会计档案调阅申请单

会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范和加强会计档案管理，根据相关办法，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司及所属各项目。

第三条 公司及所属各项目必须加强对会计档案工作的管理，建立完善的会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁手续，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防损毁、散失和泄密。

第四条 公司和项目须指定专人或兼职人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。

第二章 会计档案的内容

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要历史资料和证据，包括贮存在磁盘（硬盘和光盘等）上的电子文档及纸质的会计核算资料。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第三章 会计档案的归档

第六条 每年形成的会计档案，应当由各单位财会部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制“会计档案保管清册”。

第七条 采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时， 采用光盘、硬盘等介质对财务数据进行备份。备份介质必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。按规定需备双份的会计档案应异地分别存放。

各单位应指定专人进行财务数据的备份，确保数据的安全。

第四章 会计档案的移交与保管

第八条 公司本部当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由公司财会部保管一年。如经济往来频繁，也可适当延长时间，但最长不得超过五年，并指定专人保管。会计档案移交前由财会部设置独立保管室保管，各部门如需查阅由财会部与档案管理部门共同开启。

会计档案管理制度会计档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。

第二条本制度适用的范围，为会计档案管理部门。

第三条本制度由公司财务负责人行使监察权力。

第二章会计档案管理要求

第一条会计档案由以下部分组成：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；

（三）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书；

第二条会计档案的管理

第三条会计档案的整理

一、会计凭证的整理

（三）每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。

（四）装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。 二、会计账簿的整理

（二）账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

（三）电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。

三、会计报表的整理、装订

（一）在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

（二）各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

（三）分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

第四条会计档案的移交与保管

公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。

会计档案调阅制度

一、调阅时间

1、临时查看必须当天借阅当天还。

2、短期借阅须一至三天内归还，超过三天未还的须向综合部说明借阅的档案未归还并且说明借阅档案资料目前在哪位员工或客户处告知一下大概还需要用多长时间，然后填制一份延迟归还档案登记。

3、长期借阅未还的，一般超过一个月须由借阅人定期通知档案管理人便于档案管理人对档案资料的管理及情况的了解。

4、重要合同资料，大额贷款客户资料及逾期客户资料调阅必须由总经理同意并签字后综合部见到同意调阅单后，方可领取档案如特殊情况下：总经理外出，调阅人急于要用档案，必须先电话征询总经理同意，方可借出档案。

二、调阅职责

1、档案调阅实行谁借谁还，即调阅即登记以便明确责任方便档案管理。

2、调阅人和使用人不同的，须和档案管理人说明不允许在管理人不知情的情况下私自流传档案资料若档案遗失或破损，其责任由调阅人负责。

3、档案调阅必须实行严格的登记制度，不许有任何借口推托档案借阅的登记。

4、档案管理者需对档案管理认真负责，及时登记借出和归还的档案资料，严格要求调阅人执行本制度并且及时提醒调阅人档案是否归还情况，如若提醒后调阅人仍未归还长期调阅的档案并且说不出目前该档案使用用途的则后果由调阅人自负。

5、其他责任制度等

三、处罚制度

1、调阅人不履行以上调阅制度违反以上一条制度季度考核总分中单项扣1分。

2、违反《调阅时间》中第四条制度的季度考核中总分扣五分。

3、违反《调阅职责》第一条的予以公告批评累计超过三次季度考核中扣2分。

4、档案管理者违反《调阅职责》第四条季度考核扣三分调阅人则扣2分。

5、重复扣分制除第一条外《处罚制度》二、三、四条在第一条规定基础上重复扣分。

四、保管制度

1、本单位人员调阅会计档案要经过会计主管人员同意。

2、外单位人员调阅会计档案需持正式的介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅的会计档案名称、日期、调阅人员的姓名、工作单位、调阅理由及具体单号。

XXXXXXXXXXXX有限公司

会计档案借阅申请单

编制部门：财务部

借阅部门 借阅时间

借阅内容和名称

借阅目的 借阅方式 □查阅□复印□外借

借阅部门领导意见

财务主管领导意见

档案管理部门意见（针对已归档部门签批意见）

借阅人签字 保管员签字

备注

编号： XXXXXXXXXXXX有限公司

档案借出归还登记表

编制部门：财务部

借出档案名称

借出日期

借出人签字

归还档案名称

归还日期

归还人签字

保管员签字

财务主管领导意见

备注

编号：