质量体系文件和技术文件编号规定

质量管理体系文件编号规定两篇篇一：质量管理体系文件编号规定1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。

2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。

3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。

4、部门代号人力资源部：RL综合管理部：ZH财务部：CW营销部：YX研究所（油田化学工程中心）：YJ质检部：ZJ生产部：SC5、文件分发号认证机构：00总经理：01管理者代表：02人力资源部：03综合管理部：04财务部：05营销部：06研究所（油田化学工程中心）：07质检部：08生产部：09 6、编号规则6.1一级文件：手册注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC6.2二级文件：程序文件注各管理体系代号如下：安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP环境和职业健康安全管理体系：E0PAPI石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX6.3三级文件6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等）管理类文件：GL技术类文件：JS6.3.2记录表格类注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。

例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等6.3.3外来文件注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；……6.5通知通报类文件通知类代号：TZ通报类代号：TB7、文件版本编号7.1 A/0表示第1版第0次修改。

例如：A/1表示第1版第1次修改，B/0表示第2版第0次修改；依次按照A/0，A/1,A/2，B/0，B/1，B/2……的形式填写。

1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R 4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。

5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。

5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A她含着笑，切着冰屑悉索的萝卜，她含着笑，用手掏着猪吃的麦糟，她含着笑，扇着炖肉的炉子的火，她含着笑，背了团箕到广场上去晒好那些大豆和小麦，大堰河，为了生活，在她流尽了她的乳液之后，她就用抱过我的两臂，劳动了。

1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。

5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。

5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A。

文件编号与管理规定1 目的为了便于文件记录、检索、查询，入档，本文以文件编号作为其唯一标识，对质量体系文件和技术文件进行编号规定，并通过文件编号和分类，规范本检测所的文件管理。

2 范围本规定适用于本所的文件编号和管理。

3 术语3.1 质量体系文件文质量体系文件分为质量手册、程序文件、作业指导书。

3.2 技术体系文件技术文件指原始记录、检定证书、检验报告、检定规程、检验规范等文件。

4 编号规定4.1 质量体系文件编号质量体系文件编由单位名称代号、文件名称代号、顺序号、年代号由四部分组成，字母或数字之间分别用双音节字符“—”连接，单位名称代号用SZJ表示，见图1所示。

文件名称代号见表1。

图1表14.2 技术体系文件编号1、原始记录、检定证书、检验报告用年代号、被检物品名称代号、顺序号三部分组成，之间分别用双音节字符“—”连接，见图2所示。

图22、检定规范/规程类文件编号沿用原编号、没有编号的其它外来文件编号按照外来文件代号、年代号、顺序号三部分组成。

外来文件代号统一用“WJ”表示，用“/”将外来文件代号和年代号分开，年代号与顺序号间用双音节字符“—”连接。

见图3所示。

图35 文件管理要求5.1 检测所建有资料档案室，设有专职文件档案管理员。

质量体系文件和技术体系文件均存资料档案室存放。

5.2 文件档案管理员应建立各类文件编号台账。

各技术人员编写各类质量技术文件时，应向文件档案管理员索号。

5.3 各类文件应有可控制标识，对于在用文件用盖受控专用章，被替换或作废文件应该作废文件用章。

5.4 传阅文件资料时，应在文件资料上贴有标签。

阅文者应署名。

5.5 借阅文件资料，应在资料档案室登记署名日期和姓名。

如需借出本所文件资料，则应填写《文件借阅申请单》，并由质量负责人批准。

5.4 凡外出学习培训所发资料，培训归来，应将所发资料归档。

新发资料，则应编号和入账。

5.5 各种文件记录、检定证书（副本）、检测报告、有参考价值的情报数据，两年为文件保存有效期。

1．目的为了规范公司技术、质量文件编号方法，实现质量管理体系文件编号的标准化，特制定该规定。

2．适用范围本文件适用于公司的质量管理体系文件，包括公司的质量手册、程序文件、作业指导书（包括技术规程/规范、质量计划及外来文件等）、记录（或表格）等文件。

3．引用标准GB/T19023-2003/ISO/TR 10013：2001 质量管理体系文件指南ISO 9000：2000 质量管理体系—基础和术语ISO 9001：2000 质量管理体系---要求API SPEC Q1 石油、石油化工和天然气工业用质量纲要规范API SPEC 5CT 套管和油管规范API SPEC 5B 套管、油管和管线管螺纹加工、测量和检验规范API SPEC 5L 管线管规范4．管理细则4．1文件的分类公司的质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录等四个层次。

