.8负责报废物资的鉴定和报审。

3.1.2.9负责采购物资的付款。

3.1.3中强公司安全生产技术部职能：3.1.3.1负责审核各子公司年度、月度需用计划。

3.1.3.2负责审批提供采购物资技术条件、负责签订技术协议。

3.1.3.3负责参加供应商技术、质量考查和评议。

3.1.3.4负责参加采购物资招标、框架招标，议价采购订货评审。

3.1.3.5负责年度采购计划外采购物资的审核。

3.1.3.6负责报废物资的鉴定和审核。

3.1.3.7负责大修设备的审核、鉴定，参加招标评审。

3.1.4中强公司财务部3.1.4.1负责审核各子公司年度需用计划和年度经营计划外的采购物资申批。

3.1.4.2负责参加供应商资质、经营状况考察和评审。

3.1.4.3负责采购物资付款资金计划的审核。

3.1.4.4负责采购物资的付款审核。

3.1.4.5负责参加采购物资的招标、框架招标和议价采购评审。

3.1.4.6负责参加大修设备的招标及评议。

3.1.4.7负责报废物资的审核。

3.1.5中强公司综合部3.1.5.1负责审查招标筹备评委会人员，确定参加招标评委。

3.1.5.2参加招标、框架招标资质评审。

3.1.5.3参加招标、框架招标全程监督。

3.2中强公司物资供应组织机构3.2.1中强公司供应部机构设置3.2.2中强公司各子公司供应机构设置3.3中强公司物资采购范围分工管理规定3.3.1 中强公司供应部负责全公司（含各子公司）基建和生产的物资集中采购，主要物料大类有：木材及制品；燃料及油脂；化工产品；橡胶制品；建材；金属；金属制品；非金属制品；支护用品；工器具；电线电缆；电工产品；电器设备；仪器仪表；通用设备；专用设备；标准配件；专用配件；非标加工件；消防器材等。

3.3.2中强公司及各子公司负责的自供产品：办公用品、生活用品；（各子公司办公室负责采购保管发放）劳动保护用品。

（各子公司职防科负责采购保管发放）供应部负责指导监督。

3.4中强公司物资供应管理流程管理办法3.4.1中强公司物资供应计划流程管理办法3.4.1.1中强公司物资需用申请计划审批流程各子公司需用物资单位按照物资用途分类：支护材料报生产技术科、通防物资报通防技术科、机电设备等其他物资均报机电技术科，三个技术部门分类汇总并审核用途、数量、品名、规格型号等，具备订货条件后各自报分管矿长审批签字转报总调，总调负责安排分类汇总审核三个技术部门提报的年度、月度物资申请计划，经总调度长、总会计师、生产矿长审核，矿长审批签字后报公司供应部。

子公司自供物资经主管部门审批后报分管矿长、财务负责人、矿长审批签字后即可执行。

紧急采购需用计划由需求部门填写《紧急需求物资申请单》，使用单位主管技术负责人审核签字报经总调度长、分管副矿长、矿长签字后报公司供应部。

年度需用计划外采购物资走立项审批程序。

立项审批后报追加需用申请计划。

3.4.1.2中强公司物资采购计划审批流程①年度采购计划由供应部按照各子公司年度物资需求申请计划，平衡各子公司库存，分类汇总作出公司年度采购计划，报公司主管领导审批签发后作为年度采购和考核的依据。

②月度采购计划由供应部按照各子公司月度物资需求申请计划，对照年度采购计划，平衡各子公司库存后分类汇总作出公司月度采购计划，报公司主管领导审批签发后供应部作为月度采购依据。

③紧急物资采购由供应部按照《紧急需求物资申请单》作出《紧急采购物资单》：紧急计划在5万元以下的供应部长直接安排采购；5万元及以上的30万元以下的紧急采购须经公司供应主管经理签字后方可采购；30万元及以上的紧急采购计划须经财务总监、常务总经理、总经理签批。

④凡年度经营计划外采购必须先走立项程序，再走申请采购程序。

3.4.2中强公司物资采购合同管理流程管理办法中强公司实行统一集中采购，并接受授权全权代理各子公司签订物资采购合同。

采购合同审批流程表（√表示需要通过审核签字）（合同额只做参考，最后按照公司统一规定执行）采购合同流程审核管理办法3.4.2.1采购金额在10000元以下的零星采购，可不签订采购合同，供应部长直接安排采购，但事后采购员要对价格的合理性负责。

采购金额1万元及以上10万元及以下的询价、议价采购，签订采购合同，合同审批至供应部长签字。

3.4.2.3采购金额10万元及以上30万元及以下的由供应部组织安全生产技术部、财务部共同议价采购签订采购合同，合同审批至公司分管领导签字。

3.4.2.4采购金额在30万元及以上的采购，采用招标方式采购。

招标评审结果报公司领导确定后签订合同。

合同签订流程：合同额在30万元及以上100万元以下的合同审批流程须经法务审核、财务总监和公司分管领导审批签字；合同额100万元及以上500万元以下的审批流程至公司总经理审批签字，500万元及以上的订货合同最后由董事长审批签字。

