技术档案管理制度

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附件二

技术档案管理制度

1 总则：

1．1 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

1．2 本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1．3 公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1．4 按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2 技术文件资料的归档：

2．1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2．2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见PD423《文件控制程序》表码PD423-02)，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

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2．3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

2．4 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。

2．5 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

技术档案管理制度

一、总 则

1. 1 为建立、健全公司技术资料档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为各部门服务,特制订本管理制度。

1. 2 本公司技术档案是指各部门（包括车间）在生产技术、科研成果、专利成果、设备等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、文字材料、照片等技术资料，包括电子文档。

1. 3 公司各部门要保证技术材料的收集齐全、整理系统，并及时归档。

1. 4 按照集中统一管理技术档案的原则，公司技术部设立档案柜，专人管理，确保全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、技术文件资料的归档

2. 1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，按要求加以系统的整理，登记造册，移交归档。

2．2 外来、外购回的图纸资料，随机入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，通知资料管理人参加清点，如数归档。

2. 3 凡需归档的技术文件资料，应尽量做到书写材料优质，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。

三、 技术档案的保管、借阅和发放

3. 1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》。

3．2 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。注意防火、防潮、霉变、虫咬、失窃等。如有破损，及时修补和复制。

3. 3公司职工须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案，由公司领导批准后方可。未经允许，不得随意翻阅技术档案。

3. 4 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应备份一份。

四、技术档案的更改

4. 1 对技术资料档案实施更改或补充时，应事先通知，并存档备查。

4. 2 技术档案更改后，资料管理人应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。

五、技术档案的鉴定和销毁

5．1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。

1 技术档案管理规定

1目的

为加强技术档案的管理，保护知识产权，使之更好地为生产经营活动服务，制定本规定。

2 范围

本规定适用于工程设计、服务、技术咨询、技术交流、工程总承包、设备制造、生产管理和重要设备购置等活动中形成的各种技术档案（包括底图、蓝图、文字材料、电子文件等）。

3 职责

3.1 文档部按下述要求负责各类技术档案的归档工作。

3.2 信息中心负责电子版技术档案的收集整理、保管、利用工作。

3.3 职工对个人借用的档案负有保护的责任，并应严格遵守借阅制度。当发生丢失或损坏时，必须承担相应的赔偿责任。

4 程序

4.1 技术档案归档办法

4.1.1 工程设计档案主要有：顾客提供的设计依据与设计基础资料（包括各专业现场搜集的部分，特别是地质资料必须归档）、设计过程中形成的重要质量记录、设计文件及设计图纸等（见附件“技术文件归档内容”）。

上述工程设计档案的电子文本，应与纸介质文件一样，采用相同的归档步骤，同步进行。

4.1.2 应归档的工程技术文件均应按院工程设计图纸编号规定进行统一编号。当顾客对项目编号有特殊要求时，由工程设计中心确定项目成品归档办法。

4.1.3 工程设计档案，按设计阶段分别归档时，技术报价、项目建议书（预可行性研究）、可行性研究报告和初步设计（基本设计）阶段其成品文件由设总进行归档；施工图设计（详细设计，包括装备设计）阶段由各专业负责人将成品交设总，由设总负责归档和成品发放工作。

4.1.4 设计后期服务，包括设计交底、驻厂、调试、验收及设计总结、设计回访等活动形成的报告、记录、设计变更通知单、设计联系单等，由设总组织专业负责人整理归档。

2 4.1.5 工程总承包项目，除按常规归档外还应将合同文件、执行报告、项目总结、分包合同等，一并由工程总承包项目负责人负责组织整理归档。

4.1.6 电子文档、图形文件的命名及编号应按院设计文件输出管理规定执行。

第 1 页 共 8 页 技术档案管理制度范文

第一章 总则

第一条 为规范技术档案的管理，提高档案利用效率，保护企业技术资料的完整性和安全性，制定本制度。

第二条 本制度适用于企业全体员工，包括正式员工和临时员工。

第三条 技术档案的管理范围包括但不限于以下内容：技术文件、产品设计图纸、技术规范、测试报告、合同协议、专利文献等。

第四条 技术档案的管理原则是科学、规范、高效、便捷。

第五条 技术档案的管理目标是确保技术档案的准确、完整、安全。

第二章 技术档案的管理职责

第六条 技术部门是企业技术档案管理的主体，负责技术档案的收集、整理、归档和开放。

第七条 各部门应按照技术部门的要求，及时提供相关的技术档案。

第八条 技术部门负责对技术档案进行分级管理，确定档案的保密级别和存储期限。

第九条 技术档案管理员负责具体的技术档案管理工作，包括档案的整理、分类、归档和借阅等。

第十条 技术档案管理员应具备相应的专业知识和操作经验，保证档案的安全和完整。

第三章 技术档案的收集与整理 第 2 页 共 8 页 第十一条 各部门应按照技术部门的要求，及时提供相关的技术档案。

第十二条 技术档案管理员负责对收集到的技术档案进行整理和分类，确保档案的完整性和准确性。

第十三条 技术档案应按照一定的标准进行编号，方便档案的查找和管理。

第十四条 技术档案的存储要求：防潮、防火、防腐蚀、防盗，并保证档案的安全和完整。

第十五条 技术档案应按照一定的存储期限进行归档，超过存储期限的档案应进行合理的转存和销毁。

第四章 技术档案的开放和利用

第十六条 技术档案管理员应根据需要，及时提供档案借阅服务。借阅者应按照规定的流程提交借阅申请，并在规定的时间内归还档案。

第十七条 技术档案的开放应符合相关法律法规的要求，保护国家和企业的利益。

第十八条 技术档案的利用包括但不限于以下方面：技术研究、技术合作、企业发展等。

第十九条 技术档案的开放和利用应保证档案的安全和完整，不得损害企业的利益和声誉。