第一层次质量手册（包括质量方针和质量目标）：规定公司质量管理体系的文件。

第二层次程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径。

第三层次作业指导书：规定生产现场和岗位如何完成某项工作、任务或作业的文件。

注：作业指导书（work instructions）可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设备操作手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。

作业指导书应当对使用的任何材料、设备和文件进行描述。

必要时，作业指导书还可包括接收准则。

质量计划、规范、生产检验用图纸、外来文件在本规定中视为作业指导书类的第三层次文件。

第四层次 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件（如检验记录、生产记录、及各部门在体系运行中产生的各种记录）。

4．2 文件的编号方法4．2．1 质量手册：BSP/QM-XXXX其中XXXX 代表质量手册的编制年份。

4．2．2 程序文件：BSP/QP-XXXX-X其中XXXX-X 代表程序文件的序号(根据程序文件相应的规定内容，对应于API Q1的章节序号，如WSP/QP-4.2.3-1代表《文件控制程序》 。

质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。

2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。

3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。

4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。

4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。

表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。

1 目的为有效地控制质量体系文件，正确地指导有关的工作，特规定，凡本公司质量体系文件，都必须具有一个独立的编号。

2 适用范围适用于本公司管理手册、程序文件、管理文件和技术文件的编号。

3 术语.（略）4 职责4.1质管部负责管理手册、程序文件、管理文件、记录的编号管理4.2产品开发部负责技术文件的编号管理5 工作程序5.1管理体系文件的分类管理体系文件分成四大类：第一层：管理手册第二层：程序文件第三层：管理文件和技术文件第四层：记录5.2编号的组成编号由字母和阿拉伯数字组成5.3 第一层管理手册的编号DZ/QM（EM）质量手册代号（环境手册）多纳勒振华代号5.3.1 版本编号：指更换版本的顺序号，原始版本用“A”表示，第一次换版用“B”表示，依次类推。

5.3.2 版本编号在《管理手册》的封面上标识。

5.3.3 修改状态，指某一页的更改顺序，原始页为“0”，第一次更改用“1”表示，第二次用“2”表示，依次类推。

5.4 第二层程序文件的编号DZ/ QP X.X . XX顺序号条款号质量程序文件代号（EP-环境程序文件代号）多纳勒振华代号顺序号：按阿拉伯数字排列，从01开始，02、03依次类推示例：产品标识和可追溯性控制程序 DZ/QP 7.5.015.4.1 版本：即版本编号：指更换版本的顺序号，原始版本用A表示，第一次换版用B表示，依次类推。

5.4.2状态：即修改状态，同5.3.3。

5.5 第三类工作文件的编号5.5.1 自编标准的编号自编标准分三大类：a. 产品标准已制定的标准原用 Q/ZH—A 表示，新标准用以下编号方式进行b. 管理类标准（体系三层文件）DZ/ QZ X.X . XX顺序号条款号质量管理类文件代号（EZ-环境管理类文件代号）多纳勒振华代号c. 技术类标准（包括工序操作通用规范、设备操作规程）用字母 J 表示G X X XX顺序号职能部门代号标准类别号工作文件代号职能部门代号如下：产品部：K销售部：X质管部：Z采购部：P 生产部：S办公室：O物控部：W 产品工程部：G 电子研发部：D示例：环境管理办法 DZ/QZ 6.4.01庆铃五十铃140UC车尾门外把手产品标准 Q/DZ-A-3镜片终检规范 GJK02d.部门内部管理性文件DZ/ ΧX.X顺序号职能部门代号多纳勒振华代号5.5.2 图样编号的格式图样有产品图、工艺装备图。

质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。

第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。

第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件;4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。

第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS——-——-标准、规范、图纸等技术性文件JL-————-质量记录A,B，C-——版本第五条质量手册编号格式Q/FHC。

