信息技术部各类文档命名规范

如何规范电子文件的命名电子文件制作完毕后需要对保存的稿本命名，以便今后打开使用。

电子文件名通常由“命名词”+“.扩展名”所组成，其中扩展名代表了电子文件的类型，通常由计算机自动产生。

通过扩展名一般可辨认出该电子文件属于什么类型。

规范电子文件的命名词是规范电子文件管理的重要基础工作，随意命名会给管理造成混乱。

1、规范命名词的要求一是唯一。

如果有两个电子文件重名，在数据库调用该文件时就会发生混乱。

因此，在同一文件夹中的电子文件不允许重名。

如果重名，则后存盘的电子文件会将前存盘文件覆盖。

二是直观。

直观的命名能够简要地概括文件的内容，是查找文件的重要线索，也便于调用。

三是简洁。

命名不宜过长，过长难以辨认，且计算机软件会自动拒绝。

另外命名中不能夹带有些标点符号，如“\/<>?”。

四是参照。

命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系，以便实行“双套制”管理模式，实现电子和纸质文件的互通互连。

2、规范命名词的方法一是归档前用“文件标题+.扩展名”命名。

这种命名的最大优点是直观，能通过命名知道文件的大概内容。

如“关于加强档案信息资源开发利用工作的通知.doc”。

但是该方法不能完全避免重复命名，且有时会产生过长的命名。

这种方法适用于在办公自动化管理中形成的电子文件。

业务部门的文件管理人员一般应使用这种简单直观的方法，使用中应使文件命名与文件标题完全保持一致，万一出现重名，可在文件标题后加“（1）”、“（2）”等序号加以区分。

二是归档后采用“纸质档案的档案号+序号+.扩展名”命名。

如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是纸质档案的档案号，“02”是纸质档案的卷内文件序号。

该方法的优点是：由于档案号唯一，因此能避免重名；由于档案号中一般有分类号，因此便于识别内容；由于采用纸质载体的档案，又便于与纸质档案相互参照。

这种方法一般适用于通过扫描等方式制作的归档电子文件。

文档索引：NIAT-GF-MM-1213-04宁波东大智能文档命名规范宁波柴天佑院士工作室宁波东大自动化智能技术有限公司信息技术部2010年12月13日文档修订抄送人：项目经理、客户经理、客户代表、项目组成员、SCCB（在项目实际应用时最好写明抄送人的姓名）目录一、部门规范 (4)1.1数据库设计规范文档命名 (4)1.2代码编写规范文档命名 (4)1.3界面风格规范文档命名 (4)1.4文档编写规范命名 (4)1.4.1需求分析文档命名 (4)1.4.2编码设计文档命名 (5)1.4.3数据库设计文档命名 (5)1.4.4操作需求文档命名 (5)1.4.5功能设计文档命名 (5)1.4.6软件详细设计文档命名 (6)1.4.7软件测试文档命名 (6)1.5软件视频命名规范 (6)1.6用户手册文档命名 (6)二、部门管理规范 (7)2.1下厂任务单命名 (7)2.2下厂总结报告命名 (7)2.3软件功能验收文档命名 (7)一、部门规范1.1数据库设计规范文档命名软件功能开发过程中，要遵循公司的数据库设计规范文档。

数据库设计规范规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+数据库代号+编写日期+举例：NIAT-GF-SJK-1213011.2代码编写规范文档命名软件功能开发过程中，要遵循公司的代码编写规范文档。

代码编写规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+代码代号+编写日期+序列号，中举例：NIAT-GF-DM-1213011.3界面风格规范文档命名软件功能开发过程中，开发的软件要进行界面风格的统一，要遵循公司的界面风格规范文档。

界面风格规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编举例：NIAT-GF-JM-1213011.4文档编写规范命名1.4.1需求分析文档命名软件功能开发之前，要对用户的要求进行需求分析，编写需求分析文档。

需求分析文档的命名，遵循以下格式：模块编号+需求代号+编写日期+序列号，中举例：M2-XQ-1208-011.4.2编码设计文档命名软件功能开发之前，要对数据库进行编码设计，编写数据库编码设计文档。

关于公司知识文档的命名规范第一条说明为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。

此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。

公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。

第二条文档基本类别文档按类别可分为三类：1.工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内容，围绕各类业务或职能开展。

2.项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次性的，以临时性的项目组织为主体开展。

3.外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。

所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。

第三条文档命名规范1.工作文档命名规范结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。

结合上述内容我们将工作文档命名划分成 4 个部分，各部分之间通常以下划线连接，这 4 个部分分别是：①文档来源:可以是公司、部门、人员等主体性实体。

如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808②文档内容说明：直接表明主题③文档类别：合同、总结、报告、方案等④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。