3.4.2.5 框架招标签订合同流程按照招标合同签订审批流程执行。

3.4.2.6合同是接受子公司法人代表授权后代表各子公司签订的。

合同签订后送达相关子公司办公室一份存档，财务科一份作为审核和付款依据，供应部留档一份。

（各子公司合同授权后各提供1枚备案合同专用章）3.4.3中强公司采购物资到货质量验收流程管理办法3.4.3.1合同签订后，供应部负责录入K3系统合同清单。

3.4.3.2采购物资到达仓库，由供应部按照合同清单编制质量验收单发送子公司仓管员和物资计划调度员，由子公司物资计划调度员负责组织使用技术部门（或使用单位技术负责人）和保管员共同验收，并填写质量验收单，参加验收人员全部签字。

验收发现的质量问题在验收单上必须注明，并且首现由参加验收的使用单位技术人员提出处理意见（维修、降级降价或退货），由物资计调员将问题和处理意见书面通知供应部采购员，采购员负责联系供应商处理解决并书面反馈质量处理结果。

3.4.4中强公司采购物资出入库流程管理办法中强公司各子公司总调负责物资计划调度业务和仓库管理业务。

中强供应部负责指导和监督。

3.4.4.1中强公司采购到货物资未经质量验收或经质量验收不合格的一律不准办理入库手续。

3.4.4.2到货物资（含合格证、技术资料等）验收合格后，依据到货清单、质量验收单等由仓库设专人核对资料无问题后登录K3开据入库单。

3.4.4.3物资入库单必须保证实物名称、型号规格、材质、数量和K3系统合同清单一致。

3.4.4.4物资入库单必须由制单人、保管员、仓库负责人、物资计划调度员签字有效。

制单人留存根一份、保管员建实物账凭证一份，转采购员办理付款凭证一份，月底稽核凭证一份，所有入库（单）资料保留两年。

3.4.4.5各使用单位必须携带当月由主管技术部门审核通过的需用申请计划（无批准的月度需用计划不开单）到仓库开具领料单（库管设专人负责开具领料单），领料单经领料员（必须是备案领料员）、使用单位负责人签字、按照物料属性由分管技术主管部门负责人签字，分管矿长签字后，保管员审查领料单无问题后按照领料单发货。

3.4.4.6领料单必须保证与实物名称、规格型号、材质、数量等相符，并且必须备注用途。

领料单由开票人存根一份，领料单位一份，保管员记实物账一份，财务稽核一份。

3.4.4.7每月底由采购员按照分工采购的物料和相对应保管员共同稽核，对月度需用申请计划的采购物资到货60天以上的未办理出库的全部办理出库至分管负责审批的技术部门（入库稽核附作凭证），由相关技术部门负责分配使用单位。

3.4.5中强公司物资采购付款流程3.4.5.1中强公司供应部负责采购物资的付款流程审批办理。

付款审批流程表（金额只做参考最后由公司统一订）采购物资付款审批流程审批签字至供应部长审批后全部凭证转各子公司财务科复审后办理付款。

1万元以下的付款采用电子转账至供应部公用账户（各矿提供1万元备用金，由供应部统一管理审核使用，有订单的1万元以下的采购按照协议和付款计划执行）3.4.5.3采购金额10万元及以上30万元以下的物资采购付款，最终公司分管领导审批后审批单及全部凭证转各子公司财务科复审后按照合同规定和物资采购付款计划办理付款。

3.4.5.4采购30万元及以上100万元以下的采购物资付款审批至公司供应分管领导和财务总监;采购物资100万元及以上500万元以下的采购物资付款审批至公司总经理办理；采购物资500万元及以上的采购物资付款审最后须经董事长审批后审批单及全部凭证转各子公司财务科复审后按照合同规定和物资采购付款计划办理付款。

3.4.5.5设备大修和设备机具租赁的付款审批流程按照采购物资付款金额额度的规定审批流程执行。

3.4.5.6中强公司供应部根据当月办理的采购付款手续，和各子公司当月经营计划中安排的物资采购付款指标，根据付款急缓程度、保证供应的原则按照子公司财务科规定的时间做出下一个月的资金需用计划。

资金需用计划的付款总金额不能超出财务付款指标的80%，余20%备用紧急采购。

3.4.5.7各子公司财务科复核付款手续，按照供应部月度付款计划办理付款（付款手续每周送达签收一次）3.4.5.8各子公司在每月经营指标中列支出物资采购付款指标，付款指标最少不能低于月度付款计划的80%。