SC—-XXXX发布时间发布时间以“年”为限。

第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。

第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC。

GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。

第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号,无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定.（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC。

JL。

XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。

第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。

文件需二次发放的，各部门建立分发记录。

第十三条对“受控”文件,文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色);技术图纸使用技术资料专用章（红色）;通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控"专用标识，标识为:受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。

质量体系⽂件编号规则1⽬的1.1为了使公司内部的管理体系⽂件统⼀协调，达到规范化和标准化要求,对⽂件编号、版本变更、部门代码及⽂件分发编号等做出管理规定。

2范围2.1本管理规定适⽤于与正裕⼯业有限公司管理体系有关的⽂件编号的管理。

3定义3.1⽆4涉及部门4.1所有部门5⼀般原则5.1质量⼿册的编号原则5.1.1质量⼿册的编号为：A DD QM-流⽔号ADD——公司英⽂名称QM——质量⼿册的英⽂缩写流⽔号——从01⾄995.1.2版本：第⼀次出版，版本号为“A”，⼆版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，⽤0⾄9的阿拉伯数字表⽰。

5.2程序⽂件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——⽂本格式代号；XXX——⽂件流⽔号（从001⾄999）；5.2.2⽂本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流⽔号/版本号ADD——公司名称的英⽂缩写；F——表格的英⽂缩写；流⽔号——从001⾄999；版本号——⾸版为“A”，⼆版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序⽂件附表以外的编号，程序⽂件的表格编号规则见《程序⽂件编写程序》。

5.4外来⽂件的编号为：5.4.1FD-类别-流⽔号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来⽂件的英⽂缩写；□□——外来⽂件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来⽂件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---⾏政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类⽂件。

5.4.3外来⽂件来源处名称为客户名称的两位英⽂或汉语拼⾳缩写；5.4.4⼊库年⽉⽇作为外来⽂件的⽂件版号。

5.5各类外来⽂件的流⽔号为各⾃独⽴的流⽔系列。

5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流⽔号ADD——公司英⽂缩写；□□——⽂件格式；其中⽂件格式缩写： FAX---传真⽂件； MTR---会议记录。

质量管理体系文件—记录编号规则．、目的1使每份对文件和记录的编号作出明确的规定，便于文件记录的识别文件和记录都有规定的编号，和检索。

、适用范围2适用于公司质量管理体系有关文件和质量管施工过程记录和工程质量记录的理体系运行记录、编号。

3、职责质量管理部负责质量管理体系文件和管理体3.1系运行记录编号的控制与管理。

生产技术部负责工程技术文件和施工过程记3.2 录和工程质量记录编号的控制与管理。

公司办公室负责公司文件及其相关文件和记3.3录编号的控制与管理。

其他相关单位负责本单位的文件和记录编号3.4的控制与管理。

、编号规则4 质量手册编号4.14.2 程序文件编号例：管理评审控制程序的编号YSJA/CX—56同一条款下有多种程序文件按以下方式编号YSJA—CX—□□—□例：材料采购控制程序的编号YSJA/CX—74—1 4.3 作业指导书、技术交底编号公司发布的通用作业指导书编号4.3.1例：质量计划编制指南编号YSJA/ZY—044.3.2 各单位、部门编制的专业作业指导书编号例：机电安装公司编制的专用作业指导书编号JA机电/ZY—05—014.3.3 技术交底编号例：第一项目部2010年编制的第一份技术交底JA一项/JD—2010—01—01质量管理体系文件／记录编号规则YSJA/ZY－2010A板－03 4.4 质量计划、施工组织设计、施工方案、质量通报编号例：2011年编制的第一份施工方案YSJA/SF—2011—01—034.5 公司管理制度编号4.6 公司文件、合同文件等其他公司内部自制文件编号按公司行政文件编号的相关要求执行。

4.7 质量记录编号程序文件下的记录编号4.7.1通用作业指导书下的记录编号4.7.2 032010A YSJA/ZY－板－质量管理体系文件／记录编号规则4.7.3 专用作业指导书下的记录编号4.7.4 各项管理制度下的记录编号外来文件记录的编号4.8外来文件，国家标准、规范规定的记录使4.8.1用其原编号或按其规定的编号规则编号。