工作文档命名规范XXX XXX XXX XXXXX下划线第四部分：文档时间节点、版本号或日期，为必填项。

第一部分：文档来第二部分：文档内容说第三部分：该文档的文档类别，源，必填项明，必填项。

为可选项，可与文档内容说明合并。

图表 1 工作文档命名规范文档命名规范（一）：工作文档示例第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例来源文档内容文档类别时间节点计划总结、报告报表等IT 部 _年度经营计划 _2011 年度1.（内部）说明来源文档内容信息技术部 _XXX 会议纪要2.说明文档类别日期会议纪要等_20110909（内部）来源文档内容信息技术部 _知识管理咨询服务合同3.说明文档类别日期合同协议等_20110912（外部）来源文档内容版本说明规范流程等人力资源部 _人员转正审批流程 _V2.0 4. 文档类别（内部）说明表格 1 工作文档命名规范2.项目文档命名规范结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。

工作文档命名和存储规范工作文档的命名和存储规范对于提高工作效率和文件整理的重要性不言而喻。

一个好的命名和存储规范可以让我们在需要查找文件时事半功倍，避免不必要的浪费时间和精力。

本文将介绍一些常用的工作文档命名和存储规范，以帮助大家更好地管理和组织自己的工作文档。

一、命名规范1. 使用简洁明了的文件名：文件名应该能够准确地描述该文档所涵盖的内容，同时尽量保持简洁，避免使用过长或容易混淆的文件名。

2. 使用有意义的关键词：在文件名中使用一些有意义的关键词，以方便搜索和分类。

比如，在命名一个市场调研报告的文档时，可以使用类似“市场调研报告_2019_Q1”的格式，其中关键词包括“市场调研报告”、“2019”和“Q1”。

3. 采用统一的日期格式：在文件名中包含日期信息，可以使文件按时间排序，方便查找和追溯。

常见的日期格式有“YYYY-MM-DD”、“YYMMDD”等。

4. 使用连字符或下划线进行分隔：在文件名中使用连字符或下划线进行分隔，使文件名更易读和易懂。

避免使用空格或特殊字符，以免在不同操作系统或平台下出现兼容问题。

5. 按照分类进行命名：根据文档内容的不同类别，可以将相似的文件放在同一分类下，并在文件名中加入对应的标识，方便区分。

例如，“市场调研报告_2019_Q1”和“销售数据_2019_Q1”。

二、存储规范1. 建立清晰的文件目录结构：在存储文件时，建立清晰的目录结构可以有效地组织文件，使文件查找更加便捷。

可以根据不同的项目、文档类型或部门等进行分类，建立相应的文件夹或子文件夹。

2. 统一使用英文命名：为了避免操作系统或平台的兼容问题，文件夹和文件的命名最好统一使用英文。

3. 避免文件夹或文件名过长：过长的文件夹或文件名不利于文件查找和管理，在命名时尽量保持简洁明了。

4. 定期整理和清理工作文档：随着时间的推移，工作文档会越来越多，为了保持工作文档的整洁和高效，定期进行文件整理和清理是必要的。

信息化项目文件命名原则随着信息化建设的不断推进，各个企业和组织都面临着大量的项目文件需要管理和归档。

项目文件的命名规范和准确性对于项目的顺利进行和后续的查阅非常重要。

本文将介绍一些常用的信息化项目文件命名原则，希望能对大家有所帮助。

一、项目名称和编号每个项目都应有一个独特的名称和编号，该名称和编号应清晰地反映项目的内容和属性。

在命名项目文件时，可以使用项目名称和编号作为前缀，以便在大量文件中快速定位和识别。

例如，如果项目名称是“企业ERP系统升级”，项目编号是“P2021001”，那么可以将相关文件命名为“P2021001-项目计划书”、“P2021001-需求分析报告”等。

二、文件类型和版本号在信息化项目中，常见的文件类型包括项目计划书、需求分析报告、技术设计文档、测试报告等。

为了方便归档和查阅，可以在文件名称中明确标注文件类型。

随着项目的推进和演变，文件的版本也会不断更新。

为了避免混淆和误用，可以在文件名称中加入版本号。

例如，“P2021001-项目计划书-V1.0”、“P2021001-需求分析报告-V2.0”等。

三、时间信息和作者在项目文件的命名中，可以加入时间信息和作者的姓名或缩写，以便更好地追踪和管理文件。

时间信息可以包括文件创建或更新的日期，例如“2022-01-01”或“2022年1月1日”。

作者的姓名或缩写可以帮助识别文件的责任人和参与人员，例如“张三”或“ZS”。

四、项目阶段和内容关键词根据项目的不同阶段和具体内容，可以在文件名称中添加相应的关键词，以便更好地描述和分类文件。

例如，对于项目计划书，可以在文件名称中加入“计划”或“项目启动”等关键词；对于技术设计文档，可以加入“设计”或“架构”等关键词。

五、简洁明了、易于理解在命名项目文件时，应尽量做到简洁明了，避免过长的文件名和复杂的缩写。

文件名称应清晰地表达文件的内容和用途，以便他人能够快速理解和识别。

六、命名一致性和规范性为了方便文件的管理和查找，建议在整个项目团队中制定统一的文件命名规范，并严格执行。

1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。

2使用范围适用于公司文件的编号管理和控制：a技术类文件:是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b其他文件「包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3编号办法3.1公司名称及项目名称约定：公司全称为「南非中国制衣集团（北京本组织简称:CGMBJ项目全称：CGM企业信息管理系统1.0版项目简称:CGMvl3.2日期表示格式yyyy-mm-dd 或yyyvniinddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mim用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐、如15表示第15号。

例如】2003-10-27 或20031027 表示（2003 年10 月27 日3.3文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3,…,0.10o版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如,0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.—旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自l.Oo版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2,…，1.10o项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2等。

3.4技术文件命名格式:C GM-viin-（ AA-BB -yvCGM「项目缩写。

版本号，参见3.3节。

AA：子项目名称。

yy「文件版本号。

BB:I作过程名称：相应工作过程名称的简称（例如SPP,SRS不是必需的,但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划(Acceptance Test PlaiiATP验收测试报告(Acceptance Test ReponATR检查单(Check ListCL程序修改报告(Code Difference ReponCDR软件构成设计文件(Software Component Design DocumentCDD具体设计文件(Detail Design DocumentDDD软件功能设计文件(Software Function Design DocumentFDD软件功能说明书(Software Function SpecificatioiiFS手册(Hand BookHB系统集成测试计划(System Litegiation Test PlanlTestPlan系统集成测试报告(System Litegiation Test RepoitITestRep组间协作文件(Inteigroup Cooidination DocumentICD初步设计文件(Pieliminaiy Design DocumentPDD软件配置管理文件(Software Configiuation Management Plan DocumentSCM 软件开发策划文件(Software Development Plan DocumentSDP软件项目策划文件(Software Project Plan DocunientSPP软件质量保证计划(Software Quality Assurance PlanSQA软件需求规格说明(Software Requuements SpecificationSRS 工作说明(Statement of WoikSOW子系统测试计划(Sub-System Test PlanSSTP子系统测试报告(Sub-System Test ReportSSTR子系统测试脚本(Sub-System Test ScnptSSTS软件维护计划(Sustaming PlanSP系统操作描述(System Opeiations DescuptionSOD系统测试计划(System Test PlanSTestPlan系统测试报告(System Test ReportSTestRep培训计划(Tiainmg PlanTP例如：CGM-vl-需求规格说明书-0.1.docCGM-vl-SRS-L2.docCGM-vl-f=息控制子系统■验收测试计划20.doc3.5其他文件的编号3.5.1公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为:CGMBJ(-DN-TT.AB-ddDN:大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员，该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

电子文档命名规则
为了规范电子文档的命名，便于版本区分和修改，电子文档应按类似如下的格式命名文件名：
组名-文档名称-项目组版本号-总监审阅版本号
“组名”：项目组名称。

“文档名称”：本文档的名称，如：文献综述、需求分析说明书等。

“项目组版本号”：用阿拉伯数字表示，项目组对该文档做按要求做了修改后，就增大这个数字。

“总监审阅版本号”：用英文字母表示，技术总监每次批阅了项目组提交的文档后，就会更改增大这个字母。

例如：数字相框小组文献综述，第一次交给技术总监的时候，文件名应该为：数字相框-文献综述-1-；经过技术总监批阅之后，技术总监会将文件名改为：数字相框-文献综述-1-A；然后数字相框小组按照批阅要求进行修改之后，文件名为：数字相框-文献综述-2-A；技术总监再次对这个文档进行批阅之后，文件名就改为：数字相框-文献综述-2-B。

通过两个版本的控制，可以保证文档不会混乱。

1、合同编号规范HLC-HR-年月日/001（劳动合同）HLC-SL-年月日/001（销售合同）HLC-PC-年月日/001（采购合同）说明：HL为公司缩写C为Contract的缩写HR表示劳动合同范畴SL表示销售合同范畴PC表示采购合同范畴001开始为序列号2、固定资产编号HL-PA-RD/001（研发设备编号）HL-PA-IT/001（信息设备编号）HL-PA-TP/001（运输设备编号）HL-PA-RS/001（后勤设备编号）说明：HL为公司缩写PA为固定资产Permanent Assets的缩写RD表示研发设备IT表示电脑、打印机、交换机之类的信息设备TP表示汽车等运输设备RS表示行政后勤设备，如空调、办公家具等001开始为序列号3、表单编号HLT-HR/001-A1（人事表格）HLT-RD/001-A1（研发表格）HLT-MK/001-A1（市场表格）HLT-SL/001-A1（销售表格）HLT-AD/001-A1 （行政表格）HLT-FN/001-A1(财务表格)说明：HL为公司缩写T为表格Table的缩写HR表示人事部门、RD表示研发部门、MK表示市场部门、SL表示销售部门、AD表示行政部门、FN表示财务部门001开始为序列号A1表示版本号，如表格在原有基础上稍作调整则变动数字；如表格在原有基础上本质性调整则变动字母4、文件编号HLF-HR/001-A1（人事文件）HLF-RD/001-A1（研发文件）HLF-MK/001-A1（市场文件）HLF-SL/001-A1（销售文件）HLF-AD/001-A1 （行政文件）HLF-FN/001-A1(财务文件)说明：HL为公司缩写F为文件File的缩写HR表示人事部门、RD表示研发部门、MK表示市场部门、SL表示销售部门、AD表示行政部门、FN表示财务部门001开始为序列号A1表示版本号，如表格在原有基础上稍作调整则变动数字；如表格在原有基础上本质性调整则变动字母。

文档命名规则
文档的命名规则可以根据实际需求和个人习惯来定，以下是一些常见的文档命名规则：
1. 使用简洁明确的名称：文档名称应该能够准确地描述文档的内容和用途，避免使用模糊或含糊不清的名称。

2. 使用有意义的关键词：在文档名称中使用相关的关键词能够方便用户和搜索引擎理解文档的主题，提高文档的可发现性。

3. 采用统一的命名格式：为了方便组织和检索文档，可以采用统一的命名格式，如使用特定的前缀、日期、版本号等，例如"项目名称_文档名称_日期"。

4. 避免使用特殊字符和空格：文档名称中应避免使用特殊字符和空格，以免引起文件系统或操作系统的问题。

5. 使用文件扩展名：为了方便识别文件类型，应在文档名称后面添加合适的文件扩展名，例如.docx、.xlsx、.pdf等。

6. 适当缩短文档名称：为了方便阅读和管理，文档名称不宜过长，最好控制在一行内或者保持较短的长度。

7. 加入版本信息：如果文档需要经常更新或者存在多个版本，可以在文档名称中加入版本信息，以便区分和管理。

总之，文档命名应该简洁明了、具有描述性并且易于辨识和管理。

文件名的命名规则文件名的命名规则是指在计算机系统中给文件命名时所遵循的一些规范和约定。

合理的文件命名规则可以帮助用户更好地管理和组织文件，提高文件的可读性和可维护性。

下面将介绍一些常见的文件命名规则和最佳实践。

1. 使用有意义的文件名。

文件名应该能够准确地描述文件的内容，避免使用无意义的字符或数字作为文件名。

例如，一个存储关于公司财务报表的文件可以命名为“财务报表2021.xlsx”，这样的文件名能够清晰地表达文件的内容。

2. 避免使用特殊字符和空格。

在文件名中应该避免使用特殊字符和空格，因为这些字符在不同的操作系统和文件系统中可能会引起问题。

建议使用字母、数字、下划线和连字符来命名文件。

3. 使用恰当的文件扩展名。

文件扩展名是文件名的一部分，用来表示文件的类型。

例如，.txt表示文本文件，.docx表示Word文档，.jpg表示图片文件等。

在命名文件时应该根据文件的实际类型使用恰当的文件扩展名。

4. 区分大小写。

在一些操作系统中，文件名是区分大小写的，因此在命名文件时需要注意大小写。

建议在命名文件时统一使用小写字母，这样可以避免因大小写不一致而导致的问题。

5. 限制文件名的长度。

不同的操作系统和文件系统对文件名长度都有一定的限制，通常在255个字符以内。

在命名文件时应该尽量控制文件名的长度，以避免超出系统的限制。

6. 使用日期和版本号。

在一些情况下，可以在文件名中加入日期和版本号来区分不同版本的文件。

例如，“财务报表2021_v1.xlsx”表示2021年的财务报表的第一个版本。

这样可以方便用户对不同版本的文件进行管理和区分。

7. 遵循组织的命名规范。

在一些组织或团队中，可能会有统一的文件命名规范和约定，例如使用特定的前缀或后缀来表示文件的属性。

在这种情况下，用户应该遵循组织的命名规范来命名文件。

总之，合理的文件命名规则可以帮助用户更好地管理和组织文件，提高文件的可读性和可维护性。

用户在命名文件时应该遵循上述的最佳实践，并根据实际情况灵活运用，以便更好地利用文件管理系统。